王輝

一、引言

檔案管理是高校內(nèi)部管理的重要工作之一，但是由于這一項工作得不到足夠的重視，導(dǎo)致高校檔案管理仍然存在一定的不規(guī)范之處，檔案管理的實際作用得不到發(fā)揮，為此，新形勢下高校要正視其檔案規(guī)范化管理中的難點，并采取科學(xué)的應(yīng)對措施，基于此，本文則針對高校檔案規(guī)范化管理的相關(guān)內(nèi)容展開討論。

二、高校檔案規(guī)范化管理的重要性

高校檔案規(guī)范化管理，首先有利于提升高校的綜合管理水平，在檔案管理工作的支撐下，能夠?qū)處煹墓ぷ髑闆r進行全面反映，然后為學(xué)校進行教師安排提供可靠的依據(jù)，而且根據(jù)檔案信息，高?？梢詫Ρ拘W(xué)生狀況有一個更為全面的了解，并以此為基礎(chǔ)開展更具針對性的學(xué)生管理工作。比如在新生入學(xué)階段，高校教師可以根據(jù)學(xué)生的檔案信息了解學(xué)生的實際情況，然后制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)計劃。

三、高校檔案規(guī)范化管理的實施難點

（一）管理制度建設(shè)有所缺失

高校檔案管理這一方面工作的不足，很大程度是因為高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視，一些高校領(lǐng)導(dǎo)將更多的精力和時間放在了大學(xué)生教育管理方面，但是針對本校的檔案管理重視不夠，往往只是全權(quán)交于特定的人員參與管理。學(xué)校雖然針對這一項工作設(shè)立了相應(yīng)的管理制度，但是具體的工作往往無法按照制度要求嚴格執(zhí)行，受此影響，學(xué)校的檔案管理人員即使在工作中出現(xiàn)明顯的隨意性且達不到工作要求，往往也不會被發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作因此表現(xiàn)出明顯的不規(guī)范之處。

（二）檔案管理信息化程度低

檔案管理信息化是現(xiàn)代各類機構(gòu)檔案工作的主要方向，但是一些高校在這一方面的工作中仍然表現(xiàn)出明顯的落后，信息技術(shù)在檔案管理中的融合程度相對較低，無法利用現(xiàn)代信息科技有力促進學(xué)校檔案管理工作的開展。

（三）檔案管理機制有待完善

檔案信息包含多個類型，如人事信息、文件信息等，因此往往會涉及到高校內(nèi)部的各個部門，但是在具體的檔案管理工作實施中，檔案管理部門與其它部門或人員之間并沒有建立起相應(yīng)的聯(lián)系，缺乏必要的溝通，導(dǎo)致檔案信息記錄不完善，而且無法利用檔案信息更好地反饋和指導(dǎo)其它部門的工作。

（四）檔案管理隊伍建設(shè)有待加強

任何一項工作實施推進都需要專業(yè)人員的參與，然而一些高校并不注重檔案專業(yè)人才的開發(fā)，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案工作者無論在檔案信息搜集還是整理方面表現(xiàn)出明顯的業(yè)余性，而且，即使學(xué)校引進了新的技術(shù)，其在技術(shù)應(yīng)用的相關(guān)操作中也表現(xiàn)出適應(yīng)性較差，進而影響到高校檔案管理的規(guī)范化開展。

四、高校檔案規(guī)范化管理的實施

（一）加強檔案管理制度建設(shè)

在新形勢下，高校領(lǐng)導(dǎo)化要能夠加大對檔案管理工作規(guī)范實施的重視程度，謹防管理制度的形式化，圍繞規(guī)范本校檔案管理這一目的，重新審視管理制度建設(shè)這一項工作。為此，高校要能夠?qū)鹘y(tǒng)的管理制度內(nèi)容進行調(diào)整，使得所建立起的管理制度更加的切合當(dāng)前檔案管理工作的實際要求，比如在制度中確立檔案管理在本校的實際地位，在管理制度中做好職責(zé)劃分，在制度中明確具體工作環(huán)節(jié)，使得所建立的制度具有明顯的指引性，這樣能夠使本校的檔案工作者明確自己的工作內(nèi)容，并根據(jù)制度中的規(guī)定對其檔案工作嚴格實施，并明確自身的責(zé)任。

（二）加強高校檔案管理信息化建設(shè)

積極適應(yīng)外部信息化環(huán)境的變化，并不斷加大對現(xiàn)代科技的利用程度，是高校檔案管理規(guī)范化的重要途徑。為此，高校檔案管理部門要積極尋求信息技術(shù)公司的幫助，并根據(jù)本校檔案工作內(nèi)容建立起特定的信息化檔案管理系統(tǒng)。然后借助這一操作系統(tǒng)，進行本校檔案信息的精準(zhǔn)化處理，而且即使在短時間內(nèi)處理類型不同且數(shù)量龐大的檔案信息，出現(xiàn)錯誤的幾率也非常低。另外，還可以根據(jù)本校檔案管理內(nèi)容的變化，開發(fā)針對性的工作軟件，這對于高校檔案管理規(guī)范化的提升有著重要的促進作用。

（三）完善高校檔案管理機制

對于高校檔案管理人員而言，在日常工作實踐中，不能是本部門被孤立，而是要主動與學(xué)校的各個部門之間取得聯(lián)系，了解其部門動態(tài)，并及時進行檔案信息的補充和完善。比如檔案管理部門要及時與學(xué)校人事部門取得聯(lián)系，全面了解本校人事信息變動情況，進而為本校人事工作成效的提升提供有力的支持。

（四）強化檔案管理隊伍建設(shè)

高校領(lǐng)導(dǎo)要能夠加強對檔案管理隊伍建設(shè)的重視程度，并且指導(dǎo)檔案管理部門進行科學(xué)的人才開發(fā)。在具體的人才開發(fā)工作中，要能夠注重專業(yè)化檔案管理人員的引進，所引進的人員要具備一定的工作經(jīng)驗，具備先進的工作理念，具備熟練的工作技能，能夠為本校檔案管理工作提供有力的支持。

五、總結(jié)

綜上所述，高校檔案管理規(guī)范化開展有著重要的意義，為此，高校要能夠?qū)n案規(guī)范化管理的實施難點有一個全面的認識，并從多個層面人手有針對性的予以應(yīng)對，以此不斷提升其檔案管理的規(guī)范化。