張馨月

摘要：采購業(yè)務(wù)是企業(yè)進行生產(chǎn)活動的首要環(huán)節(jié)，同時也是生產(chǎn)的準(zhǔn)備階段以及運營資金循環(huán)的開始階段。采購業(yè)務(wù)直接涉及商品與現(xiàn)金的進出，關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)和銷售計劃的實現(xiàn)。其運行復(fù)雜且環(huán)節(jié)多，若無法嚴(yán)格控制則會導(dǎo)致資金的支付或負(fù)債的增加，產(chǎn)生不必要的糾葛。對于汽車制造企業(yè)來說，采購業(yè)務(wù)是企業(yè)運營的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它關(guān)系到企業(yè)成本和利潤的高低。所以，加強其采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，是降低經(jīng)營成本、提高汽車企業(yè)效率的重要手段，也是增強競爭力的重要途徑。

關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù);汽車企業(yè);企業(yè)運營;企業(yè)成本;內(nèi)部控制

在企業(yè)的生存發(fā)展過程中，都必須保證重點環(huán)節(jié)的良好運行，對于汽車企業(yè)而言，采購環(huán)節(jié)是決定它能夠健康發(fā)展的關(guān)鍵要素，直接影響汽車企業(yè)所生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量，并且會對汽車企業(yè)的生產(chǎn)效率、經(jīng)營成本產(chǎn)生影響，最終影響到企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的口碑和地位，影響汽車企業(yè)的競爭實力。因此，想要確保汽車企業(yè)長久、可持續(xù)發(fā)展，就要重視企業(yè)內(nèi)部的采購工作，認(rèn)真嚴(yán)格做好采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，把好汽車企業(yè)的采購關(guān)，才能為汽車企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。鑒于此，筆者立足采購工作實踐，圍繞主題展開了探究論述。

一、汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）采購組織架構(gòu)

汽車企業(yè)采購組織中涉及到的職能部門主要包括六個：（1）設(shè)計部門，該部門的主要任務(wù)是負(fù)責(zé)申請審批手續(xù)，包括新供應(yīng)商申請審批，以及新增項目的申請審批，與此同時，設(shè)計部門的職責(zé)中還包括技術(shù)質(zhì)量協(xié)議的起草工作、簽訂工作，除此以外，設(shè)計部門還負(fù)責(zé)為采購部門提供成品的相關(guān)技術(shù)資料，從而達到保證產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的目的。最后，設(shè)計部門還要承擔(dān)新供應(yīng)商的評選工作。（2）工藝部門負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容主要是兩部分。第一部分是為采購部門服務(wù)，為其提供物資采購中需要的技術(shù)資料;第二部分是新材料的檢驗工作。與此同時，還要負(fù)責(zé)供應(yīng)商的選擇工作，以及對供應(yīng)商進行評價、監(jiān)督。（3）質(zhì)量部門負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容包括三項，第一項是確定合格的供貨商名單，并且要對供貨商的評價資料存檔。第二項是到物資廠進行實地檢查、驗收，并要定期整理物資質(zhì)量信息。第三項，要承擔(dān)新供貨商的審查工作，還有日常的監(jiān)督管理工作。（4）采購部門，它是采購環(huán)節(jié)的核心點，負(fù)責(zé)的工作繁多且關(guān)鍵，包括制定汽車企業(yè)的采購計劃，以及負(fù)責(zé)采購合同簽訂工作，還包括采購合同的管理與分發(fā);與此同時，還要與供貨商進行聯(lián)系溝通，保證供貨商能夠按時交貨;除上述工作內(nèi)容外，還包括外購物資的取樣、送檢工作等等;對于采購中不合格的產(chǎn)品，采購部門還要負(fù)責(zé)辦理返修、退貨等相關(guān)流程手續(xù)。（5）財務(wù)部門，財務(wù)部門也是采購環(huán)節(jié)中的重要部門，承擔(dān)采購合同的談判工作，同時，還包括對采購合同中一些財務(wù)內(nèi)容的評審。其中預(yù)算是財務(wù)部門工作中的重點，但是當(dāng)前企業(yè)的財務(wù)部門，并沒有認(rèn)識到預(yù)算工作的重要性，導(dǎo)致預(yù)算工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏實際的調(diào)查。此外，財務(wù)部門還負(fù)責(zé)合同費用的支付工作，并且要將發(fā)票進行報銷入賬。（6）法律部門，該部門主要負(fù)責(zé)與法律相關(guān)的工作，如評審采購合同，以及合同專用章的使用，此外還包括合同問題、法律糾紛問題的處理。

