文·戴群

2016年9月27日，國家檔案局局長李明華在全國檔案館工作會議上的講話中指出：“黨的十八屆五中全會提出的創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，集中反映了我黨對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展規(guī)律的新認(rèn)識，具有重大的理論意義和實(shí)踐意義，是新時期堅持和發(fā)展中國特色社會主義的科學(xué)理論指導(dǎo)和行動指南，也是十三五時期檔案館事業(yè)的發(fā)展思路和發(fā)展方向。[1]”高校檔案館作為我國檔案館網(wǎng)絡(luò)體系中的重要組成部分，必須認(rèn)真踐行這一指導(dǎo)思想，深入透徹的領(lǐng)會五大發(fā)展理念的內(nèi)涵和實(shí)質(zhì)，發(fā)揮其在高校檔案工作發(fā)展中的引領(lǐng)和指導(dǎo)作用。

一、五大發(fā)展理念引領(lǐng)高校檔案工作的高度契合性分析

（一）高校檔案工作的信息化建設(shè)以高科技為支撐，要求以創(chuàng)新為突破口

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》在發(fā)展目標(biāo)中明確指出，要“創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升。[2]”在當(dāng)前的時代背景下，加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。這不僅是推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是不斷提高高校檔案管理能力和服務(wù)水平的必由之路?！案咝n案工作必須轉(zhuǎn)變觀念、與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，用新觀念、新辦法解決新時期高校檔案面臨的新情況和新問題，積極主動應(yīng)對時代賦予高校檔案工作的創(chuàng)新要求，推動高校檔案工作健康快速發(fā)展，跟上高等教育事業(yè)改革與發(fā)展的步伐。[3]”加快高校檔案的信息化建設(shè)，必須以高科技尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為支撐。隨著技術(shù)發(fā)展的日新月異，要想緊跟時代步伐，創(chuàng)新將是我們一切工作的突破口。

（二）高校檔案工作的資源體系建設(shè)，需要學(xué)校各歸檔單位的協(xié)同配合

“檔案資源建設(shè)是一項事關(guān)檔案事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的基礎(chǔ)性工程”[4]。高校檔案館的資源體系建設(shè)，要求豐富和優(yōu)化檔案館藏。目前，高校檔案館館藏涵蓋范圍廣泛，包括黨群、行政、教學(xué)、科研、財會、基建、設(shè)備、出版、產(chǎn)品、外事、聲像等各類檔案。除此之外，高校在課程改革、教學(xué)水平評估、機(jī)構(gòu)精簡、特色辦學(xué)等復(fù)雜多樣的工作中，也產(chǎn)生著大量的應(yīng)歸檔的文件材料。確保各類檔案及時接收進(jìn)館是高校檔案工作的基礎(chǔ)性工作，也是重中之重。然而，由于高校檔案館的長期被漠視的處境，導(dǎo)致學(xué)校各單位對歸檔工作的也連帶著輕視，對重要的文件材料要么不及時收集整理，散落各處甚至遺失；要么文件材料不愿意上交檔案館，強(qiáng)行自己保存，一旦職位更替，交接不當(dāng)，就會導(dǎo)致重要檔案材料的無跡可尋?！皡f(xié)調(diào)”發(fā)展理念將對扭轉(zhuǎn)這一惡性發(fā)展態(tài)勢有重要的指導(dǎo)作用。這就要求檔案工作者在日常業(yè)務(wù)工作中，與歸檔單位溝通接觸時熱情友好，對檔案的重要性耐心細(xì)致的講解，促使他們對檔案工作的態(tài)度逐漸改觀。這樣一來，檔案的接收進(jìn)館工作就會順暢很多。檔案資源體系建設(shè)也會進(jìn)入良性發(fā)展軌道。高校檔案工作者必須不斷地全方位、多渠道地收集資料以充實(shí)庫藏檔案內(nèi)容，不斷提高庫藏質(zhì)量，制定計劃，有重點(diǎn)有目的，加大力度收集對學(xué)校發(fā)展有益的精品檔案資源，并重視加強(qiáng)對館藏檔案資源的定期優(yōu)化重組和集成編研，使其更加有序化和系統(tǒng)化，爭取更準(zhǔn)確、高效地為高校各項工作提供更為優(yōu)質(zhì)、便捷和人性化的服務(wù)。

（三）高校檔案工作的安全體系建設(shè)，要求走和諧永續(xù)發(fā)展的道路

隨著檔案信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，高校檔案的安全隱患和安全風(fēng)險也在持續(xù)增加，如黑客攻擊、病毒入侵等。面對嚴(yán)峻的檔案安全形勢，高校檔案工作者必須著力構(gòu)建高校檔案安全防范體系，增強(qiáng)安全意識，提高規(guī)避和防范風(fēng)險的能力，確保檔案的絕對安全，走出一條和諧永續(xù)發(fā)展的道路。這也與“綠色”發(fā)展理念不謀而合。

