張冰新

摘要：干部是醫(yī)院經(jīng)營管理工作的核心，相當(dāng)于人體的骨架，起著支撐醫(yī)院運(yùn)營的功能，干部檔案在干部工作過程中發(fā)揮著越來越重要的作用[1].干部人事檔案是干部的“識別卡”，包含著對干部的經(jīng)歷、思想、品性等方面的評價(jià)，是全面了解和準(zhǔn)確任免干部的重要依據(jù)，國家人事管理體制改革的深化和醫(yī)療衛(wèi)生體系改革的不斷推進(jìn)，要求醫(yī)院對干部人事檔案管理投以足夠的重視，做到任人唯賢，職才相應(yīng).文章就醫(yī)院干部人事檔案的保管和利用進(jìn)行了討論，提出了一些問題以及相應(yīng)的解決辦法.

關(guān)鍵詞：檔案保管;檔案收集;人事管理;存在問題;改進(jìn)措施

中圖分類號：G275? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? 文章編號：1673-260X（2019）07-0128-03

干部人事檔案是有關(guān)部門記載的關(guān)于干部經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)及實(shí)際成績等各方面內(nèi)容的歷史的、全面的、詳細(xì)的個(gè)人資料[2].干部人事檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是醫(yī)院組織架構(gòu)和人員任免科學(xué)化、合理化的保證，加強(qiáng)對干部人事檔案的保管和利用制度，對于醫(yī)療改革不斷深化背景下的醫(yī)院而言有不同尋常的意義.

1 檔案保管與利用的重要性

干部人事檔案管理的主要目的一定程度上就是為了開發(fā)檔案信息源，提供干部人事檔案[3]，為高效組織醫(yī)院的干部人事任免工作及醫(yī)院正常醫(yī)療工作服務(wù)，這是醫(yī)院的干部人事檔案收集、整理、保管和利用的主要目的.首先，對干部人事檔案實(shí)行規(guī)范化管理是醫(yī)院人事任免的主要要求之一，也是正確任免干部人才的依據(jù)之一.其次，有序的檔案管理便于開展保密工作和檔案的調(diào)閱和歸檔方便對檔案的調(diào)閱和管理.最后，有序的檔案管理還有利于對干部人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)干部人事檔案信息也是對干部人才進(jìn)行管理所必需做的事情，通過統(tǒng)計(jì)分析才能知道組織內(nèi)部存在什么樣的人才，從而通過詳細(xì)的研究分析將其置于合適的崗位上.

我國的醫(yī)療水平相比于其他國家存在一定的差距，在醫(yī)學(xué)人才的數(shù)量和質(zhì)量上，也暫時(shí)沒有達(dá)到世界發(fā)達(dá)國家的平均標(biāo)準(zhǔn)，人均醫(yī)療資源十分有限.標(biāo)準(zhǔn)化干部人事檔案的管理能夠更好地發(fā)掘和利用醫(yī)院干部資源，推動醫(yī)院管理工作的開展，使有限的人才資源能夠發(fā)揮出最大的效用，減少由于干部人事檔案管理存在缺陷帶來的人才浪費(fèi).

同時(shí)，我國的互聯(lián)網(wǎng)普及率已經(jīng)達(dá)到了很高的水平，網(wǎng)絡(luò)信號幾乎能夠到達(dá)所有區(qū)域，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用技術(shù)也已經(jīng)相當(dāng)成熟，并且還在不斷向著更深入的“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展和改善.互聯(lián)網(wǎng)在為生產(chǎn)生活帶來便利的同時(shí)，也不可避免地出現(xiàn)了一些以前沒有的問題.在醫(yī)院干部人事檔案管理中，有的干部檔案涉及比隱私還要重要的機(jī)密，如果不能僅僅使用一般的電子檔案形式進(jìn)行保管，不僅容易造成干部個(gè)人隱私暴露，也會令重要機(jī)密發(fā)生泄露，給國家和社會造成重大財(cái)產(chǎn)損失，所以，在干部恩施檔案管理工作中，首先要應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)，重點(diǎn)則是利用好互聯(lián)網(wǎng).

2 干部人事檔案保管和利用存在的問題

2.1 檔案管理不受重視

不管是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還是基層的檔案管理人員，對干部人事的檔案保管和利用工作都沒有給予足夠的重視.從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的層面上，對干部人事檔案管理工作持著可有可無的態(tài)度，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)為了裁減支出，將檔案管理人員的員額進(jìn)行壓縮，此外，對檔案管理人員沒有相應(yīng)的培訓(xùn)教育支持.這種主觀認(rèn)識的產(chǎn)生主要是基于干部人事檔案管理產(chǎn)生作用效果的時(shí)間線過長引起的，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和生產(chǎn)生活節(jié)奏都追求極速的社會氛圍中，對于不能立刻帶來利益的事物很少有人投以關(guān)注，醫(yī)院的各層領(lǐng)導(dǎo)首要目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的盈利，同時(shí)給社會公眾提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，對于干部人事檔案管理這種潛在的影響因素沒有很好地預(yù)見.

