李正瑩

隨著時(shí)代向前不斷發(fā)展，我國(guó)正處于各行各業(yè)都高速發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，同樣的醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)也在發(fā)展進(jìn)步。醫(yī)療服務(wù)如何保證跟上時(shí)代的腳步，充分發(fā)揮行政管理工作的職能，就成了當(dāng)前醫(yī)療行業(yè)的重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容。醫(yī)院行政管理中，檔案管理是非常重要的組成部分。醫(yī)院如果想要實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定的發(fā)展，那么檔案這類(lèi)信息資源是不可或缺的，必須在實(shí)際工作中落實(shí)行政部門(mén)的管理職能，提升醫(yī)院的整體管理水平[1]。目前我國(guó)正在大力推進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理正在逐漸實(shí)現(xiàn)信息化的管理方式，想保證檔案管理順利從實(shí)際文件管理轉(zhuǎn)變成電子管理方式，相關(guān)部門(mén)必須加強(qiáng)管理，尤其是醫(yī)院的檔案管理。醫(yī)院的檔案中包含著整個(gè)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的所有資料，對(duì)于醫(yī)院的重要性不言而喻，必須加強(qiáng)重視。

1 醫(yī)院行政檔案管理的重要性和必要性

醫(yī)院的行政檔案包括多方面的內(nèi)容，涉及范圍相對(duì)較廣，不僅僅記錄著醫(yī)療資料，同時(shí)也承載著醫(yī)院的文化[2]。醫(yī)院加強(qiáng)行政檔案管理能夠幫助醫(yī)院傳播文化，例如醫(yī)院中的病歷管理，能夠記錄所有的醫(yī)療數(shù)據(jù)，不僅僅能夠記錄醫(yī)院的信息，同時(shí)也能為科研工作提供參考借鑒。完整有效的病歷資料能夠幫助患者提供更科學(xué)的治療方案參考，醫(yī)生也能夠總結(jié)后續(xù)經(jīng)驗(yàn)，為日后的工作打下更牢固的基礎(chǔ)。

行政檔案管理對(duì)于醫(yī)院的日常工作開(kāi)展是必須的，例如人事檔案就是人事隊(duì)伍的管理基礎(chǔ)，也是醫(yī)院調(diào)整人事工作的信息參考。如果人事檔案存在問(wèn)題，那么醫(yī)院的人力資源會(huì)受到嚴(yán)重影響。

醫(yī)院的整個(gè)發(fā)展過(guò)程都會(huì)由行政檔案記錄下來(lái)，所以檔案的歷史價(jià)值也很高，負(fù)責(zé)著醫(yī)院傳承精神文化的任務(wù)。醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，檔案的數(shù)據(jù)還能夠幫助醫(yī)院作出發(fā)展的決策，提升社會(huì)效益，保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

2 醫(yī)院行政檔案管理的原則

行政檔案，指的是醫(yī)院在進(jìn)行行政或黨群活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字、視頻、音頻、圖像、表格等材料。行政檔案管理必須集中進(jìn)行，確保其安全完整，能夠在日后調(diào)出使用，不能由個(gè)人自己保管，必須由醫(yī)院統(tǒng)一保管[3]。醫(yī)院應(yīng)該安排專(zhuān)門(mén)的部門(mén)和人員負(fù)責(zé)行政檔案管理，醫(yī)院其他工作人員需要協(xié)助檔案管理部門(mén)工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。

3 醫(yī)院行政檔案與行政部門(mén)的管理職能

3.1 行政文件材料歸檔

形成和積累。醫(yī)院在年初的時(shí)候會(huì)對(duì)各個(gè)職能部門(mén)布置工作，同時(shí)布置行政文件材料的積累任務(wù)。專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的部門(mén)和人員負(fù)責(zé)將積累到的文件材料整理起來(lái)[4]。歸檔的材料要保證完整性，如果有字跡模糊的情況必須重新復(fù)制。醫(yī)院各個(gè)部門(mén)產(chǎn)生的材料都需要自留一份，送到檔案部門(mén)一份。

