摘 要：做好高校檔案利用工作，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為學(xué)校的全面發(fā)展提供服務(wù)，是當(dāng)今高校檔案工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)。本文論述了高校檔案利用工作的現(xiàn)狀、存在的問題的同時(shí)，也探討了解決問題的途徑，從被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)、創(chuàng)新現(xiàn)代化利用方式等五個(gè)方面提出了一些見解。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校;檔案利用;利用途徑

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它見證學(xué)校的發(fā)展足跡和所取得的巨大成就，是學(xué)校極其寶貴的資源財(cái)富?，F(xiàn)在越來越多的高校對(duì)檔案工作都非常重視。檔案工作人員也要轉(zhuǎn)變觀念，切實(shí)做好高校檔案基礎(chǔ)工作，不斷豐富高校檔案館（室）藏，挖掘檔案信息資源，提升高校檔案的利用水平和質(zhì)量。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校的改革力度也進(jìn)一步加大，高校檔案利用工作如何在新形勢(shì)下，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為高校教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，則是當(dāng)前高校檔案工作的重點(diǎn)。

一、高校檔案利用工作的現(xiàn)狀

檔案利用工作既是高校檔案工作的重點(diǎn)，也是高校檔案工作的難點(diǎn)。同時(shí)它也是發(fā)揮高校檔案館（室）藏檔案價(jià)值、實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的重要途徑。目前，許多高校檔案館（室） “重藏輕用”的現(xiàn)象比較突出，只要檔案收集進(jìn)館，就算是萬事大吉了，檔案工作人員安于守成，主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)不強(qiáng)。高校檔案利用的主要方式是等待用戶上門查詢或電話查詢的被動(dòng)服務(wù)，而不是主動(dòng)服務(wù)。隨著信息技術(shù)快速發(fā)展、用戶需求差異化、用戶類型多樣化化（用戶不僅限于校內(nèi)的廣大師生，還擴(kuò)大到高校畢業(yè)生、校友、各類審計(jì)人員、法務(wù)人員、基建施工人員等），對(duì)檔案利用服務(wù)工作提出了種種新的要求，檔案工作人員面對(duì)變化如何應(yīng)對(duì)缺乏有效的手段。高校檔案利用服務(wù)工作的現(xiàn)狀與新形勢(shì)下的要求之間還存在很大差距。

二、目前高校檔案利用工作中存在的問題

隨著檔案意識(shí)的增強(qiáng)，師生員工利用檔案的頻次日益增加，在檔案利用過程中有時(shí)并不能滿足利用者的需求，原因如下：

1.滿足現(xiàn)狀，對(duì)檔案利用工作重視不夠

由于檔案工作的封閉性，造成高校部分檔案工作人員滿足現(xiàn)狀，缺乏開拓創(chuàng)新的精神，沒有充分認(rèn)識(shí)到館（室）藏檔案所蘊(yùn)含的價(jià)值，工作停留在收集、整理、保存的表層，對(duì)于檔案工作的根本目——提供利用，缺乏深度認(rèn)知，重視不夠，造成了寶貴的檔案資源藏在深閨無人知，檔案的利用率比較低。

2.高校檔案館（室）的宣傳手段單一

高校檔案部門不注重對(duì)外宣傳，宣傳工作做得少之又少。我?；揪褪敲磕?“6·9”國(guó)際檔案日張貼個(gè)海報(bào)，不定期舉辦專題展覽，多是圖片展覽，在兼職檔案員范圍內(nèi)開展檔案法律法規(guī)、檔案知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)等，參與人員有限，受眾面小。高校檔案館（室）對(duì)館藏檔案的內(nèi)容及其蘊(yùn)含的價(jià)值缺乏宣傳，導(dǎo)致學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作支持不夠，師生員工不清楚檔案館（室）究竟有哪些檔案資料。

