胡臻

【摘要】隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國大部分機關(guān)、企事業(yè)單位等已經(jīng)推行電子化辦公方式。與傳統(tǒng)的文件管理方式相比，電子文件具備一定的便利性和快捷性。在電子文件的起草、修改、收發(fā)等環(huán)節(jié)都更加便捷。但是，電子文件管理系統(tǒng)在應(yīng)用的過程中存在較多的問題，例如識別與保存等問題。解決電子文件存在的各種問題才能更好地發(fā)展電子文件，提高辦公室文件管理的效率，更好地促進電子文件的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電子文件管理;存在的問題;對策建議

一、電子文件概述

電子文件一般是指由機構(gòu)、組織或個人形成的所有電子記錄，與傳統(tǒng)文件、檔案概念不一樣。同時電子文件也特指由政府部門、公共機構(gòu)形成的電子化文件，它具有文件的各種屬性，且一般是公務(wù)活動中形成的，具備一定規(guī)范化的形成、審核、流轉(zhuǎn)等程序和管理要求，具有真實性、完整性和有效性。

（一）共享性。電子文件與紙質(zhì)文件最大的區(qū)別就是共享性。電子文件的使用不受時間以及地域的限制，人們可以在任何時候任何地點查找自己需要的信息，而且具有極大的快捷性，同時可以在類似的文件中查找自己需要的信息。

（二）隨時性。電子文件是建立在網(wǎng)絡(luò)上的一種應(yīng)用，在網(wǎng)絡(luò)上的文件，可以在任何時間內(nèi)進行利用。而傳統(tǒng)文件只能在固定的時間和固定的地點以及固定的方式進行查閱。

（三）多樣性。電子文件的可操作性為利用者提供了更多的利用方式，除了傳統(tǒng)檔案常用的利用方式如閱覽、復(fù)制外，還可以為我們提供各種多樣性的服務(wù)。

（四）數(shù)字化。電子文件主要的特性就是數(shù)字化，傳統(tǒng)的文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化，傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中去。這樣人們就可以通過計算機隨時隨地進行信息的查找，人們可以借助計算機在顯示器或打印機上只需要花費幾分鐘甚至幾秒鐘就可以查找到不同地域的文件。在計算機內(nèi)部，無論是存儲還是傳輸?shù)葦?shù)據(jù)處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。

二、電子文件管理問題分析

（一）規(guī)章制度不健全。目前，針對電子文件的起草、修改、收發(fā)、傳閱等環(huán)節(jié)都沒有具體的規(guī)章制度進行專業(yè)性的管理。尤其是針對于電子文件的存儲問題，相對于傳統(tǒng)的文件出現(xiàn)的字跡模糊、老化、破損等問題，電子文件會出現(xiàn)電腦病毒以及電腦自身故障等問題。針對這些問題，電子文件很難出臺相應(yīng)的規(guī)章制度進行管理。在某種程度上甚至?xí)绊憜挝蝗粘９ぷ鞯拈_展。目前，我國的實際情況是在電子文件管理方面沒有出臺相應(yīng)的法律法規(guī)，同時也很難通過相應(yīng)的法律法規(guī)進行有效的規(guī)范，這成為電子文件管理最大的一個問題。

（二）缺乏專業(yè)人員。目前，我國政府、企業(yè)中使用電子文件的部門之間缺乏有效的溝通和聯(lián)系，這些工作人員并沒有認(rèn)識到電子文件管理的重要性，也并不理解電子文件管理的重要作用和意義。同時，一些從事電子文件管理的工作人員綜合素質(zhì)不高，并沒有進行相應(yīng)的培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的技術(shù)和能力，這樣會在從事電子文件的管理過程中出現(xiàn)一定的問題。最后，單位中的工作人員如果出現(xiàn)工作調(diào)動或者調(diào)離的現(xiàn)象，很難將電子文件全部進行上傳或者移交，這就會出現(xiàn)文件丟失的現(xiàn)象，從而會影響單位工作的開展。

（三）信息安全問題。隨著當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，人們的工作生活已經(jīng)難以離開計算機，計算機的應(yīng)用大大提高了人們在工作時的效率，但是，計算機的信息安全問題仍然是一項非常難以解決的問題，由此帶來的電腦病毒問題嚴(yán)重影響電子文件的安全性問題。尤其電腦病毒會侵入到電子文件管理系統(tǒng)，導(dǎo)致電子文件出現(xiàn)無法打開以及破損毀壞等問題，從而導(dǎo)致電子文件信息的不準(zhǔn)確和不完整，從而影響到工作的開展。

三、電子文件管理對策建議

（一）標(biāo)準(zhǔn)化的管理。電子文件是一項非常復(fù)雜的工作，這就需要出臺相應(yīng)的規(guī)章制度，才能科學(xué)有效地對電子文件進行管理。由于我國電子文件管理工作是近幾年剛剛興起的管理方式，因此需要學(xué)習(xí)國外一些先進的經(jīng)驗。同時，制定規(guī)章制度進行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，會讓工作人員按照規(guī)章制度開展工作，按照規(guī)章制度在電腦上收發(fā)和查詢文件，從根本上克服紙質(zhì)文件制作難、查詢難、傳遞難的問題，使辦公手段產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。

（二）提高人員綜合素質(zhì)。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化已經(jīng)成為了未來社會的發(fā)展趨勢，電子文件的信息化、數(shù)字化都對我國文件管理人員提出了更高的要求。首先，作為電子文件管理人員，要掌握一定的計算機知識和技能，能夠熟練操作電腦。其次，還要具備一定的電子文件管理知識，這樣才能更好地去從事電子文件工作。同時，電子文件管理人員要加強自身的學(xué)習(xí)，管理部門要定期對電子文件管理人員進行培訓(xùn)，讓他們熟悉系統(tǒng)和輕松完成電子文件的整理、編輯、歸檔工作，能夠更好地應(yīng)用到工作中。

（三）加強信息安全。信息安全是電子文件管理中一項非常重要的工作。如果信息安全出現(xiàn)問題，將會導(dǎo)致電子文件的數(shù)據(jù)被刪除、篡改、偽造、泄密，造成非常嚴(yán)重的損失。當(dāng)今，人們的生活和工作都依賴計算機，對于電子文件的依賴性越來越強，加強信息安全，能夠保障人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ鞲玫亻_展，這也應(yīng)該成為當(dāng)今社會最重要的一項工作。

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