龔媛

[摘 要] 辦公室行政工作對(duì)于企業(yè)單位來說有著無可替代的重要作用。其不僅需要負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門的工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，同時(shí)還要為企業(yè)單位決策工作人員的工作進(jìn)行輔助。隨著當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)單位辦公室正逐漸朝著綜合服務(wù)管理機(jī)構(gòu)的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，其重要性也隨之開始變得越來越突出。在新形勢(shì)的時(shí)代背景之下，我國企業(yè)單位辦公室行政管理工作在種種外界因素的影響之下，出現(xiàn)了多方面的問題，這直接對(duì)辦公室行政管理工作的效率和質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。有鑒于此，本文淺談新形勢(shì)背景之下加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政管理工作的路徑，期望能夠?yàn)槲覈嚓P(guān)工作人員提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 新形勢(shì)；企業(yè)辦公室行政管理；加強(qiáng)路徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 044

[中圖分類號(hào)] F272.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2019）09- 0098- 02

0 引 言

企業(yè)單位辦公室是保障企業(yè)單位能夠順利運(yùn)行的組織結(jié)構(gòu)，其工作具備復(fù)雜和繁多的特點(diǎn)，需要對(duì)企業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門的工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確每一個(gè)部門的相關(guān)職責(zé)，處理好各個(gè)部門之間的關(guān)系。借此有效提升企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。有鑒于此，如何在新形勢(shì)的背景之下加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政管理工作就成為當(dāng)前我國有識(shí)之士亟待思考的一個(gè)重要問題。

1 企業(yè)辦公室行政管理職能

1.1 建設(shè)企業(yè)文化

企業(yè)文化之中蘊(yùn)含著企業(yè)單位的價(jià)值觀以及其未來發(fā)展方向，是企業(yè)單位發(fā)展的核心所在，其可以為企業(yè)單位的發(fā)展提供原動(dòng)力。企業(yè)辦公室是企業(yè)單位對(duì)外的窗口，其肩負(fù)著踐行企業(yè)文化、傳播企業(yè)文化以及構(gòu)建企業(yè)文化的重要責(zé)任。企業(yè)單位在建設(shè)企業(yè)文化的過程當(dāng)中，通過有效利用行政手段能夠有效加快該工作的進(jìn)程。辦公室除了負(fù)責(zé)踐行企業(yè)文化之外，還需要對(duì)企業(yè)文化建設(shè)工作進(jìn)行監(jiān)督管理，是企業(yè)單位在社會(huì)上樹立一個(gè)良好口碑形象的核心所在[1]。

1.2 輔助企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行決策

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國企業(yè)單位辦公室也開始逐漸朝著綜合機(jī)構(gòu)進(jìn)行轉(zhuǎn)型，辦公室開始逐漸成為企業(yè)單位之中的核心系統(tǒng)。通過辦公室行政工作能夠?qū)ζ髽I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員決策工作提供輔助，有效提升決策的科學(xué)合理性。辦公室在進(jìn)行日常行政工作的過程當(dāng)中，可以接觸到企業(yè)單位內(nèi)部和外部各個(gè)層面的工作人員，并積攢大量的信息資源，有效提升企業(yè)單位信息傳遞以及信息反饋工作的效率以及質(zhì)量。當(dāng)企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要進(jìn)行決策工作的時(shí)候，辦公室工作人員可以通過結(jié)合日常行政工作過程當(dāng)中所積攢的信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)人員提供具備建設(shè)性、針對(duì)性的意見和建議，有效提高企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員決策制定工作的效率以及質(zhì)量。除此之外，企業(yè)單位辦公室還負(fù)責(zé)草擬、發(fā)布文件，向外界精準(zhǔn)表述企業(yè)決策，從而有效保障相關(guān)決策能夠得到有效落實(shí)。