3.高校檔案館（室）藏檔案不夠豐富，檔案信息資源不夠優(yōu)化

我校館藏檔案以黨政、教學(xué)、財(cái)會(huì)、基建類檔案居多，其他幾類的檔案內(nèi)容不夠豐富;反映學(xué)校辦學(xué)理念、學(xué)科、師資建設(shè)等特色檔案材料較少;由于工作謹(jǐn)慎，觀念保守，怕?lián)?zé)任，對(duì)過期或已經(jīng)失去利用價(jià)值的檔案沒有進(jìn)行及時(shí)的鑒定銷毀，且鑒定標(biāo)準(zhǔn)一味的從寬，占用緊張的庫(kù)房用地，導(dǎo)致檔案信息資源優(yōu)化不夠，影響了檔案的利用率。

4.檔案編研工作滯后

除去全國(guó)重點(diǎn)高校之外，大部分高校檔案編研工作開展得并不多，很多編研工作都是在被動(dòng)的情況下進(jìn)行的，也僅僅是重“編”輕 “研”，研究成果寥寥無幾。編研工作主要是對(duì)館藏檔案材料進(jìn)行一次加工、二次加工，如大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等。而對(duì)館藏檔案蘊(yùn)含的豐富資源缺乏精細(xì)加工，編研成果未有很強(qiáng)的針對(duì)性，不能為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供有效的幫助。

5.檔案利用方式陳舊、落后

目前檔案利用主要還是以利用者上門查閱檔案為主，電話、傳真查詢?yōu)檩o。雖然高校都有自己的檔案管理系統(tǒng)，但因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)龐大，系統(tǒng)錄入工作比較重，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)并不齊全，個(gè)別檔案還要沿用手工檢索、查詢，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且影響查準(zhǔn)率、查全率。大部分高校檔案館（室）雖然都進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，但現(xiàn)代化程度不高，基本上都是案卷級(jí)、文件級(jí)目錄可查，全文瀏覽做不到，極大的影響了檔案的利用效率。

三、做好高校檔案利用工作的有效途徑

1.轉(zhuǎn)變觀念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)

高校檔案工作人員要真正認(rèn)識(shí)到高校檔案利用工作的重要性，要解放思想、更新觀念，摒棄被動(dòng)服務(wù)，進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。改變之前坐等利用者上門的服務(wù)模式，要主動(dòng)出擊。越過檔案部門的小范圍，要加大格局，放眼全校，站在學(xué)校各方面發(fā)展的角度來考慮檔案提供利用的問題，加大檔案的開放和開發(fā)力度。檔案工作人員要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，拓寬思路，深入實(shí)際，了解各相關(guān)部門對(duì)檔案的需求，定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析檔案利用工作中出現(xiàn)的新問題、新需求，并盡快加以解決，方便利用者查詢、借閱。

2.拓寬高校檔案信息的宣傳途徑

在信息化的時(shí)代，高校檔案館（室）的宣傳途徑其實(shí)很多。在保留原有的宣傳方式的同時(shí)，可以加強(qiáng)與宣傳部門聯(lián)動(dòng)，合力打造檔案宣傳的效果。充分利用高校的廣播臺(tái)、校報(bào)、校園網(wǎng)、宣傳櫥窗等對(duì)學(xué)校的歷史、重大事件、先進(jìn)人物進(jìn)行宣傳，還可以借助互聯(lián)網(wǎng)傳播，如檔案館官網(wǎng)、微信公眾號(hào)等。微信公眾號(hào)作為新型的傳播手段為高校類檔案工作的發(fā)展提供了重要載體和平臺(tái)。檔案部門可以利用微信公眾號(hào)傳播檔案文化、拓寬宣傳渠道、創(chuàng)新服務(wù)方式，可以邀請(qǐng)廣大師生掃碼關(guān)注，可以在公眾號(hào)上發(fā)布一些檔案的基本知識(shí)、館藏情況介紹、動(dòng)態(tài)信息等，還可以在線互動(dòng)，及時(shí)答疑解惑，增進(jìn)廣大師生對(duì)檔案工作的了解，增強(qiáng)廣大師生的檔案意識(shí)，擴(kuò)大檔案工作的影響。

3.豐富高校檔案館（室）的館藏，優(yōu)化調(diào)整檔案結(jié)構(gòu)