（二）信息系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀

信息，在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中有著舉足輕重的作用，汽車企業(yè)在管理和決策過程中，都需要以眾多信息為基礎(chǔ)。對于汽車企業(yè)而言，根據(jù)信息來源，信息可以分為兩種，第一種是內(nèi)部信息，第二種是外部信息。顧名思義，內(nèi)部信息就是從汽車企業(yè)內(nèi)部得到的信息，包括從企業(yè)財務(wù)表現(xiàn)中的得到的信息以及從企業(yè)經(jīng)營管理報告中得到的信息，抑或是從企業(yè)內(nèi)刊中得到的信息，還可以從員工言論中獲得信息;外部信息即從企業(yè)外部獲得的信息，信息來源十分廣泛，例如汽車行業(yè)中，抑或是從市場調(diào)研中的獲取信息，還可以從網(wǎng)絡(luò)中搜集整理大量有效的信息。

在汽車企業(yè)的采購環(huán)節(jié)中，相關(guān)的財務(wù)信息至關(guān)重要，直接影響企業(yè)內(nèi)部控制的效果。隨著經(jīng)濟、科技的發(fā)展，我國已經(jīng)進入互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)時代，汽車企業(yè)作為傳統(tǒng)制造企業(yè)，在財務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護與管理工作中存在一定的滯后性，沒有認(rèn)識到新時代背景下財務(wù)信息應(yīng)用管理的主流趨勢，主要原因是企業(yè)管理理念陳舊，沒有認(rèn)識到信息系統(tǒng)在采購環(huán)節(jié)內(nèi)控工作中的重要作用。即使部分企業(yè)采用構(gòu)建了信息系統(tǒng)，但是所應(yīng)用的信息系統(tǒng)等級較低，并且是對企業(yè)其他經(jīng)營管理信息的管理，對采購環(huán)節(jié)內(nèi)控需要的信息應(yīng)用不足。現(xiàn)代汽車企業(yè)應(yīng)該在采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制中使用先進的信息管理系統(tǒng)，從而發(fā)揮出信息的最大作用。并且，通過信息系統(tǒng)可以有效的展開采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控工作，提高內(nèi)控效率與質(zhì)量。例如，企業(yè)可以借助虛擬專業(yè)網(wǎng)絡(luò)，以會計信息為基礎(chǔ)，構(gòu)建ERP信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享。

二、汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制問題

（一）采購設(shè)計問題

汽車企業(yè)采購涉及到的部門較為完善，但是從細(xì)節(jié)而言，財務(wù)部門采購環(huán)節(jié)流程依然存在諸多問題，部分流程設(shè)計不夠細(xì)致，此種情況不可避免的會造成采購環(huán)節(jié)內(nèi)控中存在薄弱的情況。舉例而言，在采購伊始，因為缺乏合理的預(yù)算制定流程，導(dǎo)致財務(wù)部門在制定預(yù)算時，僅根據(jù)一些資料信息，以及供貨商提供的價格進行預(yù)算制定，則會導(dǎo)致預(yù)算不合理，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重偏高的情況，造成企業(yè)采購資金的浪費，與此同時，財務(wù)在招投標(biāo)工作中，對投標(biāo)供貨商的選定中，其話語權(quán)較小，僅是為評選部門提供資金計算數(shù)據(jù)，并沒有實際的發(fā)言權(quán)，進而影響了財務(wù)在采購工作中實際作用的發(fā)揮，除此以外，在企業(yè)合同資金執(zhí)行過程中，基本上扣除了財務(wù)在其中的職能，僅由法律部門進行監(jiān)督，缺少財務(wù)部門的監(jiān)督管理。除上述問題外，財務(wù)工作部門在審價過程中，單依靠紙質(zhì)材料審核，并且在倉庫驗收時，也沒有相關(guān)負(fù)責(zé)部門的精心監(jiān)督。更為嚴(yán)重的是，在付款工作中也存在問題，例如，財務(wù)部門僅根據(jù)供貨商提供的送貨單與發(fā)票付款，嚴(yán)謹(jǐn)性差，缺少與倉庫管理人員核實的工作步驟。上述內(nèi)容，都是汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作中流程設(shè)計存在的問題，采購設(shè)計中存在的問題，即便一個細(xì)小環(huán)節(jié)存在問題，都會為徇私舞弊提供機會，進而影響到汽車企業(yè)采購工作的展開，造成汽車企業(yè)經(jīng)營成本的上升，對汽車企業(yè)的發(fā)展帶來不利影響。

