劉瑜

摘 要：新形勢下，衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理工作應(yīng)該與時俱進，跟上社會發(fā)展的步伐，才能滿足人們的需求。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，衛(wèi)生計生檔案管理工作也逐漸朝著信息化、技術(shù)化、規(guī)范化方向發(fā)展。如何做好衛(wèi)生計生檔案信息化建設(shè)工作，是目前該單位迫切需要解決的問題。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu);檔案管理;信息化

一、衛(wèi)生計生檔案信息化管理的重要性

檔案屬于直接性的歷史記錄，因此其管理工作涉及的信息量較大，而傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依靠人工和紙質(zhì)，資料的收集、儲存和整理都比較麻煩。而衛(wèi)生計生檔案信息化管理主要是使用現(xiàn)代信息化的模式進行檔案管理工作，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作效率較低，質(zhì)量不高等現(xiàn)象，促使檔案管理朝著信息化、智能化、規(guī)范化和系統(tǒng)化方向發(fā)展，使衛(wèi)生計生檔案管理能夠滿足時代發(fā)展的潮流。

（一）滿足信息化社會的需求

處于信息化時代，社會信息化進程速度日趨加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會發(fā)展中必不可少的重要資源。檔案作為一個單位或者個人歷史的真實、全面的反應(yīng)，更是一個單位規(guī)范管理的重要基礎(chǔ)，其在人力資源管理中占據(jù)核心位置。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展以及檔案管理朝著開放化和社會化方向的改革，推動了檔案管理信息化建設(shè)的步伐，這是社會發(fā)展的必然要求，更是我國信息化管理工作的重要內(nèi)容。

（二）滿足檔案信息安全的需求

檔案信息化管理是以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的一種現(xiàn)代化工作模式，是對傳統(tǒng)檔案管理的重要改革。檔案信息以電子文件的形式儲存在計算機中，可以為檔案管理提供全面信息，同時能避免紙質(zhì)文件容易丟失、受潮等弊端。因此，實施檔案信息化管理能滿足檔案信息安全的需求，使得檔案信息利用效率得以提高。

二、目前衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理的存在的問題

（一）檔案管理意識不強，檔案利用率不高

近年來，各級衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)都在積極完善檔案管理機制，但是仍然有許多管理人員尤其領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識不強，認(rèn)為檔案工作并不重要，致使檔案管理工作趨于形式化現(xiàn)象嚴(yán)重。其根本原因就是相關(guān)人員沒有從思想上意識到檔案管理工作在衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)的重要性，工作人員存在亂方檔案，檔案材料丟失或者損壞的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。其次，由于領(lǐng)導(dǎo)階層不重視檔案管理工作，使得相關(guān)規(guī)章制度無法落實到位，檔案信息資源的開發(fā)也存在嚴(yán)重不足，最終影響了檔案的使用效率，影響了檔案工作的順利開展。最后，衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)還沒有構(gòu)建完善檔案信息化管理制度。同時多數(shù)檔案管理一線的工作人員沒有正確理解檔案信息化建設(shè)的意義，在具體工作中出現(xiàn)不配合、懶散等情緒，這都不利于檔案信息化建設(shè)的實施。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不健全

因為我國的檔案信息化建設(shè)起步較晚，許多單位的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還不健全。缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施，致使衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)的檔案信息化建設(shè)水平比較低。構(gòu)建信息化檔案管理模式，不但需要具備外部硬件設(shè)施，還必須具有先進的內(nèi)部軟件設(shè)施，比如專業(yè)的檔案管理軟件。但是，當(dāng)前衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)基本都采用各行業(yè)通用版本的檔案管理軟件，缺乏針對性和實用性，致使許多軟件和具體的檔案管理工作不相適應(yīng)，另外多數(shù)業(yè)務(wù)檔案所需要使用的功能軟件比較缺乏，相關(guān)業(yè)務(wù)檔案必須要工作人員來專門整理，這樣以來不但影響了工作效率，也造成了資源浪費。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人工，信息化水平落后。新形勢下的信息化管理其管理人員必須具備信息化工作能力，可以熟練操作信息化設(shè)備和軟件進行檔案管理工作，才能把檔案信息化建設(shè)落到實處。但是，目前衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)缺少全能型管理隊伍，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)有效開展。首先，當(dāng)前各級衛(wèi)生計生機構(gòu)的檔案管理人員綜合素質(zhì)都不高，思想落后，專業(yè)能力不強。許多檔案管理工作人員不熟練計算機和相關(guān)軟件系統(tǒng)的操作，容易造成檔案工作中出現(xiàn)錯誤。其次，檔案管理專業(yè)人員沒有深入了解衛(wèi)生計生監(jiān)督等方面的專業(yè)知識，致使收集分檔數(shù)據(jù)和整理資料的時候速度較慢，準(zhǔn)確性不高。

