白茹玉

摘 ?要：“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展推動(dòng)了高職院校檔案信息化建設(shè)，為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展以及有效提升高職院校檔案管理和服務(wù)水平，高職院校的檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)前檔案工作的重要方向，該文以長(zhǎng)春金融高等?？茖W(xué)校為例，從檔案信息化概念、管理投入、基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)人才幾方面對(duì)高職院校在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行了探討，并提出了相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+” ?高職院校檔案 ?檔案信息化

中圖分類號(hào)：G270.7 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）10（b）-0079-02

2015年李克強(qiáng)總理在政府工作報(bào)告中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，正式將“互聯(lián)網(wǎng)+”作為引領(lǐng)我國(guó)傳統(tǒng)行業(yè)改革的國(guó)家級(jí)戰(zhàn)略，這一戰(zhàn)略對(duì)檔案事業(yè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，我國(guó)檔案信息化步入新的階段。為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展及有效提升高職院校檔案的管理和服務(wù)水平，如何在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案信息化已成為檔案部門和檔案人員亟待解決的問題。

1 ?長(zhǎng)金高專檔案管理信息化現(xiàn)狀及存在問題

1.1 長(zhǎng)金高專檔案管理信息化工作現(xiàn)狀

長(zhǎng)春金融高等?？茖W(xué)校（以下簡(jiǎn)稱長(zhǎng)金高專）檔案室于1978年設(shè)立，后成立檔案科，隸屬于學(xué)校黨政辦公室，2018年設(shè)置為檔案與數(shù)據(jù)管理科。該校檔案的管理方式主要是由各形成單位、部門自行保存與管理，檔案室保存學(xué)校部分檔案。檔案主要分為黨群、行政、基建、教學(xué)、科研、出版、財(cái)會(huì)、聲像以及實(shí)物9個(gè)類別，其中教學(xué)、科研、基建、出版類多為建校初期二三十年內(nèi)檔案。2018年學(xué)校引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，文書檔案可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行檔案“雙軌制”管理模式。

1.2 長(zhǎng)金高專檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.2.1 檔案信息化認(rèn)識(shí)不到位

不少高校的管理者和檔案工作人員將檔案信息化等同于檔案數(shù)字化，常常混淆檔案數(shù)字化、檔案信息化以及檔案網(wǎng)絡(luò)化概念，認(rèn)為把紙質(zhì)檔案加工為數(shù)字檔案就完成了檔案的信息化建設(shè)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的概念提出已有5年，但是高職院校對(duì)于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”認(rèn)識(shí)仍不到位，對(duì)融合目的與意義不明確，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工只是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，檔案信息化應(yīng)該是以數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)平臺(tái)，以信息技術(shù)為手段，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行獲取、共享、利用，由傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、開放化和智能化管理[1]。如何結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境進(jìn)行檔案信息化建設(shè)仍有待深入探索。

1.2.2 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化的基礎(chǔ)，包括如打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等硬件設(shè)備、檔案管理系統(tǒng)等軟件設(shè)施以及良好穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。高校檔案信息化建設(shè)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施有較高的性能需求，既要保證檔案數(shù)字化質(zhì)量、電子檔案信息的存儲(chǔ)容量與交互速度等，又要保障檔案信息的安全，基礎(chǔ)設(shè)施不完善會(huì)阻礙高校檔案信息化的發(fā)展。另外，高職院校受辦學(xué)規(guī)模所限，存在實(shí)體檔案存儲(chǔ)空間不足的現(xiàn)象。長(zhǎng)金高專檔案與數(shù)據(jù)科辦公室與文秘科共用，檔案室共有兩個(gè)庫(kù)房，總計(jì)不足5m2，計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備無處放置，這對(duì)檔案的管理工作帶來很大不便。

