姚雪翎

摘要：文章基于筆者工作實(shí)踐案例，闡述了財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)在集團(tuán)口岸公司落地實(shí)施的應(yīng)用管理，提出了對(duì)運(yùn)營(yíng)中遇到實(shí)際問(wèn)題的對(duì)策思考與建議。本文介紹了Z集團(tuán)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心、口岸公司上線系統(tǒng)的背景，表明了共享服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的重要性，從業(yè)務(wù)需求調(diào)研、系統(tǒng)平臺(tái)搭建、上線準(zhǔn)備與切換以及上線支持四個(gè)階段進(jìn)行分析，結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)提出了提升運(yùn)營(yíng)的若干對(duì)策建議。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的改革不是一蹴而就的，未來(lái)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)將在科技進(jìn)步的推動(dòng)和財(cái)務(wù)工作者不斷的實(shí)踐和摸索中更加高效、具有價(jià)值。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享服務(wù);落地運(yùn)營(yíng);對(duì)策思考

一、引言

近年來(lái)，隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型和產(chǎn)業(yè)升級(jí)的加速，國(guó)家鼓勵(lì)企業(yè)投入更多的資源大力發(fā)展集約型、服務(wù)型經(jīng)濟(jì)，包括國(guó)資委、財(cái)政部等在內(nèi)的國(guó)家相關(guān)部委的文件也逐漸從建議企業(yè)推動(dòng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)到要求企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立財(cái)務(wù)的共享服務(wù)中心。Z集團(tuán)作為央企集團(tuán)，認(rèn)真研究和積極實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，自2014年起，集團(tuán)總部開(kāi)始實(shí)施財(cái)務(wù)集中核算項(xiàng)目，在各級(jí)口岸推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，于2015年完成財(cái)務(wù)新舊系統(tǒng)切換;2016年企業(yè)合并，單位全面上線財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，逐步優(yōu)化全球統(tǒng)一的企業(yè)級(jí)報(bào)銷系統(tǒng)及商務(wù)結(jié)算系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)流程和管理的突破與轉(zhuǎn)型。

本文以口岸公司為例，簡(jiǎn)析財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)落地與運(yùn)營(yíng)的實(shí)施與管理，旨在總結(jié)思路，為企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供些許借鑒。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的重要意義

財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)是解決組織問(wèn)題、取得效率優(yōu)勢(shì)的過(guò)程，是一項(xiàng)投資高，回報(bào)更高的大工程。財(cái)務(wù)共享服務(wù)將變成生產(chǎn)力的重要一環(huán)，具有重要的意義。

（一）集團(tuán)管控，管理合規(guī)。通過(guò)統(tǒng)一科目、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一資金池，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)規(guī)模效應(yīng)，使會(huì)計(jì)處理效率大幅提高，使財(cái)務(wù)失真等經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)得以規(guī)避。

（二）優(yōu)化流程，提高效率。實(shí)現(xiàn)了申請(qǐng)、審批、登記確認(rèn)、付款、核銷的流程閉環(huán)，用戶響應(yīng)速度提高，批復(fù)時(shí)間顯著降低;同時(shí)將預(yù)算融入流程中，實(shí)現(xiàn)事前管控。這些流程績(jī)效的提高可獲取大量的節(jié)約成本。流程再造推進(jìn)了財(cái)務(wù)的專業(yè)化。

（三）推動(dòng)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型。借助財(cái)務(wù)共享服務(wù)的管理模式，企業(yè)將得到規(guī)模經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì)和高價(jià)值的服務(wù)，使企業(yè)的資源可以轉(zhuǎn)投入核心業(yè)務(wù)上，進(jìn)一步持續(xù)發(fā)展。

（四）成本集約，回歸利潤(rùn)。以費(fèi)用報(bào)銷為例，以前要拿著紙質(zhì)原始憑證找各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后才可報(bào)銷，現(xiàn)在整個(gè)過(guò)程可實(shí)現(xiàn)足不出戶地快速完成，節(jié)約各項(xiàng)時(shí)間;分子公司可省去往總部寄送快遞的費(fèi)用。隨著共享服務(wù)不斷演進(jìn)，終將實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，那時(shí)節(jié)約的紙張成本、人工時(shí)間將非常可觀。這里的成本還包括以上所說(shuō)的管理合規(guī)、流程效率帶來(lái)的績(jī)效。

三、口岸公司如何落地財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)

