■陸 旭

（廈門夏商配送有限公司）

引 言

2017年9月3日至5日，金磚國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人第九次會(huì)晤在福建廈門舉行，為盛會(huì)提供有效而又安全的食品保障服務(wù)是廈門市委、市政府賦予XS集團(tuán)的光榮而又艱巨的任務(wù)，早在2016年12月中旬，廈門市委、市政府決定將食品供應(yīng)、餐飲服務(wù)及食品安全保障為一體，寓名為“XS冷庫(kù)”的項(xiàng)目直接交給XS集團(tuán)來(lái)?yè)?dān)綱完成。“XS冷庫(kù)”作為廈門會(huì)晤期間所有食材供應(yīng)的總倉(cāng)，會(huì)晤相關(guān)酒店在會(huì)晤期間所有的食材必須由“XS冷庫(kù)”供應(yīng)。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)在接到這個(gè)任務(wù)后，作出舉全全集團(tuán)之力實(shí)施項(xiàng)目的決定，先后抽調(diào)1380多名員工，歷經(jīng)288天奮斗及拼搏，完成場(chǎng)館建設(shè)、冷庫(kù)運(yùn)營(yíng)，食材供應(yīng)等重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)了食品供應(yīng)滿足需要率100%，餐飲服務(wù)食品安全標(biāo)準(zhǔn)符合率100%的“雙百”目標(biāo)，贏得了參會(huì)賓客廣泛贊譽(yù)。

1 重大國(guó)際性會(huì)議食材供應(yīng)的特點(diǎn)

根據(jù)XS集團(tuán)對(duì)項(xiàng)目工作的安排，廈門會(huì)晤配套食材供應(yīng)項(xiàng)目以XS集團(tuán)XS配送公司作為業(yè)務(wù)運(yùn)作主體，XS配送公司主營(yíng)業(yè)務(wù)為食材供應(yīng)鏈管理，主要為企事業(yè)單位食堂、超市等企業(yè)提供食材供應(yīng)，會(huì)晤食材供應(yīng)業(yè)務(wù)與公司主營(yíng)業(yè)務(wù)模式類似，但也有所不同。主要區(qū)別包括：

（1）會(huì)議規(guī)格高：金磚國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人廈門會(huì)晤為高規(guī)格國(guó)際性會(huì)議，為廈門市近年來(lái)主辦的最高規(guī)格的會(huì)議，與公司常規(guī)服務(wù)對(duì)象有很大區(qū)別。

（2）食品安全要求高：國(guó)際性會(huì)議對(duì)食品安全要求非常嚴(yán)格甚至近乎苛刻。公司日常食材供應(yīng)也是將對(duì)食品安全視作生命線，要求必須做到索證索票完整，檢驗(yàn)合格，但是會(huì)晤食材供應(yīng)要做到食品安全標(biāo)準(zhǔn)符合率100%，所有食材必須能追溯到源頭，以及過(guò)程可控，可追溯。

（3）保密要求高：國(guó)際性會(huì)議對(duì)食品安全要求做到全程可追溯，但是同時(shí)要求保密，所有供應(yīng)商資料、酒店資料在會(huì)晤結(jié)束前必須執(zhí)行嚴(yán)格的保密要求。保密性要求增加了客戶資信調(diào)查及信息系統(tǒng)維護(hù)的難度。

（4）庫(kù)存管理方式不同：公司日常食材供應(yīng)以“以銷定采”為主，力求零庫(kù)存，降低損耗；國(guó)際性會(huì)議供應(yīng)食材在會(huì)晤前有經(jīng)過(guò)反復(fù)審查，相對(duì)比較確定，即“以采定銷”為主，但是為達(dá)到食品供應(yīng)滿足需要率100%要求，采購(gòu)商品必須留有一定的彈性，即庫(kù)存量加大。

鑒于上述業(yè)務(wù)特點(diǎn)，會(huì)晤食材供應(yīng)項(xiàng)目決定采取獨(dú)立核算、獨(dú)立帳套、獨(dú)立業(yè)務(wù)系統(tǒng)、獨(dú)立人員的方式核算和運(yùn)作，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程須與公司日常業(yè)務(wù)嚴(yán)格區(qū)分，從而便于日后的項(xiàng)目評(píng)估和考核。