（二）運行層面的內(nèi)控問題

企業(yè)與供貨商簽訂合同后，雙方需要根據(jù)合同履行責(zé)任，在合同的執(zhí)行過程中，財務(wù)要做好資金計劃工作，但是當(dāng)前企業(yè)財務(wù)工作中，在合同執(zhí)行過程中，并沒有對合同資金的去向、使用情況進行跟蹤管理。汽車企業(yè)下的各個分廠、各部門，都需要制定物資需求計劃，也就是請購環(huán)節(jié)。但是在該環(huán)節(jié)中，汽車企業(yè)缺乏具有針對性、專業(yè)性的需求計劃制度，即缺少請購制度。汽車企業(yè)分廠或是部門，對自己需要的物資進行匯總，然后與企業(yè)的技術(shù)部門進行溝通，最后將需求計劃上交。但是在此環(huán)節(jié)中，只有企業(yè)實際的生產(chǎn)加工操作中，只有各分廠人員才是最清楚具體缺少哪些物資，財務(wù)人員并不了解實際情況，無法對信息真實性做出判斷，導(dǎo)致這一過程缺少監(jiān)督、指導(dǎo)，物資需求計劃中是否存在企業(yè)生產(chǎn)中無需用到的材料也未可知，極為可能發(fā)生材料浪費的情況，甚至產(chǎn)生中飽私囊的問題。采購部門根據(jù)物資需求計劃進行采購，但是，實際購買物資的價格是否高于物資產(chǎn)品價值，以及購買的實際數(shù)量，除了采購人員也無人知曉，財務(wù)部門在辦公室僅從網(wǎng)絡(luò)中查詢當(dāng)前物資的市場價格，無法確定物資購買價格是否合理，因此，為采購與供貨商兩者勾結(jié)提供了機會，造成企業(yè)財務(wù)損失，為汽車企業(yè)帶來財務(wù)危機，最終造成汽車企業(yè)形成大的經(jīng)濟損失。

采購計劃設(shè)立包括兩部分，一是需求計劃，二是采購計劃。汽車企業(yè)采購計劃主要包括以下內(nèi)容：首先，財務(wù)部門根據(jù)其他分廠和部門的物資需求制定一份需求計劃，同時要制定汽車企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃，生產(chǎn)原料損耗限額等等，并且要結(jié)合所需物資的實際應(yīng)用情況，精準(zhǔn)估算出所要采購物資的計劃，更要根據(jù)汽車企業(yè)生產(chǎn)的實際情況，明確合理的物資采購時間，制定采購計劃。需要注意的是，采購計劃的制定，要經(jīng)過財務(wù)部門的校對審核，再通過公司管理層審批。編制采購計劃中，要包括物資名稱，以及物資型號，還有物資規(guī)格，并且還需包括交付進度、價格、進度等，這些都需要財務(wù)部門進行管理控制。在采購期間，若是企業(yè)自身的生產(chǎn)計劃發(fā)生改變，則此時采購人員要在第一時間對采購計劃進行變更，并且交由相關(guān)財務(wù)負(fù)責(zé)人審批，如果變更真實、合理，并且不影響采購資金預(yù)算的情況下，可以審核通過，再由財務(wù)部門上交領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。

在汽車企業(yè)制定采購計劃過程中，恰恰忽略了采購部門依據(jù)分廠或是其他部門申請的環(huán)節(jié)，或是輕視了編制采購計劃的步驟，造成問題出現(xiàn)。此外，在采購計劃編制后，也缺少與相關(guān)部門或是負(fù)責(zé)人的溝通和協(xié)商，這對于采購部門而言，也是缺乏監(jiān)督的表現(xiàn)，更為重要的是，采購計劃是否真實也無法保證。

