● 熊繼艷

原始憑證是指經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，會(huì)計(jì)主體單位取得的最初原始記錄，它是記錄單位經(jīng)濟(jì)信息發(fā)生或完成的載體。原始憑證按來(lái)源不同，分為外來(lái)憑證和自制憑證。一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生可能取得不同的原始憑證，可以是外來(lái)憑證，可以是自制憑證，也可以既有外來(lái)憑證，也有自制憑證。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技的進(jìn)步，以及單位內(nèi)部控制規(guī)范的不斷完善，單位原始憑證的收集與整理越來(lái)越重要。在此，筆者根據(jù)單位內(nèi)部控制規(guī)范要求，結(jié)合會(huì)計(jì)與審計(jì)實(shí)踐，對(duì)原始憑證的收集與整理談一點(diǎn)粗淺之見(jiàn)。

一、原始憑證的收集

原始憑證的填制與取得是會(huì)計(jì)核算的起點(diǎn)，也是單位將經(jīng)濟(jì)信息轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)信息的關(guān)鍵步驟。單位收集的原始憑證，不僅僅只是收集載明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的單據(jù)，還應(yīng)該收集經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的清單及關(guān)鍵過(guò)程性材料。否則，很容易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)漏洞的產(chǎn)生。我們認(rèn)為，原始憑證的收集分為一張憑證收集、清單類(lèi)憑證收集、過(guò)程性憑證收集等三種情況。

（一）一張憑證收集

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成時(shí)取得原始憑證，填制或取得單獨(dú)一張?jiān)紤{證即可反映其全貌的信息收集，就是一張憑證收集。例如，差旅費(fèi)預(yù)借款項(xiàng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)填制一張借據(jù)即可；從銀行提取現(xiàn)金，填制一張現(xiàn)金支票，即可辦理現(xiàn)金提取業(yè)務(wù)，收集一張支票存根。

對(duì)于收集的一張憑證，需要具備原始憑證的基本要素，即包括原始憑證的日期、編號(hào)、抬頭、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)辦人簽名蓋章等項(xiàng)目。也就是說(shuō)，一張?jiān)紤{證決不能用白條抵頂，即使使用白條，也應(yīng)該包括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額大小寫(xiě)、經(jīng)辦人簽名蓋章、兩個(gè)以上的批準(zhǔn)人審核簽字蓋章等內(nèi)容。如前所述，單位從銀行提取現(xiàn)金的原始憑證內(nèi)容，包括日期、編號(hào)、金額、內(nèi)容（用途）、會(huì)計(jì)簽名蓋章等項(xiàng)目。此外，經(jīng)辦人也要在支票存根空白處簽名，以防時(shí)間越久遠(yuǎn)，越容易忘記經(jīng)辦人是誰(shuí)？不方便查找對(duì)證核對(duì)。

（二）清單類(lèi)憑證收集

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成時(shí)，填制或取得結(jié)算類(lèi)原始憑證的同時(shí)，還應(yīng)取得經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的數(shù)量、單價(jià)及金額的清單，才可以反映其供應(yīng)過(guò)程全貌的信息收集，就是清單類(lèi)原始憑證收集。例如，企業(yè)購(gòu)買(mǎi)周轉(zhuǎn)材料業(yè)務(wù)，既要取得發(fā)票，又要取得周轉(zhuǎn)材料的清單；再如，發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，既要有發(fā)票，又要有清單菜品數(shù)量（行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位等不得報(bào)銷(xiāo)煙酒消費(fèi)品）。

對(duì)于收集的清單類(lèi)原始憑證，至少包括兩類(lèi)原始憑證：既要有貨幣資金類(lèi)結(jié)算性質(zhì)的原始憑證，如支票存根、蓋有現(xiàn)金付訖字樣的發(fā)票等，同時(shí)還要有供應(yīng)單位蓋章的發(fā)票及其所附購(gòu)買(mǎi)商品類(lèi)別的清單。如果有需要驗(yàn)收入庫(kù)的商品，還應(yīng)該有入庫(kù)單等原始憑證。單純只有貨幣資金類(lèi)結(jié)算性質(zhì)的原始憑證，或者只有供應(yīng)單位蓋章的發(fā)票及其所附購(gòu)買(mǎi)商品類(lèi)別的清單，不足以證明此類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的真實(shí)完整。

（三）過(guò)程性憑證收集

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成時(shí)，填制或取得過(guò)程性原始憑證，其內(nèi)容包括取得經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的數(shù)量、單價(jià)及金額的發(fā)票及清單，取得經(jīng)辦過(guò)程中各種單據(jù)等可以反映其全貌的信息收集，就是過(guò)程性憑證收集。

