朱卉

摘 要：為深化企業(yè)改革，建立健全現(xiàn)代企業(yè)制度，保障中央企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，2010年6月由中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)了《關于進一步推進國有企業(yè)貫徹落實“三重一大”決策制度的意見》，2018年11月由國務院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會印發(fā)了《中央企業(yè)合規(guī)管理指引（試行）》（國資發(fā)法規(guī)〔2018〕106號文），指引中明確了落實“三重一大”制度是企業(yè)合規(guī)管理的重要環(huán)節(jié)，為構(gòu)建適應現(xiàn)代企業(yè)制度的檔案工作，更好地為企業(yè)合規(guī)發(fā)展保駕護航，加強“三重一大”檔案管理就顯得尤為重要，現(xiàn)結(jié)合工作實際，談談具體的認識和做法。

關鍵詞：三重一大”；檔案管理

1 加強組織領導，完善工作機制

“三重一大”檔案主要是指企業(yè)在重大事項決策、重要干部任免、重要項目安排、大額資金的使用等管理工作中，形成的具有保存和查考價值的歷史記錄。它既反映了企業(yè)在貫徹落實中央精神、切實加強反腐倡廉建設方面的工作情況，也反映了企業(yè)領導人員廉潔從業(yè)、規(guī)范決策行為、提高決策水平、防范決策風險等方面的工作情況。因此，“三重一大”檔案是企業(yè)檔案工作的重要組成部分，一要加強組織領導，將依法制檔的理念與企業(yè)合規(guī)管理文化相結(jié)合， 加大宣傳力度，讓各級領導充分了解并高度重視加強“三重一大”檔案管理的必要性和重要性；二要完善“三重一大”檔案工作機制，緊抓關鍵環(huán)節(jié)，建立責任體系，優(yōu)化工作流程，推動檔案管理工作有效落實。

2 加強規(guī)范管理，健全歸檔體系

企業(yè)方方面面的工作都會形成“三重一大”檔案，其涉及面很廣，通過建立健全標準化歸檔體系，可有效提高歸檔的準確率和完整率，更好地發(fā)揮其憑證作用。企業(yè)檔案管理人員要做好以下四個方面的工作，一要根據(jù)公司“三重一大”制度明確的主要內(nèi)容和決策程序、重要會議（公司黨委會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會、專題會等）的記錄和紀要、監(jiān)督檢查報告等材料，定期梳理出“三重一大”事項和線索；二要依據(jù)“三重一大”事項和線索，與相關單位和部門進行溝通確認，爭取各級領導的重視，落實歸檔責任人，并做好對相關責任人的歸檔指導和宣傳教育工作；三要對“三重一大”事項從形成到結(jié)束的全過程檔案，做好跨年度、跨門類材料的持續(xù)歸檔工作；四要從制度建設、決策執(zhí)行、監(jiān)督檢查等三個方面明確歸檔范圍和要求，并嚴把歸檔材料質(zhì)量檢查關，確保歸檔材料的真實性和完整性，主要歸檔范圍如下：

2.1 制度建設方面

1）“三重一大”決策制度和權限清單、實施辦法和細則、任務和責任分工、決策后評估制度和糾錯機制、監(jiān)督管理制度和責任追究辦法等材料；

2）“三重一大”決策制度和權限清單、實施辦法和細則、任務和責任分工、決策后評估制度和糾錯機制、監(jiān)督管理制度和責任追究辦法等相關材料修訂完善后形成的材料。

2.2 決策執(zhí)行方面

1）“三重一大”事項決策前按規(guī)定進行的相應醞釀、討論、論證、調(diào)研（可研）和方案比較等材料；

2）“三重一大”事項決策過程和結(jié)果的記錄和紀要，以及相關決策材料；

3）“三重一大”事項按決策結(jié)果執(zhí)行過程中形成的材料；

4）“三重一大”事項決策后評估及糾錯的材料。

2.3 監(jiān)督檢查方面

1）“三重一大”制度執(zhí)行監(jiān)督檢查工作底稿和報告、整改方案和落實情況、總結(jié)評估、經(jīng)驗交流等材料；

2）“三重一大”制度執(zhí)行監(jiān)督檢查結(jié)果落實責任追究的材料。

3 加強創(chuàng)新管理，運用信息手段

一個“三重一大”事項從決策到執(zhí)行結(jié)束時間可能會跨越多個年度，檔案也涉及了文書檔案、科技檔案、會計檔案等多個門類，因此“三重一大”檔案具有時間跨度長、檔案門類多等特點。但隨著辦公自動化文檔一體化管理的推進，檔案實體不再立卷，以件為單位進行整理，按文件形成先后順序排列裝盒上架保管，這就使得“三重一大”檔案存在實體管理較為分散、借閱查找難度較大等問題，通過運用信息化管理手段，可有效解決這些問題，對“三重一大”全過程電子檔案，按照檔案有機關聯(lián)、成套性的原則，實行虛擬分類分卷管理，為企業(yè)提供更好、更快的檔案服務。虛擬分類分卷管理的具體方法步驟如下：

1）第一步：將檔案按照制度建設、決策執(zhí)行、監(jiān)督檢查分為三大類別；

2）第二步：將制度建設和監(jiān)督檢查兩類檔案按相關性和時間順序排列立卷；決策執(zhí)行類檔案按一事一卷，將每個事項從形成到結(jié)束的全過程檔案按相關性和時間順序進行排列；

3）第三步：將分類分卷的檔案編制虛擬類號、卷號和件號，對涉及多個事項的檔案可編制多個虛擬類號、卷號和件號；

4）第四步：將實體檔案的歸檔號與電子檔案的存址號相對應關聯(lián)起來。

4 加強效能管理，提供服務水平

“三重一大”檔案的利用服務工作是檔案管理的顯性作用體現(xiàn)，要從全局角度，加強效能管理，通過編制年度“三重一大”項目表、制度優(yōu)化完善要點等多種形式，為企業(yè)各類查檔需求提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。同時，“三重一大”檔案涉及企業(yè)重大事項，利用服務工作也要注重保密管理，要按照保密管理相關規(guī)定，對涉密檔案進行密級標注，并設置相應的查閱權限。

總之，加強對“三重一大”檔案的科學規(guī)范管理，既有利于提高企業(yè)檔案管理工作水平，也有利于企業(yè)完善法人治理結(jié)構(gòu)，更好地為企業(yè)合規(guī)發(fā)展保駕護航。