章莉

摘要：互聯(lián)網(wǎng)作為信息時代的工具和載體，正深刻地改變著人們的生活、工作和學(xué)習(xí)方式，它與傳統(tǒng)社會各種形態(tài)的結(jié)合所形成的“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為一種新的社會業(yè)態(tài)，同樣為高校畢業(yè)生檔案管理帶來了全新的有效工具。文章分析了目前高校畢業(yè)生檔案管理存在的管理技術(shù)與制度相對落后、管理人員素質(zhì)參差不齊、鑒定資料不夠健全的問題，論證了將“互聯(lián)網(wǎng)+”引入畢業(yè)生檔案管理的合理性，提出了改進檔案管理具體工作、完善檔案管理機制的有效途徑。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；高校畢業(yè)生；檔案管理

在高校畢業(yè)生檔案管理過程中采用信息化技術(shù)，既是融入智慧校園建設(shè)的管理需要，也是推動畢業(yè)生檔案管理工作更具網(wǎng)絡(luò)化和智能化的需要。借助“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，在提升高校檔案管理效率的同時，也為社會企業(yè)校園招聘和人才選擇提供了快捷的互聯(lián)網(wǎng)檔案調(diào)閱途徑，讓相關(guān)信息的獲取變得更加快捷、方便和有效[1]?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”平臺的畢業(yè)生檔案管理平臺能夠更加全面地記錄畢業(yè)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，準確反映其綜合能力，既能支持學(xué)校人才培養(yǎng)的診斷與改進工作，也為企業(yè)的人才選拔提供更多科學(xué)依據(jù)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”概念及其影響

2015年3月，李克強總理在政府工作報告中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是指依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的聯(lián)合，以優(yōu)化生產(chǎn)要素、更新業(yè)務(wù)體系、重構(gòu)商業(yè)模式，目的在于充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，完成經(jīng)濟轉(zhuǎn)型與產(chǎn)業(yè)升級。根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心所發(fā)布的數(shù)據(jù)顯示，截止到2019年6月份，我國的網(wǎng)民規(guī)模已經(jīng)達到了8.54億，和2018年底相比增加了2598萬人。互聯(lián)網(wǎng)的普及率已經(jīng)達到了61.2%。手機網(wǎng)民規(guī)模達到了8.47億，網(wǎng)民當(dāng)中采用手機上網(wǎng)的比例已經(jīng)增加到了99.1%。圖1為2016年6月到2019年6月互聯(lián)網(wǎng)普及率以及網(wǎng)民規(guī)模的變化情況，可以發(fā)現(xiàn)網(wǎng)民規(guī)模和互聯(lián)網(wǎng)普及率都呈現(xiàn)出不斷升高的趨勢。

互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，為更好地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的溢出效應(yīng)，推動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與各個產(chǎn)業(yè)相結(jié)合，創(chuàng)造新的經(jīng)濟業(yè)態(tài)、提升生產(chǎn)創(chuàng)新能力，“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)運而生，并且成為國家層面推動經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的行動計劃，計劃當(dāng)中還包括云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)，推動先進的信息技術(shù)與先進制造業(yè)以及現(xiàn)代服務(wù)業(yè)等產(chǎn)業(yè)融合發(fā)展，推動新興業(yè)態(tài)和新興企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，培育和壯大新興產(chǎn)業(yè)，使其成為新的經(jīng)濟增長點。將互聯(lián)網(wǎng)和傳統(tǒng)的行業(yè)結(jié)合起來，推動產(chǎn)業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展和惠及民生[2]。具體到民生領(lǐng)域，“互聯(lián)網(wǎng)+”也在推動公共服務(wù)模式的創(chuàng)新和效率的提升。就業(yè)作為民生的重要方面，高校畢業(yè)生就業(yè)工作是其重要環(huán)節(jié)。將“互聯(lián)網(wǎng)+”理念與畢業(yè)生檔案管理結(jié)合起來，對于加快檔案管理工作的信息化和科學(xué)化進程，促進畢業(yè)生高質(zhì)量就業(yè)具有重大意義。

