◎王正梅

當(dāng)今的信息技術(shù)與檔案管理工作有效結(jié)合，加快了推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，不僅有利于提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，而且也能夠進(jìn)一步規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的一些弊端。因此需要掌握信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的要點(diǎn)，全面推動(dòng)檔案管理信息化的水平。

一、信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（一）保證數(shù)據(jù)共享

在信息技術(shù)使用過(guò)程中，其依托于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的暢通傳輸和高度共享。基于信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將其檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，可以加快推動(dòng)檔案信息的電子化和數(shù)字化，為檔案信息的高效利用和共享奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理工作中，對(duì)于龐大數(shù)量的檔案信息進(jìn)行整理、儲(chǔ)存和利用是最為核心的工作內(nèi)容，通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)，可以為這些工作的開(kāi)展提供重要的技術(shù)支撐，使信息共享成為可能。在現(xiàn)代化檔案管理實(shí)踐中，檔案數(shù)據(jù)信息在應(yīng)用價(jià)值更好的凸現(xiàn)出來(lái)，因此需要重視檔案信息價(jià)值的有效發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)檔案信息的讀取共享，從而全面提高檔案管理工作的信息化水平。

（二）提升管理效率

目前在實(shí)際檔案管理工作中，由于工作量較大，工作任務(wù)過(guò)于繁重，需要對(duì)各種各樣的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理。由于傳統(tǒng)檔案管理模式中，無(wú)論是檔案信息的分類、整理、存儲(chǔ)、信息查詢讀取等操作完全由人工來(lái)完成，不僅信息處理效率極低，而且檔案管理工作質(zhì)量也得不到保障，通過(guò)將檔案管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合，可以自動(dòng)完成檔案信息的分類整理工作，快速實(shí)現(xiàn)信息查詢讀取，檔案信息存儲(chǔ)和利用水平大幅度提升，不僅檔案管理工作整體效率提高，而且檔案管理工作的準(zhǔn)確性和智能化水平也得到了有效的提升。同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的支撐下，以前檔案管理工作中一些人工無(wú)法完成的檔案處理工作借助于信息技術(shù)都可以高效率的完成，有效的節(jié)約了時(shí)間，降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。

（三）延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間

以往單位在存儲(chǔ)檔案資料時(shí)，運(yùn)用的是紙質(zhì)版本，會(huì)將大量的數(shù)據(jù)資料用紙質(zhì)形式保存下來(lái)，存儲(chǔ)難度大，同時(shí)也會(huì)造成時(shí)間和空間浪費(fèi)。再加上紙質(zhì)材料在保管方面難度較大，容易受自然存儲(chǔ)環(huán)境和條件的影響，很容易造成檔案破損，特別是當(dāng)發(fā)生嚴(yán)重的自然與人為事故時(shí)，會(huì)嚴(yán)重破壞寶貴的檔案資料，給單位發(fā)展帶來(lái)不可逆轉(zhuǎn)的損失。而在信息化技術(shù)的支持下，單位可以構(gòu)建電子化的檔案管理系統(tǒng)，用電子化的形式把檔案資料存儲(chǔ)起來(lái)，同時(shí)還能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行有效保存與備份，不僅延長(zhǎng)了檔案的保存時(shí)間，還避免了占用過(guò)多的空間，提高了適應(yīng)不良環(huán)境的能力，讓檔案信息能夠長(zhǎng)久保存和應(yīng)用。另外，除了實(shí)施電子存儲(chǔ)之外，單位還可以運(yùn)用電子掃描、光盤(pán)存儲(chǔ)等方法，保存特殊數(shù)據(jù)，保證檔案的持久使用。

二、信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用分析

（一）加快推進(jìn)無(wú)紙化辦公建設(shè)