在基層檔案管理人員的層面上，首先體現(xiàn)為專業(yè)技能水平較低，檔案管理方法落后，導(dǎo)致檔案管理部門整體運(yùn)行效率低下，阻礙了其他部門對干部人事檔案的調(diào)用，進(jìn)而影響醫(yī)院整體上的工作效率.基層管理人員對干部人事檔案管理工作不上心主要有兩個(gè)方面的原因，第一是上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視，直接引起了他們對這一工作的不重視，上級領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)團(tuán)體的掌舵人，把握著團(tuán)隊(duì)發(fā)展方向，其思想和意見對下級成員的思想和認(rèn)識產(chǎn)生直接影響.第二方面則是干部人事檔案管理工作難以深入，做不出明顯的成果，缺乏及時(shí)反饋，使得多數(shù)醫(yī)院的干部人事檔案管理停留在了表層的簡單整理內(nèi)容上，這種表面工作單調(diào)乏味，難以使檔案管理人員始終保持工作熱情，但是工作人員有沒有能力對檔案關(guān)鍵信息的進(jìn)行挖掘.

2.2 檔案內(nèi)容失真

干部人事檔案主要是對干部人事相關(guān)信息和工作表現(xiàn)形成的記錄，為事業(yè)單位進(jìn)行干部選拔提供參考依據(jù)[4].當(dāng)前，我國人口的社會流動性大，尤其是高素質(zhì)高學(xué)歷的人才的流轉(zhuǎn)尤為活躍.伴隨而來的就是檔案管理上的混亂，發(fā)生了很多篡改、刪減或者虛報(bào)檔案材料的現(xiàn)象，使得某些檔案材料的內(nèi)容與干部本人的實(shí)際情況存在很大的出入，勢必導(dǎo)致用人失誤.

干部人事檔案內(nèi)容失真除了由于干部本身的道德問題造成以外，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)承擔(dān)一部分失職的責(zé)任，檔案管理混亂的直接原因中就有檔案管理人員失職的因素存在，他們對檔案管理的忽視給了干部篡改履歷的機(jī)會，其次是他們沒有對檔案所有人的新履歷進(jìn)行必要的審查就直接錄入干部人事檔案記錄中，造成不真實(shí)的檔案信息源影響到檔案的客觀性.

2.3 檔案管理缺乏規(guī)范

由于沒有得到相應(yīng)的重視，醫(yī)院的人事檔案管理人員通常是實(shí)習(xí)的高校學(xué)生或者通過社會招聘的兼職人員，不能同時(shí)具備醫(yī)療基礎(chǔ)知識和檔案管理知識，有的甚至兩種知識都不具備.再加上缺乏先進(jìn)的檔案管理規(guī)范，這些業(yè)余的工作人員不可能實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理.而且這些類型的人事檔案管理人員具有很大的流動性，進(jìn)一步惡化了檔案管理的混亂以及人事檔案信息的失真，缺乏責(zé)任心和相應(yīng)的管理技能，沒有專門的檔案管理人員，則阻礙原本已有檔案管理規(guī)范的推行.

具體而言，檔案管理缺乏規(guī)范性首先體現(xiàn)在檔案制作材料的采用上，檔案的案卷皮以及檔案盒要求使用無酸紙，紙張必須符合一定規(guī)格，但是目前檔案的制作管理人員并沒有嚴(yán)格按照要求制作.其次是干部人事檔案的案卷質(zhì)量不足，在檔案材料中，包含的內(nèi)容多為個(gè)人的經(jīng)歷、政治面貌以及相關(guān)的社會關(guān)系的流轉(zhuǎn)，僅能對干部個(gè)人的思想和閱歷有粗淺的了解，不足以作為支撐干部人事任免和考評的依據(jù)，最后是醫(yī)院干部人事管理游離于業(yè)務(wù)部門之外，導(dǎo)致干部人事檔案的管理工作缺乏必要的監(jiān)督，加劇了檔案的失真和管理混亂.

