尤永玲

【摘要】2014年，“全國兩會”李克強總理提出“互聯(lián)網(wǎng)+”以來，互聯(lián)網(wǎng)與各個行業(yè)的結(jié)合度進一步深化，檔案管理的信息化水平顯著提升，不僅提高了檔案管理的成效，而且還更好拓寬了檔案的服務(wù)范圍。為此，各地檔案管理部門一定要充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，明確檔案信息化建設(shè)的基本意義，從各個層面切入，提升檔案管理的信息化成效。

【關(guān)鍵詞】新形勢下;檔案;信息化;管理水平

新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的實際需要，各種類型的檔案資料不斷涌現(xiàn)，只有借助信息化建設(shè)，才能實現(xiàn)對檔案資料的科學(xué)、高效管理，也才能更好地發(fā)揮其參考價值作用。結(jié)合實踐來看，檔案信息化建設(shè)，硬件設(shè)備的添置完善需要跟上，現(xiàn)有的檔案管理人員需要樹立信息化意識，加大對檔案管理人員的信息化教育培訓(xùn)，確保他們熟練操作各種信息化設(shè)備，這樣有助于檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化、有序化進行，對于檔案管理水平的提升具有重要意義。

一、信息化建設(shè)需要遵循的三個基本原則

檔案信息化建設(shè)，是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，并不是單純的添置各種信息化設(shè)備，而是需要真正領(lǐng)會信息化的基本內(nèi)涵，與檔案管理基本需要結(jié)合起來，實踐證明，必須要遵循以下三個原則：

（一）規(guī)范性原則。隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，檔案管理的傳統(tǒng)方式已經(jīng)無法滿足各個領(lǐng)域檔案資料查閱大批量、快速化的基本要求，檔案管理的現(xiàn)代化需要進一步加快。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，可以借助信息掃描、攝像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為計算機能夠有效識別和深層次處理的數(shù)字化檔案資料，為了有效保存?zhèn)鹘y(tǒng)檔案資料，也為了加快檔案信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)制定明確的規(guī)定，確保檔案信息化的基本內(nèi)容、方式等明確清晰，以此來推動相關(guān)工作的有序開展，這樣檔案信息化的價值也才能更好地體現(xiàn)出來。

（二）安全性原則。在科學(xué)技術(shù)的推動下，當(dāng)前數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化正在成為社會發(fā)展的大趨勢，更是為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了千載難逢的機會，但是，信息化具有明顯的

“雙刃劍”特點，在方便檔案資料查閱，海量存儲檔案信息的同時，也會受到各種病毒、黑客等的攻擊，一些非常重要的檔案資料就有可能會被竊取，從而帶來非常嚴(yán)重的影響。為此，在檔案信息化當(dāng)中，一定要注重安全保障系統(tǒng)的建設(shè)，提高檔案信息化對各種風(fēng)險問題的應(yīng)對能力，以此來保障檔案數(shù)據(jù)的完整性、安全性。

（三）效益性原則。由于以往紙質(zhì)檔案資料數(shù)量太多，不可能所有的都實現(xiàn)檔案信息化，為此，就需要對效益予以考慮，檔案信息化，需要多個部門的參與，應(yīng)用到的專業(yè)技術(shù)也非常多，更是需要大量人財物力的投入，在檔案信息化上，要優(yōu)先向那些價值大、查閱率高的檔案資料傾斜，這樣不僅體現(xiàn)了檔案信息化的作用，而且還能更好地服務(wù)社會群眾。

二、檔案管理信息化的作用及意義

信息化，是整個社會發(fā)展的大趨勢，檔案管理也不能例外，加快檔案管理信息化，有助于檔案資料價值的更好體現(xiàn)，對于拓寬服務(wù)范圍，提高社會對檔案資料的重要性認(rèn)識具有極大意義。

（一）有助于資源共享的實現(xiàn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料，實際服務(wù)對象有限，這也降低了檔案資料的內(nèi)在價值。檔案管理信息化，則打破了傳統(tǒng)檔案信息使用的閉塞現(xiàn)象，讓更多的人可以借助互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息進行查閱，檔案資料的開發(fā)、利用、保存于傳遞進一步加快，對于實現(xiàn)檔案資源的更高層次更寬范圍的共享具有直接影響。

（二）實現(xiàn)檔案管理新發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理，成效比較低，已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前飛速發(fā)展的社會需要，檔案管理人員一定要深層次認(rèn)識檔案信息化的重要性，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思維，深挖各種影響檔案信息化的問題，制定更加符合檔案信息化的工作結(jié)構(gòu)，這樣也有助于檔案管理與整個社會發(fā)展更為緊密地結(jié)合起來。

（三）滿足改革發(fā)展的新要求。在以往，對于檔案的管理主要是靠人力來完成，不僅容易出錯，而且整體的工作效率還不高，一些重要的檔案資料在管理中容易出現(xiàn)殘缺、丟失等問題，檔案庫房還容易受到各種自然災(zāi)害等的影響，容易出現(xiàn)很多寶貴檔案資料大批量損毀的情況。檔案管理信息化，則很好地解決了這些問題，信息化實現(xiàn)了檔案資料收集、整理的高效化、保存的海量化，通過異地備份等還有效防范了檔案資料丟失等情況的出現(xiàn)。