在當(dāng)前檔案管理工作中，要求領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)給予充分的重視。由于檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中對(duì)人力和物力需求較大，還要引進(jìn)專業(yè)的信息化人才。這也決定了檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工程，通過(guò)單位領(lǐng)導(dǎo)給予充分的重視，能夠有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中人力和物力的保障，并能夠?qū)n案信息化建設(shè)納入到單位發(fā)展的整體布局中來(lái)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)的框架，全面提高檔案管理信息化建設(shè)水平，為檔案信息處理效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)要提高標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，檔案機(jī)構(gòu)要著力提高標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化水平。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)離不開(kāi)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)和規(guī)范。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)好壞的衡量標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理工作最終的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的提高。所以要不斷推進(jìn)和加強(qiáng)檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)，各種管理系統(tǒng)不能雜亂無(wú)章，系統(tǒng)要兼具整體性和實(shí)用性，要具備較強(qiáng)的可操作性，能夠讓檔案管理人員利用檔案管理系統(tǒng)整理檔案信息。同時(shí)要建立檔案信息化管理規(guī)章制度，無(wú)規(guī)矩不成方圓，要從人員的職責(zé)崗位、操作流程、信息處理方法等方面嚴(yán)格規(guī)范，對(duì)檔案信息質(zhì)量要嚴(yán)格把關(guān)，建立起統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的無(wú)縫對(duì)接，全面提高檔案管理效率。

（三）多媒體技術(shù)應(yīng)用

在信息化檔案管理中，應(yīng)用多媒體技術(shù)能有效處理檔案信息中的圖、文、聲等資料，能為檔案信息查詢提供更加人性化的服務(wù)，其主要服務(wù)內(nèi)容包括：一是支持全文檢索。在傳統(tǒng)的檔案檢索中，主要采用關(guān)鍵詞檢索的方式；而依靠信息技術(shù)，所有的紙質(zhì)文檔都得到了數(shù)字化轉(zhuǎn)換，工作人員只需要按照資料庫(kù)中具體的分類要求，針對(duì)性地查找檔案；二是對(duì)音像檔案信息的檢索。在傳統(tǒng)檢索中，針對(duì)音像檔案類資料主要通過(guò)借助輔助設(shè)備才能獲取信息，如果沒(méi)有輔助設(shè)備支持，則無(wú)法獲得信息。三是在檔案信息編研中，工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)就能編輯檔案信息（在權(quán)限允許的情況下）；除此之外，還能通過(guò)光盤(pán)、U 盤(pán)等拷貝資料，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料內(nèi)容的編輯，這是傳統(tǒng)技術(shù)無(wú)法所代替的。

（四）多元技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

信息技術(shù)作為現(xiàn)代化的技術(shù)手段，在檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用時(shí)能夠更好的滿足檔案信息處理要求。由于信息技術(shù)手段存在多樣性特點(diǎn)，因此在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，需要針對(duì)不同信息技術(shù)在檔案中應(yīng)用的范圍進(jìn)行明確。具體可以通過(guò)運(yùn)用多媒體技術(shù)來(lái)對(duì)檔案信息的圖片、文字和聲音進(jìn)行處理，為信息查詢提供人性化服務(wù)，更好的發(fā)揮出多媒體技術(shù)的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效檢索。同時(shí)還要重視信息存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效、安全存儲(chǔ)，全面提高檔案信息存儲(chǔ)的效率，更好的滿足多媒體交互信息存儲(chǔ)的需要。另外，還要充分的利用條碼技術(shù)，借助于采集器來(lái)對(duì)檔案條碼進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的讀取，計(jì)算機(jī)則會(huì)對(duì)與這個(gè)檔案有關(guān)的資料都顯示出來(lái)，可以有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量，降低檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

三、結(jié)束語(yǔ)

在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，這不僅是時(shí)代發(fā)展的必然要求，同時(shí)也是檔案工作發(fā)展的主要趨勢(shì)。在實(shí)踐檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，不僅可能提高檔案工作的區(qū)域性，延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間，確保檔案信息的完整性，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的有效共享。為了能夠進(jìn)一步促進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用水平，還需要建立健全相關(guān)的保障措施，進(jìn)一步對(duì)檔案管理工作信息化建設(shè)工作進(jìn)行優(yōu)化，從而全面提高檔案管理工作的信息化水平，積極促進(jìn)檔案信息的高效開(kāi)發(fā)和利用。