摘?要：會展屬于低成本的中介體，與一般的營銷溝通工具特性相符，例如促銷、直銷與公共關系等，還能夠打造出良好的品牌效應，屬于收集與調查重要信息的場地。會展能夠幫助觀眾與參展商對當前行業(yè)的發(fā)展趨勢有全面的了解，并且制定與市場需求相符合的經(jīng)營策略。另外，會展還能夠為當?shù)匚嗟挠慰?，進而為當?shù)氐奈幕糜涡袠I(yè)、酒店行業(yè)等，創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟價值。所以，會展現(xiàn)場服務與管理逐漸受到廣泛的重視。本文從會展現(xiàn)場管理的基礎原則與必要性展開分析，并以此為依據(jù)，提出幾個方面針對性較強的管理措施，希望為相關人士提供參考。

關鍵詞：會展;現(xiàn)場服務管理;客戶服務;細節(jié)管理

引言：基于新時代背景下，許多藝術展、服裝展、汽車展等會展活動頻繁開展，會展已經(jīng)成為人們比較熟悉的一項社會活動，不僅僅是提供豐富的展覽，而是能夠實現(xiàn)藝術節(jié)、旅游等各個產(chǎn)業(yè)的融合。其中會展現(xiàn)場中含有會議、節(jié)事活動等全部的設施，一個會展項目是否成功，與現(xiàn)場的服務與管理有直接關系。在整個項目管理的過程中，實行現(xiàn)場管理具有一定的現(xiàn)實意義，尤其是監(jiān)督與管理參展商、搭建商等，并且做好現(xiàn)場的管理與布展工作，進而開展完善的工作計劃，促進后續(xù)建設活動的順利開展。

一、強化會展現(xiàn)場管理的基礎原則與必要性

1.會展現(xiàn)場管理的基礎原則

首先，盡可能使用服務鏈外包服務的形式，實行各個項目的監(jiān)督與控制。其次，安排專人在規(guī)定的時間內負責專項工作，保證職責分明，針對于重點的會展現(xiàn)場管理工作，要制定責任制，落實雙重核查制度。再次，對重要的環(huán)節(jié)，相關的管理人員要及時完善風險預警機制，提前編制處理方案，實行全過程的監(jiān)督。最后，開展對臨時人員的短期培訓工作，做好現(xiàn)場管理與服務工作，落實到位，保證整個會展的品質。

2.強化會展現(xiàn)場管理的必要性

首先，強化會展現(xiàn)場的管理工作，能夠獲得更優(yōu)質的資源，其中蘊藏了巨大的技術流、信息流，意味著各個行業(yè)開放潮中，在生產(chǎn)、技術與營銷等不同的方面得到顯著的優(yōu)勢。通過不斷優(yōu)化資源配置的工作，不斷提升綜合競爭力，吸引更多的參與者與組織者。其次，針對于特殊的服務行業(yè)，會展能夠不斷擴大周邊地區(qū)的影響力，促進各個行業(yè)的協(xié)作。最后，隨著會展活動的開展，能夠提供更多的就業(yè)機會，并且緊跟經(jīng)濟的發(fā)展形態(tài)，將當?shù)氐慕?jīng)濟發(fā)展情況凸顯出來。通過促進運輸、交通與旅游等行業(yè)市場的不斷融合與發(fā)展，提供更多的投資合作、文化創(chuàng)新與商品流通等方面的進步與發(fā)展。

二、強化會展現(xiàn)場服務與管理的有效路徑

1.做好展會布展階段的管控，提升工作效率

在強化展會布展階段工作的時候，應當做好長期的前期準備工作，包括搭建展位、開展運輸管理、加強參展商管理、做好現(xiàn)場安保工作等。在搭建展臺的過程中，協(xié)調監(jiān)督運輸商與展臺搭建中可能存在的主要問題，保證布展工作的順利開展。通常情況下，布展的時間需要消耗2天-3天的時間，如果布展速度快的話也可以在1天之內完成。那么，在短時間內進行展臺的搭建，不僅要保證搭建技術的科學化，還要做好協(xié)調與配合的工作，對整體的工作進行監(jiān)控，結合場地、場館的實際情況，設計平面圖紙。在設計圖紙上，對各個展區(qū)與展位進行劃分，與各個參展商溝通圖紙的內容，結合對人流的吸引力、品牌影響力、展位價格等方面的因素，了解實際情況與參展商目標的差距，進一步確定圖紙的展位。