（四）高校檔案工作的利用體系建設(shè)，要求推動館藏信息的開放和共享

長久以來，我國的檔案工作重心始終在檔案實(shí)體的管理上，加之對保密性的過于強(qiáng)調(diào)，形成了高校檔案館半封閉性的工作狀態(tài)。日復(fù)一日的重復(fù)著檔案收集、蓋章、裝訂、排架等如流水線一樣固定而死板的工作模式。在服務(wù)利用方面，其工作模式也是繁瑣而耗時的。一旦用戶上門查找，首先要根據(jù)用戶的查借閱需求，進(jìn)行歸檔目錄的人工檢索。然后去庫房調(diào)卷，最后復(fù)印蓋章等。整個工作流程都靠人工完成，這與信息社會的發(fā)展是極為不對稱的，檔案的社會服務(wù)功能沒有得到有效發(fā)揮。亟待高校檔案工作者轉(zhuǎn)變思維方式，樹立開放和共享的服務(wù)理念，推動館藏信息的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。

二、以五大發(fā)展理念為指導(dǎo)，構(gòu)建高校檔案工作發(fā)展新體

（一）以“創(chuàng)新”理念推進(jìn)檔案信息化

“所謂檔案信息化，是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式為社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。[5]”“創(chuàng)新”作為五大發(fā)展理念之首，一直是政府工作報告的高頻詞匯?！皠?chuàng)新即打破傳統(tǒng)思維模式的束縛，采用一種新的發(fā)展眼光或者新的發(fā)展態(tài)度，對特定事物進(jìn)行更新變革，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求。[6]”以“創(chuàng)新”理念推進(jìn)檔案信息化，首先是要解放思想，轉(zhuǎn)變工作方式。實(shí)現(xiàn)工作重心從傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)體的管理向數(shù)字資源的管理利用上來；變以往陳舊落后的手工管理方式為現(xiàn)代化的智能化網(wǎng)絡(luò)化管理方式。其次要創(chuàng)新檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息社會的迅猛發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理的模式迫在眉睫。我們要充分運(yùn)用信息社會的高精尖的現(xiàn)代化手段，對照檔案管理日常工作的各個環(huán)節(jié)和具體流程，爭取簡化優(yōu)化工作步驟，利用技術(shù)解放人力，不斷提高檔案服務(wù)利用效率。

高校檔案管理者要準(zhǔn)確把握十三五時期檔案事業(yè)發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)自主創(chuàng)新和集成創(chuàng)新。注重跨學(xué)科跨專業(yè)的有機(jī)融合，充分運(yùn)用相關(guān)領(lǐng)域的前沿科技，推動檔案事業(yè)更好的為高校師生服務(wù)。以筆者所在的高校檔案館為例，檔案信息化建設(shè)依托的科技創(chuàng)新主要在于自主研發(fā)適合高校實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件材料收集、立卷歸檔和信息發(fā)布的網(wǎng)絡(luò)化。最好能做到辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫銜接和功能互動，使辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的自動一體化歸檔。此外還要與高校的其他主要應(yīng)用系統(tǒng)（如教務(wù)系統(tǒng)、設(shè)備系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、集成和整合。更為重要的是，要改變利用者獲取資料的方式和途徑，讓用戶通過網(wǎng)絡(luò)能夠快速、有效地獲得所需信息。

（二）以“協(xié)調(diào)”理念開展檔案日常工作

“協(xié)調(diào)是成事成功的一大規(guī)律、一把金鑰匙，是全面建成小康社會決戰(zhàn)決勝的一大核心理念。[7]”檔案日常工作的順利開展，必須依靠學(xué)校各職能處室和教學(xué)單位的協(xié)調(diào)配合。要改變目前工作的窘境，就要求高校檔案管理者在協(xié)調(diào)理念的指引下，充分發(fā)揮主觀能動性，力求改變現(xiàn)狀。首先需要解決思想認(rèn)識問題。要努力引導(dǎo)全校師生員工，尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)同志，充分認(rèn)識到檔案工作對高校長久發(fā)展的重要性。領(lǐng)導(dǎo)重視程度的提高，將極大推動檔案日常工作。其次，高校檔案工作者要加強(qiáng)溝通能力的培養(yǎng)。在信息社會條件下，高校檔案工作者要想更好的勝任自己的本職工作，全面提高自己的溝通和交流能力是一個基本的前提條件。其一，高校檔案部門要轉(zhuǎn)變以往封閉保守的工作模式，積極樹立“走出去”的開放姿態(tài)。對檔案館的工作內(nèi)容、職能、收集檔案和查閱檔案流程，在校園內(nèi)通過印發(fā)小冊等各種方式進(jìn)行宣傳普及。要定期組織檔案專題講座，舉辦精品檔案展覽和檔案趣味知識競賽，或者有獎?wù)骷瘷n案學(xué)術(shù)論文等，激發(fā)廣大師生員工對高校檔案的興趣，使他們更好的了解檔案的價值和作用，增強(qiáng)其歸檔工作的積極性和主動性。其二，檔案工作者在工作中不能安于現(xiàn)狀，要充分發(fā)揮主觀能動性，成為主動的溝通者，“在檔案工作流程中積極地進(jìn)行前端介入和控制”[8]。其三，要積極與檔案形成部門或機(jī)構(gòu)建立起高效率的雙向溝通渠道，通過雙方共同努力提高檔案工作效率。

