譚途遙

（貴州民族大學，貴州貴陽 550025）

隨著計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展和普及，高校檔案管理工作發(fā)生了深刻的變化，傳統(tǒng)的以紙質為載體的文字檔案管理模式，正在向信息化的管理模式轉變，尤其是依托計算機信息網(wǎng)絡進行自動化管理和信息化服務，正在成為高校檔案管理的主流模式。由于各地區(qū)發(fā)展不平衡，部分高校檔案管理信息化建設相對滯后，成為制約一些高校提高辦學質量、辦學效益和內(nèi)部管理水平的瓶頸。

一、信息化背景下高校檔案管理面臨的機遇

檔案管理也可以稱為檔案管理工作，檔案管理工作不僅需要對檔案內(nèi)容進行收集、保存，還需要檔案管理部門針對檔案材料進行細致化的管理，同時可以利用檔案，使其發(fā)揮最大價值與作用。檔案管理工作在國家檔案事業(yè)中發(fā)揮著不可替代的作用，結合檔案管理工作的性質與作用，可以將檔案管理工作視為管理性工作。管理性工作具有一定的特點，如服務性、政治性［1］。

隨著信息時代的到來，高校檔案管理的信息化建設被大多數(shù)高校列入校園公共服務基礎設施建設總體規(guī)劃，成為教育資源信息網(wǎng)絡化建設的重要組成部分。檔案管理工作的信息化建設水平快速提升，對學校各項工作發(fā)揮的作用日益明顯，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案管理信息化建設服務于學校的教育改革和發(fā)展，重要性不斷提升

高校的教學基本條件建設、衡量高校教育教學水平的主要狀態(tài)參數(shù)、辦學傳統(tǒng)和發(fā)展戰(zhàn)略等等，不但是各級教育主管部門對高校辦學實行宏觀調控、分類指導的主要依據(jù)，也是社會關注和評判大學辦學水平的重要信息來源［2］。高校檔案管理水平對于學校教育改革和發(fā)展的重要性，已經(jīng)在很多學校的本科教學工作水平評估中得到反復的檢驗。盡管以往高校教學工作水平評估存在各種問題和不足，但國際通用的教育質量基本保障方式和評價準則無可非議，只能進一步改進。新的教學工作水平評估，更加重視高校自身關于教育教學狀態(tài)數(shù)據(jù)和相關信息披露的真實性。高校檔案是最重要的信息源，保證各類辦學條件和教學狀態(tài)基本數(shù)據(jù)的原始性，真實性，依然是檔案管理信息化建設的重要前提［3］。而加強教育教學信息采集、分類、送達和發(fā)布，形成教學質量的內(nèi)部監(jiān)測和反饋機制，在接受社會評價和外部指導的同時，形成保障教育教學質量的自我發(fā)展和自我約束機制，是高校加強檔案信息化建設的主要任務之一，其重要性日益提升。高校圖書館和檔案館兩類機構的信息化建設和管理水平，往往成為折射大學總體辦學和管理水平的重要參照。

（二）檔案管理信息化建設在促進依法治校方面作用更加顯著

建立現(xiàn)代大學內(nèi)部治理結構，作為深化高校管理體制和運行機制改革的重要任務，已列入國家教育改革和發(fā)展中長期規(guī)劃。其中，檔案管理的信息化建設是重要的支撐條件。國家和地方政府關于教育的各種法律法規(guī)、學校辦學過程中形成的各種決策性文件和各種規(guī)章制度等等，都是加強內(nèi)部決策科學化、法制化的重要信息源，是大學內(nèi)部治理服務于學校發(fā)展戰(zhàn)略、服務于師生員工切身利益，并經(jīng)受外部監(jiān)督和審計的重要依據(jù)。校務公開作為加強依法治校的主要方式之一，信息量不斷加大、信息透明度以及送達要求不斷提高，檔案管理的信息化作用更加顯著。在高等教育轉型期，確立先進的大學管理理念，提高大學內(nèi)部治理的制度設計能力，依靠先進的信息科學與技術支撐，是高校信息化建設的主要方向，必將為提高大學檔案管理信息化建設帶來重要機遇。

