郭婷

摘 ?要：以往高校在學生學籍檔案管理方面一直通過紙質(zhì)材料來收集學生個人信息數(shù)據(jù)，隨著信息化技術(shù)的不斷突破，高校在新形勢下應(yīng)轉(zhuǎn)變以往管理方式，通過信息化技術(shù)來強化其管理效率、質(zhì)量，并選取和培養(yǎng)符合檔案信息化管理人才，形成有制度、規(guī)劃、目標的檔案管理部門，以此有效解決繁重的檔案管理工作。本文闡述了高校學生學籍檔案管理中存在的弊端，并提出相應(yīng)解決策略，以期有效促進高校通過信息化技術(shù)來強化其工作效率。

關(guān)鍵詞：高校學生;學籍檔案;信息化管理

高校學生學籍檔案管理是用來保存和記錄大學生在校期間的生活、學習、獎懲等歷史記錄，更是社會和高校用來培養(yǎng)人才的參考資料。隨著21世紀我國各大高校擴大招生，學生人數(shù)逐年遞增，在此情況下高校學籍檔案管理工作更為繁重。因此，高?？赏ㄟ^信息化技術(shù)來改善此現(xiàn)象，讓學籍檔案管理工作更具有先進性、科學性。

一、高校學生學籍檔案管理具體作用

學籍檔案管理是指高校管理人員對學生入校時所錄入的信息進行管理并登記，其中包含學生的入學時間、身份證號、姓名及家庭住址等，通過學籍檔案管理來記錄學生的學習情況，以此來助力其他部門獲取學生信息。由于學生檔案類屬于機密文件，需要根據(jù)規(guī)定程序進行傳遞，因此高校需嚴格對其進行保管及管理。學生學籍檔案管理在高校中基本分為兩項工作，第一項是從學生入學至畢業(yè)后所形成的具有一定保存價值的檔案材料，其中包含學生在校時期所記錄的生活、學習、科研、實踐等客觀性歷史資料。第二種是根據(jù)《普通高等學校學生管理規(guī)定》中所規(guī)定的高校學籍管理章程，其中包含學生成績管理、入學記錄、注冊記錄、轉(zhuǎn)專業(yè)記錄、轉(zhuǎn)學及休學、退學、結(jié)業(yè)、畢業(yè)等方面的記錄。檔案管理工作無論以何種形式進行管理，它都將以記錄信息為主要目的。當前我國多數(shù)高校在管理學生學籍檔案方面過于傳統(tǒng)化，從而導致工作過程中出現(xiàn)許多阻礙。

二、高校學生學籍檔案管理中存在的弊端

（一）管理人員數(shù)量不足

首先，本身社會中具有專業(yè)檔案管理的工作人員數(shù)量就不足，雖然高校為學生學籍檔案管理配備了相應(yīng)的部門，也邀請一些人員進行管理工作。但由于人才專業(yè)能力較差，數(shù)量較少，無法滿足當前高校所需人才數(shù)量，且這些管理人員并不具備專業(yè)檔案管理的能力及水平，從而導致在進行管理工作中由于業(yè)務(wù)不熟練常常出現(xiàn)些許失誤，甚至有些工作人員在此之前毫無管理經(jīng)驗，也沒有接受過檔案管理培訓，只能按部就班進行工作流程。其次，二級學院中并不具備高素質(zhì)學籍檔案管理人才。當前我國高校不斷深入改革人事制度，對人才就業(yè)標準逐年遞增。高校在聘請專業(yè)學籍檔案工作人才時只能通過學生工作、教師輔導、行政人員的崗位來校內(nèi)換崗或是進行院聘來解決，但這些工作人員在工作過程中普遍呈現(xiàn)工作不穩(wěn)定的現(xiàn)象，且由于不是自己所擅長的專業(yè)，無法集中注意力去更好的完成工作。同時，外聘的工作人員在對學籍檔案管理重要性意識十分淺薄，從而導致部分人員對此不重視、不熟悉且不負責。甚至部分高校在檔案管理工作中將學生學籍分散于班主任辦公室、學工辦辦公室，或是讓學生自己來妥善保管，從而導致多數(shù)學生學籍檔案造成遺失或損壞現(xiàn)象，讓高校檔案管理工作遭受到了一定阻礙和損失。