二、高校畢業(yè)生檔案管理存在問題分析

1.檔案管理技術(shù)與制度相對落后

盡管計算機與互聯(lián)網(wǎng)使用在高校檔案管理中已經(jīng)普及，但對照“互聯(lián)網(wǎng)+”要求還存在技術(shù)落后和制度缺位的問題。高校畢業(yè)生檔案管理工作目前仍采用傳統(tǒng)的技術(shù)手段和管理模式。一是信息采集技術(shù)比較原始，信息和數(shù)據(jù)的收集以及錄入的過程主要還是依靠人工手動方式，檔案信息還是存儲在Excel等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)表中，導(dǎo)致很多檔案當(dāng)中所包含的核心信息內(nèi)容時效性不顯著，內(nèi)容存在錯誤以及信息不對稱。比如收集學(xué)生的成績、考試數(shù)據(jù)以及學(xué)籍相關(guān)信息過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法需要一級級間的工作對接，這會讓無效時間增多，也會延長有效時間，讓信息的即時記錄被耽誤。二是采用傳統(tǒng)的信息管理方式導(dǎo)致信息傳播溝通的不順暢不對稱，無法讓網(wǎng)絡(luò)信息有效地傳播，單純采用電話、文件收發(fā)、告示這幾種方式，對于一些學(xué)術(shù)信息以及考核反饋結(jié)果無法掌握，也沒有辦法開展有效的溝通和交流。對于畢業(yè)生檔案的信息化管理工作帶來技術(shù)阻礙，也讓檔案服務(wù)系統(tǒng)和檔案管理工作呈現(xiàn)出單向性和被動性的特點[3]。三是高校畢業(yè)生檔案管理工作也沒有形成完善且嚴密的管理制度，對于信息采集、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)審核相關(guān)管理人員約束作用較小，未能形成有效的監(jiān)督機制。

2.檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

高校畢業(yè)生檔案管理水平與檔案管理工作人員素質(zhì)密切相關(guān)，高校畢業(yè)生檔案工作人員管理水平、信息化能力決定著高校畢業(yè)生檔案管理的水平。當(dāng)前存在的問題包括：一是檔案管理工作中的管理層學(xué)歷水平比較高，但信息化素養(yǎng)一般，對于信息化技術(shù)運用重視不夠。二是一般的檔案管理工作人員大多非檔案管理專業(yè)出身，導(dǎo)致一線檔案管理工作的專業(yè)人才缺乏。三是新招錄的專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量偏少。總體而言，高校對檔案管理工作重視不夠、專業(yè)人才缺乏、整體信息化素養(yǎng)不高等問題，導(dǎo)致檔案管理隊伍整體素質(zhì)不高，這也加大了畢業(yè)生檔案管理工作開展和信息化建設(shè)的難度。

3.檔案管理內(nèi)在質(zhì)量把控機制缺失

信息技術(shù)落后、管理人員水平不高、管理制度不完善也導(dǎo)致高校畢業(yè)生檔案管理存在質(zhì)量隱患，主要問題之一就是檔案資料鑒定的不確定性。例如，不少高校因畢業(yè)生檔案管理技術(shù)落后導(dǎo)致信息比較滯后，使得鑒定工作需要花費的時間長短不一，無法對某個時間點當(dāng)中的一些具體信息開展系統(tǒng)化、規(guī)范化的整理，也會遺漏一些關(guān)鍵信息，出現(xiàn)信息不對稱等問題。甚至在不少檔案當(dāng)中，因為管理者專業(yè)能力不夠、管理流程不規(guī)范或者技術(shù)手段欠缺等，導(dǎo)致一些錯誤信息沒法及時補救，一些檔案管理人員還會對檔案的真實性選擇忽略，弄虛作假的情況也無法完全避免。

