張婉瑩

[摘? ? 要] 立足大數(shù)據(jù)環(huán)境下會計(jì)檔案信息化發(fā)展，結(jié)合高校財(cái)務(wù)管理與檔案管理實(shí)際，分析了高校會計(jì)檔案信息資源集成與利用的現(xiàn)狀，從檔案管理角度出發(fā)闡述了推進(jìn)高校會計(jì)檔案信息集成與利用的意義，從概念模型與配套標(biāo)準(zhǔn)、流程再造與權(quán)責(zé)劃分、數(shù)據(jù)全面集成、數(shù)據(jù)保存環(huán)境、數(shù)據(jù)共享利用、信息質(zhì)量與安全保障體系、樹立經(jīng)驗(yàn)典型等七個方面總結(jié)了大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校會計(jì)檔案信息資源集成與利用的實(shí)現(xiàn)路徑。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù);高校;會計(jì)檔案;集成;利用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 15. 023

[中圖分類號] F232? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）15- 0049- 03

1? ? ? 引? ? 言

會計(jì)檔案信息是關(guān)系經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要信息資源。伴隨大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展，智能財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)共享實(shí)踐在各行業(yè)取得階段性成果，“單軌制”檔案管理模式在會計(jì)領(lǐng)域率先獲得法規(guī)和政策保障，在國家機(jī)關(guān)、大型企事業(yè)單位率先展開應(yīng)用。緊隨其后，基于智慧校園和高校財(cái)務(wù)改革發(fā)展成果，以會計(jì)大數(shù)據(jù)發(fā)展為視角治理會計(jì)信息資源，使會計(jì)信息全面集成、實(shí)時積累、科學(xué)治理、精準(zhǔn)利用，成為高校財(cái)務(wù)信息化和檔案管理改革發(fā)展的新趨勢、新目標(biāo)。

2? ? ? 高校會計(jì)檔案信息資源集成與利用現(xiàn)狀

2.1? ?會計(jì)信息資源條條分割

高校總體財(cái)務(wù)信息體量較大，財(cái)務(wù)獨(dú)立核算的二級機(jī)構(gòu)和產(chǎn)學(xué)研機(jī)構(gòu)較多。隨著校院兩級管理體制改革深入推進(jìn)，資金范圍、來源更加清晰，財(cái)權(quán)進(jìn)一步下放院系，預(yù)算撥款、自主創(chuàng)收、學(xué)費(fèi)收入、固定資產(chǎn)購置與折舊、科研項(xiàng)目及其管理經(jīng)費(fèi)支出等收支條線管理，生成的會計(jì)信息資源呈現(xiàn)可橫向整合的條條分割狀態(tài)。

2.2? ?會計(jì)信息流程管理艱難推進(jìn)

與率先實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息化的大中型企業(yè)，尤其是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的部分大型企業(yè)相比，高校財(cái)務(wù)管理規(guī)范化和會計(jì)信息化建設(shè)不能同步發(fā)展，財(cái)務(wù)崗位設(shè)置的精細(xì)化和流程的標(biāo)準(zhǔn)化仍有差距，基于會計(jì)流程制定的信息流程管理和流程監(jiān)管仍不到位。這就造成會計(jì)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系描述與關(guān)系構(gòu)建不充分，基于時間、職能等不同維度的流程標(biāo)簽和具體指標(biāo)缺乏，全流程視角的信息要素普遍殘缺。

2.3? ?會計(jì)信息壁壘日益突顯

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)迅速發(fā)展，日益增多的數(shù)據(jù)類型和標(biāo)準(zhǔn)化滯后的矛盾愈加深化。高校部門間不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不對應(yīng)，口徑不一，中間庫傳輸受阻，限制數(shù)據(jù)及時傳遞和歸集。同時，由于管理人員知識結(jié)構(gòu)不一，數(shù)據(jù)大多由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行補(bǔ)充或維護(hù)，數(shù)據(jù)連續(xù)性不足，信息交互的兼容性、持續(xù)性在一定程度上受到限制。