整理。檔案部門(mén)接收到其他部門(mén)送來(lái)的文件材料以后，需要按照下列步驟進(jìn)行整理：裝訂，按照文件的實(shí)際情況進(jìn)行裝訂，正本、正文、原件、轉(zhuǎn)發(fā)文在前，定稿、附件、復(fù)制件、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，如果來(lái)文和復(fù)文是一個(gè)文件，需要將復(fù)文放在前方[5]；分類(lèi)，歸檔文件分類(lèi)需要按照保管的期限區(qū)分，每年分為一類(lèi)，隨后再繼續(xù)分成黨群類(lèi)或行政類(lèi)；排列，文件排列應(yīng)當(dāng)參考分類(lèi)方案進(jìn)行排列，同時(shí)參考檔案的重要程度和時(shí)間；編號(hào)，歸檔的文件需要按照順序編號(hào)，文件首頁(yè)的空白位置填寫(xiě)編號(hào)相關(guān)內(nèi)容；編目，文件編號(hào)完成以后，根據(jù)文件的分類(lèi)和科室情況進(jìn)行目錄編制；裝盒，文件按照科室順序裝入到檔案盒中，填寫(xiě)好封面和盒脊內(nèi)容，統(tǒng)一使用省檔案局提供的紙盒；備考表，檔案盒中除了需要裝好文件以外，還需要填寫(xiě)備考表裝入其中，說(shuō)明文件的變化情況[6]。

歸檔時(shí)間。行政文件通常在次年的2 ～3 月進(jìn)行初步整理后送到檔案部門(mén)，進(jìn)行進(jìn)一步的整理和歸檔。

歸檔范圍文件材料。能夠反映出醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的歷史記錄和黨政部門(mén)職能的材料。材料包括行政、團(tuán)委、工會(huì)、黨務(wù)四個(gè)主要方面的內(nèi)容。醫(yī)院的工作活動(dòng)中，如果材料能夠證明國(guó)家、集體、公民個(gè)人權(quán)益，那么就是具有價(jià)值的材料，應(yīng)當(dāng)歸檔。醫(yī)院貫徹落實(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)遞送的關(guān)鍵材料，具有參考價(jià)值的材料，同樣需要?dú)w檔。

不屬于歸檔范圍文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布的僅供參閱類(lèi)型的文件、未定稿文件，不需要?dú)w檔處理；醫(yī)院已經(jīng)備份的材料，沒(méi)有參考價(jià)值的材料，臨時(shí)性的材料，一般性的材料多次修改記錄，不需要特別保存的材料，不需要辦理的電話(huà)記錄和來(lái)信，不需要?dú)w檔處理；下級(jí)機(jī)關(guān)參閱的文件，抄報(bào)文件，同級(jí)機(jī)關(guān)不需辦理的文件材料等也不需要?dú)w檔處理。

歸檔制度。文件歸檔要求日常工作中必須嚴(yán)格進(jìn)行文件和材料的分發(fā)，處理結(jié)束以后立刻歸檔。需要?dú)w檔的文件要仔細(xì)檢查，確定清晰無(wú)誤以后收集起來(lái)，如果發(fā)現(xiàn)有圓珠筆字跡、字跡不清等情況，應(yīng)該重新抄寫(xiě)。各個(gè)科室進(jìn)行培訓(xùn)、體檢、醫(yī)療服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中的材料都是需要?dú)w檔處理的，必須安排科室中的檔案負(fù)責(zé)人員進(jìn)行嚴(yán)格收集整理，及時(shí)上交。醫(yī)院的檔案管理負(fù)責(zé)人需要按照規(guī)范要求進(jìn)行管理，保管期限一般設(shè)定為永久和定期兩種形式，定期時(shí)間可以設(shè)定為10 年和30 年[7]。

3.2 行政檔案保密和保管制定

檔案需要保證保密，參考國(guó)家制定的保密條例，醫(yī)院可以制定檔案保密制度。負(fù)責(zé)檔案的工作人員不能將檔案相關(guān)的信息隨意泄露，不能將檔案相關(guān)的內(nèi)容記錄在其他工具上。任何人都不能未經(jīng)允許將檔案從檔案室中調(diào)出，如果需要查閱檔案或是調(diào)整檔案留存方式，必須嚴(yán)格遵照相關(guān)的規(guī)定和制度操作。檔案復(fù)制、銷(xiāo)毀、轉(zhuǎn)移都必須嚴(yán)格遵照規(guī)定進(jìn)行，領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)以后才能執(zhí)行任務(wù)。如果檔案管理員需要調(diào)職，那么必須將交接手續(xù)認(rèn)真辦理。