三、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”提升畢業(yè)生檔案管理水平之對策

1.找準畢業(yè)生檔案建設(shè)優(yōu)化方向

（1）明確檔案管理的有序性和可視性發(fā)展方向

大學(xué)生在畢業(yè)之后，檔案會隨著個人轉(zhuǎn)到用人單位，檔案中的很多內(nèi)容對于學(xué)生在畢業(yè)之后的考試、職稱評定、選拔和晉級等職業(yè)發(fā)展有著十分重要的影響。通過檔案可以獲取畢業(yè)生在學(xué)期間成績、獎懲信息，同時可以記錄畢業(yè)生工作之后的相關(guān)重要信息，因此，畢業(yè)生以及企事業(yè)等用人單位對于檔案有著長期保存的共性需求。基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維，應(yīng)該充分利用計算機將檔案資料以數(shù)字化的形式保存下來，借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息資源的相互聯(lián)結(jié)和共享，構(gòu)建起系統(tǒng)、有序完善的檔案信息庫，改變過去以紙質(zhì)為主要信息載體的檔案管理模式，以郵寄為主要傳遞方式的現(xiàn)狀。要鼓勵推廣相關(guān)檔案管理系統(tǒng)的運用，讓檔案信息管理變得更加具有穩(wěn)定性、可視性、網(wǎng)絡(luò)化、可共享，也能夠為各種用戶提供更加便捷的查詢利用服務(wù)，減少甚至避免誤時、少記以及漏記的問題，最終實現(xiàn)精準、快速的管理目標，打破檔案信息資源共享的時空限制[4]。

（2）注重檔案管理的科學(xué)性和安全性

高校畢業(yè)生檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，著眼點就是要讓畢業(yè)生和相關(guān)企事業(yè)單位獲取檔案信息的過程不受時間和空間的局限，節(jié)省更多的時間和精力，這是衡量高校畢業(yè)生檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量的重要維度?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”技術(shù)在高校畢業(yè)生檔案管理中的應(yīng)用，帶來新的建設(shè)理念和軟硬件環(huán)境需求，可以讓不同部門安全防范的意識得到增強[5]。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)仍然存在安全上的隱患，為了讓檔案信息的安全性得到保障，必須制定與其相配套的制度及措施，比如加強對檔案流轉(zhuǎn)的跟蹤管理，構(gòu)建起專門的檔案保密制度體系等，按照影響因素的不同，對電子檔案操作的權(quán)限進行嚴格劃分，借助這些措施讓檔案信息管理的安全性和科學(xué)性得到增強。

（3）統(tǒng)籌保障檔案記錄綜合性與準確性

在當(dāng)前市場經(jīng)濟環(huán)境下，人才選拔以及任用機制體現(xiàn)出了很強的自主性特征。企業(yè)希望招聘到綜合素質(zhì)更高的專業(yè)人才。畢業(yè)生提供給的應(yīng)聘資料往往具有一定的主觀色彩，未能全面反映他們自身的能力和水平，可信度、準確度有待商榷和佐證。用人單位很難僅憑幾張紙做到對畢業(yè)生情況的全面了解。因此構(gòu)建全面反映學(xué)生綜合素質(zhì)水平的檔案信息庫，通過統(tǒng)籌畢業(yè)生關(guān)鍵技能信息與綜合素養(yǎng)信息的記錄，可以讓學(xué)生在校期間的專業(yè)學(xué)習(xí)、技能特長、道德品質(zhì)以及行為習(xí)慣等得到全面反映，尤其是可以清晰地呈現(xiàn)出學(xué)生的實踐經(jīng)歷、職業(yè)素養(yǎng)和技能水平等關(guān)鍵信息，既可以幫助企業(yè)更加全面科學(xué)地選拔人才，也可以為高校的人才培養(yǎng)質(zhì)量診斷和改進工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2.提高畢業(yè)生檔案管理水平的措施