（三）風(fēng)險管控問題

汽車企業(yè)的風(fēng)險管控意識較差，對于市場風(fēng)險認(rèn)識處于初級階段，并且在風(fēng)險應(yīng)對方面存在不足，進而導(dǎo)致汽車企業(yè)在物資采購當(dāng)中忽視風(fēng)險管控，缺乏風(fēng)險控制機制，從而為采購過程中各類風(fēng)險提供了生存空間。在汽車采購流程中，招投標(biāo)工作是其中十分重要的構(gòu)成部分，一種物資有多家供貨商供貨，采購人員要從眾多供應(yīng)商中擇優(yōu)錄取。供應(yīng)商的選擇工作十分復(fù)雜，其中包含諸多風(fēng)險。汽車企業(yè)在選擇確定供應(yīng)商過程中，缺乏細(xì)致的評選標(biāo)準(zhǔn)，具體而言，財務(wù)部門在評選供貨商時，沒有要求供貨商提供企業(yè)自身的財務(wù)信息，進而無法對供貨商的供貨實力、供貨能力進行考察，對供貨商的評價也僅根據(jù)供貨商提供的資料進行，缺少實際的考察。

與此同時，汽車企業(yè)屬于生產(chǎn)制造類企業(yè)，日常的生產(chǎn)經(jīng)營需要大量物資，所以企業(yè)采購物資的數(shù)量較多，汽車企業(yè)的物資采購資金金額巨大，導(dǎo)致企業(yè)面臨巨大的貸款支付風(fēng)險。究其根本，導(dǎo)致這種風(fēng)險存在的根本原因，是由于汽車企業(yè)財務(wù)審批制度不夠完善導(dǎo)致的?，F(xiàn)階段，汽車企業(yè)財務(wù)部門申請流程存在漏洞，一般情況下，由采購部門根據(jù)供貨商提供的供貨單向財務(wù)部申請，然后財務(wù)部門進行支付，但是沒有對供貨單與入庫單進行核對。除此以外，在付款環(huán)節(jié)，因為財務(wù)部門沒有將供貨單和支付申請上交給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，導(dǎo)致汽車企業(yè)面臨巨大的支付風(fēng)險，容易為企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。

三、汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制對策

（一）做好采購設(shè)計工作

首先，要提高汽車企業(yè)管理人員對內(nèi)部控制的認(rèn)識，認(rèn)識到內(nèi)部控制的重要性和必要性。汽車企業(yè)在采購流程中，采購設(shè)計流程容易出現(xiàn)問題，重要原因之一就是管理層的意識層面存在問題。預(yù)算是采購環(huán)節(jié)中的重要內(nèi)容，預(yù)算過高則會造成企業(yè)資金浪費，預(yù)算過低則會影響采購物資質(zhì)量，做好采購預(yù)算工作，是內(nèi)控工作中不可忽視的重點舉措。鑒于此，想要完善汽車企業(yè)的內(nèi)部控制，第一步要改變管理層人員意識。具體而言，可以聘請專業(yè)人士到公司進行講座，也可以組織企業(yè)管理人員進行比賽，除此以外，管理人員在日常工作當(dāng)中，要注意關(guān)注企業(yè)的內(nèi)部控制。

其次，要完善汽車企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)控制度。第一步，要健全整個汽車企業(yè)的財務(wù)內(nèi)控流程，需要注意的是，采購環(huán)節(jié)的財務(wù)內(nèi)控設(shè)計，要立足汽車企業(yè)的實際情況，并且要嚴(yán)格遵守汽車企業(yè)的規(guī)章制度，要將企業(yè)的經(jīng)濟利潤放在重要位置，更為重要的是，要遵守相互牽制原則。具體而言，各項活動進行之前，要有其他部門或是人員許可，例如，采購活動開始之前，采購人員要向上級部門申請，得到批準(zhǔn)后方可進行，這一過程中，需要有財務(wù)人員進行全程監(jiān)督。滿足企業(yè)的經(jīng)濟效益，就要遵守成本原則，具體而言，財務(wù)部門要對采購內(nèi)控制度的實施所需要花費的成本進行計算，保證其能夠符合預(yù)期收益。第二步，采購人員要保證與汽車企業(yè)其他部門進行實時交流，保證溝通順暢，其目的是保證采購的物資與汽車企業(yè)的實際需求相符，避免出現(xiàn)資金浪費，影響汽車企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的情況發(fā)生，在這一環(huán)節(jié)中，財務(wù)部門要指派專人對雙方的交流進行全程陪同。第三步，要做好風(fēng)險判斷，并且要充分發(fā)揮監(jiān)督功能，具體而言，財務(wù)部門可以建立專門的監(jiān)督小組，需要注意的是，要保證崗位分離，即財務(wù)工作人員不擔(dān)任其他職位，防止在采購環(huán)節(jié)中由于監(jiān)督缺失而出現(xiàn)徇私舞弊、中飽私囊的情況，進而提高汽車企業(yè)的采購環(huán)節(jié)內(nèi)控效果。

