朱進

摘 要隨著我國高等教育的快速發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模逐漸擴大，財務(wù)部門的業(yè)務(wù)量不斷增加，“報賬難”成為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注、師生吐槽的熱點話題。本文嘗試運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，優(yōu)化高校財務(wù)報賬流程，構(gòu)建報賬前預(yù)審、報賬過程智能化的全流程財務(wù)報賬工作機制，為切實解決教職工“報賬難”問題、提升高校財務(wù)工作效率提供思路建議。

關(guān)鍵詞高校財務(wù)；報賬流程優(yōu)化；智能化

隨著我國高等教育的迅速發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模的逐漸擴大，教職工數(shù)量和在校生人數(shù)快速增多。截止2018年底，全國共有普通高校2663所，專任教師167.28萬人，各種形式的高等教育在校生總規(guī)模3833萬人。與此相應(yīng)，高校資金來源越發(fā)多樣化，業(yè)務(wù)類型越發(fā)復(fù)雜化，導(dǎo)致高校財務(wù)部門的核算業(yè)務(wù)工作量及復(fù)雜程度不斷增加。此外，教育部、中央編辦等五部門于2017年3月聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見》要求，高校管理機關(guān)應(yīng)從行政管理者逐漸向服務(wù)提供者的角色轉(zhuǎn)型，應(yīng)向院系、研發(fā)團隊和領(lǐng)軍人物放權(quán)，激發(fā)廣大教學(xué)科研人員教書育人、干事創(chuàng)業(yè)的積極性和主動性。但財務(wù)人員增長有限，致使財務(wù)“報賬難”成為絕大多數(shù)高校師生吐槽的熱門話題。

“報賬難”原因何在？一方面，高校財務(wù)業(yè)務(wù)量劇增但財務(wù)人員增長緩慢，造成財務(wù)人員人均業(yè)務(wù)量大大增加。另一方面，傳統(tǒng)的財務(wù)報賬流程效率較低，導(dǎo)致一定程度的單據(jù)積壓。主要表現(xiàn)在：（1）單據(jù)的簽批不及時。作為報賬業(yè)務(wù)的必需環(huán)節(jié)，單據(jù)簽批一般執(zhí)行的是高校二級單位或院部負責(zé)人“親筆簽字”制度。然而，簽字領(lǐng)導(dǎo)一般都是身兼數(shù)職、工作繁忙，導(dǎo)致單據(jù)簽批的等待時間較長，在一定程度上影響報賬進度。（2）財務(wù)審核受限于時間和空間的束縛。目前，大多數(shù)高校的財務(wù)報賬工作模式依然是“手工主導(dǎo)，電腦輔助”型的柜臺式操作，每一筆業(yè)務(wù)均需財務(wù)人員親自審核?？梢哉f，業(yè)務(wù)量增加是表象，報賬效率相對低下才是導(dǎo)致高校財務(wù)“報賬難”的主要原因。

實踐中，部分高校開始嘗試改變傳統(tǒng)的財務(wù)報賬方式，比如應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)排號、網(wǎng)絡(luò)遠程報賬、投遞式報賬、網(wǎng)上審簽報銷一體化體系等多種報賬模式或方式。但從實際效果看，“報賬難”問題依然存在。原因在于，這些嘗試或改變僅僅解決報賬流程中某個環(huán)節(jié)的問題，缺乏對“報賬難”全過程的剖析，不能從系統(tǒng)整體角度思考問題。從整體上講，在報賬流程以及效率方面還存在著一定的不足。此外，盡管大智移云等信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于部分會計領(lǐng)域，但互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算與高校財務(wù)工作的融合尚未普遍實現(xiàn)，財務(wù)服務(wù)還無法達到實時化、智能化和共享化的有機結(jié)合。

本文嘗試創(chuàng)新高校財務(wù)報賬模式，優(yōu)化報賬流程，并針對報賬過程中的每個環(huán)節(jié)提出針對性的改進措施，具有較強的現(xiàn)實意義。第一，積極推進高校財務(wù)工作由“管理型”向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，提高高?？蒲薪?jīng)費使用的靈活性，讓項目資金在合法、合理的范圍內(nèi)快捷、高效地得到利用。第二，優(yōu)化報賬流程，既能讓師生將更多的時間和精力投入到教學(xué)或科研工作中，又能將財務(wù)人員從繁瑣的日常核算工作轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)分析與決策支持工作，從而有效解決“報賬難”問題。