2.4 數(shù)字化程度低，電子檔案安全系數(shù)小

當(dāng)前干部人事檔案管理工作的效率的低下，有相當(dāng)一部分原因在于檔案管理的數(shù)字化程度太低，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，還在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案管理工作，不僅需要耗費(fèi)大量人力物力，而且調(diào)閱和歸檔問題也會因此變得復(fù)雜，降低工作效率，同時(shí)檔案的毀損滅失風(fēng)險(xiǎn)也因此大大增加，但是在干部人事檔案管理工作中，如果已經(jīng)編纂出電子檔案，卻未能好好保管，同樣難以確保干部人事檔案的保管和利用的安全性.

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與其他工作相結(jié)合，已經(jīng)是當(dāng)前的技術(shù)發(fā)展的潮流，也是提升經(jīng)營管理效率的重要手段，干部的人事檔案管理是一項(xiàng)有規(guī)律的工作，完全可以由計(jì)算機(jī)完成其中的大部分內(nèi)容.而人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在初期成本的投入上相比于傳統(tǒng)人工管理要大，阻卻了目光不夠長遠(yuǎn)的領(lǐng)導(dǎo)層的選擇，檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)使用技能不足以及對于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不信任則使得有戰(zhàn)略遠(yuǎn)見的領(lǐng)導(dǎo)層也無法將檔案管理工作信息化.

3 干部人事檔案保管和改進(jìn)的四項(xiàng)措施

3.1 提高對檔案管理工作的重視

從領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理工作人員對檔案管理工作的不重視，是當(dāng)前檔案管理工作在人的方面面臨的重大問題，屬于主觀因素，需要由相關(guān)人員在主觀態(tài)度上做出改變，從領(lǐng)導(dǎo)層面上醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理，要從醫(yī)院長久發(fā)展的戰(zhàn)略高度出發(fā)，認(rèn)識到其在人力資源管理中的重要地位[5]，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)做好三點(diǎn)措施，首先是要有明確的管理計(jì)劃，要及時(shí)傳達(dá)并要求學(xué)習(xí)各項(xiàng)文件，明確其精神，制定和并保證認(rèn)真實(shí)施年度計(jì)劃，其次，以一點(diǎn)帶動全面的方式，用少數(shù)高素質(zhì)管理人才帶動整體檔案管理人員的工作能力的提升.最后，還要求改善檔案保管條件，尤其是對于紙質(zhì)檔案的保管，要求更為嚴(yán)格.

干部人事檔案管理是培養(yǎng)和選拔干部隊(duì)伍的重要依據(jù)，關(guān)系到醫(yī)院人事任免，除了上述三項(xiàng)措施以外，各級領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)為人事檔案管理預(yù)留足夠的經(jīng)費(fèi)，根據(jù)編纂的人事檔案管理部門年度預(yù)算表，為人事檔案管理部門提供合適的預(yù)算，以此作為醫(yī)院人事檔案管理部門內(nèi)部員工獎(jiǎng)懲制度、員工培訓(xùn)與學(xué)習(xí)以及員工定期團(tuán)建活動的經(jīng)費(fèi).干部人事檔案管理人員提升對檔案管理工作的重視，應(yīng)當(dāng)主動要求學(xué)習(xí)干部人事檔案管理技巧，對干部人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行深入探索，發(fā)現(xiàn)干部人才的各種優(yōu)勢和長處，根據(jù)不同干部的不同性格，研究其適合的不同崗位，為上級領(lǐng)導(dǎo)的人員任免提供參考意見.

3.2 檔案內(nèi)容精確化

檔案內(nèi)容失真不利于干部的人事管理和調(diào)度，所以，應(yīng)當(dāng)對干部的人事檔案進(jìn)行全面的排查和整理，發(fā)現(xiàn)其中的錯(cuò)誤部分應(yīng)當(dāng)及時(shí)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行校正.減少由于檔案內(nèi)容虛假導(dǎo)致的人事調(diào)動上的錯(cuò)誤，保證有才能的人能夠得到相應(yīng)的職位去發(fā)揮其才能，避免尸位素餐者的長期霸占職位而無所作為，也是對干部誠實(shí)信用品性的校驗(yàn).

對干部人事檔案的全面審查應(yīng)當(dāng)從事實(shí)出發(fā)，通過各種方法對干部的關(guān)鍵履歷進(jìn)行驗(yàn)證，保留其中的真實(shí)部分，對于過分夸張或者虛報(bào)的不實(shí)部分應(yīng)當(dāng)予以刪除，該項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)?shù)玫缴霞夘I(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和支持，選擇公正、有責(zé)任心、邏輯縝密的檔案管理人員進(jìn)行.同時(shí)這也是對干部的隊(duì)伍的一種政治審核，對于品行不端的干部，應(yīng)當(dāng)及時(shí)清理，撤銷其干部人事檔案，不能讓這些實(shí)際能力不足的人成為醫(yī)院的管理者，以免造成人事任免錯(cuò)誤引起的醫(yī)院經(jīng)營管理損失.

