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提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理與服務(wù)能力的思考

2019-07-13 09:16那娜
財(cái)訊 2019年31期
關(guān)鍵詞:思考

摘?要:在信息技術(shù)的應(yīng)用下,原有會(huì)計(jì)檔案的形式有所改變,會(huì)計(jì)檔案是相當(dāng)重要的記錄,保留著原始的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及決策,其檔案管理工作的規(guī)范及專業(yè)的服務(wù)能力是管理事物有序進(jìn)行的前提,但目前存在的問題便是在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作及服務(wù)水平上做的還不到位,重視度不夠,不利于推動(dòng)企事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。隨著企事業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)越發(fā)頻繁,加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作,提升服務(wù)能力就顯得很有必要了,本文通過(guò)論述會(huì)計(jì)檔案管理及服務(wù)的意義,分析其發(fā)展趨勢(shì),并針對(duì)現(xiàn)今財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理與服務(wù)存在的問題,提出相關(guān)的建議。

關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案;管理與服務(wù);思考

一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理與服務(wù)的意義

在如今的社會(huì)環(huán)境下,企事業(yè)單位在進(jìn)行財(cái)務(wù)活動(dòng)時(shí)離不開財(cái)務(wù)管理與核算,且在進(jìn)行相關(guān)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí),其在管理方面面臨著諸多的問題??梢姡己玫墓芾砟J郊肮芾砝砟顚?duì)其管理工作是相當(dāng)重要的,只有將會(huì)計(jì)檔案管理工作與有效的服務(wù)兩者融入其中,才能在監(jiān)督的前提下自覺服務(wù)于本單位,提高相關(guān)財(cái)務(wù)檔案的利用率。

(1)有助于提升財(cái)務(wù)管理水平

在如今的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,企事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展與財(cái)務(wù)管理息息相關(guān),且相關(guān)財(cái)務(wù)內(nèi)容較為復(fù)雜,并帶有一定的風(fēng)險(xiǎn)性,健全檔案管理工作利于明確工作流程,規(guī)范工作人員的職責(zé),劃分出工作人員的權(quán)限,減少危險(xiǎn)現(xiàn)象的出現(xiàn),提升會(huì)計(jì)人員自身所擔(dān)負(fù)起的責(zé)任感與道德感,更能體現(xiàn)出其服務(wù)的水平。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷沖擊,傳統(tǒng)舊有的財(cái)務(wù)檔案管理工作未能適應(yīng)新的環(huán)境需求,在較短的時(shí)間內(nèi)也未能很好的將檔案信息向電子數(shù)據(jù)等方向轉(zhuǎn)化過(guò)渡,這也就出現(xiàn)了紙質(zhì)與數(shù)據(jù)等多種形式的組合,在管理上也出現(xiàn)了多樣化不能兼容的類型,因此,良好的服務(wù)意識(shí)一旦提高,財(cái)務(wù)檔案人員的相關(guān)決策就會(huì)更明顯,在其積極的服務(wù)理念的指引下,相關(guān)財(cái)務(wù)管理水平也會(huì)大幅提升。

(2)財(cái)務(wù)檔案管理與服務(wù)是社會(huì)現(xiàn)實(shí)的需要

如今,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理與服務(wù)已成為企事業(yè)發(fā)展的需求,檔案管理工作要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的潮流去進(jìn)行不斷轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新,特別是在管理工作模式與內(nèi)容等方面,因其會(huì)計(jì)檔案管理工作及服務(wù)于企事業(yè)發(fā)展聯(lián)系密切,在檔案管理的資源進(jìn)行信息整合、提升服務(wù)能力對(duì)于企事業(yè)而言具有現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)今企事業(yè)發(fā)展形式較為多元化,經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)模逐漸擴(kuò)大,也打破了舊有的模式,使得相關(guān)財(cái)務(wù)部門在企事業(yè)決策及發(fā)展過(guò)程中的地位越發(fā)重要,在這種情況下,企事業(yè)單位必須要確保財(cái)務(wù)部門工作的順利推進(jìn),尤其要重視財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理工作及所具有的軟硬件設(shè)備,有完善的管理體系,縮短查詢的時(shí)間,提高財(cái)務(wù)檔案的利用率。同時(shí),在獲取相關(guān)檔案信息時(shí),提升效率及促進(jìn)服務(wù)能力對(duì)于企事業(yè)檔案管理的推動(dòng)力也是極強(qiáng)的。

