陳凈 劉偉謙

[摘 要]隨著企業(yè)改革發(fā)展步伐的加快，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動方式發(fā)展至今，變成較為復(fù)雜的資產(chǎn)重組、企業(yè)整體上市、股權(quán)劃轉(zhuǎn)、混合所有制改制等新的變動方式。本文結(jié)合筆者的工作實際，總結(jié)了資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中檔案處置過程中常見問題，從前期介入、職責(zé)、檔案處置流程、檔案處置范圍、檔案處置時間、交接手續(xù)等完善資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案管理機制，服務(wù)企業(yè)經(jīng)營管理，維護檔案的安全與完整。

[關(guān)鍵詞]集團化;資產(chǎn)變動;檔案處置;檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.075

[中圖分類號]G279.2[文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）24-0-02

0 ? ? 引 言

改革開放40年以來，社會主義市場經(jīng)濟蓬勃發(fā)展，形成了歸屬清晰、權(quán)責(zé)明確、保護嚴(yán)格、流轉(zhuǎn)順暢的現(xiàn)代產(chǎn)權(quán)制度。企業(yè)檔案管理也由原有單純的保管、前期介入、全程管控發(fā)展。

1 ? ? 企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作背景

隨著企業(yè)改革發(fā)展步伐的加快，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動方式也發(fā)生著日新月異的變化，已由原有簡單的關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)發(fā)展為至今較為復(fù)雜的資產(chǎn)重組、企業(yè)整體上市、股權(quán)劃轉(zhuǎn)、混合所有制改制等新的變動方式。檔案是企業(yè)重要的知識資產(chǎn)和信息資源，檔案處置工作是企業(yè)體制改革工作中的一項重要內(nèi)容。因此，做好資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動期間檔案的管理，服務(wù)企業(yè)經(jīng)營管理，維護檔案的安全與完整是一項尤為重要的工作。國家檔案局、國家經(jīng)濟貿(mào)易委員會等國家部委于1998年聯(lián)合制訂并頒發(fā)了《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》（簡稱《暫行辦法》），對國有企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中的檔案處置行為進行了規(guī)范，為做好相關(guān)工作提供了基本遵循。隨后各地區(qū)、各行業(yè)也紛紛根據(jù)實際情況制定了資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置相關(guān)制度。但是，隨著我國國有企業(yè)經(jīng)營體制改革的不斷變化，市場經(jīng)濟體制進程推進，隨之出現(xiàn)改組、改制、轉(zhuǎn)制、減員增效、破產(chǎn)、股份制改造、合并、主輔分離和輔業(yè)改制等不同形式的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動情況。《暫行辦法》所規(guī)定的若干種情況下的檔案處置要求已無法涵蓋新形勢下企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的新情況。而且《暫行辦法》主要規(guī)定了檔案處置的原則與要點，卻未明確具體處置的流程與注意事項，企業(yè)在發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動后，對檔案處置多處于各自摸索的狀態(tài)。因此，有必要針對新問題進行研究，并探索建立一種相對科學(xué)規(guī)范的檔案處置

機制。

2 ? ? 集團化企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置常見問題

集團化企業(yè)在資產(chǎn)、地域上均具有一定規(guī)模，管理層級、管理方式復(fù)雜，分子公司等資產(chǎn)管理形式多樣。在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置過程中通常會遇到以下幾類主要問題。

2.1 ? 領(lǐng)導(dǎo)重視程度及企業(yè)經(jīng)營管理水平直接影響資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中檔案的處置

一個單位檔案管理水平的高低主要取決于該單位依法治企的管理程度及單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，隨著企業(yè)依法治企的管理要求不斷提高，在滿足企業(yè)經(jīng)營業(yè)績考核的前提下，且其檔案管理規(guī)范化程度良好，各門類檔案收集歸檔到位，則資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中檔案的處置工作方能有所保證;若在企業(yè)無法保證正常的經(jīng)營業(yè)績考核的前提下，則單位的檔案管理工作無法正常開展，存在文件材料未歸檔或歸檔不齊全等現(xiàn)象，加之在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中人心渙散，導(dǎo)致檔案處置工作無人可干、無文件可處置。

2.2 ? 資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中檔案人員及經(jīng)費配置不到位

企業(yè)在進行資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)處置過程中會成立資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動處置工作專項工作組，其中會涉及資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中的人、財、物等方面內(nèi)容，但檔案處置內(nèi)容并不會納入其中;產(chǎn)權(quán)變動單位資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動處置工作組成員未配置相應(yīng)的檔案管理人員及檔案處置工作所需要的相關(guān)經(jīng)費，致使企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動處置工作結(jié)束后檔案的處置工作無人可做或未開展檔案處置工作，檔案流失。

2.3 ? 檔案上級主管單位跟蹤落實及業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位

檔案上級主管單位未能及時掌握所屬單位資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動情況，未在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動初期介入并做好相應(yīng)跟蹤指導(dǎo)工作，而資產(chǎn)變動單位又未開展檔案歸檔或移交相關(guān)工作，導(dǎo)致資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動事項結(jié)束后，相關(guān)檔案因無人處置或管理，致使相關(guān)重要檔案遺失。