（三）檔案管理信息化建設促進開放式辦學格局的形成和發(fā)展，其作用無可替代

大學的國際和區(qū)域交流與合作程度成為高等教育現(xiàn)代化、國際化程度的重要衡量標準之一［4］。國際和區(qū)域校際學術交流、人才培養(yǎng)合作等相關文件已經(jīng)成為高校檔案管理的重要內(nèi)容。學校在區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展的合作和服務領域不斷擴展，從人才培養(yǎng)、畢業(yè)生就業(yè)推介到科技合作、科技成果轉移以及科技咨詢服務；從畢業(yè)生信息查詢服務到出國留學、合作培養(yǎng)的信息查詢和管理服務等等，都使各類檔案的信息量快速增加。校友工作是構建開放式辦學格局、增強辦學活力的重要信息資源，面向海內(nèi)外廣大校友建立和完善相關檔案管理和信息服務，只有通過高水平的信息網(wǎng)絡化建設才能實現(xiàn)。大學吸引高水平人才的競爭不但是大學辦學硬實力的競爭，也是學校軟實力的競爭，而檔案管理工作的信息化程度直接影響信息服務的質量和效率，也成為影響軟實力的重要因素。

當今高校的檔案管理已經(jīng)進入重要的轉變時期。這種轉變不僅體現(xiàn)在數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化等技術層面，其對學校各項事業(yè)的重要性和貢獻度正在不斷上升。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）傳統(tǒng)管理理念存在“重藏輕用”的問題

傳統(tǒng)的檔案多采用紙質檔案，隨著時代的變遷，由紙質檔案管理會逐漸向數(shù)字檔案管理轉變，記載方式呈現(xiàn)出聲像型等新形式載體，推動檔案多形式載體并存的局面成為常態(tài)［5］。多載體檔案在傳輸方式、管理方法等方面與傳統(tǒng)管理體系相去甚遠，當前，傳統(tǒng)的管理體系不能適應發(fā)展的需求，出現(xiàn)“重藏輕用”的問題。因為傳統(tǒng)管理觀念過于“重藏輕用”，導致數(shù)字化檔案推進緩慢，產(chǎn)生不了豐富的實時數(shù)字檔案信息，很難發(fā)揮出數(shù)字化檔案最大的價值，使其充分服務于知識經(jīng)濟社會。

（二）檔案管理工作得不到重視

很多高校對于檔案管理缺乏一定的重視，高校把教學與科研作為主要任務，將大部分的人力物力放在教學活動和科研上，對于檔案管理工作還普遍停留在過去紙質時代模式上，有些領導甚至認為，檔案管理工作不過是走走過程，對于單位的發(fā)展無足輕重，沒有提高對檔案管理工作重要性的認識，必然會降低工作標準，減少了匹配的經(jīng)費及人力資源的支持，致使高校檔案管理工作環(huán)境差，設施設備條件配置不達標，嚴重制約了檔案管理工作水平的提升。

（三）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

教育信息化時代對高校檔案管理者提出的專業(yè)素養(yǎng)要求很高，傳統(tǒng)的檔案管理模式跟不上這一時期的需求。體現(xiàn)在從事檔案管理工作者平均年齡偏大、專業(yè)素質偏低。不少檔案管理員未接受過專業(yè)的檔案管理培訓，主要靠自己在平時工作生活中摸索的經(jīng)驗，從而出現(xiàn)不少檔案安放錯亂、檔案填寫不規(guī)范，甚至虛構大量虛假錯誤信息的情況。究其原因是從事檔案管理的兼職人員多且不專業(yè)，專業(yè)的檔案管理技術人員嚴重不足［6］。正是由于檔案管理專業(yè)人才缺失，造成高校檔案管理工作中出現(xiàn)一系列的問題。就我國檔案信息化管理發(fā)展現(xiàn)狀來看，信息化技術在檔案管理中有一定發(fā)展，但是鑒于相關管理人員對信息化背景下檔案管理工作認識不足，很多人受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，信息化技術在檔案管理中推進仍然存在很大的困難。人們接受新事物的發(fā)展總是需要時間的，特別是對那些年紀稍長的人來說，一時很難接受信息化在檔案管理中的普及，所以部分檔案管理工作者仍然沿用舊的、傳統(tǒng)的檔案管理方式來管理檔案，這些人對檔案管理工作信息化管理認識不足，也不愿意花心思及時間去了解信息化，這給高校檔案管理工作信息化的推進帶來一定阻力。

