【摘要】面對(duì)當(dāng)前高職院校教學(xué)秘書(shū)工作服務(wù)對(duì)象雜，工作頭緒多，承擔(dān)責(zé)任大，晉升空間小，職業(yè)聲望低，精神壓力大等諸多不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，提出了高效做好教學(xué)秘書(shū)工作首先需要厘清工作職責(zé)與特點(diǎn)，進(jìn)而梳理工作框架與流程，掌握工作方法與技巧，最終實(shí)現(xiàn)自身素質(zhì)和技能的提高。以期為教學(xué)秘書(shū)度過(guò)職業(yè)倦怠期，保持身心健康提供借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書(shū) 教學(xué)管理 工作職責(zé) 工作方法

【基金項(xiàng)目】江蘇高校品牌專(zhuān)業(yè)建設(shè)工程資助項(xiàng)目（PPZY2015B173）。

【中圖分類(lèi)號(hào)】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）30-0019-02

我國(guó)高等職業(yè)教育經(jīng)過(guò)了十幾年的規(guī)模發(fā)展，已經(jīng)開(kāi)始轉(zhuǎn)向內(nèi)涵發(fā)展的方向，教學(xué)工作作為高職院校的中心工作理應(yīng)得到越來(lái)越高的重視。教學(xué)工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)教學(xué)管理。高職院校基層的教學(xué)管理崗位——教學(xué)秘書(shū)，是反映高校精神風(fēng)貌、教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平的重要窗口，是聯(lián)系教師與學(xué)生的橋梁，是管理育人、服務(wù)育人的重要崗位[1]，是執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃、保證教學(xué)秩序正常運(yùn)行、實(shí)施教學(xué)改革的關(guān)鍵樞紐。

同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)工作服務(wù)對(duì)象雜，工作頭緒多，承擔(dān)責(zé)任大，晉升空間小，職業(yè)聲望低，精神壓力大……面對(duì)當(dāng)前諸多不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，空談責(zé)任心、敬業(yè)感就顯得過(guò)于蒼白。所以，高職院校教學(xué)秘書(shū)如何準(zhǔn)確高效的處理教學(xué)常規(guī)事務(wù)和臨時(shí)事務(wù)，游刃有余的在崗工作，度過(guò)職業(yè)倦怠期，保持身心健康，就顯得尤為緊迫。筆者認(rèn)為高效做好教學(xué)秘書(shū)工作首先需要厘清工作職責(zé)與特點(diǎn)，進(jìn)而梳理工作框架與流程，掌握工作方法與技巧，最終實(shí)現(xiàn)自身素質(zhì)和技能的提高。

一、厘清工作職責(zé)與特點(diǎn)

教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)主任、教學(xué)院長(zhǎng)教學(xué)管理工作的助手，行政上由系部或者二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，并接受教務(wù)處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。這就決定了教學(xué)秘書(shū)是集執(zhí)行者、協(xié)調(diào)者和管理者等諸多角色為一身的角色。高職院校的教學(xué)秘書(shū)要面對(duì)專(zhuān)業(yè)、課程、教師和學(xué)生4個(gè)層面，游走在教務(wù)處、學(xué)工處、科技處、人事處、財(cái)務(wù)處等諸多部門(mén)。大多數(shù)的教學(xué)秘書(shū)是黃牛，一天到晚總有做不完的事，在崗位上是救護(hù)隊(duì)，能快速救急，查漏補(bǔ)缺，解決問(wèn)題。辦文辦事身累，人際關(guān)系心累，所以很多教學(xué)秘書(shū)身心俱疲，崗位歸屬感差。這個(gè)時(shí)候需要管理部門(mén)明確崗位職責(zé)，讓教學(xué)秘書(shū)適應(yīng)崗位特點(diǎn)開(kāi)展工作，給予足夠的權(quán)利。

（一）教學(xué)秘書(shū)工作職責(zé)

教學(xué)秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，對(duì)外交流、協(xié)調(diào)關(guān)系的橋梁[2]，基層管理者和信息管理者。教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)包括課務(wù)管理、考務(wù)管理、學(xué)籍管理、教學(xué)運(yùn)行管理和檔案管理等五個(gè)方面。教學(xué)秘書(shū)工作的高效開(kāi)展需要依托各個(gè)職能部門(mén)的密切配合，離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的支持。

