劉婷

摘 要：立足新時(shí)期，檔案管理是企業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的內(nèi)容。基于此，結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，深入剖析企業(yè)檔案管理過程中存在的不足與問題，構(gòu)建行之有效的應(yīng)對策略，運(yùn)用先進(jìn)歸檔整理方法，切實(shí)提升企業(yè)檔案管理效率，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造更加優(yōu)質(zhì)的條件。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；問題；對策；歸檔整理；新方法

目前，整個(gè)社會經(jīng)濟(jì)進(jìn)入高速發(fā)展階段，企業(yè)作為社會經(jīng)濟(jì)的關(guān)鍵組成，面臨更加激烈的競爭。為了尋求可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部管理工作不容忽視，而檔案管理是企業(yè)管理項(xiàng)目中不可或缺的組成部分。只有保證檔案管理工作的有序開展，才能維護(hù)企業(yè)信息數(shù)據(jù)的安全性與可靠性，為企業(yè)發(fā)展提供更加有力的信息支撐。為此，要以企業(yè)檔案管理實(shí)際為基礎(chǔ)，深入剖析管理中存在的問題，制定科學(xué)應(yīng)對策略，采取先進(jìn)歸檔方法，切實(shí)提升檔案管理水平，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為提供更加優(yōu)質(zhì)的信息資源。

1 深入剖析企業(yè)檔案管理過程中存在的問題與不足

1.1 企業(yè)缺乏對檔案管理工作的深刻認(rèn)識，檔案管理工作形式化嚴(yán)重

縱觀當(dāng)前企業(yè)發(fā)展，檔案管理工作尚未得到足夠重視，傳統(tǒng)思想根深蒂固，思想上認(rèn)識不到位，很難實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提高。面對行業(yè)競爭，企業(yè)更多關(guān)注的是經(jīng)濟(jì)效益，忽視檔案管理工作的開展，尤其是嚴(yán)重落后于信息化發(fā)展趨勢，很難加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，在根本上制約了其對檔案資源的有效利用。

1.2 檔案管理制度建設(shè)停滯不前，檔案管理工作無據(jù)可依

對于企業(yè)的發(fā)展，高效的管理制度是根本，也是保證企業(yè)各項(xiàng)工作有序開展的關(guān)鍵。盡管檔案管理機(jī)構(gòu)出臺了相關(guān)法律法規(guī)，但是，制度建設(shè)工作尚未得到妥善落實(shí)，檔案管理制度建設(shè)停滯不前，很難為檔案管理人員提供有效指導(dǎo)，檔案管理效果受到影響。

1.3 檔案管理者專業(yè)能力不強(qiáng)，綜合素養(yǎng)亟待提升

隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理工作者綜合素質(zhì)面臨考驗(yàn)，其素質(zhì)與能力成為影響管理效果的重要因素。立足當(dāng)前，檔案管理者專業(yè)能力不強(qiáng)，缺乏專業(yè)培訓(xùn)，整體素質(zhì)落后于行業(yè)發(fā)展速度，與檔案需求不相適應(yīng)，很難順應(yīng)新形勢，無法滿足檔案管理工作的新要求，制約現(xiàn)代化檔案管理的順利開展。

1.4 檔案管理設(shè)備落后不前，先進(jìn)設(shè)備嚴(yán)重不足

對于當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作，比較突出的問題是管理設(shè)備處于落后狀態(tài)，現(xiàn)代化設(shè)備嚴(yán)重不足，成為制約企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的主要因素。當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域，設(shè)備更新速度較慢，先進(jìn)管理設(shè)備嚴(yán)重不足，很難達(dá)到檔案信息建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。另外，企業(yè)重視文檔質(zhì)量管理，忽視聲像等形式的檔案資料的存儲，傳統(tǒng)理念影響較深。檔案管理的高效性與可靠性很難實(shí)現(xiàn)，無法為企業(yè)提供更加全面與準(zhǔn)確的信息資源，影響企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

2 如何全面提升企業(yè)檔案管理水平

2.1 積極轉(zhuǎn)變思想，全員范圍內(nèi)增強(qiáng)對檔案管理的重視

首先，需要在全員范圍內(nèi)增強(qiáng)對檔案管理的重視，合理加大資源投入，為企業(yè)檔案管理的順利開展創(chuàng)造條件。具體講，管理人員要重視轉(zhuǎn)變思維，增強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識，切身感受到檔案工作的社會價(jià)值，明確新時(shí)期檔案管理的方向。另外，要加快部門建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)化人才，構(gòu)建管理體系，強(qiáng)化檔案管理工作的全范圍普及。結(jié)合檔案管理信息化與現(xiàn)代化建設(shè)，制定科學(xué)高效的管理流程，在根本上保證企業(yè)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，滲透創(chuàng)新。