三、提升檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理水平

（一）有效配置各種硬件設(shè)備。當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，各種高性能計算機等電子設(shè)備廣泛應(yīng)用，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際需要，適時添加配置，滿足紙質(zhì)檔案資料信息化的基本需要，同時，更加方便快捷、安全地為社會群眾提供各種檔案資料查詢等服務(wù)。

（二）加快檔案信息化探索。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向現(xiàn)代化過渡，需要一個過程，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實際，制定檔案信息化的規(guī)章制度，分類推動檔案信息化，總結(jié)經(jīng)驗，分析問題，以此來推動檔案工作整體的信息化。

（三）加快數(shù)字化檔案的建設(shè)步伐。數(shù)字化，在當(dāng)前檔案管理中應(yīng)用范圍進一步拓寬，對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的現(xiàn)代化具有直接影響，為此，需要切實推進各種類型檔案電子文件的規(guī)范化管理，更好地滿足不同社會層面對檔案的需求。

（四）提升檔案管理法治意識。在法治中國建設(shè)推動下，圍繞著檔案管理的法律法規(guī)建設(shè)也在加快，這對于提升檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，維護檔案資料的完整性、安全性等都起到了非常好的作用，更為檔案現(xiàn)代化建設(shè)夯實了基礎(chǔ)。

四、落實好檔案信息化建設(shè)的保密工作

檔案資料，包含的內(nèi)容多、涉及范圍廣，尤其是一些科技領(lǐng)域，實際產(chǎn)生的檔案資料價值非常高，這些檔案資料直接關(guān)系著一個行業(yè)的興衰，甚至影響著整個國家建設(shè)、社會發(fā)展，為此，對于檔案保密工作必須要給予足夠的重視。結(jié)合國家檔案工作要求，成立專門的檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加大對檔案保密工作的指導(dǎo)，以檔案分類為原則，對涉密檔案資料，劃分成不同的保密等級，明確這些類型檔案資料的查閱權(quán)限。加快檔案資料保密機制建設(shè)，明確不同類型保密檔案資料的保管責(zé)任，一旦出現(xiàn)泄露、丟失等情況，一律按照法律法規(guī)嚴(yán)格進行責(zé)任追究，倒逼檔案管理人員提高保密安全意識。

五、構(gòu)建與現(xiàn)代化相適應(yīng)的信息化檔案管理體系

在現(xiàn)代社會發(fā)展推動下，檔案管理正在由傳統(tǒng)型向現(xiàn)代化快速轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代化的實現(xiàn)離不開標(biāo)準(zhǔn)化作為支撐，實踐證明，在深化以計算機為核心的檔案信息化上，各項檔案管理業(yè)務(wù)工作的開展必須要以標(biāo)準(zhǔn)化為指導(dǎo)，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案管理信息化的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。

（一）加快檔案保管安全體系的建設(shè)。嚴(yán)格按照國家檔案管理要求，對檔案保管庫房進行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，有效提升庫房的抗震防火防潮防水能力，有效控制庫房的溫度等，在條件允許的情況下，還可以建立庫房自動控制系統(tǒng)。同時，加大安全系統(tǒng)的建設(shè)，通過防火墻技術(shù)、病毒防治技術(shù)、防竊聽技術(shù)等的應(yīng)用，實現(xiàn)對各種安全風(fēng)險的有效預(yù)測。

（二）提高檔案保護質(zhì)量水平。堅持分類保管原則，對一些重要的、瀕危的檔案資料借助微縮、裱糊等手段進行保護性搶救，這樣可以提高重要傳統(tǒng)檔案資料的保存時限，這也是檔案信息化優(yōu)先考慮。

（三）加快檔案信息化人才隊伍建設(shè)。首先，是對原有的檔案管理人員進行教育培訓(xùn)，幫助他們轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維，融入信息化管理當(dāng)中，對各種計算機管理技術(shù)手段進行了解、熟悉、掌握，從而加快檔案管理的信息化。其次，結(jié)合當(dāng)前檔案資料綜合利用實際需要，引進各個專業(yè)的人才，充實到檔案管理一線，以此更好掌握檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等各個工作流程，推動檔案管理的信息化。

六、結(jié)束語

新形勢下，各個領(lǐng)域的建設(shè)不斷加快，形成的檔案資料不斷增多，檔案管理的重要性在各個層面充分體現(xiàn)了出來，信息化是檔案管理的一個基本方向，對于檔案管理水平的提升，檔案參考價值的體現(xiàn)具有重要意義。通過對檔案管理信息化三原則、作用意義等的分析，充分認(rèn)識到了檔案信息化的復(fù)雜性，進而從檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、保密工作、安全體系等方面進行了探索，這對于加快檔案信息化建設(shè)，提升實際管理水平具有深刻影響。

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