三、提高衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)檔案信息化建設(shè)的策略

（一）樹立先進的檔案管理意識

檔案管理信息化是檔案行業(yè)未來發(fā)展的主要方向，因此，衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門應(yīng)該樹立先進的檔案管理思想，意識到檔案信息化建設(shè)的重要性。衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)可以把檔案信息化建設(shè)納入到該機構(gòu)信息化建設(shè)的總體目標(biāo)當(dāng)中，加大資金投入力度，配齊專業(yè)設(shè)備、專業(yè)軟件，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)計算機知識，就強領(lǐng)導(dǎo)，始終把檔案信息化建設(shè)作為該機構(gòu)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。開展檔案信息化建設(shè)專題會議，詳細(xì)講解我黨對檔案管理工作提出的新要求，使相關(guān)工作人員真正從思想上意識檔案信息化建設(shè)對該機構(gòu)發(fā)展所發(fā)揮的重要作用，使提高檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識深入到檔案管理人員的內(nèi)心深處。

（二）重視檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施主要分為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)以及系統(tǒng)軟件建設(shè)等等。完善的基礎(chǔ)設(shè)施是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要條件。因此，衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)該重視檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建。首先，針對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需要檔案管理部門制備專業(yè)化的檔案信息處理軟件和硬件設(shè)施，這是保證信息化處理工作順利開展的前提。其次，檔案管理工作人員需要根據(jù)衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理工作的具體情況，從整體出發(fā)研究檔案的數(shù)量以及信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)內(nèi)容，積極創(chuàng)新研發(fā)出獨具特色的管理功能，體現(xiàn)信息化管理的價值。最后，檔案管理也需要努力構(gòu)建完善的信息化資源機制，促使檔案信息實現(xiàn)資源共享的局面。

（三）構(gòu)建完善的信息化管理制度，規(guī)范工作流程

完善的檔案管理信息化管理機制是檔案管理信息化建設(shè)的重要憑證，也能避免因為準(zhǔn)則不同而帶來的麻煩。例如，錄入檔案信息、掃描和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)冗^程中，假如缺乏統(tǒng)一的要求，就會導(dǎo)致產(chǎn)生的信息文件格式存在差異，不同格式的信息文件進行轉(zhuǎn)變以后很難保證不出差錯，這就給后期的檔案信息化管理工作帶來困難。構(gòu)建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)機制環(huán)節(jié)當(dāng)中，不但要從整個檔案領(lǐng)域出發(fā)來規(guī)范檔案信息化的具體要求和內(nèi)容，還需要細(xì)化到檔案管理信息化的每一個步驟中。

（四）培養(yǎng)一支復(fù)合型檔案管理人才隊伍

檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，工作人員是占據(jù)主導(dǎo)位置，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接影響衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)檔案信息化建設(shè)的進度。首先，相關(guān)工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，不斷學(xué)習(xí)新知識，在工作當(dāng)中積極創(chuàng)新，熟練掌握各種新型的管理知識和技術(shù)，比如檔案管理知識、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，才能加快檔案信息化建設(shè)的步伐。其次，單位應(yīng)該大力引進和培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才。對于具備衛(wèi)生計生專業(yè)知識，缺少計算機相關(guān)知識和技術(shù)的檔案管理人員，要定期開展系統(tǒng)的培養(yǎng)，不但提高其實際操作能力;針對只具有檔案管理能力和計算機相關(guān)知識和技能的工作人員，衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)可以定期舉行知識講座、學(xué)術(shù)討論等活動，以此扎實相關(guān)工作人員的衛(wèi)生計生專業(yè)知識。最后，大力引進具備衛(wèi)生計生專業(yè)知識和計算機信息技能的綜合性人才，這是促進衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案信息化人才建設(shè)順利開展的有效措施。

總之，檔案信息化建設(shè)屬于一項長期性、專業(yè)性以及系統(tǒng)性工作。隨著科技的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)的普遍運用為檔案管理工作的發(fā)展提供了良好機遇。因此，衛(wèi)生計生監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)該采取各種有效措施促進檔案管理信息化的建設(shè)，使檔案管理工作可以更好的使用信息技術(shù)，促進檔案管理工作的發(fā)展。

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