孫思楊 周璇 鄭媛媛

(承德市計(jì)劃生育藥具管理站，河北 承德 067000）

引言

在大數(shù)據(jù)背景下，隨著信息化技術(shù)水平的不斷提升，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展需求，逐漸朝著信息化管理方向發(fā)展。從信息化檔案管理角度來說，其對行政事業(yè)單位檔案管理發(fā)展有著直接影響。信息化檔案管理可以把文字信息轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，提升人員應(yīng)用效率，并且還能延長檔案信息保存時(shí)間，把行政事業(yè)單位檔案信息集中整合，匯總到統(tǒng)一的系統(tǒng)中，便于信息數(shù)據(jù)應(yīng)用和查閱。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)

事業(yè)單位檔案管理工作既是政治性工作，又是專業(yè)性工作。首先，事業(yè)單位檔案管理工作與國家相關(guān)政策、方針緊密聯(lián)系，檔案信息的收集整理、處理利用等都需要在特定的政策指導(dǎo)下進(jìn)行，相關(guān)工作人員需要牢記自己的政治使命。其次，事業(yè)單位檔案管理工作具有自身獨(dú)特的管理方法和運(yùn)行程序，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

事業(yè)單位檔案包含了各個(gè)領(lǐng)域社會活動(dòng)的重要信息事業(yè)單位檔案信息涵蓋了教育、文化等多個(gè)領(lǐng)域，記載了各個(gè)領(lǐng)域社會活動(dòng)的基礎(chǔ)信息和其他重要信息，這些檔案信息能夠?yàn)樘岣邍液诵母偁幜Α⑻岣邍窠】邓降忍峁┲匾罁?jù)，為國家發(fā)展和決策提供信息支持。

事業(yè)單位檔案管理工作既是服務(wù)性工作，又是保密性工作事業(yè)單位工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容也是重要內(nèi)容便是服務(wù)大眾，檔案管理是事業(yè)單位服務(wù)功能的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位檔案管理工作具有較強(qiáng)的服務(wù)性，另外，事業(yè)單位檔案的機(jī)密性決定了檔案管理工作的保密性，事業(yè)單位檔案中有關(guān)政治、學(xué)術(shù)研究等方面的信息大多是需要保密的，因此，事業(yè)單位檔案管理工作具有較強(qiáng)的保密性。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理現(xiàn)代化水平較低

即便隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，我國社會信息技術(shù)水平得到了提升，但是檔案信息化管理工作沒有得到充分實(shí)施，也沒有把現(xiàn)代化技術(shù)和理念運(yùn)用到行政事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中。因?yàn)闄n案管理技術(shù)比較繁瑣，檔案管理工作過于隨意。再加上行政事業(yè)單位對檔案管理部門投放力度不高，諸多電子設(shè)備均不能滿足現(xiàn)代化行政事業(yè)單位檔案管理要求，部分檔案管理軟件無法達(dá)到檔案信息傳遞和共享的效果，影響行政事業(yè)單位檔案管理信息化效率的提高。

（二）對檔案信息化建設(shè)缺乏良好的規(guī)劃

就當(dāng)前實(shí)際情況來看，很多地區(qū)的檔案系統(tǒng)都缺乏一定的關(guān)聯(lián)性，這對檔案工作的統(tǒng)一安排和管理造成一定影響。由于檔案信息化建設(shè)的綜合性與系統(tǒng)性都比較強(qiáng)，所以在檔案信息化建設(shè)過程中會更多地關(guān)注對當(dāng)前問題的解決，而忽視檔案信息化建設(shè)的后期效益，導(dǎo)致整個(gè)檔案信息化建設(shè)過程中缺乏前瞻性，阻礙了檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展。另外，由于檔案信息化建設(shè)是一個(gè)全新的突破，檔案信息化建設(shè)依舊沒有制定出統(tǒng)一規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，所以不利于檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

