遲鵬鵬

（山東省膠州市委市直機(jī)關(guān)工委，山東 膠州 266300 ）

機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程中直接形成的真實(shí)歷史記錄，是國(guó)家檔案事業(yè)的主體。其利用工作是機(jī)關(guān)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。因而，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，認(rèn)真做好檔案開(kāi)發(fā)利用工作，對(duì)促進(jìn)和保障機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的健康開(kāi)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、機(jī)關(guān)檔案室檔案利用工作存在的主要問(wèn)題

近年來(lái)，隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的深入實(shí)施和貫徹落實(shí)，我國(guó)的檔案事業(yè)獲得了飛速發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案工作更是取得了長(zhǎng)足進(jìn)步。但由于社會(huì)整體檔案意識(shí)不高，檔案法制觀念不強(qiáng)，人們對(duì)檔案和檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，因此直接導(dǎo)致檔案工作發(fā)展的不協(xié)調(diào)不平衡，仍然存在許多問(wèn)題和不足。主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面。

(一)是機(jī)關(guān)檔案人員多數(shù)兼職，難以拿出過(guò)多時(shí)間和精力開(kāi)展檔案工作。機(jī)構(gòu)改革后，多數(shù)機(jī)關(guān)受編制的限制，很難配備專職檔案人員，大多數(shù)由文書(shū)或者秘書(shū)兼管檔案工作，他們往往是一身兼數(shù)職，頭緒繁多，內(nèi)容繁雜，要想拿出精力干好 檔案工作，心有余而力不足。

(二)是檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，影響了檔案信息的綜合開(kāi)發(fā)利用。實(shí)際工作中，受“八項(xiàng)規(guī)定”影響和機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)集中辦公的限制，除部分比較大的機(jī)關(guān)有條件實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理外，多數(shù)單位常常根據(jù)機(jī)關(guān)自身業(yè)務(wù)情況或從方便工作需要出發(fā)，采取由文書(shū)、會(huì)計(jì)或業(yè)務(wù)科室承辦人員分別立卷和分散保管的方式，檔案基本處于分散管理狀態(tài)，造成了檔案管理“人人都負(fù)責(zé)，人人又不負(fù)責(zé)”的比較混亂狀況。

(三)是檔案人員專業(yè)素質(zhì)不能適應(yīng)和滿足工作開(kāi)展需要。首先是缺少創(chuàng)新意識(shí)，工作上被動(dòng)，缺乏新思路，新舉措，難以適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)檔案提供利用的需求。其次是檔案人員自身素質(zhì)的不適應(yīng)，由于兼職過(guò)多、參加檔案專業(yè)培訓(xùn)不夠系統(tǒng)，難以達(dá)到人人持證上崗的目標(biāo)要求，必然導(dǎo)致其自身檔案專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能的不足。三是面對(duì)檔案工作出現(xiàn)的新領(lǐng)域、新問(wèn)題，特別是面對(duì)檔案信息化時(shí)代的快速發(fā)展，許多檔案人員往往表現(xiàn)的束手無(wú)策。

(四)是機(jī)關(guān)檔案室之間不能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作出于保密和為政治服務(wù)的封閉狀態(tài)還沒(méi)有從根本上改變，各機(jī)關(guān)檔案室的工作仍然處于被分割和封閉狀態(tài)，缺乏橫向聯(lián)系，難以實(shí)現(xiàn)館室共享、室與室之間共享，無(wú)法充分發(fā)揮和利用各自的檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，綜合服務(wù)功能難以提高。

