林燕妹 馮倩 張建漢

【摘 要】 本文以地方高校資產(chǎn)管理中的低值物品報賬手續(xù)繁瑣為案例切入點，重點分析當(dāng)下高校資產(chǎn)管理模式下低值物品管理存在的問題，剖析問題產(chǎn)生的內(nèi)外部因素，提出轉(zhuǎn)變管理理念，提高管理數(shù)字化水平和重塑管理平臺的解決方案，期望能夠探索出一條符合時代發(fā)展并滿足廣大師生對高質(zhì)量的行政服務(wù)追求的實踐道路，解決地方高校低值物品管理乃至所有資產(chǎn)管理中存在的問題。

【關(guān)鍵詞】 地方高校;低值物品;信息化管理

近年來，隨著我國經(jīng)濟社會快速發(fā)展，地方高校的辦學(xué)規(guī)模在教育體制改革及自身發(fā)展的需求中不斷壯大，資產(chǎn)管理工作的精細化要求和復(fù)雜程度也日益增強，低值物品由于易損壞和更新頻繁的特點，在資產(chǎn)管理上更不容易追蹤，由此造成資產(chǎn)流失和浪費的問題嚴重。因此，加強對地方高校低值物品資產(chǎn)的管理，探索有效的途徑和方法，保證國有資產(chǎn)權(quán)益，是地方高校資產(chǎn)管理者進行研究和實踐的重要課題。完善低值物品的資產(chǎn)管理工作將極大地提升高校資產(chǎn)管理的效率，這不僅對高校的行政管理工作意義非凡，同時也將促進我國高等教育事業(yè)的發(fā)展。

一、地方高校低值物品管理的現(xiàn)狀和案例分析

（一）學(xué)校低值物品的管理制度和執(zhí)行現(xiàn)狀

學(xué)校低值物品的管理制度采用“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、劃塊包干”原則，在學(xué)校審計與資產(chǎn)管理處（監(jiān)管部門）的監(jiān)管下，各部門/二級學(xué)院（部門）自行采購、自主管理。學(xué)?，F(xiàn)有規(guī)章制度規(guī)定，審計與資產(chǎn)管理處、各部門/二級學(xué)院、使用人和財務(wù)的主要職責(zé)大致歸納如下表1所示。

該表直接體現(xiàn)地方高校低值物品是以使用人直接管理、部門統(tǒng)籌管理和監(jiān)管部門監(jiān)督間接管理分級管理模式。其中監(jiān)督部門以制度制定和監(jiān)督為主要職責(zé)，使用部門進行日常維護和制度執(zhí)行。由于使用部門眾多，且采用劃塊包干，導(dǎo)致學(xué)校難以對物品進行集中管理，對低值物品的控制力較為薄弱，作為管理職能部門通常只會從學(xué)校現(xiàn)有制度出發(fā)，依據(jù)制度照章辦事，難以滿足廣大師生對低值物品管理流程便捷性的需求。此外，學(xué)校對低值物品的管理并沒有過多關(guān)注，低值物品的管理容易被忽視，所以即使有相對完整的管理制度，也并沒有很好落實，造成責(zé)任落實不到位、相互推諉等問題。

（二）現(xiàn)有低值物品管理制度下的案例研究——以低值物品報銷流程為例

當(dāng)前低值物品管理流程復(fù)雜、手續(xù)繁瑣，主要是由于涉及部門多，需簽字的部門多。使用人能一次都簽完字順利地報銷并不多。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，一次順利地處理完報銷流程平均需要約2個小時的時間，其中約1-1.5個小時是用于到各部門簽字。調(diào)查統(tǒng)計，能在2小時左右完成報銷的約占30%，一半左右的報銷需花費5小時。使用者在報銷低值物所花費的時間統(tǒng)計如圖1所示。