（1）檔案記錄強化專業(yè)技能和職業(yè)品德導(dǎo)向

進入新時代，高校人才培養(yǎng)的目標應(yīng)該是德智體美勞全面發(fā)展、專業(yè)素質(zhì)過硬的社會主義建設(shè)者和接班人，除了注重能力培養(yǎng)，也要更加關(guān)注思想道德教育。按照立德樹人的根本要求，畢業(yè)生檔案管理記錄內(nèi)容也要進行優(yōu)化，除了原先的高考錄取信息、大學(xué)課程成績、社會實踐、企業(yè)實習(xí)、畢業(yè)生登記表以及黨團組織相關(guān)信息，還需要增加新的內(nèi)容，比如技能競賽的獲獎信息、頂崗實習(xí)的企業(yè)評價、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的教育記錄、政治素質(zhì)和思想品德評價等信息。將這些內(nèi)容以電子檔案的方式呈現(xiàn)出來，能夠更好地展現(xiàn)畢業(yè)生的專業(yè)實踐能力和綜合職業(yè)素養(yǎng)。因此，高校畢業(yè)生檔案的建設(shè)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出實踐導(dǎo)向的相關(guān)特點，把學(xué)生在實踐當(dāng)中的品行、參與技能競賽的情況、發(fā)明專利和科技制作具體獲獎的情況都納入重點范疇之中，給予專門的記載和保存。

（2）檔案系統(tǒng)實現(xiàn)智能化數(shù)據(jù)分析與權(quán)限管理

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維模式，高校畢業(yè)生檔案建設(shè)必須要以信息化發(fā)展為背景，引入數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，構(gòu)建專門的檔案信息系統(tǒng)，讓檔案管理流程變得更加精細化。學(xué)校應(yīng)將畢業(yè)生檔案建設(shè)納入智慧校園建設(shè)總體規(guī)劃，劃撥專項建設(shè)資金來開發(fā)和建設(shè)學(xué)生檔案信息系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建要考慮更深層次的數(shù)據(jù)分析與運用，比如要對檔案數(shù)據(jù)信息進行分類管理和數(shù)據(jù)挖掘，具體表現(xiàn)為：一是構(gòu)建起以大數(shù)據(jù)為主要內(nèi)容的數(shù)據(jù)資源架構(gòu)，選擇圖片、音視頻等數(shù)據(jù)載體，構(gòu)建以人為本的用戶關(guān)系管理，針對具體用戶的差異（學(xué)生、教師、學(xué)院和用人單位），建立具有差異化的權(quán)限列表。二是數(shù)據(jù)挖掘過程中保證相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性和隱私性，根據(jù)隱私信息的等級，給予不同級別的安全保護。針對用戶的不同角色來設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限、密碼等相關(guān)的驗證信息，為畢業(yè)生以及就業(yè)單位提供更加便捷和準確的檢索途徑。三是做好系統(tǒng)共享結(jié)構(gòu)的開發(fā)預(yù)留，當(dāng)前不少高校都有校本數(shù)據(jù)中心以及數(shù)據(jù)入口，建立檔案信息系統(tǒng)也要預(yù)留專門的數(shù)據(jù)接口，為后續(xù)數(shù)據(jù)共享和運用降低成本。

（3）構(gòu)建更加專業(yè)化的檔案管理隊伍

隨著高校畢業(yè)生檔案管理工作越來越規(guī)范化和細致化，學(xué)生檔案需要從各個院系再轉(zhuǎn)到學(xué)校檔案室，整個的接收、保存以及查詢等過程都會讓現(xiàn)有的畢業(yè)生檔案管理工作發(fā)生質(zhì)的變化，除了需要檔案管理系統(tǒng)等硬件基礎(chǔ)設(shè)施的保證，構(gòu)建機構(gòu)健全、人員完備的專業(yè)化檔案管理人員隊伍也十分重要?？稍诟咝６壴盒?gòu)建專門的檔案管理機構(gòu)，同時還要配備專門的檔案管理與維護人員，建立完善的獎懲機制與專項預(yù)算機制，制定操作規(guī)范，同時還要對授權(quán)范圍進行明確，加強檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)。另外，網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員必須要做好本職工作，確保檔案管理軟件系統(tǒng)處于正常和安全的運行狀態(tài)，對學(xué)生的相關(guān)信息進行及時更新，實現(xiàn)對畢業(yè)生的動態(tài)管理。還要積極尋找不同檔案數(shù)據(jù)之間存在的邏輯關(guān)系，從更多角度為用戶提供有效的檔案信息服務(wù)。

