李彩霞

摘 要：辦公室文書檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，它包括資料的收集、整理、歸檔、借閱等多方面的內(nèi)容，對(duì)于行政單位工作效率以及工作質(zhì)量的提升具有重要的意義。就目前而言，我國行政單位辦公室檔案文書管理工作的水平還有待提高，為此，筆者在對(duì)辦公室文書檔案管理工作特點(diǎn)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)有問題，論述了提升辦公室文書檔案管理工作的有效路徑，希望能夠?yàn)楦魑煌侍峁┮欢ǖ膮⒖己徒梃b，從而促進(jìn)行政單位檔案管理能力的整體提升。

關(guān)鍵詞：行政單位；辦公室；文書檔案管理；提升

在行政單位當(dāng)中，辦公室承擔(dān)著上傳下達(dá)、上下協(xié)調(diào)的重要職責(zé)，辦公室工作水平的高低，直接關(guān)系著行政單位的整體工作效率和工作質(zhì)量。在辦公室工作當(dāng)中，檔案管理工作是非常重要的環(huán)節(jié)和部分，其通過對(duì)于會(huì)議、活動(dòng)、人事關(guān)系、政令傳達(dá)等活動(dòng)資料的收集，形成具有參考和保存價(jià)值的相關(guān)文獻(xiàn)，以此為行政單位的未來發(fā)展提供必要的決策支持[1]。然而，就目前而言，行政單位對(duì)于辦公室文書檔案管理工作的重視程度普遍不足，行政單位文書檔案管理工作的水平普遍不高，為此，怎樣提升辦公室文書檔案管理工作的實(shí)用性、高效性和規(guī)范化，已經(jīng)成為值得我們深入思考和研究的話題。

1 行政單位辦公室文書檔案管理工作的特點(diǎn)

行政單位辦公室文書檔案是形成于行政單位辦公室日常工作當(dāng)中的，對(duì)于會(huì)議精神、人事變動(dòng)、文件收發(fā)等內(nèi)容的記錄、篩選、整理和歸檔。行政單位的辦公室與普通企事業(yè)單位的辦公室工作有著一定的不同，其工作職能更加綜合化和全面化，因此工作中形成的文書資料也更加復(fù)雜，因此辦公室文書檔案首先具有多樣化的特點(diǎn)，根據(jù)工作類型不同，行政單位文書檔案可以分為人事文書、財(cái)務(wù)文書、行政管理文書以及科技文書等等，而檔案保存的介質(zhì)也有著文本、照片、錄音、錄像等的區(qū)分。其次，辦公室文書檔案更加注重資料的收集和歸檔工作，根據(jù)某項(xiàng)工作性質(zhì)、進(jìn)度、要求、意義的不同，文書檔案管理工作過程中會(huì)有計(jì)劃地進(jìn)行材料搜集、等級(jí)劃分、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦等多重環(huán)節(jié)，并在保證資料完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行分門別類和入檔管理。這一工作過程的完成效率和完成質(zhì)量，與行政單位辦公室文書檔案管理工作的整體質(zhì)量直接相關(guān)。

2 目前行政單位辦公室文書檔案管理工作中的常見問題分析

2.1 對(duì)辦公室文書檔案管理工作不夠重視，對(duì)檔案管理人員的技能要求不高

行政單位對(duì)于文書檔案管理工作的整體重視程度嚴(yán)重不足，對(duì)于檔案管理的資金、設(shè)備和人才投資嚴(yán)重不足，導(dǎo)致檔案管理工作中的設(shè)備更新不及時(shí)、手段創(chuàng)新不到位、人才能力不匹配，這些問題的存在直接導(dǎo)致了行政單位辦公室文書檔案管理工作的理念較為落后，面對(duì)很多關(guān)于檔案管理工作中的新變化都無所適從，使得工作效率和工作質(zhì)量遲遲難以得到提升。

2.2 工作中的現(xiàn)代化程度較低，尚未建立全系統(tǒng)內(nèi)的文書檔案收集體系

正是由于行政單位對(duì)于辦公室文書檔案的不重視、不支持，使得目前我國辦公室文書檔案工作中的現(xiàn)代化程度較低。首先，有關(guān)檔案管理工作的制度、機(jī)制和要求建立不及時(shí)、不完善，辦公室文書檔案管理在單位內(nèi)部的權(quán)威不夠，各部門有關(guān)文書檔案收集工作的職能分配也不夠協(xié)調(diào)，這就導(dǎo)致辦公室在收集文書檔案時(shí)得不到其他部門的有效配合，文件收集超時(shí)、文件遺漏、丟失等問題嚴(yán)重[2]。此外，行政單位沒有建立辦公室文書檔案管理體系的概念，將工作責(zé)任完全推給了辦公室工作人員，而忽略了單位內(nèi)部的科學(xué)的文書流轉(zhuǎn)體系的建立，這就造成了文書檔案的管理工作方式較為落后，大多仍舊沿襲傳統(tǒng)的人工收集、整理、歸檔模式，其他部門工作人員沒有相應(yīng)的檔案意識(shí)，很多資料不能及時(shí)、有效地留存和上交，導(dǎo)致大量珍貴資料的流失。