（二）教學(xué)秘書(shū)工作特點(diǎn)

教學(xué)秘書(shū)工作的出發(fā)點(diǎn)是為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)，其工作內(nèi)容范圍幾乎涉及到學(xué)校教學(xué)管理工作的方方面面，既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)，又要處理教學(xué)方面的具體事務(wù)，協(xié)調(diào)各方之間的關(guān)系，還要完成教務(wù)處和領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作，工作既繁又雜，牽涉廣泛，突發(fā)情況多，關(guān)系師生切身利益。所以教學(xué)秘書(shū)的工作具有日常事務(wù)性，內(nèi)容全面性，做聽(tīng)雙重性，繁瑣復(fù)雜性和突發(fā)多變性的特點(diǎn)。

二、梳理工作框架與流程

基于教學(xué)秘書(shū)工作政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)性強(qiáng)、服務(wù)性強(qiáng)、時(shí)間性強(qiáng)，工作繁雜，責(zé)任重大的現(xiàn)狀[3]，教學(xué)秘書(shū)處理工作要有全局意識(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃，辦文辦事要依托工作框架與流程，以人為本，積極主動(dòng)而不越位脫軌，更不錯(cuò)位和不到位。以高職院校外聘教師管理為例，目前，各高職院校由于在校生規(guī)模大，師資力量明顯不足，同時(shí)，高等職業(yè)教育亦需要企業(yè)一線的行業(yè)專(zhuān)家和能工巧匠參與學(xué)生培養(yǎng)工作中。教學(xué)秘書(shū)在做外聘教師管理的過(guò)程中就需要形成工作內(nèi)容與框架，幫助外聘教師熟悉學(xué)校教學(xué)，保證教學(xué)質(zhì)量。

三、掌握工作方法與技巧

（一）注意基礎(chǔ)信息收集整理

1.收集服務(wù)對(duì)象辦公通訊方式，保證通訊渠道暢通

教學(xué)秘書(shū)是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。所有的“之間”都離不開(kāi)人。在當(dāng)今的信息社會(huì)，與人打交道都離不開(kāi)聯(lián)系方式。所以教學(xué)秘書(shū)在每個(gè)學(xué)期開(kāi)學(xué)之初要做好部門(mén)聯(lián)系電話整理核對(duì)、各班級(jí)教學(xué)信息員聯(lián)系方式整理核對(duì)，保障通知消息可以及時(shí)準(zhǔn)確的到老師和同學(xué)。在智慧校園建設(shè)還滿足不了工作需要的時(shí)候，開(kāi)學(xué)前需做好QQ群、微信群、飛信群的整理工作。這些工作要耗費(fèi)半周左右的時(shí)間，但是對(duì)一個(gè)學(xué)期的工作開(kāi)展卻有事半功倍的效果。

2.收集整理部門(mén)各項(xiàng)檔案，功夫用在平時(shí)

教學(xué)秘書(shū)的工作在很多部門(mén)其實(shí)是一個(gè)“大管家”的角色。所以對(duì)本部門(mén)的教師和學(xué)生的基礎(chǔ)信息要有敏銳的收集理念。凡是經(jīng)手分發(fā)的教師的職稱(chēng)、學(xué)歷、獲獎(jiǎng)以及學(xué)生技能比賽獲獎(jiǎng)相關(guān)的證書(shū)，在登記分發(fā)之前，要做好掃描備份工作?？此贫啻艘慌e，但是在后續(xù)學(xué)校和部門(mén)的項(xiàng)目與成果申報(bào)工作中，卻會(huì)省了很多時(shí)間和精力再次收集和整理。同時(shí)，因?yàn)榻虒W(xué)秘書(shū)掌握了教師和學(xué)生的很多基本信息，要形成信息保密意識(shí)，以防別有用心之人利用。