對(duì)于收集的過(guò)程性憑證，既包括預(yù)算（會(huì)議通知）、招投標(biāo)公示文件，資金使用中期審計(jì)（會(huì)議議程）或政府采購(gòu)合同，又要有會(huì)務(wù)發(fā)票、參與人簽到表的簽名蓋章，還要有竣工驗(yàn)收記錄及項(xiàng)目前后的對(duì)比照片等內(nèi)容。

二、原始憑證的整理

單位會(huì)計(jì)人員取得經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤的原始憑證后，在編制記賬憑證前應(yīng)對(duì)原始憑證及時(shí)整理。在實(shí)際工作中，原始憑證的整理分為三種情況：一是，經(jīng)辦人整理原始憑證；二是，出納員（報(bào)賬員）整理原始憑證；三是，會(huì)計(jì)人員（記賬員）整理會(huì)計(jì)憑證。原始憑證的整理情況不同，整理原始憑證的要求也不一樣。具體如下：

（一）經(jīng)辦人整理原始憑證的要求

1．經(jīng)辦人整理原始憑證的步驟。經(jīng)辦人整理原始憑證的步驟為：首先填制或取得原始憑證，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，按先貨幣資金結(jié)算憑證，后發(fā)票、領(lǐng)據(jù)等報(bào)銷(xiāo)結(jié)算憑證，再申請(qǐng)表等預(yù)算結(jié)算憑證，依次粘貼在一起。例如，某事業(yè)單位人員參加培訓(xùn)會(huì)議，出差歸來(lái)報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)。經(jīng)辦人員報(bào)銷(xiāo)時(shí)，先要將原始憑證整理、粘貼，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后送財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)。具體步驟如下圖：

2．經(jīng)辦人整理原始憑證的要求。經(jīng)辦人所整理的原始憑證，應(yīng)符合如下要求：

（1）相關(guān)人員簽名蓋章應(yīng)齊全，不得缺項(xiàng)。經(jīng)辦人在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成時(shí)，已經(jīng)按照流程報(bào)請(qǐng)相關(guān)人員簽名蓋章，但不可否認(rèn)，由于事情緊急或其他特殊情況，存在原始憑證缺少審批人員簽名蓋章情況。在進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)審核時(shí)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)做好審核查對(duì)工作。對(duì)于缺項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)要求經(jīng)辦人按要求補(bǔ)充完善相關(guān)手續(xù)。如，單位從銀行提取庫(kù)存現(xiàn)金，填制的現(xiàn)金支票及其支票存根，內(nèi)容都必須齊全完整，不得缺項(xiàng)、涂改，否則無(wú)法辦理業(yè)務(wù)。作為經(jīng)辦人的會(huì)計(jì)人員在辦理業(yè)務(wù)完畢，應(yīng)在支票存根上填寫(xiě)經(jīng)辦人姓名，方可編制記賬憑證，作為記賬依據(jù)。

（2）原始憑證粘貼順序合乎規(guī)范。重要的結(jié)算憑證在最上邊，依次是發(fā)票及其清單、合同、驗(yàn)收記錄等。除了單位內(nèi)部憑證外，所有結(jié)算憑證，經(jīng)辦人均要簽名，以示負(fù)責(zé)。

（3）原始憑證的整理應(yīng)便于裝訂。原始憑證整理完畢，在編制記賬憑證后，登記入賬。原始憑證的整理既要適合審核查對(duì)，又要便于裝訂成冊(cè)。大張的原始憑證在裝訂前就要折疊整齊，小張的、零碎的原始憑證可以均勻黏貼在一張空白黏貼單上，整潔美觀，便于查找。

（二）報(bào)賬員（出納員）整理原始憑證的要求

1．報(bào)賬員（出納員）整理原始憑證的程序。報(bào)賬員（出納員）整理原始憑證，一般為村賬鎮(zhèn)管（村賬鄉(xiāng)管或社區(qū)賬街道管）的村集體，或是委托代賬公司代理記賬的公司企業(yè)等單位。村賬鎮(zhèn)管的情況下，經(jīng)辦人報(bào)銷(xiāo)時(shí)，將原始憑證送報(bào)賬員整理。報(bào)賬員整理原始憑證的程序具體如下：（1）金額較大的項(xiàng)目，應(yīng)走“四議兩公開(kāi)”程序，經(jīng)村民代表大會(huì)等批準(zhǔn)方能辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。取得的原始憑證有：村代會(huì)通知、會(huì)議議程、簽到表、投票記錄等。（2）金額較大的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，除了上步驟外，還應(yīng)走公共資源交易中心程序，進(jìn)行招投標(biāo)。取得的原始憑證有：招投標(biāo)公告、合同書(shū)等。（3）發(fā)票、資金申請(qǐng)表、竣工通知單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、審計(jì)報(bào)告等原始憑證。委托代賬公司代理記賬的企業(yè)，辦理完畢經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后，直接按照第三步驟整理原始憑證即可。為便于說(shuō)明問(wèn)題，以某XX社區(qū)需對(duì)社區(qū)服務(wù)中心進(jìn)行升級(jí)改造，預(yù)算資金約需30萬(wàn)元為例。其業(yè)務(wù)流程如下：