優(yōu)化財務(wù)報賬流程，應(yīng)從分析具體流程開始，基本宗旨是對報賬流程進行標(biāo)準(zhǔn)化、簡化以及優(yōu)化處理。高校財務(wù)報賬活動一般包括報賬人員所在的部門負責(zé)人資金（項目）授權(quán)、報賬人員網(wǎng)上填制（打?。﹩螕?jù)，部門負責(zé)人單據(jù)簽批、財務(wù)處（規(guī)范性、完整性）預(yù)審核、款項支付等環(huán)節(jié)。其中，花費時間較多的是負責(zé)人簽批和財務(wù)處預(yù)審環(huán)節(jié)，在授權(quán)和簽批環(huán)節(jié)，報賬人員均需請示部門負責(zé)人，在財務(wù)處預(yù)審核環(huán)節(jié)，涉及排隊、取號、等候?qū)徍说??；诖耍岢鲆韵聝?yōu)化措施。

（一）大力推行電子簽名制

單據(jù)簽批是財務(wù)報賬的首要環(huán)節(jié)，目前絕大多數(shù)高校財務(wù)部門執(zhí)行的還是手工簽字形式。電子簽名是指數(shù)據(jù)電文（或單據(jù)）中以電子形式所含、所附，用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。相較于紙質(zhì)簽名，電子簽名不僅可以大幅度提高報賬效率，而且能大大降低高校運行成本。需要說明的是，電子簽名并不是紙質(zhì)簽名的視圖形式，它實際上是一組電子代碼，這組電子代碼為電子文檔添加簽名后，收件人就可以檢驗發(fā)件人的身份信息，還可以驗證出原文在傳輸過程中有無變動。根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》的規(guī)定：“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。鼓勵使用智能化簽名制度，二級單位負責(zé)人的電子簽名與系統(tǒng)留存的檔案自動比對，從而避免代簽、冒簽等情況的發(fā)生。

（二）推動完善報賬預(yù)審制

在國家科研經(jīng)費投入不斷增加和非常規(guī)收入（比如接受捐贈、橫向課題）日益多元化的情況下，會有越來越多的教師參與到財務(wù)報賬中，原有專職財務(wù)人員已經(jīng)無法滿足教師在培訓(xùn)以及科研經(jīng)費等方面報賬的需求。在財務(wù)報賬效率短期內(nèi)無法有效提高的情況下，借助于“準(zhǔn)財務(wù)人員”或稱之為預(yù)審員的力量處理單據(jù)的內(nèi)容審核、格式審查等工作或許是一個可行的辦法。將財務(wù)報賬中的審核環(huán)節(jié)前移，即在相關(guān)報賬單據(jù)進入財務(wù)處之前，先進行預(yù)審制度。只有預(yù)審?fù)ㄟ^，才能送往財務(wù)處。對不完整或不符合報賬要求的報銷單據(jù)予以退還，并盡可能詳細說明原因及解決辦法，將報賬人員的等待時間縮小在財務(wù)處之外。

預(yù)審工作由誰做？大二下學(xué)期至大三上學(xué)期的財會專業(yè)學(xué)生是理想人選。這個階段的學(xué)生一般都學(xué)過基礎(chǔ)會計甚至部分中級財務(wù)會計的內(nèi)容，對會計理論知識比較熟悉，但欠缺實踐能力。最重要的是這個階段的學(xué)生課外時間相對比較充足，又有課外實習(xí)的強烈需求。此舉可將高校財務(wù)報賬與會計專業(yè)學(xué)生實踐培養(yǎng)結(jié)合起來。預(yù)審員學(xué)到相關(guān)技能后，還能發(fā)揮“傳幫帶”作用，對學(xué)弟學(xué)妹起到較好的示范引導(dǎo)作用。因此，將財會專業(yè)的在校學(xué)生培養(yǎng)成預(yù)審員，既能緩解財務(wù)報賬的壓力，又能解決財會畢業(yè)生實習(xí)困難的事情。

對于預(yù)審員，還有以下事情需要統(tǒng)籌考慮。第一，預(yù)算員的選拔。每年從本校財會類專業(yè)大二的學(xué)生中選拔若干品學(xué)兼優(yōu)的學(xué)生擔(dān)任預(yù)審員，實現(xiàn)財會專業(yè)理論教學(xué)與實踐的同步。第二，預(yù)審員的培養(yǎng)。在不影響學(xué)生學(xué)習(xí)的前提下，定期培訓(xùn)預(yù)審員，使其熟悉財務(wù)報賬工作要求。比如，定期宣傳財務(wù)方面的新規(guī)定（根據(jù)最新財經(jīng)法規(guī)編制，每年編制財務(wù)報賬指南尤其相比前年變化的事項），再輔以典型案例剖析，共享于財務(wù)處網(wǎng)站。第三，預(yù)審員的獎懲。根據(jù)預(yù)審業(yè)務(wù)量多少、差錯率高低等指標(biāo)，對預(yù)審員進行獎懲，激勵其發(fā)揮更大的作用。