（二）管理制度尚未完善

隨著高校不斷加強學生學籍檔案管理工作，在管理過程中成立了完善的檔案管理制度，并對管理人員提出更為可行的合理意見，明確各個部門所管理的職責范疇。但從實際來看，其管理制度仍然缺乏細節(jié)化操作，且專業(yè)水平并沒有因此增強。本身學生檔案中記錄的東西十分繁雜，且具有龐大的信息量，管理人員需要從中辨別出具有價值的資料信息進行保存，這項工作對于個人來說十分巨大。但由于多數(shù)高校二級部門對學生學籍檔案管理工作并不是十分清楚，如管理工作中的實體分類、序列編排、體系結(jié)構(gòu)及類目設(shè)置更是十分茫然，只能夠像院校遞交當前存在的檔案，對其具體管理需求、管理模式、歸檔要求、整理要求并沒有產(chǎn)生足夠重視，且個人水平也不足以完成這項任務(wù)。此外，高校學生學籍檔案管理人員在整理和收集學生檔案的過程中略顯吃力，由于檔案管理人員常常被動等待其他部門對其信息進行整理，并遞交給檔案管理人員，從而導致該材料錯失本應(yīng)遞交時間，常常拖延至半年甚至一年才成功遞交。這種人員工作流程的問題變動，將會導致部分具有非常重要價值的信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。

（三）信息化水平較低

自我國高校開始不斷拓展招生數(shù)量后，2000年左右高校全日制在校生已不足6000余人，但2010后高校全日制在校生突破至30000人左右，這項數(shù)據(jù)對于高校的沖擊十分巨大，學生人數(shù)的急劇遞增導致高校學生學籍檔案出現(xiàn)膨脹現(xiàn)象。不僅如此，由于學生生源來自全國各地，其檔案管理更是設(shè)計到學生部門、教育部門等多數(shù)相關(guān)部門，在此情況下，我國多數(shù)學生學籍檔案管理還處于使用紙質(zhì)材料進行資料收集時期，十分抵觸管理部門為其提供的電子信息收集材料，認為這項工作措施具有一定風險性，不僅不易保存，且十分容易遺失。如若高校一直將信息收集數(shù)據(jù)置放于檔案房間內(nèi)，不僅不利于保存，且分析起來十分困難，例如某高校將檔案存放于300平方的房間內(nèi)，自2000年至2010年，前后十年該檔案存放房間擴張至1200平方米左右，且學生學籍數(shù)量更是逐年遞增?？梢灶A見，如若高校要分析近十年的學生信息需要多大的工作量。由此可見，大數(shù)據(jù)背景下，以往高校檔案管理工作流程已經(jīng)不能滿足于現(xiàn)代招生規(guī)模，高校檔案管理工作必須耗費資源通過信息化技術(shù)來進行管理，以此提升高校檔案管理工作效率。

三、高校學生學籍檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）加強檔案管理重視

高校學生學籍檔案的作用是高校和相關(guān)部門用于進行分析和數(shù)據(jù)統(tǒng)計的參考資料，更適用于社會聘用、選拔及考核人才的所依據(jù)的必備信息，類屬于歸家機密文件。只有有效、客觀、真實的學生學籍檔案才可以向高校和社會反饋出學生在校期間的學習情況和行為品德，以此作為科學聘用、選拔及研究人才的客觀反映數(shù)據(jù)。因此，高校應(yīng)加強學生和教師對學生學籍檔案的認識，讓其明白學生檔案的重要性，知曉學籍檔案將會影響學生的就業(yè)情況，高校教師是否準確對學生做出學習評價也會影響到學生日后的工作、學習及生活，他們是參與學籍檔案的主體，更是其數(shù)據(jù)來源。例如在學生入校后，高校會安排學生填寫學籍信息卡，用來記錄學生的個人信息、學習背景、家庭情況、教育情況及親人聯(lián)系方式，并由高校教師在年終時對學生進行評價。由此可以看出，只有高校教師及學生對學籍信息檔案具有明確認知，并了解其重要性，才能夠在面對檔案形成環(huán)節(jié)時保持嚴謹?shù)男袨榕c思想，公正且客觀的去完成檔案填寫，以此形成具有真實性的客觀學籍檔案，保障該檔案中的任何信息都具有客觀性、可利用性、完整性及真實性。

