李恒英

摘 要 基層單位檔案管理工作是一項不可缺少的基礎性工作，檔案作為有關單位開展各項工作的真實記錄，反映了單位建立以來的發(fā)展歷程，具有重要的真實性、歷史性、價值性等特點。面對網絡時代、信息時代、大數(shù)據(jù)模式的社會新形勢，基層檔案工作還存在一些不適應的地方，文章嘗試分析基層單位檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足之處，并針對性地提出提高基層單位檔案管理工作成效的措施。

關鍵詞 檔案管理；信息時代；互聯(lián)網；數(shù)字化

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2019）234-0180-02

1987年9月5日公布、1988年1月1日實施的《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義為：“是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄?！庇纱丝芍谏鐣骰鶎訂挝恢?，檔案是單位自建立以來從事各種建設、發(fā)展、服務工作時形成的有價值的文字、圖表、聲像等歷史紀錄資料，如實反映了基層單位開展各項工作的實際歷程。做好檔案管理工作對基層單位的發(fā)展具有重要意義，因為檔案資料總結了基層單位開展各項工作的指導思想、工作成績和重要經驗，對單位統(tǒng)籌規(guī)劃未來的建設和發(fā)展工作具有重要的借鑒作用，有利于基層單位進一步地改進和完善單位的自身建設。在新形勢下，檔案管理工作也在社會發(fā)展的推動下發(fā)生著變化，逐步從傳統(tǒng)的手工處理各種文字檔案工作模式轉變?yōu)楝F(xiàn)代化的計算機操作管理數(shù)字化信息檔案模式，并實現(xiàn)了檔案的網絡共享。目前，在社會生活快速發(fā)展的過程中，基層單位的檔案管理工作中還存在一些不足，為社會、為單位還沒有發(fā)揮充分的作用。為了進一步提高檔案管理工作的效率和質量，促進基層單位的改革和發(fā)展，本文對檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足之處進行分析，提出一些改進基層單位檔案管理工作成效的方法和措施。

1 目前基層單位檔案管理工作存在的不足之處

1.1 工作方式和手段陳舊落后

目前，我國的經濟和科學技術發(fā)展迅速，信息網絡技術和互聯(lián)網技術廣泛應用于社會各個層次，促進了社會生活的飛躍發(fā)展。在信息化和網絡化時代的背景下，檔案管理的內容、方法、形式也在發(fā)展和變化。但是，目前仍有部分基層單位沒有跟上時代發(fā)展，其檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理設施和管理方法，部分檔案管理工作人員沒有實時提高自己的知識水平和技術能力，工作能力不能滿足新形勢下的檔案管理工作要求，在檔案管理工作中仍然采用手工處理紙質媒介的方式來進行檔案的收集、分類、歸檔、檢索，不能運用信息技術、網絡技術和計算機技術，不能掌握先進的管理檔案方法和技術，工作方式和手段陳舊落后。這些不足之處，不利于檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，影響工作效率和質量。

1.2 工作人員思想和業(yè)務素質落后

目前，部分基層單位，領導和單位員工在思想上對檔案管理工作不夠重視，沒有認識到檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識。認為檔案管理工作只是簡單的對有關資料進行整理、保存、查詢等業(yè)務，認為檔案對于單位的主要業(yè)務工作幫助不大。由此，忽視了對檔案管理工作的關注和支持，忽視了檔案管理工作隊伍的建設。部分檔案管理人員缺乏過硬的專業(yè)素質和工作能力，沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理業(yè)務培訓和教育，因此，在檔案管理工作中，由于缺乏嚴格認真的工作態(tài)度和良好的專業(yè)素質，在對有關檔案資料進行收集、分類、歸檔、檢索等過程中出現(xiàn)失誤。

1.3 檔案管理硬件設施落后

部分基層單位由于各種原因，如領導思想上不夠重視、單位經費緊張等，從而在檔案管理工作的硬件建設方面投入不夠，甚至在單位的經費預算里沒有列入檔案管理工作經費，造成檔案管理工作設備和場地陳舊落后，缺乏舒適的工作環(huán)境和先進的技術設備，缺乏符合檔案管理防火、防盜、防潮、防霉等標準要求的現(xiàn)代化庫房，影響了基層單位檔案管理工作的進一步發(fā)展。

2 提高基層單位檔案管理工作成效的措施

針對以上基層單位在檔案管理工作中存在的問題，為了提高檔案管理的工作效率與成績，發(fā)揮好檔案管理的輔助和促進作用，基層單位應該采取有效措施來改進和完善檔案管理工作。