2．報(bào)賬員（出納員）整理原始憑證的要求。報(bào)賬員（或出納員）整理的原始憑證，應(yīng)當(dāng)符合如下要求：（1）經(jīng)辦人應(yīng)把送交的原始憑證登記備查簿，記錄載明報(bào)送日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)、原始憑證張數(shù)、經(jīng)辦人及其銀行借記卡號(hào)。（2）報(bào)賬員當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)清楚原始憑證數(shù)量及金額，并與經(jīng)辦人一起簽字確認(rèn)。（3）報(bào)賬員根據(jù)送交的原始憑證，按照先貨幣資金性質(zhì)的結(jié)算憑證，再發(fā)票及其清單，最后所附其他合同等原始憑證順序黏貼整齊。（4）報(bào)賬員定期將黏貼整齊的原始憑證交由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員辦理交接原始憑證，并登記備查簿。為便于說(shuō)明問(wèn)題，試舉社區(qū)報(bào)賬員報(bào)賬一例如下：

例如，某街道XX社區(qū)收到創(chuàng)城區(qū)創(chuàng)城辦督辦單，急需維修路面一處，預(yù)算資金1.5萬(wàn)元。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)流程如下：

（三）記賬員整理會(huì)計(jì)憑證的要求

1．記賬員整理原始憑證的步驟。記賬員整理原始憑證的情況有很多，一般有成本會(huì)計(jì)人員整理收發(fā)料憑證、成本費(fèi)用分配憑證、產(chǎn)品出入庫(kù)憑證等，出納員整理銀行結(jié)算憑證等。

對(duì)于成本會(huì)計(jì)人員整理原始憑證的具體步驟，一般有三步驟：（1）根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制匯總原始憑證；（2）根據(jù)原始憑證或匯總原始憑證，編制記賬憑證；（3）根據(jù)原始憑證、記賬憑證等登記賬簿。

對(duì)于購(gòu)買(mǎi)材料物資等交易事項(xiàng)，原始憑證整理的步驟一般有：（1）單位內(nèi)部各部門(mén)申報(bào)使用計(jì)劃；（2）供應(yīng)部門(mén)根據(jù)使用數(shù)量，結(jié)合物資庫(kù)存情況申請(qǐng)采購(gòu)；（3）經(jīng)辦人集中采購(gòu)或政府采購(gòu)后，將材料物資驗(yàn)收入庫(kù)（如為固定資產(chǎn)應(yīng)錄入固定資產(chǎn)資料，打印固定資產(chǎn)卡片）；（4）根據(jù)合同、發(fā)票和資金申請(qǐng)單付款；（5）會(huì)計(jì)人員根據(jù)相關(guān)原始憑證，整理編制記賬憑證。

例如，某單位購(gòu)買(mǎi)日常辦公家具、設(shè)備等物資，需提供三方報(bào)價(jià)單、正規(guī)發(fā)票、購(gòu)買(mǎi)合同，假設(shè)所購(gòu)設(shè)備達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，采用信息化會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)先錄入固定資產(chǎn)管理模塊，打印固定資產(chǎn)卡片并張貼至固定資產(chǎn)上。具體流程如下：

2．記賬員整理原始憑證的要求。單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)會(huì)計(jì)人員整理原始憑證，根據(jù)本人所負(fù)責(zé)工作業(yè)務(wù)大小定期整理原始憑證。原始憑證整理的具體要求為：（1）將經(jīng)辦人辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后交來(lái)的原始憑證整理完畢，先用直別針別上；（2）等空余時(shí)間，會(huì)計(jì)人員對(duì)原始憑證核對(duì)無(wú)誤后，進(jìn)行粘貼完畢。如果是銀行結(jié)算憑證等需要日清月結(jié)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)在當(dāng)天整理完畢；（3）根據(jù)整理完畢的原始憑證編制記賬憑證，登記賬簿。

總之，原始憑證的收集與整理屬于會(huì)計(jì)工作的重要組成部分?？赡芤恍┤苏J(rèn)為收集整理原始憑證簡(jiǎn)單，技術(shù)性較低，引不起高度重視，以至于一些教科書(shū)也沒(méi)有重點(diǎn)介紹或講解。我們認(rèn)為，為加強(qiáng)單位內(nèi)部控制規(guī)范，完善單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度，提升會(huì)計(jì)核算信息質(zhì)量，每一單位都要結(jié)合本單位內(nèi)部控制規(guī)范和業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)原始憑證的收集和整理工作。