3.健全畢業(yè)生檔案管理機制

（1）構(gòu)建檔案管理宣傳激勵機制

針對當(dāng)前高校學(xué)生工作管理人員檔案管理意識淡薄，學(xué)生對于檔案的內(nèi)容、作用了解不夠、認識不足，高校應(yīng)加強宣傳教育，形成工作機制。一方面要加強對學(xué)生的檔案知識普及教育，學(xué)生一入校就開展檔案普及教育，同時在就業(yè)指導(dǎo)課程上再次強化檔案管理的內(nèi)容解讀，借助校報、校園廣播、公共選修課程或者是學(xué)校的宣傳板報等方式，讓學(xué)生充分了解檔案的具體內(nèi)容、政策法規(guī)以及對個人一生發(fā)展的重要作用，引導(dǎo)學(xué)生樹立檔案思維并注重培養(yǎng)自身相應(yīng)的綜合素質(zhì)。另一方面，強化學(xué)工人員的檔案管理教育，建立相應(yīng)的激勵機制，如班主任輔導(dǎo)員作為學(xué)生檔案的重要信息采集員、審核員，是學(xué)生檔案的第一手把關(guān)人，要加強對班主任輔導(dǎo)員的檔案知識普及、系統(tǒng)使用培訓(xùn)，將檔案管理工作納入班主任輔導(dǎo)員年度工作任務(wù)考核目標，同時可以設(shè)立學(xué)校層面的“優(yōu)秀檔案管理員”表彰項目，通過激勵機制提升一線檔案采集人員的工作積極性，保證檔案數(shù)據(jù)的源頭質(zhì)量。

（2）完善檔案管理及操作的標準化流程

不少高校檔案管理隊伍由專職檔案管理人員和在校勤工儉學(xué)學(xué)生構(gòu)成，專職的學(xué)生檔案管理工作人員數(shù)量普遍較少。每個工作人員有其自身工作習(xí)慣和方式，學(xué)生兼職檔案管理員相應(yīng)工作能力不能保障，導(dǎo)致檔案管理當(dāng)中缺少專業(yè)性和統(tǒng)一性，這樣不僅會讓檔案管理變得混亂，同時也導(dǎo)致材料和時間方面的浪費。因此必須構(gòu)建起完善的檔案管理流程和建設(shè)標準。高校畢業(yè)生檔案管理工作的環(huán)節(jié)通常包含收集材料、整理、登記以及移交等，要結(jié)合學(xué)校的實際情況來制定適合本校的畢業(yè)生檔案管理及操作細則?？紤]到高校畢業(yè)生都會參與社會實踐活動，特別是實踐教學(xué)的重要環(huán)節(jié)，高職院校學(xué)生的頂崗實習(xí)，因此社會實踐環(huán)節(jié)要納入整個檔案管理流程當(dāng)中，對檔案管理工作涉及的這些環(huán)節(jié)都要進行規(guī)范，包括歸檔的時間、范圍和內(nèi)容、質(zhì)量以及數(shù)量等，確保檔案的真實性、完整性、全面性。在檔案所涉及的內(nèi)容上，應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校具體的人才培養(yǎng)方案，將檔案的范圍進行相應(yīng)的擴充，可以把思想政治檔案、心理檔案、技能競賽檔案、誠信檔案以及個人發(fā)展材料等內(nèi)容都納入檔案管理范圍，在統(tǒng)一收集數(shù)據(jù)之后，錄入到學(xué)生檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，提升檔案的連貫性和真實性，也進一步保證了檔案材料的準確和完整。

高校畢業(yè)生檔案管理工作為學(xué)生自身的職業(yè)發(fā)展以及企事業(yè)單位用人提供了良好的依據(jù)。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的整體背景下，將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)引入檔案信息管理也成為十分重要的手段。鑒于當(dāng)前的高校畢業(yè)生檔案管理普遍存在的問題，需要明確檔案管理信息化建設(shè)的方向，優(yōu)化檔案管理的內(nèi)容，建立和完善相關(guān)的檔案管理制度，多方協(xié)同，多措并舉，不斷提升高校畢業(yè)生檔案管理的質(zhì)量和效益。

*本文系2018年江蘇省社科應(yīng)用研究精品工程課題“‘五位雙驅(qū)動模式下對高職院校留學(xué)生培育體系的研究——以助推江蘇省職業(yè)教育走出去為背景”（編號：18SYC-067）研究成果。

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