（三）分步實現(xiàn)財務(wù)智能化

報賬單據(jù)一旦預(yù)審?fù)ㄟ^，就由預(yù)審員送到財務(wù)處交給相應(yīng)工作人員。傳統(tǒng)的手工報賬模式下，財務(wù)人員還會從內(nèi)容和格式上再次檢查報賬業(yè)務(wù)是否符合規(guī)定，單據(jù)及內(nèi)容填寫是否規(guī)范。對于符合財務(wù)規(guī)章制度的單據(jù)，財務(wù)人員手工錄入票面信息，這種方式效率較低，經(jīng)常出現(xiàn)報賬業(yè)務(wù)積壓的現(xiàn)象。

智能化報賬模式下，數(shù)據(jù)采集及處理均發(fā)生了較大變化。具體而言：

1.發(fā)票處理的智能化。第一，對于紙質(zhì)發(fā)票，可以通過掃描發(fā)票上的二維碼，或者采用光學(xué)字符識別技術(shù)對拍照的發(fā)票直接抓取相關(guān)數(shù)據(jù)，瞬間完成業(yè)務(wù)單據(jù)的智能化鑒別、信息采集和數(shù)據(jù)抓取，并將發(fā)票中的相關(guān)數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換為會計數(shù)據(jù)。這不僅能減少人為判斷，而且大大提高發(fā)票真?zhèn)螜z驗及數(shù)據(jù)錄入效率。第二，對于電子發(fā)票，應(yīng)盡快實施以電子形式對發(fā)票進行歸檔保存，形成電子會計檔案，尤其是附有《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的電子發(fā)票。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+財稅”、“互聯(lián)網(wǎng)+會計”的逐步發(fā)展，電子發(fā)票在高校的使用會越發(fā)普遍，高校應(yīng)結(jié)合國家相關(guān)規(guī)章制定電子發(fā)票的使用及管理方案，盡快提升電子發(fā)票的應(yīng)用范圍和管理水平。對電子發(fā)票的接收、檢驗及核算均借助于計算機自動處理，實現(xiàn)電子發(fā)票處理的智能化。

2.憑證處理的智能化。根據(jù)高校財務(wù)業(yè)務(wù)特征，分門別類設(shè)置相應(yīng)的會計分錄模板?；诎l(fā)票或其他單據(jù)智能化處理中獲取的數(shù)據(jù)，以計算機的智能判斷代替財務(wù)人員的職業(yè)判斷，財務(wù)人員點擊相應(yīng)的功能按鈕即可觸發(fā)事件會計處理程序，賬務(wù)處理系統(tǒng)自動根據(jù)預(yù)先設(shè)置的分錄模板生成會計憑證，完成傳統(tǒng)模式下的財務(wù)核算工作。

3.款項支付的智能化。經(jīng)過上述智能化的憑證處理之后，財務(wù)人員可通過高校財務(wù)核算系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換平臺或在線支付系統(tǒng)，直接將款項轉(zhuǎn)入報賬教職工的工資卡、公務(wù)卡或其他賬號。通過電子支付實現(xiàn)資金網(wǎng)上結(jié)算，將賬務(wù)處理結(jié)果以合適形式反饋給當(dāng)事人，提醒其注意報賬款項收支情況。

4.報賬結(jié)果反饋的智能化。報賬人員可以通過微信、財務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺等及時查詢報賬信息，追蹤業(yè)務(wù)辦理進展。報賬處理完成之后，財務(wù)處應(yīng)以短信或微信形式將結(jié)果反饋給當(dāng)事人，便于報賬人員實時了解報賬進度、到賬時間等信息。如有疑問，還應(yīng)考慮設(shè)計針對性的回復(fù)機制。

概而括之，人工智能進入財務(wù)領(lǐng)域是大勢所趨，各個高校應(yīng)創(chuàng)造條件盡快引入財務(wù)機器人。一方面，可以借助人工智能快速處理高校財務(wù)工作中最耗費時間、最繁瑣的核算任務(wù)。更為重要的是，人工智能能夠二十四小時在云端工作，具有“高效、高質(zhì)量以及標(biāo)準(zhǔn)化”特征。另一方面，人工智能的應(yīng)用還能在一定程度上推動財務(wù)人員轉(zhuǎn)型，提高財務(wù)工作效率。