二、對(duì)策

(一)堅(jiān)持依法治檔，為機(jī)關(guān)檔案工作健康發(fā)展?fàn)I造良好環(huán)境。檔案工作是機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，它對(duì)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、業(yè)務(wù)正常開(kāi)展以及各項(xiàng)管理工作等具有非常重要的資政參考和指導(dǎo)意義。因此，必須依法加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，通過(guò)大力宣傳檔案法律法規(guī)和檔案工作的重要意義，來(lái)不斷增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作、支持檔案工作的法制觀念和依法治檔的自覺(jué)性，使他們?cè)趯?duì)待檔案工作上做到三到位，即認(rèn)識(shí)到位、人員到位、措施到位，切實(shí)幫助解決“人、財(cái)、物”等實(shí)際問(wèn)題，形成有領(lǐng)導(dǎo)分管、有具體人員抓落實(shí)、制度健全、職責(zé)明確的有效監(jiān)督約束體制，以進(jìn)一步改善檔案工作健康發(fā)展的內(nèi)外部環(huán)境。

(二)加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高檔案管理水平。檔案管理是檔案利用的基礎(chǔ)，檔案工作質(zhì)量的高低直接關(guān)系到檔案利用工作的好壞。當(dāng)前，行之有效的辦法是積極開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化目標(biāo)管理認(rèn)定活動(dòng)。通過(guò)認(rèn)定活動(dòng)，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理，促使檔案業(yè)務(wù)建設(shè)進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，而且最關(guān)鍵的是為檔案信息綜合開(kāi)發(fā)利用提供了便利條件。只有先管好檔案，才能利用好檔案，只有不斷提高檔案管理水平，也才能更充分地發(fā)揮檔案價(jià)值和作用，使其更有效地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服好務(wù)。

(三)強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案工作人員的整體素質(zhì)。檔案提供利用工作的優(yōu)劣關(guān)鍵在檔案人員身上。因此，一方面，檔案人員要從自身素質(zhì)提高做起，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，尤其要用習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想武裝頭腦，牢記“檔案工作任何時(shí)候都要為黨和政府的中心工作服務(wù)”這一大局，立足本職，主動(dòng)作為。另一方面，要通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、上崗培訓(xùn)、繼續(xù)教育等形式，進(jìn)一步提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能水平，不斷自我加壓，自我豐富，自我知識(shí)更新，以適應(yīng)和滿足檔案工作改革發(fā)展的新形勢(shì)，從而把檔案利用工作做得更好。

(四)突出編研，實(shí)現(xiàn)檔案利用工作向深層次發(fā)展。開(kāi)展編研工作，是做好檔案利用工作的有效形式和手段。注重抓好三點(diǎn)：一要突出為現(xiàn)實(shí)服務(wù)。由于機(jī)關(guān)檔案室每滿十年就需向國(guó)家綜合檔案館移交檔案，因此現(xiàn)有保存的檔案一般時(shí)間跨度不長(zhǎng)、數(shù)量不大，這就要求檔案人員在開(kāi)展編研工作時(shí)，選題必須科學(xué)合理，與時(shí)俱進(jìn)，編研出來(lái)的成果必須能滿足社會(huì)急需，滿足當(dāng)前工作需要，否則，就會(huì)缺乏生機(jī)與活力。二要突出為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策，必須依靠大量的參考依據(jù)。

(五)創(chuàng)新思路，實(shí)現(xiàn)檔案利用工作的新跨越。二十一世紀(jì)已進(jìn)入信息時(shí)代，人類社會(huì)對(duì)信息資源的需求愈來(lái)愈大，要求也越來(lái)越高。因此，機(jī)關(guān)檔案利用工作若仍然停留在目前的水平，顯然不能適應(yīng)新形勢(shì)的要求。隨著機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案提供利用工作也必須邁出新的步伐。當(dāng)前，有條件的單位，建立機(jī)關(guān)文件服務(wù)中心，使檔案提供利用工作面向社會(huì)，服務(wù)大眾，無(wú)疑是一種行之有效的好方式。下一步建立區(qū)域聯(lián)通中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，機(jī)關(guān)檔案室通過(guò)利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，就可以有效克服機(jī)關(guān)檔案室的孤立狀態(tài)，使大規(guī)模、快速度的檔案提供利用工作成為可能，從而，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大利用奠定了基礎(chǔ)。