（三）事業(yè)單位信息化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)過低

培訓(xùn)中心在加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)過程中，需要不斷推進(jìn)相關(guān)的檔案管理人員培訓(xùn)工作。但是，隨著檔案信息化操作系統(tǒng)的平臺技術(shù)不斷更新，相關(guān)的信息檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提升很難跟上技術(shù)的更新。從這個(gè)方面來說，信息化檔案管理人員專業(yè)化水平不夠，也影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)展。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)的對策建議

（一）提升檔案信息化管理水平

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，給檔案管理工作開展提出了嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。所以，行政事業(yè)單位需要結(jié)合實(shí)際情況，把現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用其中，通過實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，促進(jìn)檔案管理效率和水平的提升。因此，行政事業(yè)單位需要注重對檔案管理人員的培育，讓其掌握充足的計(jì)算機(jī)操作技巧，并且讓管理工作人員可以熟練的應(yīng)用各種現(xiàn)代化設(shè)施，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理水平的提升。此外，互聯(lián)網(wǎng)作為檔案管理的核心要素，能夠提升檔案信息化管理水平。因此行政事業(yè)單位需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，積極響應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展號召。

（二）完善信息化管理制度

制定一套完整的管理制度是確保檔案工作可以按照規(guī)章制度進(jìn)行的前提，可以有效減少檔案管理過程中的問題。首先，要制定明確的檔案安全管理制度，在信息化背景下，事業(yè)單位檔案資料以信息化和數(shù)字化形式呈現(xiàn)、保存，為了防止檔案丟失、被盜，需要加強(qiáng)安全管理，制定安全管理制度，進(jìn)入檔案系統(tǒng)的人員必須要具備一定的許可證明，同時(shí)，檔案人員要定期對檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，減少各種信息安全問題。

其次，要不斷完善檔案管理責(zé)任制度。傳統(tǒng)的檔案管理制度對于信息化時(shí)代的檔案管理工作而言已經(jīng)不再適用，所以，為了適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，要對檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化與完善，完善檔案管理人員的責(zé)任制度，提高其責(zé)任意識，讓每個(gè)人明確自己的使命和責(zé)任，一旦發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題，要結(jié)合制度進(jìn)行獎(jiǎng)懲，提高檔案管理人員的責(zé)任心，減少檔案管理中的問題。

（三）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力的提升

事業(yè)單位信息化檔案管理系統(tǒng)相關(guān)工作人員的專業(yè)能力的提升，是完善檔案管理信息化建設(shè)體系的關(guān)鍵。具體來說，應(yīng)該加強(qiáng)信息化檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，尤其是應(yīng)該通過技術(shù)培訓(xùn)來直接提升檔案管理人員實(shí)際操作信息化檔案管理平臺的計(jì)算機(jī)技術(shù)和平臺操作能力，增強(qiáng)檔案管理人員在具體的信息化檔案檢索、存儲過程中的機(jī)動(dòng)性。

（四）構(gòu)建并完善事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)

順應(yīng)大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展要求，構(gòu)建并逐步完善事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)，提升事業(yè)單位人事檔案管理效率，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案的科學(xué)化、信息化管理。建事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)。可以通過網(wǎng)絡(luò)在線存儲或離線存儲的不同方式，實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)的有效存儲管理，使之成為開發(fā)利用的有效前提和基礎(chǔ)，借助于計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代化裝置，提高事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)的存儲水平。構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案管理模塊化系統(tǒng)。應(yīng)構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案管理模塊化系統(tǒng)，包括事業(yè)單位人事檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數(shù)據(jù)采集傳輸模塊等，確保事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)的直接瀏覽、修改、打印等管理。

結(jié)語

總之，事業(yè)單位的檔案管理工作至關(guān)重要，其與領(lǐng)導(dǎo)決策、事業(yè)單位人才培養(yǎng)、人才考核等有著密切的關(guān)系，只有不斷地推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，才能夠滿足員工的物質(zhì)需求，同時(shí)創(chuàng)造更多的社會財(cái)富，為促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。