2 重大國(guó)際性會(huì)議相關(guān)財(cái)務(wù)統(tǒng)籌管理

2.1 會(huì)議前財(cái)務(wù)管理工作

（1）業(yè)務(wù)流程制定：根據(jù)會(huì)晤食材供應(yīng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，合理制定了《XS冷庫(kù)運(yùn)營(yíng)組業(yè)務(wù)審批流程》，流程包括九部分，包括物資采購(gòu)立項(xiàng)、商品采購(gòu)、商品配送、招投標(biāo)、合同管理、資金費(fèi)用、工程驗(yàn)收及決算、簽章和對(duì)外發(fā)文等。其中合同審批流程包括：商品購(gòu)銷合同、固定資產(chǎn)及其他資產(chǎn)購(gòu)置合同、資產(chǎn)租賃合同、物流運(yùn)輸合同及其他合同。資金費(fèi)用包括7個(gè)部分，分別工程款支付、經(jīng)銷貨款支付、預(yù)付貨款支付、預(yù)付貨款核銷、應(yīng)急采購(gòu)備用金支付、應(yīng)急采購(gòu)款核銷、其他日常費(fèi)用支出等。

（2）信息系統(tǒng)選型及實(shí)施：會(huì)晤食材供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)與日常業(yè)務(wù)類型雖然，選擇江蘇XX云公司為會(huì)晤業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)及WMS系統(tǒng)服務(wù)商，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)晤業(yè)務(wù)的進(jìn)銷存管理、商品品類管理、商品的庫(kù)位管理、商品溯源管理、檢測(cè)報(bào)告管理、供應(yīng)商價(jià)格管理、供應(yīng)商結(jié)算管理，配送業(yè)務(wù)管理及信息保密管理等，將業(yè)務(wù)流程嵌入信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，在線化管理。

（3）項(xiàng)目預(yù)算編制：自項(xiàng)目籌備小組成立后，項(xiàng)目籌備組便開始著手項(xiàng)目預(yù)算的編制，包括會(huì)晤項(xiàng)目銷售預(yù)算、成本費(fèi)用預(yù)算、資本支出預(yù)算以及項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算。在編制銷售預(yù)算時(shí)，事先明確了會(huì)議類型和會(huì)議流程，根據(jù)會(huì)議類型定位為金磚國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)晤及新興市場(chǎng)國(guó)家與發(fā)展中國(guó)家對(duì)話會(huì)，確定預(yù)計(jì)參加國(guó)家除了五個(gè)金磚國(guó)家外，至少還有5-10家的新興市場(chǎng)國(guó)家，由此確定預(yù)計(jì)接待酒店家數(shù)在15-30家，根據(jù)會(huì)議流程的特點(diǎn)接待酒店最早于2017年8月下旬開始封閉式管理，并由XS冷庫(kù)供應(yīng)食材，由此測(cè)算整個(gè)食材供應(yīng)周期近7-15天。并最終形成會(huì)晤食材銷售預(yù)算。最終在業(yè)務(wù)預(yù)算確定的前提下形成財(cái)務(wù)預(yù)算，完成會(huì)晤項(xiàng)目預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表、預(yù)計(jì)利潤(rùn)表、預(yù)計(jì)現(xiàn)金流量表。

（4）資金籌集：根據(jù)項(xiàng)目財(cái)務(wù)預(yù)算及資金預(yù)測(cè)向集團(tuán)資金結(jié)算中心申請(qǐng)流動(dòng)資金借款數(shù)千萬(wàn)元，用于商品采購(gòu)、費(fèi)用支出等。資金預(yù)測(cè)由會(huì)晤服務(wù)規(guī)模測(cè)算，根據(jù)金磚會(huì)晤參會(huì)規(guī)模及酒店數(shù)測(cè)算，并保留一定的彈性。此外根據(jù)了解到的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，假設(shè)采購(gòu)款全部于會(huì)晤完成后一個(gè)月內(nèi)完成支付，銷售款于會(huì)晤完成后三個(gè)月內(nèi)支付，因此最大的資金缺口存在于會(huì)晤后一個(gè)月，因此根據(jù)總體資金需求，一攬子提交資金需求申請(qǐng)，并采取分期提款的方式，節(jié)約資金成本，提高資金使用效率。