（四）檔案管理工作信息化程度不高

當前，檔案信息化管理的觀念已家喻戶曉，開展檔案管理工作首先要實現(xiàn)檔案管理向信息化與標準化的改變。但要實現(xiàn)檔案管理工作信息化的轉變，在信息系統(tǒng)建設與網(wǎng)絡建設方面還存在較大差距，檔案管理工作還不能實現(xiàn)有效共享與規(guī)范性發(fā)展，當前檔案管理基本還停留在人工辦理、紙質流轉的形式上，正是因傳統(tǒng)檔案低效的管理方式，造成很多冗余信息積壓，高價值信息缺失［7］。很多高校沒有充分利用信息技術的優(yōu)勢，導致檔案信息時效性嚴重不足。低下的管理工作效率，成為當前最需要解決的問題。

（五）檔案信息化管理設施不夠完善

完善的信息化管理設施，是檔案管理信息化發(fā)展推進的重要前提。但是目前我國高校檔案管理的信息化管理設備不夠完善，制約著檔案管理信息化的進一步發(fā)展。檔案的信息化管理，是依賴于計算機技術和現(xiàn)代信息技術發(fā)展的，如果沒有完善的基礎設施，比如網(wǎng)絡掃描復印件設備、計算機等裝備不足，不利于檔案信息化管理［8］。其次，檔案信息化管理的相關軟件開發(fā)不夠，且我國事業(yè)單位文書檔案信息化管理明顯存在區(qū)域發(fā)展差異，而全國各個高校的檔案管理信息化軟件和信息化資源不能共享，內(nèi)外部因素共同作用，造成檔案管理工作基礎設施建設不夠完善，制約著信息化技術在檔案管理中的普及發(fā)展。

（六）檔案信息化管理安全得不到保障

信息化技術在檔案管理中的推廣有著諸多益處，但不可否認其也存在一定局限性。信息化背景下檔案管理的安全性得不到保障，是制約檔案管理信息化發(fā)展的一個非常重要的因素。目前，檔案管理的信息化水平得不到有效保障，檔案管理的安全系統(tǒng)管理尚未建立起來，致使檔案信息化管理發(fā)展得不到保證［9］。一旦信息系統(tǒng)遭到損壞，檔案的信息完整性就會受到威脅，完全有可能造成重要檔案信息資料丟失或者破壞。

三、高校檔案管理的對策及思考

（一）轉變觀念、健全制度

1.領導重視。改變高校對檔案管理工作的認識，重點是轉變領導干部及檔案管理工作人員的管理意識。領導干部從思想上關注檔案管理工作，是檔案管理正常開展工作的要點，將檔案管理放到日常工作中，從源頭避免檔案管理不受關注的問題，推進檔案管理工作順利進行。

2.加強宣傳。要加強檔案管理的認識，就得加大在高校檔案管理工作中的宣傳，通過高校眾多的公告欄、校園網(wǎng)站等傳播媒介大力宣傳檔案使用的基本知識，增強師生和職工對檔案管理的重要性認知，或通過開展檔案專題講座、檔案管理經(jīng)驗交流座談會與檔案知識競賽等活動，提高高校師生對檔案管理工作的關注度與參與度。

3.健全制度。高校應該把建立健全檔案管理制度作為首要任務。唯有規(guī)范和完善檔案管理制度，明確檔案管理者職責，樹立檔案管理者責任心，才能提高檔案管理人員主動學習與強化檔案管理的意識，建立一個完備的檔案管理體系與標準，實現(xiàn)檔案管理信息的全面、客觀、準確、時效性與權威性的目的。推動檔案管理工作向規(guī)范化、制度化邁進，為檔案管理工作的順利開展提供有力支持。

（二）提高檔案管理人員的素質

1.提高檔案管理人員的思想素質。在檔案管理工作中，最重要的環(huán)節(jié)是提升檔案管理人員的素質。加強管理人員的思想政治教育，培養(yǎng)他們敬業(yè)愛崗的精神，認真負責、忠于職守、實事求是的工作態(tài)度和優(yōu)秀品質。只有通過檔案管理人員學習態(tài)度的轉變，自覺樹立“活到老，學到老”的學習理念，主動參加檔案專業(yè)的繼續(xù)教育培訓，提高檔案管理所需的專業(yè)理論知識與實踐能力，促進專業(yè)技術水平的提高，確保檔案管理工作的質量。提高對檔案管理信息化發(fā)展的認識。要推進辦公室文書檔案管理的信息化發(fā)展，就要提高文書檔案管理工作人員對信息化管理的認識，使他們對檔案管理信息化的看法及時更新。現(xiàn)代社會是信息化、智能化的社會，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術的支持，因此高校必須重視檔案管理人員對信息化發(fā)展的認識，可以適當增加培訓，讓他們了解信息技術在檔案管理工作中的優(yōu)勢，改變他們的認識，進而提高檔案信息化管理。