智能化處理為提高財務(wù)報賬效率提供了較好的機會，但仍需要注意以下事項。

（一）群策群力，協(xié)同配合

1，對于財務(wù)處負責(zé)人而言，要重視常規(guī)業(yè)務(wù)和新業(yè)務(wù)的歸檔整理，充分利用微信公眾號，定期發(fā)布報銷指南及報賬業(yè)務(wù)常見問題，并將之列示于財務(wù)處網(wǎng)站，突破時空限制，方便師生通過微信號或網(wǎng)站查詢最新的報賬政策。

2.對于財務(wù)工作人員而言，既要嚴守財經(jīng)法規(guī)和相關(guān)制度，制止和糾正違反財務(wù)規(guī)定的行為，為學(xué)校財務(wù)資金把好最后一道關(guān)，又要以師生為本，服務(wù)師生，為教育事業(yè)發(fā)展提供財務(wù)支持。更為重要的是要積極融入高校報賬業(yè)務(wù)中去，站在報賬師生的角度考慮問題，實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合。

3.對報賬人員而言，報賬前必須了解不同業(yè)務(wù)的審批手續(xù)、不同單據(jù)的粘貼辦法、特殊事項的報賬流程等。此外，報賬人員不僅要及時辦理報銷業(yè)務(wù)，忌積攢過多單據(jù)集中報銷，更要合理規(guī)劃報賬時間，尤其提前謀劃避開年底的財務(wù)決算及下一年度的預(yù)算編報工作。

4，對預(yù)審員而言，既要把財務(wù)常見問題反饋給報賬人員，又要把報賬人員的需求傳達給財務(wù)人員，充分發(fā)揮財務(wù)人員與報賬人員之間的橋梁作用。

（二）統(tǒng)籌考慮，酌情分類

在優(yōu)化財務(wù)報賬流程的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對高校財務(wù)業(yè)務(wù)進行分類管理。根據(jù)實際情況，采用以部門為主，或者以業(yè)務(wù)為主，或者同時兼顧兩者。實踐中有兩種方案可供選擇。

1.根據(jù)二級學(xué)院及學(xué)校職能部門劃分財務(wù)窗口。此時，要充分考慮二級學(xué)院和職能部門的業(yè)務(wù)量多少，合理地配置財務(wù)人員。

2.根據(jù)報賬業(yè)務(wù)類型劃分財務(wù)窗口。按業(yè)務(wù)進行分工，主要業(yè)務(wù)（日常報銷業(yè)務(wù)、差旅費業(yè)務(wù)）專人負責(zé)，非主要業(yè)務(wù)（零星業(yè)務(wù)）合并窗口進行。

（三）業(yè)務(wù)量化，有效激勵

1.定期匯總財務(wù)人員的報賬業(yè)務(wù)量，并結(jié)合師生滿意度數(shù)據(jù)，綜合量化，并作為核定績效工資的指標(biāo)之一。鼓勵財務(wù)人員與廣大師生、預(yù)審員定期交流，了解他們對報賬業(yè)務(wù)的看法及期望，以實現(xiàn)業(yè)（報賬業(yè)務(wù)需求）財（財務(wù)專業(yè)理念）融合為目標(biāo)，進一步優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善財務(wù)報賬工作方式。

2.制定并執(zhí)行財務(wù)人員績效考核制度，充分挖掘財務(wù)人員的主觀能動性。比如可嘗試實施財務(wù)人員搶單制度，將報賬業(yè)務(wù)的完成數(shù)量與績效掛鉤。

云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等掀起了技術(shù)變革的浪潮，也帶動了思維模式的創(chuàng)新。本文基于報賬過程中電子簽名、財務(wù)預(yù)審、報賬智能化等財務(wù)流程的分析，倡導(dǎo)使用先進信息技術(shù)和理念輔助財會人員進行賬務(wù)處理，引導(dǎo)財務(wù)人員將報賬思維由主要依靠“主觀判斷”逐步向“智能化”轉(zhuǎn)變，盡力提高財務(wù)報賬的效率?？傊瑒?chuàng)新財務(wù)報銷服務(wù)模式和方法是個長期、復(fù)雜和系統(tǒng)的工作，高校財務(wù)人員應(yīng)進一步解放思想、開拓思維。

最后不容忽視的是，在業(yè)務(wù)處理逐漸網(wǎng)絡(luò)化的當(dāng)下，幾乎所有的報賬數(shù)據(jù)均要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)平臺才能完成錄入、存儲、歸檔等工作，這可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險。因此，相關(guān)部門要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息安全防護體系，運用先進的技術(shù)手段，防止財務(wù)信息泄漏。

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（審稿：劉振 編輯：陳麗娟）