（5）項(xiàng)目財(cái)務(wù)梯隊(duì)搭建：會(huì)晤開始兩個(gè)月前，從現(xiàn)有財(cái)務(wù)隊(duì)伍中抽調(diào)一人作為專職會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的財(cái)務(wù)核算工作，負(fù)責(zé)該項(xiàng)目相關(guān)所有合同審核、付款單據(jù)審核，會(huì)計(jì)核算等工作。鑒于項(xiàng)目臨時(shí)性特點(diǎn)，其他包括出納、對(duì)賬統(tǒng)計(jì)等以兼職的方式配合完成工作。

（6）會(huì)計(jì)核算賬套設(shè)定：為便于獨(dú)立核算，設(shè)立單獨(dú)的財(cái)務(wù)帳套用于核算會(huì)晤業(yè)務(wù)，與日常業(yè)務(wù)分開，便于日后會(huì)計(jì)核算、決算、考核及相關(guān)內(nèi)外部審計(jì)工作。賬套分開后，會(huì)晤業(yè)務(wù)審批流程與日常業(yè)務(wù)審批流程平行運(yùn)作，相當(dāng)于“一個(gè)牌子，兩套人馬”操作，從而實(shí)現(xiàn)分工明確，相互監(jiān)督。

（7）會(huì)計(jì)核算指南編寫：根據(jù)會(huì)晤業(yè)務(wù)特點(diǎn)，編寫《XS冷庫(kù)進(jìn)銷存業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)核算指南》會(huì)計(jì)核算指南內(nèi)容包括：商品入庫(kù)；供應(yīng)商付款；酒店銷售、結(jié)轉(zhuǎn)成本、銷售收款；批發(fā)銷售、成本結(jié)轉(zhuǎn)；冷庫(kù)大包裝凍品出庫(kù)加工成小包裝后重新入庫(kù)等，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)主要會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算的規(guī)范。

2.2 會(huì)議中財(cái)務(wù)管控及服務(wù)工作

鑒于會(huì)晤服務(wù)時(shí)間短，同時(shí)重大國(guó)際性會(huì)議過(guò)程有諸多保密性要求，財(cái)務(wù)人員在會(huì)晤過(guò)程中對(duì)具體業(yè)務(wù)參與較少，但是財(cái)務(wù)監(jiān)督與服務(wù)仍然是保障會(huì)晤食材供應(yīng)順暢的必要保障，重點(diǎn)工作包括：①嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目預(yù)算，根據(jù)資金預(yù)算及計(jì)劃做好部分預(yù)付款客戶的付款結(jié)算工作。②監(jiān)督相關(guān)人員嚴(yán)格執(zhí)行《XS冷庫(kù)運(yùn)營(yíng)組業(yè)務(wù)審批流程》及其他相關(guān)業(yè)務(wù)操作流程。

2.3 會(huì)議后財(cái)務(wù)結(jié)算及資產(chǎn)處置工作

（1）財(cái)務(wù)結(jié)算：會(huì)晤結(jié)束當(dāng)天，從會(huì)晤抽調(diào)支援人員中抽調(diào)10名從事財(cái)務(wù)相關(guān)崗位人員組成會(huì)晤對(duì)賬小組，并且10人再分成兩個(gè)小組，分別從供應(yīng)商貨款結(jié)算及客戶銷售款結(jié)算兩個(gè)維度對(duì)賬，其中上游供應(yīng)商達(dá)到257家，下游會(huì)晤接待酒店17家，在會(huì)晤結(jié)束后半個(gè)月內(nèi)基本完成會(huì)晤業(yè)務(wù)的對(duì)賬工作，并及時(shí)收回銷售款。