2.以“傳、幫、帶”提升檔案管理者素質。一是從事檔案管理的專業(yè)人員不足的問題，可以通過招考檔案管理專業(yè)新人、引進專業(yè)人才等，吸收新鮮血液來解決。二是目前從事檔案管理者是中專業(yè)出身的比較稀缺，要提高檔案管理者的工作素質，需要通過定期開展學習交流與培訓來提高其工作技能。針對當前信息化條件下檔案管理的變革需求，要培養(yǎng)檔案管理人員從紙質版檔案到數(shù)字化檔案的建立與規(guī)范化管理，以有效的“傳、幫、帶”為抓手，采用“請進來、走出去”的辦法，即聘請專家集中授課，到優(yōu)秀檔案管理示范點參觀學習［10］。如學習如何做好檔案的及時整理與備份？檔案管理的完整性與安全性如何做到流程化、標準化等。也可通過區(qū)域內(nèi)行家里手引領，積極宣傳和推廣好的工作經(jīng)驗和做法，達成提升檔案管理者的理念與專業(yè)素質的目標。

3.組建專業(yè)的檔案管理隊伍。檔案信息化的建設，需要專業(yè)素養(yǎng)高的管理隊伍，更需要關注培育和引進專業(yè)、高素質的人才，才能組建起專業(yè)化強、綜合素質高的管理隊伍。通過制定優(yōu)惠政策，面向全社會招納優(yōu)秀的人才，積極引進業(yè)務水平高、責任心強、能熟練運用先進信息技術的高學歷檔案管理專業(yè)人才。還要挖掘在職人員中優(yōu)秀的人才加以培養(yǎng)，將培養(yǎng)和引進的高素質人才作為檔案管理的中堅力量。同時加大激勵的措施與力度，促進檔案管理人員愛崗敬業(yè)、銳意進取，探索創(chuàng)新工作方式方法，就能培養(yǎng)出一支高素質檔案管理隊伍。

（三）豐富館藏

加強檔案館的信息化建設，首要就是從各個方面豐富館藏。各種檔案資源進館后，要充分運用現(xiàn)代化手段，加強檔案館資源信息化建設，將檔案資源進行數(shù)字化處理，提高檔案資源的現(xiàn)代化管理水平，實現(xiàn)檔案資源的集中、有序管理和優(yōu)化配置，開發(fā)和實現(xiàn)檔案資源的最大效益，為提升檔案館的公共服務功能、形成檔案工作服務體系奠定堅實的基礎。特別要重視檔案備份工作，將這項工作作為檔案資源建設和檔案安全體系建設的重要內(nèi)容和手段，認真加以落實，既要對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，更要對其中的重要電子文件實行異質備份，以確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。豐富和優(yōu)化館藏是一項長期工作，檔案工作者在這一過程中，應體現(xiàn)出足夠的靈活性，不能只追求“量”的突破，還要兼顧“質”的飛躍，充分凸顯地方特色，切實發(fā)揮檔案館的存史作用。

（四）加強檔案信息化建設

加強檔案管理工作的創(chuàng)新。在信息時代下，信息技術正在飛速發(fā)展，并且應用在社會市場各個領域當中，滿足人們對信息技術的需求。目前我國各高校檔案管理工作較為分散，為解決這一問題，在檔案管理信息化建設期間，需要對檔案管理工作進行創(chuàng)新，構建專業(yè)化檔案管理系統(tǒng)，逐漸實現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一管理性［11］。在檔案管理創(chuàng)新過程中，需要對全部檔案進行記錄，將檔案中的數(shù)據(jù)信息全部記錄到總管理系統(tǒng)中，使檔案利用效率得到保障。與此同時，在管理工作創(chuàng)新過程中，一旦某個部門由于技術不熟練等各項因素導致檔案信息系統(tǒng)失靈或者檔案信息丟失，那么也可以利用總系統(tǒng)中的檔案信息進行恢復，避免造成嚴重損失。在實現(xiàn)檔案統(tǒng)一集中化管理時，各部門之間需要做好工作銜接，使用統(tǒng)一管理軟件與管理技術，使檔案管理工作的規(guī)范性與合理性得到保證，最終實現(xiàn)檔案資源共享，充分發(fā)揮檔案價值。

