張鐵成

【摘要】在當(dāng)前信息時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用，這使得檔案數(shù)字化管理成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。基于這種情況，需要加快推動人事檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程，更好地發(fā)揮人事檔案的重要作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；數(shù)字化管理；資源融合

在人事檔案數(shù)字化管理工作中，涉及較多種新型技術(shù)，這也使人事檔案數(shù)字化管理具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，因此在實(shí)際工作中加大對這些先進(jìn)的普及和研發(fā)，全面提高技術(shù)的發(fā)展水平，為人事檔案數(shù)字化管理進(jìn)程的推動提供重要的技術(shù)支撐。

一、建立健全人事檔案數(shù)字化管理制度

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已無法與當(dāng)前社會的發(fā)展需求相適應(yīng)。在這種情況下，需要以傳統(tǒng)的人事檔案管理制度為基礎(chǔ)，并與當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作相結(jié)合，建立健全人事檔案數(shù)字化管理制度。作為單位領(lǐng)導(dǎo)，需要對人事檔案數(shù)字化管理的重要性有一個深入的認(rèn)識，并在實(shí)際工作中加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)，基于自身的實(shí)際情況來進(jìn)一步完善人事檔案管理體制，全面提高人事檔案數(shù)字化管理的水平，確保員工人事檔案信息的真實(shí)性和可靠性。

二、轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的方式

一直以來，由于人事檔案管理工作中，檔案內(nèi)容并不進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)更新，這就導(dǎo)致部分人員利用這個漏洞來更改檔案，影響檔案信息的真實(shí)性。因此在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，需要加快對人事檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，利用信息化技術(shù)來對人事檔案進(jìn)行管理，進(jìn)一步提高檔案管理人員的甄別能力，以此來保護(hù)人事檔案信息的安全，確保人事檔案信息的真實(shí)性和可靠性。在實(shí)際工作中可以通過創(chuàng)建電子人事檔案管理模式，通過對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以此推動人事檔案在各部門之間的有效共享。在電子人事檔案中，通過對員工個人信息進(jìn)行匯總，并提高信息存儲、更新和檢索的水平，為人事檔案數(shù)字化管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

三、提高對人事檔案信息資源的整合力度

在現(xiàn)代社會發(fā)展過程中，人力資源發(fā)揮著越來越重要的作用，對于人力資源的開發(fā)和應(yīng)用也成為人事管理部門最為重要的一項(xiàng)工作。人事檔案在人力資源管理工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，因此在當(dāng)前人事檔案開發(fā)利用過程中，需要加大對人事檔案信息資源的整合力度。

作為人事部門，需要積極為其他部門提供工作人員的信息數(shù)據(jù)，這樣各部門根據(jù)每個員工的實(shí)際專業(yè)能力來合理安排工作崗位，使員工積極參與到各項(xiàng)工作中，實(shí)現(xiàn)人盡其能，為單位的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。同時人事檔案管理部門還要努力提高自身的服務(wù)意識，對自己的服務(wù)職責(zé)有一個清楚的認(rèn)知，并在實(shí)際工作中端正自己的態(tài)度，從而更好地為其他部門提供人事信息服務(wù)。另外，人事檔案管理部門還要加快推動人事檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的整合和共享，全面提高人事檔案信息資源的利用效率。

四、建立符合實(shí)際情況的人事檔案數(shù)據(jù)庫

當(dāng)前的人事檔案數(shù)據(jù)庫建立過程中，需要針對單位自身的規(guī)模為依據(jù)，通過實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的信息化，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，并將人事信息導(dǎo)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，使電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。檔案信息訪問的具體界面以前臺操作系統(tǒng)和后臺操作系統(tǒng)為主。前臺操作系統(tǒng)有效提高了人事檔案信息檢索和查詢的效率，后臺操作系統(tǒng)有利于工作人員進(jìn)一步完善和更新人事資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的收集和存儲。人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立作為人事檔案數(shù)字化管理的硬件基礎(chǔ)，可以為人事檔案管理部門的管理工作提供更多的便利，有效提高了人事檔案數(shù)字化管理的效率。

五、提升人事檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理人員的整體水平直接影響到人事檔案管理的質(zhì)量。當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理工作中普遍存在專業(yè)人員缺乏的問題。人事檔案數(shù)字化管理工作中，需要不斷完善人事檔案信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全。因此要不斷提升人事檔案管理部門人事檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，使其掌握計(jì)算機(jī)軟件知識，提高人事檔案管理人員信息化技能水平，以此來促進(jìn)軟件系統(tǒng)的開發(fā)，保證人事檔案管理系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。人事檔案數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，對于高素質(zhì)管理人才及計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人才的需求量較大，因此要打造一支綜合性的專業(yè)化人事檔案管理隊(duì)伍，以此來提高人事檔案數(shù)字化建設(shè)能力，確保人事檔案信息的安全。

六、結(jié)束語

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人事檔案在各單位發(fā)揮著重要的作用，因此通過構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理方式，構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)，不斷對人事檔案信息進(jìn)行完善，確保人事檔案信息的真實(shí)性和可靠性，可以更好地發(fā)揮出人事檔案的重要作用，為單位人事管理工作提供重要的支撐。

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