（一）業(yè)務(wù)需求調(diào)研。Z集團(tuán)著手建設(shè)財(cái)務(wù)新系統(tǒng)初始的主要任務(wù)是基于各口岸業(yè)務(wù)需求，與項(xiàng)目組老師進(jìn)行溝通交流，將口岸公司的核心業(yè)務(wù)、功能需求傳遞給項(xiàng)目組，同時(shí)組織關(guān)鍵用戶系統(tǒng)學(xué)習(xí)新系統(tǒng)的各項(xiàng)原理和操作，以此確定信息系統(tǒng)功能、接口架構(gòu)以及配套技術(shù)解決方案。在整個(gè)實(shí)施過(guò)程中承上啟下、逐步過(guò)渡。

（二）系統(tǒng)平臺(tái)搭建。Z集團(tuán)總部開(kāi)始正式上線財(cái)務(wù)集中核算項(xiàng)目，在各級(jí)口岸推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)?？诎豆矩?cái)務(wù)人員需要陪同項(xiàng)目組人員出差各地分子公司指導(dǎo)監(jiān)督下屬單元的財(cái)務(wù)活動(dòng)，對(duì)企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)流程進(jìn)行梳理，以便核定出嚴(yán)謹(jǐn)合理的標(biāo)準(zhǔn)化流程。通過(guò)項(xiàng)目組人員與本地業(yè)務(wù)人員溝通交流，協(xié)助項(xiàng)目組人員配置、開(kāi)發(fā)與測(cè)試，確保IT技術(shù)設(shè)計(jì)能實(shí)現(xiàn)企業(yè)未來(lái)共享系統(tǒng)層面的支撐。

（三）上線準(zhǔn)備與切換。Z集團(tuán)進(jìn)行財(cái)務(wù)新舊系統(tǒng)切換。新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)的清理工作繁瑣且數(shù)量眾多，不勝凡舉，口岸財(cái)務(wù)人員協(xié)助項(xiàng)目組人員遷移正式生產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù);這個(gè)階段的合并年度報(bào)表編制，因?yàn)樯婕靶屡f系統(tǒng)切換，數(shù)據(jù)量翻倍，需要二次合并，逐步清理完結(jié)。同時(shí)，在銀行、稅務(wù)、供應(yīng)商信息收集、切換、測(cè)試方面也需保證及時(shí)準(zhǔn)確地執(zhí)行。

（四）上線支持。企業(yè)合并后，Z集團(tuán)全面上線財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，逐步優(yōu)化全球統(tǒng)一的企業(yè)級(jí)報(bào)銷系統(tǒng)及商務(wù)結(jié)算系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)流程和管理的突破與轉(zhuǎn)型。共享服務(wù)中心上線初始，各種操作規(guī)則、審核規(guī)范層出不窮、動(dòng)輒更新，本地財(cái)務(wù)人員與總部項(xiàng)目組人員保持密切聯(lián)系，及時(shí)解決終端用戶的各種咨詢，確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)順利平穩(wěn)地落地。

四、有助財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)提升的對(duì)策思考與建議

（一）業(yè)務(wù)實(shí)踐檢驗(yàn)新流程的合理性。在共享服務(wù)系統(tǒng)落地的實(shí)施中，業(yè)財(cái)融合至關(guān)重要，需要財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)人員主動(dòng)學(xué)習(xí)，每一筆業(yè)務(wù)如何對(duì)應(yīng)系統(tǒng)，系統(tǒng)又是如何導(dǎo)出會(huì)計(jì)分錄、財(cái)務(wù)憑證。通過(guò)經(jīng)辦人員不斷分析、鑒別進(jìn)而改進(jìn)優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程。

（二）編寫標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程和審核規(guī)范。進(jìn)入運(yùn)營(yíng)階段后，公司運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)越來(lái)越全面、總部及單位下發(fā)的審核規(guī)則越來(lái)越多，亟需財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一編寫財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作指南、財(cái)務(wù)管理權(quán)責(zé)及審批程序等各類財(cái)務(wù)管理文件制度，旨在規(guī)范單位制度，加強(qiáng)內(nèi)部管理。

（三）不斷挖掘影響業(yè)務(wù)的問(wèn)題。新時(shí)代的財(cái)務(wù)人員不能只是個(gè)工匠，而應(yīng)有理論、有行為，工作中有自己的思考，能夠找到工作中存在的問(wèn)題并解決。比如，共享系統(tǒng)內(nèi)審批流委托授權(quán)的設(shè)置，現(xiàn)行操作是事后委托，即流程審批已到達(dá)A時(shí)，A手動(dòng)將其委托給B，可當(dāng)A休假時(shí)就無(wú)法委托給B處理，這種情況可提議開(kāi)發(fā)事前委托，即A事先可在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置時(shí)間段委托，當(dāng)A休假時(shí)段系統(tǒng)將任務(wù)自動(dòng)委托給B，如此設(shè)計(jì)更加方便、合理，能提高審批效率和系統(tǒng)安全。

