許瑋瑋
摘要:新時期,事業(yè)單位的經(jīng)營環(huán)境變得更加復(fù)雜,也要求事業(yè)單位檔案管理工作必須隨之作出改變。只有不斷優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作,加快檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展,才能更好地發(fā)揮檔案在事業(yè)單位中應(yīng)有的作用。本文就事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化與現(xiàn)代化路徑作了相關(guān)分析。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化
事業(yè)單位的檔案管理工作具有很強的服務(wù)性和政治性,對事業(yè)單位的發(fā)展有著巨大影響。但是就目前來看,事業(yè)單位對檔案管理工作還不夠重視,許多檔案歸檔不及時,再加上缺乏專業(yè)的檔案管理人員,以至于檔案的利用率非常低,嚴重影響到了事業(yè)單位的發(fā)展。新時期,檔案在事業(yè)單位中的作用越來越大,而要想發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用,事業(yè)單位就必須立足現(xiàn)狀,不斷優(yōu)化檔案管理工作,加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。
1事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題
1.1缺乏正確的檔案管理意識
事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位發(fā)展歷史的見證,我國許多事業(yè)單位缺乏正確的檔案管理意識。一方面,事業(yè)單位對檔案管理工作不重視,沒有設(shè)立相應(yīng)的部門負責檔案管理工作,以至于檔案歸檔不及時、檔案信息失真的現(xiàn)象時常發(fā)生;另一方面,事業(yè)單位不重視檔案的利用,一些檔案歸檔后就一直放置不用,無法發(fā)揮檔案的指導(dǎo)和借鑒作用。
1.2檔案管理制度的缺失
事業(yè)單位檔案管理工作比較專業(yè),檔案信息需要按照一定的程序和要求來歸檔,然而就目前來看,事業(yè)單位的檔案管理工作機制還不夠完善,檔案信息的收集、存儲、調(diào)用等存在許多問題,比如說,案卷標題、檔案序號不規(guī)范,案卷沒有卷內(nèi)目錄等。另外,事業(yè)單位忽略了檔案信息的審查,不管檔案信息正確與否,直接歸檔,一旦檔案信息失真,檔案的價值就會下降,進而不利于事業(yè)單位的發(fā)展。
1.3缺乏專業(yè)的檔案管理人員
事業(yè)單位檔案管理工作涉及到事業(yè)單位的方方面面,如果檔案管理人員不專業(yè),檔案管理工作就會出現(xiàn)各種問題?,F(xiàn)階段來看,事業(yè)單位檔案管理人員大多不夠?qū)I(yè)。一方面,事業(yè)單位檔案管理人員大多為兼職人員,他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理知識,在實際工作中不能做到具體事項具體對待,很容易出現(xiàn)檔案信息失真的問題;另一方面,事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,他們大多抱著完成任務(wù)的心態(tài)去工作,難以發(fā)揮出工作主體應(yīng)有的作用。
2事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化與現(xiàn)代化路徑
2.1事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化
2.1.1樹立正確的檔案管理意識
事業(yè)單位的發(fā)展與其自身的檔案管理工作有著密切的關(guān)聯(lián)性,從某種程度上將,檔案管理工作好壞直接決定了事業(yè)單位的發(fā)展。因此,事業(yè)單位要高度重視檔案管理工作。首先,要樹立正確的檔案管理意識,將檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度,明確檔案管理內(nèi)容和目標,完善檔案管理程序;其次,要樹立全面檔案管理意識,不僅要重視檔案信息的收集、處理、存儲,更要重視檔案信息的利用,全面抓好檔案管理工作。另外,要加大檔案管理工作的宣傳,提高管理者及工作人員對檔案工作的認識,使他們主動配合檔案管理工作。
2.1.2完善檔案管理制度
事業(yè)單位應(yīng)當結(jié)合自身實際,完善檔案管理制度。首先,從制度層面,對檔案的收集、處理、調(diào)用等環(huán)節(jié)作出全面的規(guī)定,以此促進檔案工作的規(guī)范化;其次,建立審查機制,在檔案歸檔時,要對檔案信息進行全面、系統(tǒng)的審查,確保檔案信息真實、全面,從而保證檔案價值;再者,要落實責任制,將檔案管理工作責任落實到具體部門、具體人身上,從而提高檔案工作的有效性。
2.1.3加強檔案管理人員的培訓(xùn)
作為檔案管理工作的主體,只有不斷提升檔案管理人員的能力,才能有效規(guī)避檔案信息失真的風(fēng)險,保障檔案應(yīng)有的價值。對此,事業(yè)單位要格外注重檔案管理人員的培訓(xùn)。一方面,事業(yè)單位要結(jié)合檔案管理工作的需要,對現(xiàn)有的檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn),包括專業(yè)知識教育、業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、職業(yè)素質(zhì)等,全面提升檔案管理人員的能力水平;另一方面,對外引進專業(yè)的檔案管理人員,以便檔案管理工作的高效開展。
2.2事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化路徑
2.2.1檔案數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)代化
事業(yè)單位應(yīng)借用計算機技術(shù),構(gòu)建現(xiàn)代化的管理系統(tǒng),成立檔案數(shù)據(jù)庫,以便檔案信息的高效利用。在計算機技術(shù)的支持下,事業(yè)單位不僅可以對檔案數(shù)據(jù)庫進行有效的管理,同時還可以對檔案信息系統(tǒng)進行實時監(jiān)控,確保檔案管理工作處于可控范圍內(nèi),從而提高檔案管理的有效性。另外,借助計算機,事業(yè)單位可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案,以便檔案的更好管理和利用。