（二）提升管理人員能力

首先，高校應(yīng)積極建設(shè)專業(yè)學籍檔案管理隊伍。檔案管理工作在實際工作過程中需要專業(yè)人員具備高超的信息技術(shù)能力，如序列編排、類目設(shè)置、體系結(jié)構(gòu)等系統(tǒng)操作，如今我國IT技術(shù)發(fā)展十分迅速，且多樣化的操作方式令人們難以完全掌握，且大數(shù)據(jù)、云計算等高科技技術(shù)的突破更是讓檔案管理人員應(yīng)接不暇。因此，大數(shù)據(jù)背景下高校應(yīng)積極將信息化技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，構(gòu)建完善的高水平學生學籍檔案管理隊伍是勢在必行的。其次，高校應(yīng)積極展開管理隊伍學生學籍檔案信息化技術(shù)培訓，根據(jù)當前信息管理人員制度策劃培訓方案，由于二級單位內(nèi)安排專業(yè)檔案管理人員難度較高。因此，高校可通過培訓的方式來強化檔案管理質(zhì)量，招聘本科學歷以上的檔案管理人員進行工作，因為他們無論是從工作能力或是思想道德方面都具有可塑性，高校通過培訓來指導他們學習信息化檔案管理效率會非常高，可完勝檔案管理工作。最后，高校需要設(shè)立檔案管理工作人員考核機制，由于學生學籍檔案管理工作屬于教學輔導工作，一般高校對此沒有加以重視，因此該部門工作人員在評職、晉升方面較其他部門少很多，且外聘的二級單位工作人員本身待遇較低，更嚴重缺少晉升機制及評職稱的機會。從而導致高校大量流失學生學籍檔案管理人才，高校應(yīng)慎重考慮人才流失問題及工作人員晉升問題。

（三）完善檔案工作制度

高校在發(fā)揮其學生檔案管理工作功能時，應(yīng)積極成立檔案管理部門，該部門主要負責根據(jù)近年來我國所頒布的有關(guān)檔案管理類的法律法規(guī)，以此結(jié)合本校實際情況來制定符合檔案管理流程的具體實施規(guī)則，以此保障學生學籍檔案能夠妥善置放、等級、保存，并采取二級檔案工作人員的建議，達成上下部門協(xié)調(diào)統(tǒng)一，讓高校學生學籍檔案管理工作更具有規(guī)范性、嚴謹性。此外，高校還應(yīng)積極強化二級單位在檔案管理工作中的效用，通過定期檢查信息平臺中學生學籍檔案、對二級單位進行指導和幫助，以此妥善存放學生學籍檔案，便于高校與社會用來參考，在發(fā)現(xiàn)問題時需要及時整改，讓其管理工作不留死角。高校還需監(jiān)督檔案管理工作開展質(zhì)量，以此確保學生檔案不會由于二級單位個人失誤造成損壞或遺失。

結(jié)束語：

近年來，我國高校已經(jīng)逐漸意識到學生學籍檔案管理工作的重要性，也認識到學生學籍檔案關(guān)系到學生的信息及社會選取人才的參考數(shù)據(jù)。因此，高校應(yīng)積極加強校內(nèi)師生及工作人員對學籍檔案的重視，并由專業(yè)人員對檔案管理人員進行培訓及指導信息化技術(shù)，以此提升檔案管理人員的工作能力，而后通過管理部門對其監(jiān)督工作完成質(zhì)量，以此保障學生的檔案在信息化技術(shù)的應(yīng)用下發(fā)揮應(yīng)有功效。

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作者簡介：

郭 ?婷（1982.10-），女，蒙古族，河南南陽人，學歷：本科 職稱：助理館員，研究方向：高校檔案管理與研究。