3 提升辦公室文書檔案管理工作水平的有效對(duì)策

3.1 加快檔案管理體系建設(shè)，建立文書檔案規(guī)范化管理的制度和機(jī)制

行政單位要提起對(duì)于辦公室文書檔案管理工作的高度重視，以更加科學(xué)的理念和務(wù)實(shí)的態(tài)度，加快文書檔案管理體系的建設(shè)。首先，要不斷完善有關(guān)文書檔案管理工作的制度和機(jī)制，以更加全面化的視角，將各部門工作與辦公室文書檔案管理直接掛鉤，并明確各部門在文書檔案管理工作中的職責(zé)，從而使其更加主動(dòng)地配合辦公室文書檔案收集與整理工作，將工作中的各項(xiàng)文書工作內(nèi)容與辦公室的前期檔案指導(dǎo)與控制相聯(lián)系，從而確保文書檔案管理工作的高效率和安全性。在統(tǒng)一的制度的領(lǐng)導(dǎo)下，行政單位應(yīng)該進(jìn)一步明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和工作責(zé)任，使檔案工作在統(tǒng)一的權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)之下順利的開展，保證檔案收集與整理工作中的各項(xiàng)任務(wù)能夠按時(shí)完成。要明確單位內(nèi)部的文書檔案管理規(guī)范和管理程序，以更加規(guī)范化的、標(biāo)準(zhǔn)化的行文規(guī)則、簽發(fā)規(guī)則和歸檔規(guī)則，保證文書的字跡清晰、文書規(guī)范、頁碼齊全、編號(hào)準(zhǔn)確，從而使辦公室文書檔案管理工作更加簡(jiǎn)潔明確、操作性更強(qiáng)。

3.2 改革辦公室文書檔案管理工作模式，重點(diǎn)強(qiáng)化檔案的收集與整理

要想切實(shí)提高行政單位辦公室文書檔案管理工作效率和質(zhì)量，單純依靠制度和機(jī)制還是不夠的，最核心的手段是進(jìn)行檔案管理手段的創(chuàng)新，以更加現(xiàn)代化的、信息化的手段完成全過程化的辦公室文書檔案收集與整理。首先，在辦公室文書檔案的收集過程當(dāng)中，行政單位應(yīng)依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)進(jìn)行線上的資料收集，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文書資料進(jìn)行標(biāo)記和歸類，從而使檔案文件的類型、內(nèi)容和辦結(jié)情況一目了然，以此可以實(shí)現(xiàn)完結(jié)資料的迅速歸檔以及缺失檔案的及時(shí)征集。在文書檔案的整理過程當(dāng)中，辦公室文書檔案工作人員更應(yīng)該突出創(chuàng)新技術(shù)在工作中的應(yīng)用，以更加便利文書檔案電子檢索系統(tǒng)以及更多的、更全面的電子檔案，不斷提升辦公室文書檔案管理工作的安全程度和現(xiàn)代化程度。

3.3 建立周期性的檔案入庫、清理制度，確保文書資料的核心價(jià)值

辦公室文書檔案內(nèi)容多樣且性質(zhì)不一，很多資料在當(dāng)時(shí)、當(dāng)下是有用的、有參考和保存價(jià)值的，但是隨著時(shí)代的發(fā)展以及社會(huì)的進(jìn)步，很多已經(jīng)淘汰的理論和實(shí)踐知識(shí)則不具備參考價(jià)值，在這個(gè)時(shí)候，為了確保行政單位文書檔案管理工作的活力，我們就應(yīng)該建立相應(yīng)的“入退市”制度，定期對(duì)入庫檔案進(jìn)行清理，從而釋放檔案存儲(chǔ)空間，精簡(jiǎn)檔案內(nèi)容，在確保文書資料核心價(jià)值的同時(shí)，也能有效節(jié)約辦公資源[3]。要進(jìn)一步規(guī)范檔案利用和借閱制度，應(yīng)通過借閱臺(tái)賬的建立，明確借閱人身份，從而確保重要資料的及時(shí)歸還；特別是對(duì)于那些歷史價(jià)值極高、涉密等級(jí)極高的重要文檔，更是要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)之后再進(jìn)行出借，以將檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

3.4 建立監(jiān)督、抽查和考核機(jī)制，不斷提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了確保檔案工作的順利開展以及工作水平的穩(wěn)步提升，行政單位應(yīng)該摒棄過去那種“吃大鍋飯”的工作模式，以更加明確的崗位責(zé)任制度和檢查、考核制度，確保工作職責(zé)的履行，以更加科學(xué)的考核結(jié)果作為根據(jù)，將檔案管理工作水平與管理人員的待遇情況、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)情況直接掛鉤，以此可以刺激檔案管理人員工作中的責(zé)任心和積極性，從而促進(jìn)檔案管理工作水平的整體提升。從另一個(gè)方面來說，行政單位也要重視辦公室文書檔案管理人員綜合素質(zhì)水平的提升，以更多的組織學(xué)習(xí)、培訓(xùn)以及外出參觀、考察機(jī)會(huì)，提升工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)以及對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理手段的操作能力，從而更好地將學(xué)習(xí)成果應(yīng)用到日常工作當(dāng)中，以更加突出的能力促進(jìn)行政單位辦公室文書檔案管理工作水平的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]王玉玲.辦公室人員如何做好文書檔案管理工作[J].科學(xué)與財(cái)富，2018，（11）：17.

[2]李亞萍，劉燕紅.提高辦公室文書檔案管理科學(xué)化水平的方法探究[J].科教導(dǎo)刊-電子版（上旬），2017，（8）：283.

[3]王曉歡.信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].赤子，2018，（14）：165.