1.3 統(tǒng)籌內(nèi)外部關(guān)系

企業(yè)辦公室行政管理工作從本質(zhì)上來說就是信息溝通和協(xié)調(diào)的過程，在此過程當(dāng)中，企業(yè)辦公室能夠?qū)⒉煌瑢哟蔚念I(lǐng)導(dǎo)人員和各個(gè)崗位的工作人員聯(lián)系起來，將信息從上往下進(jìn)行逐級(jí)傳達(dá)，將基層員工的訴求以及建議向領(lǐng)導(dǎo)人員反饋。除此之外，企業(yè)辦公室行政管理工作還具備統(tǒng)籌全局的職能。企業(yè)單位在日常運(yùn)營(yíng)的過程當(dāng)中，辦公室需要將各種信息搜集匯總起來，同時(shí)保障這些信息的精準(zhǔn)性和完整性，同時(shí)對(duì)企業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行監(jiān)督管理，一旦出現(xiàn)問題需要立刻進(jìn)行協(xié)調(diào)處理工作，借此有效保障企業(yè)單位工作效率和工作質(zhì)量，提升企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[2]。

2 企業(yè)辦公室行政管理存在的問題

2.1 缺乏精細(xì)化管理意識(shí)

企業(yè)辦公室工作對(duì)于企業(yè)單位日常運(yùn)營(yíng)有著無可替代的重要作用，因此其也對(duì)企業(yè)單位辦公室行政管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了新的要求標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)今，隨著精細(xì)化管理理念的發(fā)展與普及，其也對(duì)辦公室行政管理工作人員提出了新的要求標(biāo)準(zhǔn)，要求他們積極轉(zhuǎn)變自身的管理理念，樹立精細(xì)化管理理念。但是現(xiàn)今我國絕大多數(shù)辦公室行政工作人員都不具備過硬的理論素質(zhì)，同時(shí)存在注重管理、看輕服務(wù)的問題，沒有樹立一個(gè)完善的精細(xì)化管理理念。這對(duì)企業(yè)辦公室行政管理工作的效率以及質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。第一點(diǎn)，拖慢了企業(yè)單位制度建設(shè)工作進(jìn)程，不利于企業(yè)單位對(duì)自身內(nèi)部各項(xiàng)工作建立完善的體系；第二點(diǎn)，不利于企業(yè)單位辦公室工作人員對(duì)工作流程進(jìn)行梳理，同時(shí)工作人員也無法有效完成自身的本職工作，和企業(yè)單位各個(gè)部門之間進(jìn)行良好的溝通與交流。最終導(dǎo)致企業(yè)單位之中出現(xiàn)嚴(yán)重的不擔(dān)當(dāng)、不作為問題，不利于企業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展[3]。

2.2 缺乏完善的行政管理制度

要想有效將企業(yè)單位榜公示行政管理工作進(jìn)行有效落實(shí)，企業(yè)就必須要制定出一個(gè)科學(xué)合理的行政管理制度，借此做到有制度可依、有據(jù)可循，同時(shí)對(duì)企業(yè)單位辦公室行政管理工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范化管理，有效防止企業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的問題[4]。但是現(xiàn)今我國絕大多數(shù)企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員都沒有認(rèn)識(shí)到行政管理制度的重要性，對(duì)于行政管理制度建設(shè)工作不夠上心，這直接導(dǎo)致企業(yè)單位辦公室行政管理制度建設(shè)工作之后，造成了非常多的消極影響，本文將之總結(jié)如下：

在進(jìn)行工作的過程遇到問題是無法得到制度的保障，職責(zé)權(quán)限非常混亂，直接導(dǎo)致工作效率非常低下，無法將工作進(jìn)行公開化和透明化，最終導(dǎo)致企業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)嚴(yán)重的腐敗問題。總而言之，企業(yè)單位如果沒有注意建立一個(gè)完善的辦公室行政管理制度，那么將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)單位辦公行政管理工作職能不明確、工作依據(jù)不清晰以及工作流程不順暢等多方面的問題，不利于企業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[5]。

3 新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政管理的路徑

3.1 提升企業(yè)辦公室行政管理工作人員的綜合素質(zhì)