2.4 ? 全宗管理的獨立性與保持企業(yè)經(jīng)營管理的連續(xù)性之間的矛盾

檔案管理強調(diào)的檔案全宗管理的獨立性，即一個單位所產(chǎn)生的各門類檔案無歸檔本單位檔案全宗，分公司納入企業(yè)全宗內(nèi)集中統(tǒng)一管理。在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中所涉及分支機構(gòu)的劃出時，為保證企業(yè)全宗的完整，資產(chǎn)交割日前所形成的檔案須保留在原全宗單位，交割日之后形成的檔案才隨其劃出，對于相對經(jīng)營相對獨立的分支機構(gòu)來說，無法保持企業(yè)經(jīng)營管理的連續(xù)性要求;而若檔案均隨之劃出，在一定程度上雖保證經(jīng)營管理的連續(xù)性，但卻無法保證全宗的完整性。

2.5 ? 資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中檔案的歸屬與流向不明確

集團化企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中應(yīng)明確檔案處置的原則，梳理并明確資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的歸屬與流向。若原則與流程不明確，則資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中檔案的歸屬與流向就無法確定，會出現(xiàn)不作為或亂作為現(xiàn)象，要么不肯給，要么不接收，最終導(dǎo)致檔案無處著落、無處可找。

2.6 ? 分子公司眾多、地域分布廣，實體集中管控帶來檔案利用不便

集團化企業(yè)所屬分公司、子公司由于企業(yè)發(fā)展需要，分布在全國各地，在發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，所屬實體檔案按歸屬移交上級主管單位后，因所屬地域不同，長途跋涉借閱檔案，為后續(xù)相關(guān)檔案的利用帶來不便。

3 ? ?資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中檔案處置工作實踐

筆者目前工作的單位就是一家大型集團化企業(yè)。2000年以來，經(jīng)歷了數(shù)次股份制改制、機構(gòu)重組、合并、所屬單位注銷等資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動，每次變動中，因主客觀條件不同，所對應(yīng)的檔案處置過程均有不同。總結(jié)歷次變動過程中的檔案處置情況，總結(jié)形成了一套相對科學(xué)的管理機制。

3.1 ? 前期介入、明確職責(zé)、全程跟蹤指導(dǎo)

資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動單位在本單位資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動啟動時，單位檔案管理人員就應(yīng)前期介入，梳理資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動期間可能涉及的檔案門類，并將檔案處置工作納入企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作整體方案，檔案管理人員納入資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動處置工作組;根據(jù)國家、地方、行業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置相關(guān)規(guī)定，制訂相應(yīng)的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中檔案處置工作方案，明確檔案處置工作原則、處置方式、工作職責(zé)、具體要求等相關(guān)內(nèi)容;產(chǎn)權(quán)變動單位做好資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動期間文件材料的收集、整理、歸檔移交工作，檔案部門對資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動期間文件材料的積累情況全程跟蹤指導(dǎo)，確保資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動期所形成的重要文件材料應(yīng)歸盡歸，不遺漏。

3.2 ? 明確檔案處置流程、檔案處置范圍、檔案處置時間

企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程初期，應(yīng)依據(jù)國家檔案局等頒發(fā)的《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》（檔發(fā)字[1998]6號）相關(guān)原則，針對資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動具體事項，制訂《資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置方案》，明確檔案處置具體工作流程（如圖1所示），梳理資產(chǎn)變動所涉及的檔案門類及檔案內(nèi)容，確定檔案處置各階段完成的時間節(jié)點，把控檔案處置進度。

3.3 ? 貫徹執(zhí)行檔案處置工作方案，交接手續(xù)完善

以全宗管理為基礎(chǔ)，資產(chǎn)變動單位相應(yīng)檔案須按歸檔要求在規(guī)定時間內(nèi)規(guī)范整理，滿足移交條件，其中：注銷單位所有檔案全部向上級主管單位移交;資產(chǎn)整體轉(zhuǎn)讓給其他國有企業(yè)的獨立法人單位，所有檔案隨其資產(chǎn)全部劃轉(zhuǎn)，以滿足后續(xù)經(jīng)營管理需要;非獨立法人單位整體轉(zhuǎn)讓或獨立法人單位整體轉(zhuǎn)讓給非國有企業(yè)，所有檔案以基準(zhǔn)日為界，管理類文件材料保留原全宗不變或移交上級主管單位，科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、知識產(chǎn)權(quán)等檔案隨資產(chǎn)劃出，合同檔案、會計檔案雙方協(xié)商或按檔案劃轉(zhuǎn)協(xié)議執(zhí)行。

3.4 ? 檔案處置工作與檔案的鑒定銷毀工作相結(jié)合

企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中所涉及的檔案資產(chǎn)不僅包含資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動之前形成的檔案材料，還包含資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料，而資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動形成的檔案若在檔案處置期已到期，則該部分檔案可根據(jù)檔案鑒定銷毀相關(guān)原則對已到期的檔案開展鑒定工作，對鑒定后無保存價值的到期檔案直接按要求進行相關(guān)處置，而鑒定后尚具有保存價值的檔案則與其他檔案合并處置，可避免無價值檔案的后期重復(fù)鑒定。

4 ? ? 結(jié) 語

企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中檔案處置的合理、合法、合規(guī)，可保證資產(chǎn)變動后的企業(yè)在經(jīng)營管理工作中的連續(xù)性，可為后續(xù)經(jīng)營管理、專項審計等重大事項需要提供檔案服務(wù)保障，防止國有資產(chǎn)流失，避免重要檔案在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中遺失，查無可查。