（三）以“綠色”理念構(gòu)筑檔案安全新格局

綠色發(fā)展理念要求高校檔案館走可持續(xù)發(fā)展道路。隨著檔案信息化程度的不斷提高，數(shù)字檔案的信息安全問題也日益突顯，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊和病毒入侵等都對檔案信息安全構(gòu)成潛在威脅。以“綠色”理念為指引，構(gòu)建檔案安全體系刻不容緩。檔案工作者必須切實(shí)增強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全意識。高校檔案部門要盡快建立電子文件和紙質(zhì)文件的雙重安全防護(hù)體系，一是嚴(yán)格做好檔案庫房的“八防”，除了人工按時檢查外，還要利用現(xiàn)代智能化設(shè)備，建立庫房自動溫濕度控制、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、自動消防與氣體滅火系統(tǒng)等，做到人防與技防雙管齊下，保證萬無一失。對年代久遠(yuǎn)的珍貴孤本檔案要盡快進(jìn)行搶救性修復(fù)和復(fù)制，爭取延長其保存壽命。二是針對電子信息易改動和消失的特性，要定期做好電子文件的安全性和有效性的排查工作，防止病毒的入侵。同是要對檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行除了進(jìn)行監(jiān)控和定期的安全維護(hù)外，還要及時進(jìn)行全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫的備份。三是要對檔案的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定，對計算機(jī)進(jìn)行加密處理，對檔案管理系統(tǒng)中的用戶使用權(quán)限區(qū)分明確，分類加密。確保檔案在使用過程中的絕對安全。

（四）以“開放”和“共享”理念建設(shè)檔案服務(wù)利用新生態(tài)

由于受傳統(tǒng)的“重藏輕用”觀念和檔案機(jī)密性的特點(diǎn)的影響，造成了檔案資源長期深鎖庫房，其潛在的價值沒有得到有效的開發(fā)，其服務(wù)社會的功能也難以發(fā)揮。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，開放和共享成為勢不可擋的時代潮流。檔案作為寶貴的社會文化資源，也具有共享性。在尊重檔案保密性的前提下，加大檔案資源的開放力度成為時代選擇。對高校檔案館來說，讓珍貴的教學(xué)科研等精品檔案資源向高校師生開放，使其共享學(xué)校長期以來的優(yōu)質(zhì)教學(xué)成果，有利于高校檔案館更好的參與校園文化建設(shè)，更好的發(fā)揮其服務(wù)利用職能。首先，要轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案資源的主動開發(fā)和利用。檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，極大地激發(fā)了用戶的信息共享需求。作為高校檔案的管理者，除日常業(yè)務(wù)工作外，要積極主動的了解高校師生員工以及社會各界人士對高校檔案工作的內(nèi)在需求，適時開展一些針對性的調(diào)研工作，爭取做到對用戶需求事先了然于心，以便為其提供最便捷高效的服務(wù)。此外，還要高瞻遠(yuǎn)矚，努力尋找高校檔案工作助力學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展和服務(wù)社會的切入點(diǎn)，加大有價值檔案的征集力度，實(shí)現(xiàn)檔案文化資源更高程度的開放和共享，使其價值得到更好的發(fā)揮和利用。其次，要創(chuàng)新工作思路，充分利用新媒體等現(xiàn)代化手段，更好的推動檔案資源的開放和共享。我們可以充分利用微博，微信公眾平臺等發(fā)布檔案信息，使用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)檢索等查詢功能搜集到所需要的信息。還可以利用檔案管理平臺，建立各種數(shù)據(jù)庫，力求不斷改進(jìn)服務(wù)方式，為用戶提供開放式服務(wù)、個性化服務(wù)和特色服務(wù)，不斷促進(jìn)檔案信息的共享。目前，不少走在前列的高校檔案部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了文檔一體化管理，用戶不再受空間和時間的限制，通過檔案網(wǎng)絡(luò)足不出戶便能準(zhǔn)確的獲取所需檔案信息。此外，近日筆者還了解到，浙江省通過統(tǒng)一入口、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”。檔案資源實(shí)現(xiàn)了全省范圍內(nèi)的開放和共享，值得各高校檔案館借鑒和學(xué)習(xí)。