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電子校務(wù)推動高校檔案管理創(chuàng)新的思考

2018-11-24 05:17齊齊哈爾大學李琦
辦公室業(yè)務(wù) 2018年20期
關(guān)鍵詞:校務(wù)檔案資料檔案管理

文/齊齊哈爾大學 李琦

電子校務(wù)是電子政務(wù)的一種具體應用,它主要通過網(wǎng)絡(luò)平臺將高校的各種教學事物以及各種教學資源進行整合,能夠有效對學校各種資源進行配置,能夠有效提升教學管理的質(zhì)量,在一定程度上有利于學生的學習、有利于教師的教學。同時電子校務(wù)也是高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的一個重要手段,能夠使學生和教師及時關(guān)注到各種教學信息以及就業(yè)信息,有利于學生的創(chuàng)業(yè)和就業(yè)。

一、電子校務(wù)背景下檔案管理存在的問題

我國的高校檔案管理在逐漸改革,電子校務(wù)的發(fā)展已經(jīng)取得了不錯的成果,但是在這樣的情況下,檔案管理還存在著很多的問題,將這些問題進行全面的認識才有利于高校檔案管理的創(chuàng)新,具體表現(xiàn)在以下幾個方面:

(一)檔案管理的信息沒有得到充分的共享。就目前高校的現(xiàn)狀而言,高校隨著國家經(jīng)濟實力的提高逐漸擴大招生,使得高校的規(guī)模不斷變大,在這樣的發(fā)展形勢下,高校的檔案管理變得更加重要,學生數(shù)量的增多使得對檔案資源信息的需求也越來越高,而高校檔案管理的信息并沒有被充分共享,這樣就使得高校電子校務(wù)檔案管理沒能充分發(fā)揮它應有的優(yōu)勢,阻礙了高校檔案管理的發(fā)展。

(二)檔案管理信息化沒有跟上電子校務(wù)發(fā)展的節(jié)奏。當下,高校想充分發(fā)揮電子校務(wù)的功能,更好地實現(xiàn)電子校務(wù)的發(fā)展、實現(xiàn)校務(wù)信息的公開,但是檔案管理的水平還跟不上電子校務(wù)的發(fā)展需要,這就嚴重制約了高校電子校務(wù)的發(fā)展以及檔案管理的發(fā)展。

(三)檔案管理還存在很大的安全問題。高校電子校務(wù)的發(fā)展在很大程度上促進了檔案管理中信息資源的共享,也有效提升了檔案管理的工作效率。但是在這個過程中,檔案管理存在著很大的安全問題,導致一些機密檔案出現(xiàn)泄露的情況,可能會為高校帶來無法估量的嚴重后果。

二、高校檔案管理創(chuàng)新的思路

針對以上敘述到的檔案管理的問題,本文對檔案管理的創(chuàng)新思路進行淺顯的探討。

(一)加強檔案管理中信息資源的共享。高校的檔案管理系統(tǒng)并不僅僅是一個大系統(tǒng),它是由很多個子系統(tǒng)組成的,它的數(shù)據(jù)是由很多的、不同類別的數(shù)據(jù)構(gòu)成的,所以要想更好地實現(xiàn)高校的檔案管理,就必須加強各個子系統(tǒng)或者各個職能部門之間的信息資源共享,實現(xiàn)各個部門之間的相互溝通,最重要的一點就是實現(xiàn)電子校務(wù)與檔案管理的有效銜接,他們之間不能出現(xiàn)紕漏。而要想實現(xiàn)信息資源的共享,就必須要制定一套完整的信息共享的方案和措施,這樣才能有效保證信息資源共享有目標和方向。

(二)加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。檔案管理信息化沒有跟上電子校務(wù)發(fā)展的節(jié)奏,嚴重制約了高校電子校務(wù)以及檔案管理的發(fā)展,所以要實現(xiàn)高校檔案管理的創(chuàng)新就必須加快檔案管理信息化的建設(shè)步伐,這樣才能充分保證檔案管理的數(shù)字化和信息化發(fā)展,而要實現(xiàn)檔案管理的信息化,就必須要對檔案管理的資源進行豐富和收集,這樣有利于檔案管理結(jié)構(gòu)的深化。

(三)要充分保證檔案管理的安全。在高校檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展的過程中,必須要保證檔案管理的安全,這里指的是那些不適合公開的資源的安全性,適合公開和共享的資源還是應該更好地共享,但是對于這種私密文件或資料應該對其進行安全防護,保證其不被泄露和被偷取。而檔案管理的安全性要從兩個方面進行保障:首先,要從技術(shù)方面進行保障,將檔案管理中的技術(shù)不利因素進行針對性解決。一般黑客竊取資料都是從技術(shù)層面中的漏洞作為突破口,那么檔案管理中應該將在技術(shù)層面實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的完善,盡量不留下漏洞,不給黑客可乘之機。其次,要構(gòu)建嚴格的檔案管理制度,避免工作人員不小心將資料泄露出去,或者資料被工作人員順走。加強管理制度過后,就能夠在很大程度上避免檔案資料的泄露和遺失。

(四)在檔案管理的前后進行管理。高校的檔案一般有三個環(huán)節(jié),分別是檔案的形成、檔案的保存和分類、檔案的銷毀。在這里,除了在檔案的管理過程之外,還可以在檔案的形成和檔案的銷毀兩個過程中實現(xiàn)對檔案的管理。首先,在檔案形成前,檔案管理部門可以從高校的各個部門調(diào)集材料,直接生成一手的、可靠的、真實的、完成的檔案資料,保證檔案管理過程中資料的準確性。其次,在檔案的銷毀過程中,檔案管理人員要親自監(jiān)督每一個環(huán)節(jié),不能漏掉一絲一毫,以防出現(xiàn)檔案資料被掉包、被偷換、被竊取的現(xiàn)象發(fā)生,保證對每一份檔案資料的去向清楚。

三、結(jié)束語

隨著高校的教學規(guī)模逐漸變大,高校的師生數(shù)量在一定程度上都得到了增加,這對高校的檔案管理提出了更高的要求,電子校務(wù)能夠有效幫助高校進行檔案管理,但同時在電子校務(wù)的背景下,檔案管理還存在許多問題,本文對電子校務(wù)下高校檔案管理的創(chuàng)新進行了思考。

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