易江 李玲

[摘 要]辦公自動(dòng)化是當(dāng)前比較主流的新型辦公方式，很多單位都已向OA轉(zhuǎn)型。利用第三方平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)快速部署，節(jié)約資源成本，兼具易用性、適用性、安全性。本文結(jié)合臺(tái)站實(shí)際，自定義了一套“管理平臺(tái)”，借助其豐富的辦公應(yīng)用和強(qiáng)大的管理能力，提升了內(nèi)部管理效率和員工滿意度、歸屬感。通過(guò)實(shí)際體驗(yàn)，探討企業(yè)微信在政府部門(mén)管理中的優(yōu)勢(shì)與不足。

[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化;部門(mén)管理;企業(yè)微信

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.064

[中圖分類號(hào)]D63[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）24-0-02

0 ? ? 引 言

辦公自動(dòng)化是當(dāng)前主流的辦公模式，OA提高了效率，縮短了流轉(zhuǎn)周期;打破了時(shí)間地點(diǎn)的隔閡，員工可在任何時(shí)間（Anytime）、任何地點(diǎn)（Anywhere），處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情（Anything）。目前，很多單位都已向OA轉(zhuǎn)型，完成了“紙質(zhì)

化-電子化-信息化”的過(guò)渡，既滿足資源節(jié)約、生態(tài)環(huán)保的要求;又將零散的數(shù)據(jù)、信息資源集中管理、共享;還在組織架構(gòu)、人員管理、內(nèi)部交流方面發(fā)揮積極作用?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、AI、5G等技術(shù)促使移動(dòng)物聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，也催生了一大批OA平臺(tái)。如釘釘（阿里系）、企業(yè)微信（騰訊系）、云之家（金蝶系）、口袋助理等。各平臺(tái)功能大同小異，其中釘釘和企業(yè)微信最為活躍。本文以仙女山地震臺(tái)“企業(yè)微信”使用為例，分析其在政府部門(mén)管理中的優(yōu)劣。

1 ? ? 企業(yè)微信簡(jiǎn)介

“人人微信”使管理員可快速建立團(tuán)隊(duì)并開(kāi)展工作;企業(yè)微信具有連接微信功能，可直接添加微信好友，更好地溝通工作，還可運(yùn)行小程序，使用微信支付。除聊天功能外，還集成公費(fèi)電話和郵件。同時(shí)，公告、考勤、請(qǐng)假、報(bào)銷等都可實(shí)現(xiàn)。從官網(wǎng)得知，最高人民檢察院、國(guó)家發(fā)改委、廣東省政府、深圳市稅務(wù)局等多家單位已通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了稅務(wù)、政務(wù)、警務(wù)、黨建的信息化轉(zhuǎn)型。仙女山地震臺(tái)（下稱臺(tái)站）是重慶市地震局（下稱市局）直屬的內(nèi)設(shè)事業(yè)機(jī)構(gòu)，已部署一套內(nèi)部OA，可實(shí)現(xiàn)大部分功能，但自動(dòng)化、智能化、適用性程度不高，臺(tái)站內(nèi)部管理使用不便。企業(yè)微信在運(yùn)維能力和技術(shù)支持方面的優(yōu)勢(shì)、豐富的應(yīng)用能更好地滿足臺(tái)站需求，方便管理員管理和員工使用。

2 ? ? 企業(yè)微信使用實(shí)例分析

企業(yè)微信2.8提供桌面端和手機(jī)端，包含消息、通訊錄、微文檔、工作臺(tái)、待辦等模塊，可根據(jù)需求自定義條目、權(quán)限和流轉(zhuǎn)路徑。

2.1 ? 消息

提供溝通交流功能，類似微信、QQ，歷史消息最長(zhǎng)可保留180天，包含文字、語(yǔ)音/視頻電話、發(fā)文件、紅包等。群聊還提供投票、填表、會(huì)議邀請(qǐng)、微文檔閱讀確認(rèn)等特色功能，使用方便快捷。

2.2 ? 通訊錄

提供組織架構(gòu)，可按部門(mén)、職務(wù)、標(biāo)簽等方式設(shè)置不同層級(jí)、崗位的員工及權(quán)限。還可添加客戶和合作伙伴的微信，用企業(yè)微信與他們聊工作。