1.2.3 管理投入不充足

近幾年高職院校得到了大力發(fā)展，學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，招生人數(shù)急劇增加，檔案信息資源數(shù)量增多，但是檔案信息化進(jìn)程卻越來越緩慢，其主要原因是高職院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化意識(shí)不夠，在信息化建設(shè)和管理上投入不充足。（1）未將檔案信息化劃入學(xué)校發(fā)展計(jì)劃。由于高職院校擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將學(xué)校校區(qū)的建設(shè)、招生工作、引進(jìn)先進(jìn)教學(xué)設(shè)備、建設(shè)智慧校園等作為規(guī)劃的重點(diǎn)，忽略對(duì)檔案信息化的建設(shè)，導(dǎo)致高職院校檔案信息化工作停滯不前。（2）未形成與檔案信息化相適應(yīng)的管理體制。高職院校原檔案管理制度主要適用于紙質(zhì)等實(shí)體檔案，對(duì)于電子檔案的移交、整理、歸檔、利用等流程沒有明確的規(guī)定。以長(zhǎng)金高專為例，雖然該校已初步使用檔案管理系統(tǒng)，但目前只有針對(duì)紙質(zhì)檔案的管理制度，并且多年來沒有完善和修訂，其中多條規(guī)定已完全不適用于當(dāng)前的檔案管理工作。（3）未投入充足資金。資金缺乏是許多高職院校檔案信息化工作面臨的難題，以長(zhǎng)金高專為例，該校目前在進(jìn)行新校區(qū)的建設(shè)，大部分預(yù)算經(jīng)費(fèi)重點(diǎn)投入校園擴(kuò)建，檔案信息化方面的資金難以保證。

1.2.4 信息化人才缺失

由于待遇、工作環(huán)境以及自身發(fā)展等問題，高職院校缺少能夠適應(yīng)新時(shí)代檔案信息化建設(shè)的復(fù)合型檔案人才。高職院校普遍存在檔案工作人員專業(yè)性不強(qiáng)、專職人員過少、計(jì)算機(jī)相關(guān)人才缺失等問題，未形成專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。如長(zhǎng)金高專檔案與數(shù)據(jù)管理科共兩人，同時(shí)還負(fù)責(zé)辦公室其他工作，檔案管理方面的工作精力有限。管理人員專業(yè)方面，其中一人專業(yè)與檔案學(xué)相關(guān)，兩人均缺少信息化方面的知識(shí)背景，難以跟上新技術(shù)發(fā)展的步伐。

2 ?高職院校檔案信息化建設(shè)對(duì)策分析

2.1 建立完善的檔案管理機(jī)制

高職院校原檔案管理機(jī)制已不能適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案管理工作，建立完善的檔案管理機(jī)制是檔案信息化工作順利開展的基礎(chǔ)。（1）應(yīng)結(jié)合高職院校自身情況，依據(jù)國(guó)家現(xiàn)有的法律政策，制定符合高職院校檔案管理的法律法規(guī)，尤其對(duì)電子檔案的管理、保密、傳輸?shù)葐栴}建立嚴(yán)格的規(guī)定。（2）制定信息化建設(shè)方案，高職院校的檔案管理人員應(yīng)對(duì)信息化程度較高的學(xué)校進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，通過考察制定“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案信息化工作的可行性方案。長(zhǎng)金高專由于歷史遺留問題以及受資金限制，不能一次性完成檔案信息化建設(shè)，應(yīng)將其分為幾個(gè)階段進(jìn)行。建議將“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案信息化工作分為制定法律法規(guī)、紙質(zhì)檔案整理、引進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案管理與應(yīng)用5個(gè)階段。（3）強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，高職院校各部門有各自的應(yīng)用平臺(tái)，如教務(wù)處的教學(xué)管理平臺(tái)、科研處的科研平臺(tái)、辦公室的公文處理系統(tǒng)、圖書館文獻(xiàn)管理系統(tǒng)等，每個(gè)平臺(tái)依據(jù)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)都不相同，這不便于各平臺(tái)間的數(shù)據(jù)溝通，增加了數(shù)字檔案管理的難度?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”帶來了先進(jìn)的技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)一切的環(huán)境，高職院校應(yīng)基于數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范和統(tǒng)一各平臺(tái)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理平臺(tái)可與校內(nèi)其他平臺(tái)技術(shù)對(duì)接，解決信息孤島和數(shù)據(jù)共享等問題。