又如，在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，由于系統(tǒng)改革期間制度更新頻繁瑣碎，經(jīng)常出現(xiàn)報(bào)銷人因不清楚或忘記公司規(guī)定和審核規(guī)則，導(dǎo)致申請(qǐng)單據(jù)被拒，從頭審批。這種情況可以提議在報(bào)銷系統(tǒng)中設(shè)置在線查詢報(bào)銷制度的界面，將極大程度方便用戶查閱，提高報(bào)銷效率。

（四）思考分析可提升的服務(wù)。筆者發(fā)現(xiàn)雖然系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上審批與共享服務(wù)，但是尚未達(dá)到真正的無(wú)紙化，單據(jù)繁多的狀況并未有實(shí)質(zhì)性的改變。如果可以建議共享中心使用電子回單，不再使用打印紙質(zhì)回單，則可以大幅降低成本，并減少紙質(zhì)單據(jù)丟失遺漏的風(fēng)險(xiǎn)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)必將進(jìn)一步豐富服務(wù)，向更高的模式演進(jìn)。

五、總結(jié)

通過(guò)五年的財(cái)務(wù)系統(tǒng)改革，Z集團(tuán)的財(cái)務(wù)信息化已達(dá)到了一定的水準(zhǔn)?，F(xiàn)行的財(cái)務(wù)共享中心并非完美無(wú)缺，也正是因?yàn)樵谙到y(tǒng)建設(shè)和運(yùn)營(yíng)的過(guò)程里還存在著缺陷，進(jìn)步的空間才更加寬廣。筆者在工作實(shí)踐中得到以下啟示與總結(jié)。

（一）領(lǐng)導(dǎo)的支持是做好財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)。企業(yè)信息化建設(shè)是一項(xiàng)艱苦卓絕的項(xiàng)目，耗時(shí)、耗力、耗錢，在建設(shè)過(guò)程中會(huì)遇到大量的困難。在企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)時(shí)一般以費(fèi)用報(bào)銷作為切入點(diǎn)，導(dǎo)致很多人以為費(fèi)用報(bào)銷就是共享服務(wù)的全部，將財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)簡(jiǎn)單理解為網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)。這樣的定位過(guò)低，會(huì)導(dǎo)致投入不足，項(xiàng)目收益大打折扣。我們需要領(lǐng)導(dǎo)的支持，全員的理解與配合。

（二）財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)緊密聯(lián)系業(yè)務(wù)部門。財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的使用者不僅包括財(cái)務(wù)人員，還包括業(yè)務(wù)前端的人員。在一項(xiàng)業(yè)務(wù)的方案確定中，如果缺少了業(yè)務(wù)人員的參與，那么是存在方案適用性風(fēng)險(xiǎn)的;如果財(cái)務(wù)人員不懂業(yè)務(wù)情況，就無(wú)法發(fā)現(xiàn)將系統(tǒng)自動(dòng)生成的憑證兩兩對(duì)清，導(dǎo)致賬務(wù)混亂。

（三）財(cái)務(wù)工作必須理論聯(lián)系實(shí)際。道理說(shuō)多少遍，不如自己摔一跤。只有實(shí)際操刀的實(shí)踐，才能深入淺出地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，得出更全面的認(rèn)識(shí)。另一方面，信息化和共享服務(wù)也已發(fā)展很多年了，有許多可以借鑒的例子和前人的總結(jié)，通過(guò)學(xué)習(xí)他人的理論經(jīng)驗(yàn)，可以少走許多彎路。

（四）未來(lái)要更加重視專業(yè)水準(zhǔn)和操作能力。隨著財(cái)務(wù)信息化的不斷發(fā)展，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)自動(dòng)對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)科目、自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證、自動(dòng)出具報(bào)表的功能。這一方面提高著會(huì)計(jì)人員的工作效率，另一方面也在減弱會(huì)計(jì)人員的專業(yè)訓(xùn)練，如果個(gè)人、企業(yè)不予重視，會(huì)計(jì)人員最終將成為流水線上的錄入員，失去處理賬務(wù)、分析報(bào)表、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的能力。同時(shí)，基層賬務(wù)工作上移，財(cái)務(wù)職能將強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)支持及風(fēng)險(xiǎn)管控等業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)更加需要提高專業(yè)水準(zhǔn)和操作能力。

參考文獻(xiàn)：

[1]張慶龍.中國(guó)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心：案例啟示與對(duì)策思考[J].會(huì)計(jì)之友，2015 （22）.