在參展商報道之前，主辦方要做好兩個方面的工作，第一，根據(jù)設計的圖紙，開展展臺區(qū)域的劃分工作，還要標名展臺號，結合圖紙，搭建現(xiàn)場服務的地區(qū)，如主辦方、運輸商的辦公地區(qū)等，要提前安排器材、人員與資料等。第二，務必要保證產(chǎn)品運輸?shù)陌踩?，并且嚴格根?jù)制定的物流計劃區(qū)，對各個崗位的工作進行合理的布局。運輸商可以從展品代理中，掌握大部分展品的資料，尤其是對進館時間的把控，協(xié)調各個參展商之間的關系。在展品進入到場館之后，包裝箱的管理也是展會當中一項重要的工作，往往是展會現(xiàn)場管理的盲點。展會最重要的一項工作就是接待參展商，要引起現(xiàn)場工作人員的注意，給予重點關注，以全面、熱情的服務，做好會展現(xiàn)場服務工作。主辦方的工作人員要保證參展商能夠在規(guī)定的時間內進行布展，如果有特殊情況，需要及時與主辦方進行溝通，并搭建臨時的運輸通道，以保證參展商能盡快參會。第三，現(xiàn)場的安保與保潔工作也十分重要，保潔分別由主場搭建商、場館方分工負責。其中展會場地內的公共區(qū)域清潔也要由場館方負責，例如餐廳、衛(wèi)生間、安全通道等。在開展展會期間，做好安保工作，主要就是避免可疑分子進入到會展中心，避免出現(xiàn)參展商物品丟失的問題。如果安保工作不到位，不僅會影響會展的聲譽，還會產(chǎn)生一系列的經(jīng)濟損失。采用適當?shù)臅鬼椖抗芾矸绞?，逐步開展，保證各個服務環(huán)節(jié)的順利配合與銜接，進而搭建健全的展覽服務體系，激發(fā)員工的參與積極性，在提供專業(yè)化服務的基礎上，有效提升工作效率，促進后續(xù)工作的順利開展。

2.做好會展開展階段的管控，增強展會凝聚力

在會展開展的階段，開幕式的順利開展十分重要，能夠增強會展的影響力，還能夠營造出良好的環(huán)境氛圍，吸引更多慕名而來的游客。開幕式還能夠展現(xiàn)出良好的會展形象，還能夠增強大眾的信心。逐步開展良好的品牌形象宣傳工作，一般情況下，在籌劃開幕式的過程中，應當確認參展領導的名單，還要了解開幕的時間、禮儀與樂隊進場等方面的內容。要想保證各個環(huán)節(jié)不出現(xiàn)失誤，就要在展會開始前進行彩排，安排專門的工作人員檢查基礎設施，編制突發(fā)事件的應對方案。在此過程中，將觀眾作為會展的主體，做好觀眾的信息資料登記工作，更好地了解觀眾的組成結構，掌握與觀眾相關的數(shù)據(jù)。登記處要有明確的標識，以便于觀眾能夠及時找到，并辦理現(xiàn)場的注冊手續(xù)。在展會現(xiàn)場，還要安排專人提供咨詢與引導服務，并且保證登記的秩序。在觀眾登記的同時，對信息進行整合與匯總，在閉館之后，將參展商與觀眾的信息傳遞給主辦方，以便于提供更全面的服務。在開展的時候，設立咨詢臺，咨詢人員要對場地的分布情況充分的了解，能夠憑借自身的工作能力解決問題，還要聯(lián)系到相關的負責人，盡快的解決觀眾的問題。做好會展現(xiàn)場服務工作，需要更多的高素質人才，其不僅要懂得旅游業(yè)、文化產(chǎn)業(yè)等不同方面的知識，還要了解怎樣將各個產(chǎn)業(yè)進行融合。但就實際情況進行分析，目前會展現(xiàn)場服務的人才相對缺乏。所以，應當創(chuàng)新人才培養(yǎng)機制，將先進的理念傳達給相關的工作人員，定期開展專業(yè)培訓的工作，吸引更多的高素質人才進入到會展工作當中。

