郎宗靈 羅京 諸麗萍 梁宇 曾金金

【摘要】會(huì)議是現(xiàn)代企業(yè)管理過程中非常重要的工具，是集思廣益、交流信息的重要方式，是協(xié)調(diào)工作、解決矛盾的有效手段。本文針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理過程中存在的主要問題，在遵循會(huì)議管理基本原則的基礎(chǔ)上，提出了信息化、模塊化、規(guī)范化、程序化和常態(tài)化“五化”手段以提升辦會(huì)質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè);辦會(huì);質(zhì)量;有效方法】

2019年，習(xí)近平總書記對(duì)于進(jìn)一步糾正“四風(fēng)”、加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)作了重要指示，力戒形式主義突出問題。明確要求企業(yè)召開會(huì)議堅(jiān)持厲行節(jié)約、反對(duì)浪費(fèi)、規(guī)范簡(jiǎn)樸、務(wù)實(shí)高效的原則。因此針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)日常會(huì)議管理過程中存在的主要問題，研究提出會(huì)議的“五化”管理措施，有效落實(shí)中央各項(xiàng)要求，控制會(huì)議數(shù)量，提高會(huì)議質(zhì)量。

一、會(huì)議管理中存在的主要問題

中央“八項(xiàng)規(guī)定”明確提出了“減少會(huì)議活動(dòng)”“控制會(huì)議活動(dòng)的規(guī)模和時(shí)間”“提高會(huì)議活動(dòng)的效率和質(zhì)量”等一系列要求。但企業(yè)在執(zhí)行過程中，仍時(shí)常存在執(zhí)行“堅(jiān)持厲行節(jié)約、反對(duì)浪費(fèi)、規(guī)范簡(jiǎn)樸、務(wù)實(shí)高效”不到位的情況。

一是會(huì)議數(shù)量控制不嚴(yán)格。各級(jí)、各類會(huì)議多，決策會(huì)、宣貫會(huì)、布置會(huì)、動(dòng)員會(huì)，層層開會(huì)、層層落實(shí)，造成人力成本浪費(fèi)。二是會(huì)務(wù)組織不規(guī)范。會(huì)議審批不嚴(yán)格，材料準(zhǔn)備不充分，現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)保障落實(shí)不到位。三是待辦事項(xiàng)執(zhí)行不到位。主辦部門不能及時(shí)、高效整理會(huì)議決議，對(duì)集體討論決策的事項(xiàng)，未能形成規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要并進(jìn)行跟蹤落實(shí)。

二、提高辦會(huì)質(zhì)量的主要措施

會(huì)務(wù)工作好壞不僅影響會(huì)議質(zhì)量和效果，而且關(guān)系單位、行業(yè)的形象，通過對(duì)會(huì)議基礎(chǔ)管理、前期準(zhǔn)備、過程控制、督辦催辦和迭代總結(jié)等“五化”措施實(shí)現(xiàn)辦會(huì)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（一）基礎(chǔ)管理信息化。規(guī)避傳統(tǒng)的會(huì)議大多采用前臺(tái)登記或電話溝通等比較陳舊的方式，充分應(yīng)用新時(shí)期的信息化手段，通過引入信息化辦公平臺(tái)軟件，實(shí)現(xiàn)會(huì)議資源的充分透明、會(huì)議審批的嚴(yán)格把關(guān)、會(huì)議信息的公開共享。一是會(huì)議申請(qǐng)部門可以通過系統(tǒng)查閱會(huì)議室的使用情況、會(huì)議時(shí)長(zhǎng)和規(guī)模情況、擬出席領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議沖突情況，還可以通過該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)話筒、茶水、投影、攝影等的需求申請(qǐng)。二是會(huì)議管理職能部門通過信息化辦公平臺(tái)軟件，按“先申請(qǐng)先使用”“緊急、重要優(yōu)先”的原則，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)會(huì)議的全面把關(guān)審批。通過會(huì)議基礎(chǔ)管理的信息化，確保對(duì)企業(yè)會(huì)議的全方位掌控。