2.2 加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化水平

隨著信息技術(shù)影響力的不斷擴(kuò)大，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到大范圍普及，企業(yè)檔案管理工作也要積極引入，這也是保證企業(yè)檔案管理緊跟時(shí)代發(fā)展步伐的重要途徑。首先，企業(yè)要將檔案管理納入企業(yè)管理范疇，制定資金計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)對檔案管理技術(shù)以及管理設(shè)備的引進(jìn)與更新，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，為提升檔案管理規(guī)范性與準(zhǔn)確性奠定堅(jiān)實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)，營造優(yōu)質(zhì)的檔案管理環(huán)境，創(chuàng)設(shè)充足的工作空間，防止因空間過小而影響工作效果，最終難以發(fā)揮對企業(yè)發(fā)展決策的信息支撐作用。

2.3 以國家法律法規(guī)為基礎(chǔ)，制定符合自身發(fā)展的檔案管理機(jī)制

對于檔案管理工作，為了保證其順利開展，完善的檔案管理制度是關(guān)鍵，能夠有效發(fā)揮對檔案管理工作的制度性保障作用，強(qiáng)化管理效率的提升。為此，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，以企業(yè)發(fā)展為依托，構(gòu)建針對性的檔案管理制度，不斷優(yōu)化與完善，保障其滿足國家及行業(yè)發(fā)展要求。

3 新時(shí)期企業(yè)檔案歸檔管理方法介紹

3.1 重視文件資料的甄別與鑒定，構(gòu)建適合企業(yè)發(fā)展的歸檔范圍及期限

對于企業(yè)檔案管理部門，并不代表文件的“回收站”。也就是說，企業(yè)要結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，確定檔案歸檔范圍，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營以及管理中的文件進(jìn)行逐一甄別，判斷其歸檔價(jià)值，明確保存期限，目的是保證每一份檔案資料都能夠有效發(fā)揮對企業(yè)發(fā)展的實(shí)際指導(dǎo)意義。要將甄別鑒定工作落到實(shí)處，在工作中不斷完善。

3.2 將檔案管理納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，切實(shí)提升檔案歸檔與利用效率

為了推動企業(yè)檔案管理的順利開展，為檔案歸檔處理創(chuàng)造有利條件，要將檔案管理工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中，提上領(lǐng)導(dǎo)議事日程，同時(shí)，與相關(guān)人員工作職責(zé)與績效考核相融合，在根本上形成有效的督辦機(jī)制。具體講，要實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中管理，組建專門管理機(jī)構(gòu)，依托系統(tǒng)化管理制度，將檔案管理納入管理制度范疇，與績效掛鉤，有效提升企業(yè)對檔案管理工作的重視，促使檔案歸檔、處理以及查詢利用效率都顯著提升。

3.3 構(gòu)建企業(yè)檔案管理臺賬，做好統(tǒng)計(jì)工作

結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，構(gòu)建檔案臺賬，主要包含庫藏情況、檔案設(shè)施設(shè)備情以及人員情況等，實(shí)現(xiàn)對檔案歸檔全過程的反映。依托檔案臺賬，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理狀況真實(shí)而全面的了解，是檔案歸檔的流程體現(xiàn)，也是實(shí)現(xiàn)檔案了解與總結(jié)的重要手段，是提升檔案管理水平的途徑。另外，要對檔案進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的量化考核。從考察角度分析，需要關(guān)注檔案歸檔率以及利用率兩個(gè)方面。因此，要正視不足，對歸檔方法進(jìn)行不斷完善，以實(shí)現(xiàn)檔案歸檔率與使用率的有效提升。

3.4 加快電子檔案發(fā)展，打造企業(yè)數(shù)字化檔案體系

隨著社會的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，否則將難以適應(yīng)新社會，工作效率無法提升。借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，能夠?yàn)闄n案管理制定更加標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化的流程，維護(hù)檔案的完整性與規(guī)范性，切實(shí)提升歸檔效率。企業(yè)要積極建立電子檔案中心，構(gòu)建科學(xué)檢索機(jī)制，依托網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，提高檔案利用效率。

4 結(jié)束語

綜上，在新的發(fā)展階段，檔案管理工作受到整個(gè)社會的重視，企業(yè)檔案管理工作備受矚目。為此，對于新時(shí)期企業(yè)而言，要將檔案管理工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，正視當(dāng)前檔案管理的不足與問題，分析原因，制定行之有效的發(fā)展策略，應(yīng)用科學(xué)高效的歸檔處理方法，維護(hù)檔案資料的準(zhǔn)確性與可靠性，為企業(yè)發(fā)展決策提供更加全面與有力的信息支撐，在根本上為企業(yè)實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保證。

參考文獻(xiàn)

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