（2）存貨處置：因國(guó)際性會(huì)晤對(duì)食材需求量的不確定性較高，為達(dá)到食品供應(yīng)滿足需要率100%的目標(biāo)，必須加大安全庫(kù)存量，導(dǎo)致會(huì)晤結(jié)束后，總倉(cāng)仍然剩余部分庫(kù)存待處理，會(huì)晤后參與完成《XS冷庫(kù)庫(kù)存處置方案》的制定，根據(jù)保質(zhì)期長(zhǎng)短，合理定價(jià)，其中生鮮商品在會(huì)晤期間便同步分流到市場(chǎng)上銷售，非生鮮商品保質(zhì)期較長(zhǎng)，全部留置到會(huì)晤結(jié)束后統(tǒng)一處置，并按照保質(zhì)期長(zhǎng)短，合理確定價(jià)格，完成存貨處置工作。

（3）固定資產(chǎn)再利用： “XS冷庫(kù)”項(xiàng)目作為食材總倉(cāng)，根據(jù)會(huì)晤食材特點(diǎn)設(shè)4個(gè)溫控區(qū)，設(shè)立清真與非清真庫(kù)區(qū)，配套建設(shè)指揮中心、生活配套區(qū)、翻修綜合宿舍樓，為駐倉(cāng)人員提供辦公、食宿便利，建立毒化檢測(cè)室、食品檢驗(yàn)室、監(jiān)控中心、駐點(diǎn)辦公場(chǎng)所，同時(shí)，開發(fā)建設(shè)冷庫(kù)獨(dú)立機(jī)房及倉(cāng)儲(chǔ)信息管理系統(tǒng)等，在會(huì)晤后面臨兩個(gè)選擇，一會(huì)晤改造內(nèi)容全部拆除，恢復(fù)原有設(shè)計(jì)功能，二是繼續(xù)保留多溫區(qū)設(shè)計(jì)，不做重大改動(dòng)，以備廈門市有可能再次主辦重大國(guó)際性會(huì)議需要。

（4）項(xiàng)目后評(píng)估：項(xiàng)目結(jié)束存貨處置后，項(xiàng)目籌備小組對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行情況，形成了一份完整的項(xiàng)目執(zhí)行情況匯報(bào)，通過(guò)項(xiàng)目利潤(rùn)表及資產(chǎn)負(fù)債表分析，廈門會(huì)晤食材供應(yīng)項(xiàng)目整體實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目收支平衡，完全符合“勤儉辦外事”的原則，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了食品供應(yīng)滿足需要率100%，餐飲服務(wù)食品安全標(biāo)準(zhǔn)符合率100%的“雙百”目標(biāo)，贏得了參會(huì)賓客廣泛贊譽(yù)。實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙豐收。

3 結(jié) 語(yǔ)

國(guó)際際性重大會(huì)議的舉辦可以增進(jìn)國(guó)家間、城市間的文化、精神、價(jià)值的交流,是塑造國(guó)家形象、提升城市知名度的重大契機(jī)。食材供應(yīng)作為重大國(guó)際性活動(dòng)中一項(xiàng)不可或缺的保障工作，在活動(dòng)中起到舉足輕重的作用。作為財(cái)務(wù)人員應(yīng)全程參與項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理工作，在業(yè)務(wù)開展的不同階段，合理搭配項(xiàng)目財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)，提供有效的財(cái)務(wù)管理服務(wù)。力求實(shí)現(xiàn)事前參與、事中控制、事后評(píng)估，財(cái)務(wù)管理服務(wù)應(yīng)貫穿于業(yè)務(wù)的全過(guò)程中。同時(shí)財(cái)務(wù)人員須與企業(yè)經(jīng)營(yíng)層保持良好的溝通機(jī)制，通過(guò)制定合理的業(yè)務(wù)流程以及通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)流程的固化，對(duì)業(yè)務(wù)順利、合規(guī)開展至關(guān)重要，提前做好流程制定及信息化工作，對(duì)于事中、事后財(cái)務(wù)管理工作往往能夠達(dá)到事半功倍的效果，從而為完成高質(zhì)量、高效益的國(guó)際性重大活動(dòng)提供財(cái)務(wù)管理支撐。