（二）前期準(zhǔn)備模塊化。會(huì)前準(zhǔn)備是會(huì)議管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，主要通過制定方案、成立機(jī)構(gòu)（必要時(shí)）、下發(fā)通知、準(zhǔn)備材料和籌備會(huì)務(wù)5個(gè)模塊組成。一是通過制定科學(xué)、合理的方案，明確會(huì)議主題、協(xié)調(diào)主要各方時(shí)間交集、選擇符合規(guī)定的場(chǎng)所、提出會(huì)議時(shí)間和會(huì)期建議、確定主要的會(huì)議議程、嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)格和參會(huì)范圍、做好職責(zé)分工和注意事項(xiàng)的提醒。二是視情況成立工作小組，下發(fā)會(huì)議通知并準(zhǔn)備會(huì)議材料。三是落實(shí)好會(huì)務(wù)籌備，開展會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)標(biāo)、主席臺(tái)、座次等的布置，涉及涉密會(huì)議、茶歇、需要住宿、用餐和少數(shù)民族等特殊需求的，按照相應(yīng)的管理要求或民俗需求進(jìn)行詳細(xì)籌備。

（三）過程控制規(guī)范化。會(huì)中控制是會(huì)議管理的核心環(huán)節(jié)，是驗(yàn)證會(huì)議準(zhǔn)備情況、考驗(yàn)會(huì)務(wù)人員的高度緊張環(huán)節(jié)。主要通過規(guī)范人員報(bào)道、現(xiàn)場(chǎng)秩序和會(huì)議記錄3個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)過程控制不缺位、現(xiàn)場(chǎng)管理規(guī)范化。一是人員報(bào)到期間，注意統(tǒng)計(jì)代表的簽字登記和注意事項(xiàng)提醒，涉及應(yīng)到未到的重要代表，還需要及時(shí)聯(lián)系，了解情況，及時(shí)調(diào)整方案。二是會(huì)議召開期間，注重維持現(xiàn)場(chǎng)秩序，控制交頭接耳、隨意進(jìn)出、會(huì)中睡覺等情況，涉密會(huì)議務(wù)必開啟視頻干擾器。三是對(duì)于重要會(huì)議、重大會(huì)議，務(wù)必制定專人做好會(huì)議記錄，特別是重要領(lǐng)導(dǎo)的講話、重要決議。

（四）督辦催辦程序化。會(huì)后跟蹤是會(huì)議管理的要害環(huán)節(jié)?！皶?huì)而有議、議而有決、決而有行”是會(huì)議管理的基本要求，而“決而有行”則是根本落腳點(diǎn)。一是編制會(huì)議紀(jì)要，對(duì)決議事項(xiàng)的督辦進(jìn)行精心策劃，及時(shí)發(fā)布督辦清單，明確責(zé)任人、完成時(shí)間。二是通過建立督辦催辦的信息化平臺(tái)，將重要會(huì)議和重大會(huì)議的待辦事項(xiàng)拉條掛賬，在信息化平臺(tái)中進(jìn)行流轉(zhuǎn)，通過平臺(tái)進(jìn)行實(shí)施滯留提醒，實(shí)現(xiàn)會(huì)議待辦事項(xiàng)及時(shí)傳遞部署、跟蹤督促，推動(dòng)工作落實(shí)。

（五）迭代總結(jié)常態(tài)化。迭代總結(jié)常態(tài)化管理作為會(huì)議管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要組成部分，是會(huì)議職能管理部門對(duì)企業(yè)全年各項(xiàng)會(huì)議的籌備過程、進(jìn)展過程、監(jiān)督檢查過程等全面的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。通過總結(jié)形成《企業(yè)會(huì)議管理常用信息庫》，對(duì)企業(yè)會(huì)議室資源、經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督考核等基本部分，以及對(duì)會(huì)議通知、席卡、簽到、會(huì)務(wù)方案、涉密會(huì)議等實(shí)務(wù)部分進(jìn)行系統(tǒng)梳理、沉淀為企業(yè)職能的知識(shí)，進(jìn)一步夯實(shí)會(huì)議管理。

三、結(jié)束語

隨著科技的進(jìn)步，會(huì)議管理必定向著自動(dòng)化、智能化發(fā)展，只有提前實(shí)現(xiàn)了會(huì)議管理的標(biāo)準(zhǔn)化，才能更好地推進(jìn)會(huì)議管理的信息化。在此期間，作為會(huì)務(wù)工作者，確保每一場(chǎng)會(huì)議都能圓滿成功，都需要有問計(jì)于師的謙遜、聞機(jī)而動(dòng)的敏銳、穩(wěn)如泰山的靜氣。通過一場(chǎng)場(chǎng)會(huì)議的磨煉、一個(gè)個(gè)好習(xí)慣的養(yǎng)成，必定能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況和問題，更加科學(xué)、規(guī)范、高效地辦好各類會(huì)議，確保每一場(chǎng)會(huì)議都取得圓滿成功，推動(dòng)會(huì)議高質(zhì)量開展。

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