2.4? ?會計(jì)大數(shù)據(jù)共享程度低

高校會計(jì)信息結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)多于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，利用途徑更為簡明，信息共享有利因素較多，但財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)本身軟硬件建設(shè)、財(cái)務(wù)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息化建設(shè)等內(nèi)、外部因素，都制約著高校會計(jì)信息共享與聯(lián)動。大多數(shù)高校目前可進(jìn)行個人相關(guān)財(cái)務(wù)查詢與專項(xiàng)匯總查詢，但信息可流動、可共享部分，包括年度個性化報(bào)表生成與信息公開，以及跨院系教學(xué)及實(shí)驗(yàn)耗材資源的共享、折算、資產(chǎn)增值保值等信息，不能宏觀、直觀、精準(zhǔn)供給。

3? ? ? 檔案管理視角下推進(jìn)高校會計(jì)檔案信息集成與利用的意義

3.1? ?提高高校會計(jì)檔案信息資源治理能力

推進(jìn)數(shù)據(jù)全面整合，有利于高校檔案部門提升會計(jì)檔案信息收集的完整性、全面性。通過元數(shù)據(jù)、管理過程數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)庫的歸集與管理，提升會計(jì)檔案信息資源頂層設(shè)計(jì)、資源配置、功能拓展的空間性、技術(shù)性。通過集成過程中對數(shù)據(jù)種類、結(jié)構(gòu)、數(shù)量、質(zhì)量的把握和信息化管理，增加檔案部門對會計(jì)檔案信息資源的管理深度，提升會計(jì)檔案信息治理能力，推動高校檔案管理方式轉(zhuǎn)型。

3.2? ?提升高校會計(jì)檔案信息資源本體價值

在海量會計(jì)數(shù)據(jù)背景下，深度挖掘、整合各類專題會計(jì)檔案資源，有助于拓展高校會計(jì)信息資源服務(wù)廣大師生的途徑和范圍。以提供信息查詢、數(shù)據(jù)分析、趨勢研判等方式為目標(biāo)，開發(fā)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息利用方式，滿足校院兩級總結(jié)財(cái)會規(guī)律、提供學(xué)校管理決策的轉(zhuǎn)型需求，也就是通過恰當(dāng)?shù)姆绞郊庸ずＡ肯嚓P(guān)性較弱的數(shù)據(jù)，使之轉(zhuǎn)化、匯集、提煉成可以運(yùn)用的信息，從而增強(qiáng)會計(jì)檔案信息資源的價值[1]。

3.3? ?提高高校會計(jì)檔案信息資源利用能力

結(jié)合學(xué)校實(shí)際，以業(yè)務(wù)需求和用戶需求為目標(biāo)，建成數(shù)據(jù)全面、智能共享、即時查詢、精準(zhǔn)服務(wù)的高校財(cái)務(wù)信息查詢利用平臺。提供全文檢索、全庫檢索，采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，優(yōu)化檢索模型，科學(xué)設(shè)置查詢權(quán)限，滿足利用者精準(zhǔn)查詢、有效查詢，定期統(tǒng)計(jì)利用情況反饋，提高會計(jì)檔案信息資源利用效率和服務(wù)質(zhì)量。

4? ? ? 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校會計(jì)檔案信息資源集成與利用的實(shí)現(xiàn)路徑

4.1? ?確立概念模型與配套標(biāo)準(zhǔn)

首先，確立高校會計(jì)大數(shù)據(jù)資源管理概念模型。一方面，對高校財(cái)務(wù)管理職能行使過程中產(chǎn)生、積累、管理和利用的數(shù)據(jù)進(jìn)行基于會計(jì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的模塊建立;另一方面，對會計(jì)數(shù)據(jù)資源產(chǎn)生、積累、管理和利用全生命周期的實(shí)體關(guān)系進(jìn)行描述。以數(shù)據(jù)使用者和數(shù)據(jù)管理者關(guān)系為例，前者是信息資源管理鏈條中數(shù)據(jù)價值最終落地的一環(huán)，他們是信息提供與被提供的實(shí)體關(guān)系，關(guān)系的評價則依賴于會計(jì)數(shù)據(jù)利用需求實(shí)現(xiàn)的精準(zhǔn)性和利用滿意度等。