檔案信息共享創(chuàng)新。將信息技術應用在檔案管理工作中，可以拉近部門與部門之間，人與人之間的關系，保障檔案信息資源可以有效實現(xiàn)共享。我國各高校檔案管理工作存在分散性特點，針對檔案信息內(nèi)容的交流溝通以及檔案應用程度相對較低，對工作效率以及工作質量提升產(chǎn)生影響。為有效解決這一問題，需要在檔案管理創(chuàng)新中構建管理系統(tǒng)與獨立平臺，實現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的共享［12］。平臺使用者可以在平臺或者系統(tǒng)當中，用最短時間搜索到相應信息。所以，相關檔案管理部門需要給出解決措施，工作人員之間需要做好工作銜接，加強交流與溝通。明確自身權利與責任，將檔案工作放在首位，提升檔案資源利用率，為其他相關工作的順利展開保障。與此同時，各部門以及工作人員在檔案信息資料上傳時，需要做好詳細標注。保證檔案信息可以及時歸檔，納入相應分類中，為檔案信息的使用提供便利。在信息時代下，檔案管理工作實現(xiàn)資源共享，可以充分發(fā)揮檔案價值。

負責檔案管理的領導應主動跟進信息時代的腳步，轉變思路，積極引進先進的檔案管理體系標準及技術辦法，為人們提供更好的數(shù)字化檔案使用體驗。以構建檔案信息化為契機，加速紙質檔案的數(shù)字化，深入推動數(shù)字化檔案建設深度與廣度。要搞好檔案的數(shù)字化建設，需從過去傳統(tǒng)的檔案管理工作模式中解放出來，改變效率低下、粗放式的工作形式［13］。檔案管理部門應該建立檔案管理工作的自動化體系，讓數(shù)字化檔案信息通過網(wǎng)絡實現(xiàn)數(shù)字檔案的存儲、傳輸及檢索，提升檔案數(shù)據(jù)的時效性與即時性，創(chuàng)建快速、高效的信息化檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案工作的一站式服務，發(fā)揮高效管理檔案的功能，讓紙質檔案數(shù)字化后方便在各部門之間高效傳播與共享，實現(xiàn)檔案信息的快捷獲取和全面利用［14］。

（五）重視檔案管理基礎設施的完善

要促進檔案管理工作中信息化程度的提高，高校須重視檔案管理基礎設施的不斷完善。不同高校在檔案管理的制度制定方面存在一定差異，對檔案的管理和規(guī)劃也有不同之處。但是完善檔案管理的信息化基礎設施，為檔案管理的信息化發(fā)展提供物質支持是所有高校的共同目標，因此高校要重視檔案管理的基礎設施建設［15］。

（六）提高檔案信息化管理的安全性

檔案信息安全是當務之急。由于所有檔案數(shù)字化后就實現(xiàn)網(wǎng)上互通，對網(wǎng)絡的安全性提出了更高的挑戰(zhàn)，這也是檔案信息化建設中必須要解決的問題。要達成數(shù)字化檔案信息合理科學的管理及高效的應用，還得健全完備的數(shù)字化檔案的安全系統(tǒng)［16］。首先要建立安全的網(wǎng)絡環(huán)境，避免檔案系統(tǒng)受到病毒的侵害，加強軟硬件系統(tǒng)的防護措施。其次是創(chuàng)建標準統(tǒng)一檔案管理安全規(guī)章，把檔案管理安全責任落實到位。

四、結語

總而言之，要改變檔案管理工作現(xiàn)狀，只有加強檔案管理宣傳，建立健全檔案管理制度，轉變檔案管理人員觀念，提高服務意識，建設高效的信息化檔案管理平臺，才能為高校的管理、科研與教學服務，充分挖掘檔案自身的價值，實現(xiàn)檔案管理工作最大的效能。