（二）以人為本，按章辦事

教學(xué)秘書(shū)涉及面廣，碰到問(wèn)題和矛盾會(huì)比較多，要有一個(gè)冷靜、理智的頭腦，善于處理各類(lèi)矛盾，要用個(gè)人的修為，爭(zhēng)取得到各個(gè)部門(mén)的配合和支持，要學(xué)會(huì)處理好與各部門(mén)、任課教師、學(xué)生及相關(guān)人員的關(guān)系。所以，始終報(bào)著“與人方便、自己方便”的心態(tài)做事，各項(xiàng)工作的推進(jìn)自然會(huì)比較順暢。同時(shí)，以人為本不是做老好人，要有據(jù)可依，按章辦事。例如教師調(diào)課需要得到教研室主任的批準(zhǔn)，簽寫(xiě)調(diào)課申請(qǐng)表到教學(xué)秘書(shū)處存檔。在不緊急的情況下，需要按程序走完手續(xù)，才可以通知學(xué)生調(diào)停課事宜。但是遇到教研室主任出差或者教師遇到突發(fā)情況不能走程序的時(shí)候，只需要短信、QQ或者微信的書(shū)面信息截圖給教學(xué)秘書(shū)，教學(xué)秘書(shū)就可以做好學(xué)生調(diào)停課通知工作，待教研室主任返回或教師處理完突發(fā)事件再補(bǔ)辦手續(xù)。簡(jiǎn)單的一個(gè)舉動(dòng)，會(huì)給別人方便，也會(huì)給自己帶來(lái)聲譽(yù)。

（三）統(tǒng)籌計(jì)劃，合并工作同類(lèi)項(xiàng)

教學(xué)秘書(shū)的工作是以一個(gè)學(xué)年為單位周而復(fù)始的，每個(gè)學(xué)期到什么時(shí)間就會(huì)有什么固定的事項(xiàng)需要做好。教學(xué)秘書(shū)要做到胸有全局，尤其是在二級(jí)管理的大背景下，不能僅是指望上級(jí)部門(mén)的文件通知。例如教師上課前，需要拿到課表、授課計(jì)劃、教學(xué)考勤表等多種教學(xué)文件，教學(xué)秘書(shū)可以按教師整理好，一次下發(fā)。而不是課表好了發(fā)課表，教學(xué)考勤表印好了發(fā)考勤表，授課計(jì)劃審核完畢就發(fā)授課計(jì)劃。這樣就會(huì)像沒(méi)頭的蒼蠅一樣，又忙又亂。

四、提高自身素質(zhì)與技能

教學(xué)秘書(shū)要具備良好的心態(tài)和政治素養(yǎng)，責(zé)任心事業(yè)心強(qiáng)，熟悉業(yè)務(wù)、懂管理、熟悉計(jì)算機(jī)，有一定的語(yǔ)言文字、組織協(xié)調(diào)能力，會(huì)溝通善交流，工作認(rèn)真細(xì)致，事事有原則，件件有章法。所以，每個(gè)教學(xué)秘書(shū)要堅(jiān)持做“學(xué)習(xí)型秘書(shū)”，及時(shí)有序，客觀準(zhǔn)確，堅(jiān)持原則，保守機(jī)密，公正廉潔，兢兢業(yè)業(yè)[4]。

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟悉計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用

在互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代背景下，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)能力的學(xué)習(xí)，熟練掌握辦公軟件和教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，會(huì)給自己的工作安上信息化的翅膀。例如，現(xiàn)在各高校普遍使用教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行排課，教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)和摸索系統(tǒng)的使用，像軟件公司學(xué)習(xí)，像同行學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)電腦排課，調(diào)停課安排教室等，會(huì)減少很多無(wú)形的工作量。例如，一個(gè)學(xué)期中，一門(mén)課程進(jìn)行6周，后續(xù)跟進(jìn)4周第二門(mén)課程，結(jié)課后又進(jìn)行第三門(mén)課程的排課。個(gè)別教學(xué)秘書(shū)不熟悉教務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用，采取的是第一門(mén)課程排完上課結(jié)課后，刪除第一門(mén)課程課表，再安排第二門(mén)課程，結(jié)課后依舊刪除課表，再安排第三門(mén)課程排課。這樣排課不僅要排三次課，下發(fā)三次課表，而且不利于課表存檔工作進(jìn)行。其實(shí)在我們現(xiàn)行的教務(wù)管理系統(tǒng)中是可以在排課的時(shí)候設(shè)置好排課周次，在周次不沖突的前提下是可以實(shí)現(xiàn)同一時(shí)間同一教室同時(shí)排好三門(mén)課的。造成上述工作現(xiàn)象是由于教學(xué)秘書(shū)不熟悉教務(wù)管理系統(tǒng)操作與功能造成的，不但為工作帶來(lái)了不便，也影響了工作的規(guī)范性。