3.3 嚴(yán)格干部人事檔案的管理制度，提高檔案管理人員的執(zhí)行力

干部人事檔案管理工作混亂的原因首先是缺乏相應(yīng)的管理制度，檔案管理人員的執(zhí)行力低下，所以，對醫(yī)院的干部人事檔案的有效性管理，應(yīng)當(dāng)首先從創(chuàng)制優(yōu)良的規(guī)章制度，提升檔案管理人員的執(zhí)行力為首位.提升檔案管理人員的執(zhí)行力，需要對他們進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)技能培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技巧，從而使檔案的管理工作能夠順利進(jìn)行.

優(yōu)良的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)明確干部人事檔案管理的每一個(gè)崗位的職責(zé)，以及履行職責(zé)需要注意的問題，不履行職責(zé)的后果等內(nèi)容，要求以書面形式使干部人事檔案管理人員的權(quán)、責(zé)、利之間實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，做到有權(quán)必有責(zé)，負(fù)責(zé)才有利.各個(gè)崗位管理職責(zé)經(jīng)過規(guī)章的明確后，干部人事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依據(jù)規(guī)章該制度執(zhí)行工作，不瀆職，不越權(quán)，及時(shí)完成交付的本職范圍內(nèi)的工作.在做好各自的分內(nèi)之事后，應(yīng)當(dāng)協(xié)助進(jìn)度較為落后的同事的工作，養(yǎng)成相互幫助的習(xí)慣，提高部門整體的執(zhí)行水平以及管理人員得單人執(zhí)行能力.檔案管理人員不能因此而養(yǎng)成拖沓指望同時(shí)幫助完成工作的習(xí)慣，為避免這一情況的發(fā)生，績效制度的引入就變得十分有必要，協(xié)助他人完成工作的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)獲得相應(yīng)的合理報(bào)酬，以此鼓勵(lì)其始終又快又好地完成本單位的工作，提高其積極性.

3.4 建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

為了提高醫(yī)院的工作效率，合理安排各個(gè)工作崗位，經(jīng)常需要調(diào)動干部人事檔案進(jìn)行研究分析，紙質(zhì)檔案不宜經(jīng)常調(diào)閱，否則容易發(fā)生破損，造成不必要的維護(hù)費(fèi)用，再加上當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)達(dá)，智能云計(jì)算與大數(shù)據(jù)分析技術(shù)也開始迅速升溫，建立數(shù)字檔案不僅有利于提高對干部人事檔案的分析，也能加強(qiáng)對干部人事檔案的管理，提升檔案的管理工作效率.

在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)當(dāng)分為不同的管理權(quán)限以及管理代碼，對應(yīng)不同的檔案管理人員，并且還用當(dāng)有追蹤功能，監(jiān)控檔案管理人員對于檔案的修改，防止擔(dān)綱管理人員濫用職權(quán)，收受他人財(cái)物而故意偽造干部人事檔案，透明化干部人事檔案管理工作.數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)有數(shù)據(jù)分析功能，即云計(jì)算技術(shù)在數(shù)字管理系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)有所應(yīng)用，為人事部門任免干部推薦適宜任職的干部人才，提供相關(guān)的對比，方便人事任免，提高人事任免的科學(xué)性.

4 結(jié)束語

醫(yī)院的干部人事管理不僅關(guān)系到醫(yī)院本身的發(fā)展和延續(xù)，也關(guān)系到患者的生命健康安全，干部人事檔案管理工作則關(guān)系到醫(yī)院在干部任免上是否準(zhǔn)確，所以在一定程度上，干部人事檔案管理工作是醫(yī)院自身的基礎(chǔ)之一，必須給予足夠的重視，建立和完善干部人事檔案管理制度，規(guī)范化檔案管理工作，減少干部人事檔案中的虛假內(nèi)容，著重挖掘出干部人才的適用面，保障檔案管理工作高效進(jìn)行，使醫(yī)院的干部人事任免工作科學(xué)化、合理化、高效化.

參考文獻(xiàn)：

〔1〕劉謙謙，倪麗娟.干部檔案內(nèi)容失真問題的思考[J].蘭臺世界，2016（2）.

〔2〕趙淑紅.干部人事檔案材料整理工作研究[J].蘭臺世界，2014（s1）：143-144.

〔3〕趙金卓，朱俊.淺談醫(yī)院干部人事檔案整理的重要性[J].基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)教育，2004，6（2）：208-209.

〔4〕方文蓉.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2018（04）：16-17.

〔5〕張斌.試論醫(yī)院人力資源管理中的檔案管理[J].經(jīng)濟(jì)師，2016（2）：262-262.