2.2 培養(yǎng)“互聯(lián)網(wǎng)+”思維

筆者認(rèn)為“互聯(lián)網(wǎng)+”的核心在于應(yīng)用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)，而檔案信息化的目的是使實(shí)現(xiàn)檔案的管理與利用更加便捷，“互聯(lián)網(wǎng)+”為檔案的信息化帶來了先進(jìn)的技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，高職院校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的意義，培養(yǎng)“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，形成“院院都有檔案室、人人都是檔案員、個(gè)個(gè)都為利用者”的大檔案工作格局[2]。在檔案管理方面，高職院校應(yīng)結(jié)合自身的業(yè)務(wù)情況，將信息化技術(shù)與檔案管理深度融合，改變檔案的管理方式，提高檔案管理的工作效率。長(zhǎng)金高專檔案管理方式落后，管理責(zé)任劃分不清晰，應(yīng)明確各單位檔案管理范圍，提高各分院各處室對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下設(shè)計(jì)檔案管理平臺(tái)，重塑檔案管理業(yè)務(wù)流程，利用技術(shù)手段進(jìn)行檔案的著錄、歸檔等工作。在檔案利用方面，通過檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上辦理，用戶足不出戶即可辦理所有業(yè)務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案無紙化管理與利用。同時(shí)，開發(fā)檔案的深度價(jià)值，探索“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案服務(wù)新方式。

2.3 注重檔案網(wǎng)絡(luò)安全

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案網(wǎng)絡(luò)安全問題是檔案信息化的重點(diǎn)和難點(diǎn)，高職院校在信息化建設(shè)中要將檔案網(wǎng)絡(luò)安全問題列入新校區(qū)建設(shè)規(guī)劃;要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息安全教育，要有嚴(yán)密的權(quán)限設(shè)置、分配與身份認(rèn)證，對(duì)各類信息要進(jìn)行安全分級(jí)，確定可以公開的范圍等[3];要依托網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，以免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)漏洞、病毒攻擊等問題;要有數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存意識(shí)，對(duì)歸檔的檔案及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

2.4 構(gòu)建專業(yè)人才隊(duì)伍

隨著新興技術(shù)不斷發(fā)展和升級(jí)，信息技術(shù)日益成熟，“互聯(lián)網(wǎng)+”為檔案行業(yè)的發(fā)展帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、社交媒體、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)以及新興的檔案存儲(chǔ)等技術(shù)已經(jīng)在檔案行業(yè)有所應(yīng)用，高職院校的檔案工作人員不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和技能，同時(shí)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)和應(yīng)用檔案信息化相關(guān)技術(shù)。具體而言，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織檔案工作人員參與檔案信息化相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)，提高檔案管理的信息化技術(shù)水平;合理設(shè)置檔案專業(yè)人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和人數(shù)，招聘檔案專業(yè)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)專業(yè)人才;合理設(shè)置檔案工作人員職稱評(píng)審制度，提高檔案工作人員的晉升機(jī)會(huì)與工作積極性。

3 ?結(jié)語

高職院校的檔案信息化建設(shè)與“互聯(lián)網(wǎng)+”融合是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，信息化建設(shè)過程中不僅要解決資金、人員、技術(shù)等問題，同時(shí)還要結(jié)合高職院校自身?xiàng)l件，不斷探索“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案信息化建設(shè)模式和數(shù)字檔案服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案的自身價(jià)值，更好地為師生、高職教育和社會(huì)服務(wù)。

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