（二）運行層面的內(nèi)控

完成采購設(shè)計工作后，企業(yè)的采購工作流程便進入到運行階段，在這一階段中，財務(wù)部門則要秉承嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，保證能夠在運行層面展開有效的管控。汽車企業(yè)的采購，其源頭是請購申請，鑒于此，財務(wù)部門要介入到請購申請工作流程中，例如，編制需求計劃時，財務(wù)人員要對編制人員填寫的物資規(guī)格、型號、數(shù)量進行登記記錄，作為后期采購物資審核的依據(jù)，避免出現(xiàn)由于溝通問題導(dǎo)致的錯買、數(shù)量有誤等問題，從而保證汽車企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。當(dāng)采購人員采購時，財務(wù)部門要派專人協(xié)同，在這一過程中對采購資金進行管控，保證采購實際資金與采購計劃、采購合同中的采購資金相符，此外，在采購合同運行過程中，要對每一項資金的使用進行查詢、核實、登記，相關(guān)的票據(jù)要做好存檔工作。

（三）風(fēng)險管控

在采購流程中，汽車企業(yè)面臨的最大風(fēng)險就是財務(wù)風(fēng)險，因此要企業(yè)要重視對資金的風(fēng)險管控，具體而言，對于汽車企業(yè)采購流程中遇到的貸款支付風(fēng)險以及針對支付流程中存在的風(fēng)險問題，首先，財務(wù)部門需要將物資入庫清單，還有供貨商的供貨單和供貨商提供的發(fā)票三者，財務(wù)部門對其進行核實，在審核過后，如果沒有問題，財務(wù)人員則要填寫付款申請單，然后由財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，再由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字，最后采購部門向財務(wù)部申請付款資金。收到申請的財務(wù)部門，要對采購部門提供的物資入庫清單，以及送貨單、發(fā)票等依據(jù)進行復(fù)核，如有模糊不清的地方，要由專人到倉庫進行核對，如果發(fā)現(xiàn)與付款合同的相悖，則要在第一時間拒絕付款，幫助汽車企業(yè)降低支付風(fēng)險，保證汽車企業(yè)的財產(chǎn)安全。

四、結(jié)束語

綜上所述，汽車企業(yè)作為生產(chǎn)制造類企業(yè)，在日常的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，需要采購大量物資，采購環(huán)節(jié)是企業(yè)運營中的重點環(huán)節(jié)。汽車企業(yè)要重視采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制，并且要結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，從采購環(huán)節(jié)中存在的問題入手，從多個角度進行內(nèi)部控制，提高相關(guān)人員素質(zhì)，完善相關(guān)制度。只有這樣，才能保證采購流程順利進行，保證采購物資能夠滿足企業(yè)需求，減少資金浪費的情況，保證汽車企業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]蔡云帆.基于COSO新框架下SN零部件公司內(nèi)部控制體系優(yōu)化研究[D].蘭州理工大學(xué)，2016.

[2]姚曉霞.企業(yè)供應(yīng)鏈審計應(yīng)用探討——以一汽豐田汽車有限公司為例[J].財會通訊，2017 （10）.

[3]胡博.試析物資采購的內(nèi)控風(fēng)險管理[J].數(shù)字化用戶，2018，24 （51）：42.

[4]吳秋菊.探討企業(yè)采購工作的內(nèi)控管理[J].中國科技投資，2018，12 （30）：150.

[5]強春衛(wèi).淺談企業(yè)采購與付款內(nèi)控流程的建立[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2018，12 （10）：211-212.

[6]阮運霞.淺談企業(yè)采購工作的內(nèi)控管理[J].中國商論，2018，6 （16）：103-104.