要想有效提升企業(yè)辦公室行政管理工作人員的綜合素質(zhì)，企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)工作的力度。第一點(diǎn)，企業(yè)單位可以組織辦公室行政管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，對(duì)辦公室行政管理方面的理論知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，該方面的內(nèi)容主要包含精細(xì)化管理、行政管理、商務(wù)接待以及檔案管理等多方面的知識(shí)點(diǎn)，僅此有效提升辦公室行政管理工作人員的精細(xì)化管理能力和服務(wù)能力；第二點(diǎn)，在企業(yè)單位內(nèi)部建立一個(gè)學(xué)習(xí)平臺(tái)，結(jié)合辦公室行政管理工作人員的實(shí)際需求以及職業(yè)規(guī)劃對(duì)崗位進(jìn)行調(diào)整，借此有效優(yōu)化人力資源配置，提高工作人員的工作效率和工作質(zhì)量；第三點(diǎn)，為辦公室行政管理工作人員的智力、能力提升提供相關(guān)資源[6]。在新形勢(shì)的背景之下，其要求辦公室行政管理工作人員必須要具備良好的服務(wù)意識(shí)，同時(shí)結(jié)合企業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行學(xué)習(xí)，在實(shí)際工作過程當(dāng)中使用發(fā)展的眼光對(duì)待問題，并將之解決。除此之外，企業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)辦公室行政管理工作人員將企業(yè)內(nèi)外部關(guān)系處理好，建設(shè)一個(gè)具備向心力的團(tuán)隊(duì)。在進(jìn)行行政管理工作的過程當(dāng)中，工作人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)決貫徹以人為本的管理理念，建設(shè)一個(gè)和諧的人際關(guān)系，激發(fā)出企業(yè)工作人員的工作積極性，為企業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[7]。

3.2 建立完善的行政管理制度

企業(yè)單位要想促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展，就必須要在內(nèi)部建立一個(gè)完善的行政管理制度。特別是在當(dāng)前我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代背景之下，企業(yè)單位辦公室行政管理工作的重要性也隨之變得越來越突出。企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)堅(jiān)決貫徹具體問題具體分析的核心原則，結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，建設(shè)出一個(gè)符合自身辦公室行政管理工作實(shí)際的規(guī)章制度，借此不僅能夠?qū)k公室行政管理工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，同時(shí)還可以有效提升辦公室行政管理工作人員的溝通交流能力和執(zhí)行能力。在此過程當(dāng)中，企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分利用激勵(lì)機(jī)制來對(duì)企業(yè)單位工作人員進(jìn)行科學(xué)管理，通過將物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)有機(jī)結(jié)合起來，堅(jiān)決貫徹公平性、差異性的核心準(zhǔn)則，建立一個(gè)科學(xué)合理的薪酬方案[8]。在對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行薪酬考核的過程當(dāng)中，企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)分配機(jī)制，有效防止出現(xiàn)平均主義以及資歷至上的情況，應(yīng)當(dāng)以工作人員的個(gè)人業(yè)務(wù)作為考核指標(biāo)，綜合崗位性質(zhì)、工作難度、工作質(zhì)量等多方面的內(nèi)容確定工作人員的薪酬。除此之外，企業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)結(jié)合績(jī)效考核工作的最終結(jié)果，對(duì)激勵(lì)制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化，并且應(yīng)當(dāng)在企業(yè)單位戰(zhàn)略規(guī)劃之中將工作人員的個(gè)人發(fā)展和企業(yè)單位發(fā)展有機(jī)結(jié)合在一起，借此有效激發(fā)出辦公室行政管理工作人員的工作積極性，有效提高他們的工作效率和工作質(zhì)量[9]。

4 結(jié) 語

辦公室行政管理工作對(duì)于企業(yè)單位有著無可替代的重要作用，通過該工作能夠有效提升企業(yè)單位日常運(yùn)營(yíng)的效率以及質(zhì)量，幫助企業(yè)單位在社會(huì)上樹立一個(gè)良好的口碑形象，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。有鑒于此，我國有識(shí)之士必須要在新形勢(shì)的背景之下加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政管理路徑選擇。

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