其次，統(tǒng)一會計(jì)檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)。以固定的會計(jì)信息元數(shù)據(jù)，支撐高校會計(jì)信息應(yīng)用體系的開發(fā)和規(guī)范，構(gòu)建信息標(biāo)準(zhǔn)化采集、存儲和運(yùn)轉(zhuǎn)模式，消解不同部門、不同系統(tǒng)間的會計(jì)信息共享壁壘。同時，應(yīng)當(dāng)在當(dāng)前高校會計(jì)工作中盡早完善XBRL可擴(kuò)展性商業(yè)報(bào)告語言等語言的應(yīng)用[2]。通過元數(shù)據(jù)、格式、語言的統(tǒng)一，打通數(shù)據(jù)之間、數(shù)據(jù)庫之間的直接連接，促進(jìn)數(shù)據(jù)有效流動。

4.2? ?流程再造與權(quán)責(zé)劃分

首先，根據(jù)數(shù)據(jù)處理要求、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險等因素，參照企業(yè)ERP環(huán)境有關(guān)需求，再造高校會計(jì)工作崗位和流程[3]。例如，根據(jù)數(shù)據(jù)風(fēng)險程度和數(shù)據(jù)服務(wù)對象，實(shí)施前后臺業(yè)務(wù)分離或整合，簡單數(shù)據(jù)處理以后臺程序?yàn)橹?，?shù)據(jù)復(fù)雜程度高、風(fēng)險高、需要會計(jì)判斷的程序以前臺審核為主等。

其次，對會計(jì)信息管理權(quán)責(zé)再確定，即通過科學(xué)合理地確權(quán)、鑒定、審核，保證數(shù)據(jù)使用權(quán)限準(zhǔn)確、安全。根據(jù)會計(jì)審批、核算、支付結(jié)算、審計(jì)、資金調(diào)配等環(huán)節(jié)，確定信息的產(chǎn)生者、提供者、整理者、保管者、使用者、監(jiān)管者，明確其范圍、概念、權(quán)責(zé)。權(quán)責(zé)發(fā)生的信息同樣必須全面集成，落實(shí)校、院財(cái)務(wù)歸檔責(zé)任，明確數(shù)據(jù)管理與利用責(zé)任。

4.3? ?數(shù)據(jù)全面集成

首先，建立可信任平臺，打通會計(jì)、檔案接口，通過系統(tǒng)選擇、對接、整合，使包括會計(jì)核算系統(tǒng)、工資績效系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、黨群經(jīng)費(fèi)系統(tǒng)、學(xué)費(fèi)收繳系統(tǒng)等在內(nèi)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)或部分?jǐn)?shù)據(jù)可通過接口即時歸檔。使平臺能夠通過電子簽名、OCR等技術(shù)生成電子文件，無法直接生成的附件材料通過影像掃描補(bǔ)充，確保生成、掃描的電子材料可讀取、可檢索、可長期保存。

其次，分步驟推進(jìn)數(shù)據(jù)全面集成。集成范圍包括：記載會計(jì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生或接收信息的信息痕跡數(shù)據(jù)、體現(xiàn)實(shí)時會計(jì)信息流轉(zhuǎn)進(jìn)展的信息流動數(shù)據(jù)、記錄信息管理和利用各環(huán)節(jié)履責(zé)情況的信息權(quán)責(zé)審計(jì)數(shù)據(jù)、反映會計(jì)信息安全狀態(tài)和安全措施落實(shí)的信息監(jiān)管數(shù)據(jù)、提供決策利用的過往決策分析數(shù)據(jù)、反映利用效果的綜合服務(wù)數(shù)據(jù)等等。