檔案庫(kù)的檔案管理需要保證安全、科學(xué)、完整，排列盡量整齊，編碼盡量醒目。庫(kù)房需要注意防火防盜、防水防潮、防光防塵，嚴(yán)禁煙火，負(fù)責(zé)人員下班的時(shí)候要保證門(mén)窗關(guān)閉。為了保證檔案庫(kù)的空氣流通，需要定期通風(fēng)去濕。除了管理人員以外，其他人員不能擅入檔案室[8]。每年對(duì)檔案庫(kù)中的材料進(jìn)行一次清點(diǎn)，一旦發(fā)現(xiàn)丟失或是蟲(chóng)蛀之類(lèi)的問(wèn)題，要馬上上報(bào)處理。

4 醫(yī)院行政檔案管理的改進(jìn)策略

4.1 健全管理制度

醫(yī)院的行政檔案管理需要建立起完善的管理制度，醫(yī)院的日常工作中，醫(yī)療服務(wù)對(duì)于檔案管理有著重要的影響[9]，所以檔案管理過(guò)程中需要對(duì)醫(yī)療服務(wù)相關(guān)的內(nèi)容持續(xù)關(guān)注，進(jìn)行適時(shí)整理和記錄。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)參考本單位的實(shí)際情況以及國(guó)家規(guī)定規(guī)范制定符合實(shí)際情況的檔案管理制度，將負(fù)責(zé)人員集中到一起進(jìn)行培訓(xùn)。檔案管理人員日常工作中必須隨時(shí)了解實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，掌握其他科室的工作流程，尤其是突發(fā)醫(yī)療事件，更要及時(shí)了解和記錄。

4.2 創(chuàng)新管理模式

目前我國(guó)的醫(yī)院進(jìn)行行政檔案管理，重心主要是在人力資源管理方面，但是在實(shí)際工作中，通常會(huì)產(chǎn)生大量的資源消耗，尤其是紙[10]。隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，我國(guó)多個(gè)領(lǐng)域都在引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，檔案管理同樣如此。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，推廣信息化行政檔案管理。檔案管理信息化要求醫(yī)院必須對(duì)電子文件的收集和整理嚴(yán)加關(guān)注，保證電子文件真實(shí)有效，對(duì)比紙質(zhì)文件的不同之處，采取合適的保管方式進(jìn)行保管。

4.3 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

醫(yī)院的作用就是為整個(gè)社會(huì)提供醫(yī)療服務(wù)，行政檔案管理是醫(yī)院的重要工作，也是為醫(yī)院提供的服務(wù)[11]。醫(yī)院方面需要對(duì)服務(wù)意識(shí)加深關(guān)注，定期組織思想政治教育，對(duì)整個(gè)醫(yī)療工作群體成員進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)的教育，提升檔案管理人員的工作水平。檔案管理人員需要提升自身的管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)自己崗位價(jià)值的最大化，統(tǒng)一管理檔案，提升管理效率。

4.4 加強(qiáng)人員培養(yǎng)

行政檔案管理的負(fù)責(zé)人員是最終落實(shí)工作的關(guān)鍵，因?yàn)楣芾矸矫娌豢赡芡昝罒o(wú)缺，所以工作人員面臨著較嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，必須提升自身的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)。所以，醫(yī)院方面一方面需要聘請(qǐng)具有較高水平的管理人才，另一方面則要對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，鼓勵(lì)其積極參與活動(dòng)，完善職業(yè)道德，提升業(yè)務(wù)水平。此外，醫(yī)院的檔案管理需要堅(jiān)持以人為本的管理觀念[12]，對(duì)于管理人員的想法多加關(guān)注，若是發(fā)現(xiàn)工作人員工作不積極，應(yīng)該及時(shí)找出存在的問(wèn)題并解決。最后，醫(yī)院方面可以針對(duì)檔案管理召開(kāi)會(huì)議，吸收多個(gè)領(lǐng)域的寶貴意見(jiàn)，完善管理制度，提升工作人員的工作主動(dòng)性。醫(yī)院方面同時(shí)可以為檔案管理人員提供適當(dāng)?shù)墓べY福利，提升工作人員的工作積極性，保證檔案管理工作順利開(kāi)展。

綜上所述，行政檔案在一家醫(yī)院中有著非常重要的意義，本單位應(yīng)該針對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用、編輯檢索加強(qiáng)管理，行政人員要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提升自身的綜合素質(zhì)，最后落實(shí)信息化的檔案管理，進(jìn)而為醫(yī)院的發(fā)展提供確實(shí)可靠的參考依據(jù)，提升醫(yī)院的綜合水平。