根據(jù)上述數(shù)據(jù)，如果以8小時為單日工作量作為基準(zhǔn)，約50%左右的使用人報銷一次低值物品需要占用0.5個工作日，還有約20%的使用者則需要用一整個工作日的時間來完成一次報銷，工作效率之低下顯而易見。在日常工作交流和專門訪談中得知，約70%的低值物品是用于教學(xué)和科研實驗，是由專任教師親自完成。所以低值物品的報銷流程所花費的時間大多來自教師，嚴重浪費教職工的工作時間和精力。

二、地方高校低值物品管理中存在的問題分析

（一）管理方法落后

目前學(xué)校低值物品的管理方法以紙質(zhì)記賬為主。上述的案例直接表明了當(dāng)前學(xué)校低值物品的管理方法極大浪費了學(xué)校教職工的時間和精力。其原因一方面是涉及部門多，簽字手續(xù)繁瑣;另一方面是紙質(zhì)記賬報銷，管理方法信息化程度低。紙質(zhì)記賬的管理方法存在很多弊端：一是容易因單據(jù)丟失、損毀等因素造成數(shù)據(jù)的不完整;二是登記過程中出錯率高，容易造成數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性;三是人工做賬，統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)難以一致;四是耗時耗力。

落后的管理方法使得各部門在統(tǒng)計低值品時統(tǒng)計和計算方法不一致，造成學(xué)校在清盤低值物品時結(jié)果差異較大，無法將準(zhǔn)確的低值物品情況及時、清晰反映出來，導(dǎo)致管理工作效率低。再加上信息化程度低未能及時發(fā)送和共享數(shù)據(jù)，出現(xiàn)盲目采購，庫存結(jié)構(gòu)不合理，造成資源浪費。

落后的管理方法會使管理流程更加繁瑣和復(fù)雜化。學(xué)?，F(xiàn)有一套低值物品管理系統(tǒng)，但該系統(tǒng)僅作為入庫記賬用，還不具備網(wǎng)上低值品申請、采購和報銷。物品錄入系統(tǒng)形成入庫單后，還需要打印出來簽字報銷。整套管理系統(tǒng)并未簡化管理流程，也沒有很好地有效提高低值物品的信息化管理。

（二）管理意識薄弱，管理不受重視

低值物品是學(xué)校財產(chǎn)物資的重要組成部分，但是學(xué)校在進行資產(chǎn)管理時只關(guān)注于單位價值高的固定資產(chǎn)的管理，對低值物品的管理則采用“分級管理、劃塊包干”管理制度。再加上低值物品本身價值低、使用快、種類多等特點，這就造成了當(dāng)前低值物品管理意識薄弱的局面。

（三）管理制度不適用

“分級管理、劃塊包干”的管理制度容易陷入管理層級復(fù)雜化、管理責(zé)任模糊化的混亂局面。首先“分級管理”直接增加管理層級，拉長管理鏈條，加大溝通的難度和復(fù)雜性，降低學(xué)校對低值物品的控制力。其次“劃塊包干”的管理制度下容易出現(xiàn)各單位各自為政，不利溝通。在這種制度下，學(xué)校低值物品容易出現(xiàn)有些物品過度采購，造成庫存積壓、擠占資源，有些物品極度短缺，無法滿足正常使用等庫存不合理的局面。

過長的管理鏈條，再加上管理責(zé)任不明確，部門職能模糊等因素，容易造成部門間相互推諉，一個流程多次返工的現(xiàn)象，嚴重浪費教職工的時間和精力。

（四）管理隊伍素質(zhì)較低

由于低值物品的管理不受重視，相應(yīng)的隊伍建設(shè)也不受重視，其隊伍素質(zhì)也較為低下，主要原因有：（1）一人身兼多職現(xiàn)象普遍存在;（2）管理人員多元化深造培訓(xùn)機會少、晉升渠道少;（3）管理員招聘要求低，對專業(yè)化知識和技能無過多要求;（4）管理人員年齡普遍較大。所以低值物品管理方法一直處理落后狀態(tài)，難以得到有效改善和創(chuàng)新。

三、地方高校低值物品管理問題的解決建議