4.4? ?確保數(shù)據(jù)保存環(huán)境

從政策、環(huán)境、技術(shù)、硬件設(shè)施等方面，確保會計(jì)工作中形成的信息按時歸檔、可連續(xù)歸檔，會計(jì)信息數(shù)據(jù)格式和保存環(huán)境要滿足電子文件長期保存要求。在部分學(xué)校存儲條件有限的情況下，融入會計(jì)信息“主數(shù)據(jù)”管理理念，檔案部門定期實(shí)施會計(jì)檔案價值鑒定程序，確保重要的元數(shù)據(jù)、信息內(nèi)容、信息特征、信息環(huán)境在銷毀或壓縮的過程中得以保留或保全，或者通過算法設(shè)計(jì)開發(fā)，保留數(shù)據(jù)細(xì)節(jié)，使壓縮的數(shù)據(jù)可在必要時得以恢復(fù)還原。

4.5? ?推進(jìn)精準(zhǔn)有效的共享利用

統(tǒng)籌檔案管理、財(cái)務(wù)管理、統(tǒng)計(jì)學(xué)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等領(lǐng)域的專業(yè)力量，深入開展數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在高校會計(jì)檔案信息管理方面的應(yīng)用場景與實(shí)施策略研究。學(xué)校可通過財(cái)務(wù)信息綜合門戶網(wǎng)站等途徑建設(shè)專門的會計(jì)信息服務(wù)平臺，通過Hadoop海量存儲與處理技術(shù)、時序數(shù)據(jù)管理方法等，根據(jù)關(guān)聯(lián)分析、對比分析、聚類檢索、偏差分析、預(yù)測研判，滿足廣大師生在對應(yīng)權(quán)限下，對會計(jì)信息進(jìn)行精準(zhǔn)查詢、快捷利用。例如，院系不但可以查詢年度收支情況，還可根據(jù)招生規(guī)模、生均定額比例、過往基本運(yùn)行經(jīng)費(fèi)與發(fā)展經(jīng)費(fèi)收支等情況，預(yù)測來年對應(yīng)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算與支出，從而減少預(yù)算調(diào)整，規(guī)范經(jīng)費(fèi)劃撥。

4.6? ?健全信息質(zhì)量與安全保障體系

2019年4月，國家檔案局、財(cái)政部、國家稅務(wù)總局聯(lián)合開展電子發(fā)票報(bào)銷入賬和歸檔試點(diǎn)建設(shè)工作，密切關(guān)注會計(jì)電子數(shù)據(jù)安全，相關(guān)行業(yè)將逐步建立健全數(shù)據(jù)質(zhì)量評價體系和風(fēng)險評估體系，設(shè)定會計(jì)檔案信息質(zhì)量與安全等級評價標(biāo)準(zhǔn)。在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)完善的過程中，學(xué)校檔案部門應(yīng)與財(cái)務(wù)、信息部門合作，采取定性與定量分析，設(shè)定安全保障目標(biāo)、風(fēng)險識別和管控措施，確保信息真實(shí)、有效、完整、安全、可用。有條件的高校要結(jié)合本校會計(jì)信息發(fā)展變化規(guī)律，動態(tài)調(diào)整數(shù)據(jù)質(zhì)量和風(fēng)險評估與應(yīng)對措施，以防因業(yè)務(wù)流程變更、信息軟硬件環(huán)境變化，造成訪問權(quán)限調(diào)整不及時、危機(jī)處置不當(dāng)、重要數(shù)據(jù)備份不足等問題。

4.7? ?樹立高校會計(jì)檔案信息資源管理經(jīng)驗(yàn)典型

由于經(jīng)費(fèi)相對有限，并且財(cái)務(wù)管理模式、檔案管理方式協(xié)同程度相對較高，高?？梢詤⒄掌髽I(yè)做法，以數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展為契機(jī)，爭取地方財(cái)政部門試點(diǎn)建設(shè)支持，配套專門經(jīng)費(fèi)，獲得政策、理論與實(shí)踐指導(dǎo)，或者選擇電子發(fā)票認(rèn)證、處理與歸檔等發(fā)展較為成熟的技術(shù)、環(huán)節(jié)入手，形成可推廣、可復(fù)制的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，以點(diǎn)帶面，推進(jìn)高校會計(jì)檔案信息全面集成、共享利用。

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