二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理及服務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)

企事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案一般都需要精細(xì)化的管理與服務(wù),就目前的情況而言,其發(fā)展趨勢(shì)主要包括三個(gè)方面。首先,相關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案可使用委托業(yè)務(wù)外包的方式去管理相關(guān)檔案,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案從性質(zhì)上來(lái)看只是一個(gè)行政類的業(yè)務(wù)工作,談不上是企事業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù),滿足基本需要即可,外包委托給有資質(zhì)的機(jī)構(gòu),有專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)去管理與服務(wù),專業(yè)人做事使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案更規(guī)范化,也讓企事業(yè)單位放心。其次,相關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)化,時(shí)代在變化,社會(huì)也是在不斷進(jìn)步的,傳統(tǒng)舊有的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再適應(yīng)社會(huì)的需求發(fā)展,且紙質(zhì)檔案的查詢較為麻煩,從中精簡(jiǎn)出數(shù)據(jù)分析是不可能的。最后,電子檔案影像化,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生了會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)資料,隨著圖像技術(shù)的提升,也產(chǎn)生了對(duì)于相關(guān)財(cái)務(wù)檔案的影像化需求,文字與數(shù)據(jù)的結(jié)合能較快的進(jìn)行分析,也利于提升財(cái)務(wù)管理水平。

三、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理及服務(wù)上存在的問題

(1)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)淡薄,服務(wù)水平不足

近年來(lái),信息技術(shù)的沖擊使得會(huì)計(jì)檔案也發(fā)生了極大的改變,這也要求相關(guān)管理人員不斷提升自身的管理水平與服務(wù)意識(shí),但就目前國(guó)內(nèi)的形勢(shì)而言,企事業(yè)單位對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)淡薄,服務(wù)水平也欠缺,究其原因還是領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)其不夠重視。大多企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理工作知之甚少,其記錄著整個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程,是單位的見證者,更是單位正常運(yùn)營(yíng)的根基。但由于領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)其認(rèn)識(shí)較少,對(duì)相關(guān)檔案管理人員配置也少,或者就是讓財(cái)務(wù)人員去兼管檔案,雙重工作的壓力下,使得管理工作不及時(shí),這極大地影響著單位工作的延伸進(jìn)展。

(2)缺乏規(guī)范性,管理制度不完善

檔案保管是財(cái)務(wù)工作的收尾階段,也是比較重要的部分,需要財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門進(jìn)行銜接,并嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理方法執(zhí)行。然而,企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的檔案保管上不夠重視,缺乏規(guī)范性,各部門之間的責(zé)任不夠清晰,交接流程混亂,手續(xù)不到位,管理制度也不夠健全完善,使得會(huì)計(jì)檔案信息的安全性較弱,造成會(huì)計(jì)信息出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)性系數(shù)高。信息技術(shù)高速發(fā)展的今天,會(huì)計(jì)檔案管理工作的要求也越來(lái)越嚴(yán),甚至出臺(tái)了不少檔案管理辦法,但由于企事業(yè)單位的管理流程不夠規(guī)范,管理制度趨于形式,管理人員崗位培訓(xùn)較少,在具體操作時(shí)也顯得服務(wù)水平較低,導(dǎo)致部分會(huì)計(jì)檔案的缺失。