2.1 制訂并完善檔案管理制度

基層單位在思想上要認識到檔案管理工作的重要性，制訂并完善檔案管理制度。按照國家檔案法律法規(guī)的要求，制定檔案收集方案、文件存檔范圍和保管期限，建立健全檔案資料鑒定、收集、分類、檢索、保管、調閱、利用、統(tǒng)計、銷毀制度，建立檔案信息安全保密、檔案管理設備維護、突發(fā)事件應急管理等工作制度，明確規(guī)定檔案管理的崗位職責、工作紀律、工作規(guī)范，并定期對檔案管理工作進行檢查，充分調動工作人員的工作積極性和主動性，確保工作人員能夠完整齊全地收集各類檔案，并對檔案科學分類、規(guī)范整理、合理組卷、有序存放、高效利用，圓滿完成檔案管理工作任務。

2.2 改進和完善工作方式和手段

在當前信息化和網絡化的社會形勢下，傳統(tǒng)紙質檔案的收集、鑒定、分類、保管、利用等檔案管理模式逐步轉變?yōu)橛嬎銠C操作的數(shù)字化檔案信息管理模式，并實現(xiàn)了檔案信息的網絡共享?；鶎訂挝坏臋n案管理工作應適應時代發(fā)展需要，以發(fā)展和創(chuàng)新思維，采用新技術、新方法、新理念，開展檔案數(shù)字化工作，建立單位檔案信息網絡管理系統(tǒng)，讓檔案管理人員能夠利用檔案管理軟件和電子設備，把檔案材料數(shù)字化處理形成文字、圖片、錄像的電子格式，有序進行檔案信息計算機錄入工作，建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，并通過互聯(lián)網開展檔案的收集、傳遞、管理和利用工作。

2.3 加強單位檔案管理工作的硬件建設

在現(xiàn)代化條件下，為改進和完善檔案管理工作方式，推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展，基層單位要根據(jù)需要，加快推進檔案管理硬件建設。從人力、物力、財力上合理規(guī)劃，切實實現(xiàn)檔案資料存儲數(shù)字化和管理網絡化。為此，基層單位要將檔案工作經費納入年度預算，并確保經費的落實，根據(jù)需要，引進先進的檔案管理硬件和軟件設施，建設合格標準的現(xiàn)代化檔案庫房，按照防火、防盜、防光、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防高溫、防污染的要求配備監(jiān)控、消防、防盜、溫度濕度控制等設備。建立并完善相適應的數(shù)字檔案管理制度，建立檔案信息安全防護體系，嚴防信息丟失、外泄和秘密泄露，確保電子檔案的長期保存和利用。

2.4 提高檔案管理工作人員的思想和業(yè)務素質

在新形勢下，為適應數(shù)字化檔案管理工作要求，基層單位要加強檔案管理隊伍建設。要通過多種方式和途徑，大力提高檔案管理工作人員的思想和業(yè)務素質，建立一支政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案管理工作隊伍。

首先，基層單位要不斷開展檔案管理工作人員的思想政治教育和培訓，定期組織員工參加社會主義思想專題培訓班，用科學的世界觀和新時代中國特色社會主義思想武裝工作人員頭腦，激發(fā)他們工作的積極性和主動性，樹立為國家、為人民服務的思想意識，培養(yǎng)樂于奉獻、銳意進取、嚴以律己、高度負責的工作態(tài)度，為做好檔案管理工作打下基礎。

其次，基層單位要定期組織檔案管理工作人員參加科學技術和業(yè)務素質培訓班，接受檔案管理知識、計算機知識、法律知識、信息網絡技術等課程培訓，豐富工作人員的知識水平，提高檔案管理人員的綜合素質，促使他們具備業(yè)務精湛、知識豐富、技術過硬的水平和能力，完全勝任新形勢下的數(shù)字檔案管理工作，為單位檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻力量。

最后，為優(yōu)化檔案管理工作隊伍的結構，基層單位應建立科學的引才機制，通過嚴格考核、競爭上崗引進優(yōu)秀的檔案專業(yè)人才，充實檔案管理隊伍。

3 結論

綜上而言，做好檔案管理工作對基層單位的發(fā)展和正常運行具有不可替代的作用，為適應新形勢下檔案管理工作的要求，基層單位應在思想上重視檔案管理工作，制訂并完善檔案管理制度，改進和完善工作方式和手段，加強單位檔案管理工作的硬件建設，提高檔案管理工作人員的思想和業(yè)務素質，改善和提高檔案管理工作成效，推動基層檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

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