2.3 ? 微文檔

提供在線文檔和表格應(yīng)用，員工可不依賴Office軟件直接使用，并和其他成員協(xié)作共享，還可發(fā)送到群，并設(shè)置閱讀確認(rèn)。

2.4 ? 工作臺(tái)

工作臺(tái)提供審批、匯報(bào)、公告、文件盤(pán)等核心功能。用戶可在各類模板下建立自己的流程和渠道，隨時(shí)隨地查看管理審批和匯報(bào)內(nèi)容，根據(jù)臺(tái)站工作需要，主要建立了以下應(yīng)用。①工作記錄。主要用于績(jī)效管理員了解員工日常工作，實(shí)現(xiàn)考勤管理和績(jī)效評(píng)價(jià)?？蓮?fù)制、修改、刪除、導(dǎo)出記錄，方便統(tǒng)計(jì)、調(diào)用和管理。模板可設(shè)置文本、數(shù)字、日期、附件、單選/多選框等多種控件，匯報(bào)規(guī)則可指定對(duì)象、方式等，一目了然。②用車。主要用于公車管理員審批、調(diào)度、管理公務(wù)車輛?？刹榭?、刪除、打印、導(dǎo)出記錄為PDF，管理便捷。模板除可設(shè)置匯報(bào)中的全部控件外，還可添加說(shuō)明文字、成員、部門(mén);審批規(guī)則可設(shè)置流程、權(quán)限等，與匯報(bào)類似。③預(yù)算支出。主要用于預(yù)算管理員審批預(yù)算支出，把控預(yù)算執(zhí)行?？刹榭粗Ц稌r(shí)間、列支項(xiàng)目、金額、明細(xì)等，為下一步預(yù)算報(bào)銷做準(zhǔn)備。④預(yù)算報(bào)銷。主要用于預(yù)算管理員管理預(yù)算報(bào)銷，使其與預(yù)算支出賬賬相符。報(bào)銷人員可將已報(bào)銷的賬目推送給支付人，既便于員工了解報(bào)銷進(jìn)度，又便于財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)賬、追溯歷史賬目。⑤安全檢查。主要用于安全組長(zhǎng)了解安全生產(chǎn)工作，建立健全安全工作機(jī)制，做好隱患排查治理。可根據(jù)匯報(bào)明細(xì)掌握安全現(xiàn)狀并制定整改措施。⑥運(yùn)維。主要用于運(yùn)維組長(zhǎng)跟蹤臺(tái)站儀器運(yùn)維過(guò)程，加強(qiáng)員工經(jīng)驗(yàn)技術(shù)交流。運(yùn)維人員可將運(yùn)維情況推送給員工，既達(dá)到相互檢驗(yàn)、相互學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步的目的，又為月/年報(bào)編制提供基礎(chǔ)資料。⑦儀器月報(bào)。主要用于負(fù)責(zé)人掌握儀器運(yùn)行狀態(tài)，評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)質(zhì)量，方便領(lǐng)導(dǎo)及決策部門(mén)調(diào)整制訂下一步工作計(jì)劃。⑧資產(chǎn)管理。主要用于資產(chǎn)管理員掌握資產(chǎn)在庫(kù)、維修、使用等狀態(tài)。臺(tái)站實(shí)行出入庫(kù)匯報(bào)制，員工據(jù)實(shí)登記編號(hào)、型號(hào)、數(shù)量，以便制訂調(diào)整維修采購(gòu)計(jì)劃。⑨采購(gòu)記錄。主要用于負(fù)責(zé)人確定一般項(xiàng)目實(shí)施方，滿足公開(kāi)采購(gòu)的要求。工作組根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算金額，組織調(diào)研詢價(jià)后填寫(xiě)記錄并匯報(bào)負(fù)責(zé)人審簽，再交上級(jí)管理部門(mén)審核、公示。減少紙質(zhì)件的流轉(zhuǎn)周期，提高辦事效率，縮短實(shí)施部門(mén)的等待時(shí)間。⑩文件傳閱。主要用于向員工傳達(dá)各類文件精神。出差在外、下班休假均可查看會(huì)簽，不受時(shí)間地域限制，帶有時(shí)間戳，避免抵賴，提高了流轉(zhuǎn)速度。