(3)紙質(zhì)檔案管理易損壞

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷擴(kuò)大,各經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)也表現(xiàn)的較為活躍,相關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息數(shù)量也越來(lái)越多,信息分散較為凌亂,同時(shí),其管理人員的水平已經(jīng)不能滿足企事業(yè)的發(fā)展需求,在對(duì)紙質(zhì)檔案管理時(shí)更是力不從心,在無(wú)意中導(dǎo)致部分檔案遭到破壞。當(dāng)然,紙質(zhì)檔案管理不善在很大程度上還是與管理者本人有關(guān),因會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低,未有專業(yè)的培訓(xùn),也沒有豐富的工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)其管理要求認(rèn)識(shí)不足。由于企事業(yè)單位獨(dú)特的性質(zhì),會(huì)受到部門的監(jiān)督及審計(jì),需要對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行查詢,由于查閱的資料較多,相關(guān)人員在不停翻看時(shí)也可能會(huì)破壞紙質(zhì)檔案,這也為會(huì)計(jì)檔案工作帶來(lái)困擾,影響管理工作。

四、提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理與服務(wù)能力的對(duì)策

(1)規(guī)范行為,發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)

要嚴(yán)格規(guī)范企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)工作行為,涉及經(jīng)濟(jì)過(guò)程中的資金安全都要時(shí)刻進(jìn)行檢查,如若發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)隱患與風(fēng)險(xiǎn)要及時(shí)規(guī)避與檢查,始終將規(guī)范的觀念傳遞給管理人員,讓其更加規(guī)范的工作,減少出現(xiàn)的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理工作要更加規(guī)范化與細(xì)致化,對(duì)于憑證的裝訂與填寫要規(guī)范,對(duì)于移交保存要有清晰的手續(xù)流程,去移交給本單位檔案中心管理。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門人員要學(xué)會(huì)發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì),對(duì)于涉及財(cái)務(wù)活動(dòng)的一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行把控,主動(dòng)投身到管理中,為單位提出建議,獻(xiàn)出對(duì)策,奉獻(xiàn)出自己的一份力,做好服務(wù)保障,并要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光從本單位利益出發(fā)去做出相關(guān)整改。

(2)創(chuàng)新管理模式,優(yōu)化管理手段

如今,財(cái)務(wù)部門面臨的工作壓力接踵而至,為了應(yīng)對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展,創(chuàng)新管理模式,優(yōu)化管理手段,提高單位的管理水平是相當(dāng)重要的。為了更好的解決這一問題,提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作,提高效率,企事業(yè)單位在轉(zhuǎn)變管理模式的同時(shí),也要對(duì)管理工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn),提升其業(yè)務(wù)能力水平與綜合素養(yǎng)。實(shí)際上,檔案管理部門要想優(yōu)化管理,簡(jiǎn)化工作流程,調(diào)整崗位職能,做好職位分工是很有必要的,只有此才能更好的提升服務(wù)的質(zhì)量水平。

(3)完善檔案管理機(jī)制,提升管理人員綜合素質(zhì)

任何企事業(yè)單位要想保證檔案的安全性,降低風(fēng)險(xiǎn)系數(shù),就必須要以健全檔案管理機(jī)制為前提,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作并不是隨意的,對(duì)于檔案管理員工的要求較嚴(yán)格,因此,要加強(qiáng)檔案管理員工的專業(yè)性與綜合素養(yǎng),對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn),讓其從中學(xué)習(xí)管理方法與經(jīng)驗(yàn),不斷提升自我的管理服務(wù)水平。

五、總結(jié)

國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的同時(shí)對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案方面的要求也越來(lái)越嚴(yán)格,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理已不能滿足現(xiàn)今社會(huì)的需求,轉(zhuǎn)變舊有的管理模式,不斷轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新就顯得十分重要。作為企事業(yè)單位發(fā)展必不可少的一部分,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化及服務(wù)能力的提升,推動(dòng)單位更加高效化的管理,促進(jìn)企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介:那娜(1974.6-),女,滿族,遼寧岫巖人,本科,會(huì)計(jì)師,研究方向:財(cái)務(wù)工作。

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