與此同時，在會展期間，應當結合會議、表演、比賽等活動，烘托良好的現(xiàn)場氛圍，還能夠在一定程度上完善會展功能。參展商、主辦方都能直接參與到舉辦的各項活動中。在此過程中，應當抓住細節(jié)關鍵點，及時了解導致問題發(fā)生的基礎動因，并在展會服務結束之后，對遇到的問題進行研討，總結編制報告上交給領導層，不斷優(yōu)化服務管理模式，進而提升服務質量與水平。針對于一些創(chuàng)意園區(qū)進行改建，例如北京市的798園區(qū)，相關的工作人員通過調整展覽的方式，融入公共文化元素與場地，讓參展商開發(fā)能夠促進當?shù)貥I(yè)務發(fā)展的旅游項目，融入科技表演、車展及具有當?shù)靥厣L俗的物品，逐步創(chuàng)建出特點鮮明的旅游文化產(chǎn)品。與此同時，通過引入完善的投資制度，實現(xiàn)內部資源與外部資源的整合，主辦方要主動向參展商開放，允許投入一定數(shù)額的資金。在重組與優(yōu)化的過程中，培養(yǎng)出更多具有影響力與創(chuàng)新能力的參展商。通過建立健全的項目管理責任制，能夠使員工了解到自身的基本工作職責，不同崗位的知識結構要求的能力素質也不同，項目小組的成員也是負責人，能夠體會到工作性質存在的差異，弱化不同類型工作的差異，以便于員工能夠直觀地了解到自身的工作，激發(fā)其工作積極性。在開展會展服務的時候，能夠給予員工更多表現(xiàn)自己的機會，引導員工不斷提升自身的綜合能力。通過承擔項目獲得肯定，不僅僅將工作精力放在管理崗位中。采用完善的激勵機制，將員工的基本薪資與展會服務工作直接掛鉤，進而規(guī)避員工為了獲得資源的短期行為，進而保證展會工作的穩(wěn)定進行。

3.開展會展中的細節(jié)管理，打造品牌化理念

在實行會展細節(jié)管理的過程中，應當從多元化的角度入手，保證各個部門的管理層都能發(fā)揮出監(jiān)督的效用，督促員工做好自己的本職工作，從會展服務中的點滴小事入手，使觀眾與參展商能夠直觀地感受到全面細心的服務。在會展當中，只有利用細心的服務，對各個場館的實際展覽工作進行合理的劃分，再將各個工作進行細化，才能夠將責任落實到各個員工當中，實行規(guī)范化的管理目標。通過建立健全的展會制度，從細節(jié)上下功夫，并且做好相應的指導工作，促進各個行業(yè)的迅速發(fā)展。在此基礎上，應當打造出展會項目的品牌，以一流的服務團隊與管理體系，優(yōu)化當?shù)氐膬?yōu)勢產(chǎn)業(yè)，例如酒店行業(yè)、旅游產(chǎn)業(yè)等。在整合文化服務資源的基礎上，一定程度上拓寬業(yè)務的規(guī)模，以不斷提升服務質量的水平。通過打造出一流的展會形式，能夠逐步實現(xiàn)服務項目品牌化的建設，逐步創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟利潤。

三、結束語

綜上所述，會展屬于一個將科學技術合作、商品貿易與其他方面融為一體的形式，能夠促進交通物流、旅游、投資等產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展。在此背景下，能夠促進信息、人才與科技等方面的繁榮共通。因此，強化會展現(xiàn)場服務與管理十分重要，能夠在一定程度上塑造良好的城市形象，還能夠促進當?shù)馗鱾€產(chǎn)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，在實際開展會展活動的時候，可以從開展階段、布局階段等多方面入手，逐步加強現(xiàn)場管理與服務管理的管控，不斷提升現(xiàn)場的管理執(zhí)行能力，逐步創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟效益與社會效益。

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作者簡介：溫麗（1980.04-?），女，籍貫：山東，學歷：本科，廈門東海職業(yè)技術學院，講師，研究方向：旅游管理