請(qǐng)假、外出。主要用于負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排各項(xiàng)工作，嚴(yán)格考勤管理，規(guī)范員工行為，約束自由度。員工按需申請(qǐng)，注明原因、時(shí)間、地點(diǎn)、緊急聯(lián)系人、工作交接人等，便于保障工作完成度，避免隨意性和工作無(wú)交接的情況。文件盤(pán)。主要用于檔案管理員統(tǒng)一管理文件，方便歸檔查閱。員工可創(chuàng)建個(gè)人分區(qū)并設(shè)置瀏覽編輯權(quán)限，與群組和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共享，和其他網(wǎng)盤(pán)類似。

2.5 ? 待辦

待辦主要用于員工管理建立任務(wù)清單，可設(shè)置提醒與參與人，轉(zhuǎn)發(fā)到聊天窗口。手機(jī)端還能調(diào)用日歷，跟Outlook類似。

2.6 ? 優(yōu)勢(shì)與不足

2.6.1 ? 優(yōu)勢(shì)

企業(yè)微信提供了便捷的通訊錄管理、多樣的聊天方式及各類條目的轉(zhuǎn)發(fā)引用、個(gè)性化的配置、豐富的模板等諸多功能，無(wú)須專業(yè)培訓(xùn)即能滿足日常辦公。同時(shí)提供API、SDK、RTX插件，可按需接入通訊錄管理、應(yīng)用管理、消息推送、身份驗(yàn)證、移動(dòng)端SDK、素材、OA數(shù)據(jù)接口、企業(yè)支付、電子發(fā)票等API及第三方應(yīng)用和小程序，創(chuàng)建更多個(gè)性化辦公場(chǎng)景。

2.6.2 ? 不足

①政務(wù)部門(mén)的特殊性導(dǎo)致涉密相關(guān)的工作不便操作。雖然騰訊宣稱已取得國(guó)際權(quán)威認(rèn)證，具有銀行級(jí)別加密水平，能保障數(shù)據(jù)安全，但市局的行業(yè)網(wǎng)、電子政務(wù)網(wǎng)屬專用通信內(nèi)網(wǎng)，無(wú)法使用企業(yè)微信，部分機(jī)要文件還采用紙質(zhì)形式，由專人專車配送監(jiān)管。此外，騰訊提供的私有化服務(wù)可部署在用戶服務(wù)器上，支持各種復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，與已有的IT基礎(chǔ)設(shè)施有效融合，數(shù)據(jù)安全、管理可控、安全合規(guī)，但主觀上的“不安感”使政務(wù)部門(mén)望而卻步。②微文檔暫不提供在線PPT、PDF等應(yīng)用。市局日常辦公除DOC、XLS外，還經(jīng)常用PPT、PDF、CEB、OFD等格式文件，需要安裝程序支持，便利性上打了折扣。③未

驗(yàn)證的情況下部分功能不可用。驗(yàn)證后，可與微信消息互通、擴(kuò)容使用人數(shù)上限、對(duì)外名片展示更可信的企業(yè)身份、添加管理外部聯(lián)系人，還可部署企業(yè)郵箱、使用企業(yè)支付、自定義部分場(chǎng)景等功能。

3 ? ? 結(jié) 語(yǔ)

企業(yè)微信豐富的應(yīng)用和強(qiáng)大的管理能力，提高了臺(tái)站內(nèi)部管理能力，讓員工具有較高的滿意度和歸屬感，為信息化管理提供了高效的手段和平臺(tái)。但根據(jù)中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法第二十六條：禁止非法復(fù)制、記錄、存儲(chǔ)國(guó)家秘密;禁止在互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)或者未采取保密措施的有線和無(wú)線通信中傳遞國(guó)家秘密;禁止在私人交往和通信中涉及國(guó)家秘密。無(wú)論在計(jì)算機(jī)端還是移動(dòng)端使用企業(yè)微信，都是基于互聯(lián)網(wǎng)辦公。因此，嚴(yán)禁使用此類軟件談?wù)?、處理、存?chǔ)及傳輸國(guó)家秘密。使用第三方軟件的環(huán)境、數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程不安全導(dǎo)致部分工作無(wú)法開(kāi)展。通過(guò)長(zhǎng)期實(shí)際使用，總體上能滿足臺(tái)站及各部門(mén)絕大多數(shù)辦公需求。

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