豐富館藏，一直以來都是高校檔案館（室）常抓不懈的工作。近年來，隨著高校檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案數(shù)量激增，所以及時(shí)做好檔案的鑒定工作，避免有價(jià)值的材料淹沒在無價(jià)值的材料之中，是很有必要的。目前，大部分高校還是按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中規(guī)定的十大類檔案來確定收集范圍。隨著高校各項(xiàng)工作不斷地向前發(fā)展，檔案材料收集的范圍也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷拓寬。以中國(guó)民航大學(xué)為例，就增加了實(shí)物檔案、名人檔案、招投標(biāo)檔案等。根據(jù)檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，我校教學(xué)、財(cái)會(huì)、黨政和基建檔案的利用率比較高，我們就在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，充實(shí)檔案的內(nèi)涵，調(diào)整檔案結(jié)構(gòu)，科學(xué)整合檔案資源，加強(qiáng)利用研究，提高檔案利用的整體水平。

4.加大檔案編研工作力度

高校檔案編研工作水平高低，是檢驗(yàn)高校檔案館水平的重要依據(jù)之一。首先，檔案編研對(duì)檔案工作人員的要求較高。檔案工作人員要有敏感度，能從學(xué)校實(shí)際需要出發(fā)，了解學(xué)校各項(xiàng)工作的最新需求，確定編研選題，再對(duì)館（室）藏檔案所蘊(yùn)含的信息進(jìn)行挖掘，在突出學(xué)校特色的前提下，進(jìn)行文字方面的編纂。檔案部門可以依據(jù)館藏，編寫學(xué)校《規(guī)章制度匯編》《年鑒》或是專題匯編，如《學(xué)校歷屆黨代會(huì)文件匯編》等。其次，高校檔案館（室）還可以借助外部力量，與學(xué)校的其他業(yè)務(wù)部門聯(lián)合進(jìn)行編研，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，例如與宣傳部合作，進(jìn)行校史檔案圖片展，或聯(lián)合拍攝學(xué)校名人紀(jì)錄片等。

5.創(chuàng)新現(xiàn)代化檔案利用方式

高校檔案館（室）普遍采用的檔案利用方式為檔案閱覽服務(wù)、檔案外借服務(wù)、電話、傳真咨詢服務(wù)、信函查詢服務(wù)、現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)等。但是現(xiàn)代化的利用手段，在工作實(shí)際中應(yīng)用并不廣泛。在信息化水平不斷提高的時(shí)代，檔案利用的方法和手段都有了很大的變化，檔案系統(tǒng)查閱是今后檔案利用的主流方式，高校檔案館（室）一定要跟上時(shí)代的步伐，加強(qiáng)建設(shè)自己的網(wǎng)頁和選擇適合自己實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)。在檔案信息化建設(shè)中，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)是系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)。目前高校普遍建立了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，但全文數(shù)據(jù)庫(kù)因?yàn)楹臅r(shí)費(fèi)力，并不完善。為了更有效的利用高校檔案資源，為學(xué)校的師生員工和社會(huì)人士提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，就要加快檔案信息化建設(shè)，提供多元化利用平臺(tái)。其中，檔案數(shù)字化加工就是一項(xiàng)重要工作。這項(xiàng)工作任務(wù)量比較大，我校采取分批、分主次來完成。利用率比較高的教學(xué)檔案、黨政檔案優(yōu)先進(jìn)行，然后陸續(xù)做其他類的檔案。利用這種方式查閱，省時(shí)省力，快捷方便，還可有效保護(hù)檔案原件。

總之，檔案利用工作是高校檔案工作的重點(diǎn)，利用工作水平的提升需要全體工作人員的努力。在檔案信息化建設(shè)方面，因?yàn)闄n案館（室）中相關(guān)專業(yè)人員比較少，所以高校檔案工作人員還需培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高服務(wù)技能。在日常工作中，也要不斷豐富館藏、優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)、充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為學(xué)校的全面發(fā)展提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王琦.淺議高校檔案利用工作[J].蘭臺(tái)世界，2006（5）

[2]廖欽初.我國(guó)高校檔案利用工作的發(fā)展與創(chuàng)新[J].中國(guó)成人教育，2008（1）

[3]陳曉媛.信息化背景下高校檔案利用模式的發(fā)展與創(chuàng)新[J].山西檔案，2016（9）

作者簡(jiǎn)介：高云燕（1971-），女，中國(guó)民航大學(xué)檔案館館員;研究方向：檔案管理、史料研究。