（二）急人所想，提高組織調(diào)度和溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書(shū)每個(gè)學(xué)期都要排課，包括教師課表，班級(jí)課表。排課需要遵守學(xué)校的規(guī)章制度，同時(shí)要兼顧教師和學(xué)生的要求。的確是一個(gè)眾口難調(diào)，費(fèi)力不討好的工作。筆者在每次排課前會(huì)將學(xué)校的排課規(guī)定周知到所有老師，然后在制度許可范圍內(nèi)征求教師的排課要求，最后在統(tǒng)籌安排的基礎(chǔ)上，做好本部門(mén)的排課工作。開(kāi)學(xué)第一周正常執(zhí)行排定課表，同時(shí)在期初的教學(xué)信息員會(huì)議上告知學(xué)生，在學(xué)校制度基礎(chǔ)上，第一、二周師生可以協(xié)商上課時(shí)間，到教學(xué)秘書(shū)處調(diào)整。第三周起，非特殊原因，一個(gè)學(xué)期的課表不再調(diào)整。此舉不再是冷冰冰的行政安排，給予了教師和學(xué)生充分的尊重，自然收獲了師生的理解和支持。

（三）藝術(shù)工作，提高表達(dá)寫(xiě)作能力

教學(xué)秘書(shū)工作是一項(xiàng)計(jì)劃性強(qiáng)、工作范圍廣、內(nèi)容豐富的綜合性服務(wù)工作。具體體現(xiàn)在：為教學(xué)科研服務(wù)，為院系領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為教職員工服務(wù)，為全體學(xué)生服務(wù)。服務(wù)的很大一部分工作就是上傳下達(dá)、發(fā)送通知。一些教學(xué)秘書(shū)一件事情通知短信發(fā)送多遍，依舊沒(méi)有講清楚，鬧得師生對(duì)他的短信轟炸表示頭疼和反感。筆者認(rèn)為，得到通知任務(wù)的教學(xué)秘書(shū)首先要搞清楚通知中的六要素：時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)、參加者、組織者、要求。然后根據(jù)通知接受者的身份適當(dāng)調(diào)整措辭，比如是部門(mén)內(nèi)部常規(guī)會(huì)議通知就要求開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、簡(jiǎn)明扼要、表述清楚。如果是接待校外來(lái)賓可以加上適當(dāng)?shù)目吞仔揶o，但是不能冗長(zhǎng)。根據(jù)通知要求，需要參加者提前做好相關(guān)工作準(zhǔn)備的，要確保參加者收到通知并且有充足的時(shí)間做準(zhǔn)備。一旦通知的提前時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，避免參加者遺忘，建議在會(huì)前半天再次提醒。服務(wù)沒(méi)有止境，力求周到準(zhǔn)確。同時(shí)明確工作的邊界。邊界內(nèi)的事情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，不逃避責(zé)任。邊界外的事情，不過(guò)多干預(yù)。

綜上所述，教學(xué)秘書(shū)高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對(duì)維護(hù)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。教學(xué)秘書(shū)厘清工作職責(zé)與特點(diǎn)，才能在工作中不推諉，不怠工，不越界；梳理工作框架與流程，才可以分清主次和輕重緩急，做事有的放矢；掌握工作方法和技巧，才可以在一個(gè)不具有行政威懾力的行政性崗位順利開(kāi)展工作；提高自身素質(zhì)與技能，就可以游刃有余的勝任這個(gè)需要“雙專(zhuān)業(yè)”基礎(chǔ)的特殊工作崗位。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙秋爽.淺析高校教學(xué)秘書(shū)角色定位和素質(zhì)提升[J].南昌高專(zhuān)學(xué)報(bào)，2011，（05）：73-74+104.

[2]尹祝鳳.高校教學(xué)秘書(shū)的角色定位變化與能力結(jié)構(gòu)要求[J].教育教學(xué)論壇，2012，（05）：57-58.

[3]徐明，殷玥，余璐，馬恒，李軍，裴建明.如何做好高校教學(xué)秘書(shū)[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2014，（12）：11-12.

[4]金星浩.淺談如何做好高校教學(xué)秘書(shū)工作[J].科技視界，2013，（34）：177+202.

作者簡(jiǎn)介：

劉艷（1983.10—），女，漢族，內(nèi)蒙古通遼市人，碩士，江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理研究員，研究方向：教育管理。