葛珊

摘 要：檔案管理在高校管理中占據(jù)非常重要的地位。近幾年，高校檔案管理工作飛速發(fā)展，取得非常顯著的成效，但是在實(shí)際管理中仍然存在一定的問題。本文主要對高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，提出解決策略，希望給相關(guān)人員提供參考建議。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)生檔案管理;創(chuàng)新;策略

近幾年，高等教育得到飛速發(fā)展，高校越來越重視學(xué)生檔案管理工作，成為日常管理工作中的重要內(nèi)容，檔案管理工作水平的高低直接關(guān)乎學(xué)校的辦學(xué)情況，同時(shí)學(xué)生檔案信息可以為學(xué)校其他部門工作提供輔助作用，促使高校各項(xiàng)工作健康發(fā)展。做好高校學(xué)生檔案管理工作，可以將學(xué)校的真實(shí)面貌顯示出來，為后期招生以及學(xué)校發(fā)展具有不可替代的作用。

一、高校發(fā)展過程中學(xué)生檔案管理工作的重要作用

高校教學(xué)過程中會(huì)建立多個(gè)檔案，主要來源于教學(xué)、科研與管理活動(dòng)，在促進(jìn)高校教育事業(yè)的發(fā)展中提供了重要作用，檔案信息可以為學(xué)校的改革與科研提供重要的參考憑據(jù)，為教學(xué)工作提供資源信息。高校學(xué)生檔案作為教學(xué)中的重要信息資源，在社會(huì)上具有非常重要的價(jià)值，得到社會(huì)各界的關(guān)注與認(rèn)可。當(dāng)一些工作需要提供學(xué)生檔案信息時(shí)，學(xué)校不僅能提供傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還應(yīng)有具有現(xiàn)代化特色內(nèi)容的檔案，所以學(xué)生檔案管理工作需要做出改革，創(chuàng)新工作方式。

二、高校學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)分析

高校在檔案管理工作中主要針對的對象就是學(xué)生，由于學(xué)生存在個(gè)體化差異，所以檔案具有獨(dú)特性。

首先，收集檔案具有集中性。每年的9月份開學(xué)或者7月份畢業(yè)后，開始收集學(xué)生的檔案信息。這兩個(gè)時(shí)間段是學(xué)校的檔案流入與流出的關(guān)鍵時(shí)期，檔案管理工作比較忙碌。其次，檔案具有周期性特點(diǎn)。高校學(xué)生的檔案伴隨著學(xué)生入學(xué)，直到畢業(yè)離開，具有一定的周期性，高校保存學(xué)生檔案的時(shí)間，主要由學(xué)生的學(xué)制來決定。再次，檔案材料存在多樣性特點(diǎn)。通常情況下高校管理的學(xué)生檔案，分為本科與研究生兩種。高校不僅對正常統(tǒng)招的學(xué)生檔案進(jìn)行管理，針對一些預(yù)科生、特招生的檔案也要進(jìn)行管理，加上學(xué)生入學(xué)情況具有一定的差異，接受檔案的類型就比較豐富多樣，導(dǎo)致檔案材料多樣。最后，檔案內(nèi)容具有復(fù)雜性特點(diǎn)。一般情況下，學(xué)生一進(jìn)入高校，檔案上會(huì)開始記錄學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)以及各方面的情況，檔案內(nèi)容過多，比較復(fù)雜。

高校學(xué)生檔案的復(fù)雜多樣性特點(diǎn)，給學(xué)校檔案管理工作帶來一定的難度，同時(shí)，在面對巨大的壓力之下，學(xué)生的檔案管理工作也面臨太多的挑戰(zhàn)。

三、高校學(xué)生檔案管理工作中存在的弊端分析

1.對檔案管理工作缺少足夠的重視，管理觀念陳舊

在高校檔案管理工作中會(huì)遇到各種各樣的問題，主要原因就是學(xué)校對檔案管理管理觀念陳舊，不重視檔案管理工作。有些高校，缺少專門的檔案管理部門，認(rèn)為只是學(xué)生的檔案，不需要專人來管，找個(gè)教師兼職就可以，還有一些學(xué)校將檔案安排到其他部門管理，無法將檔案信息集中起來，只有在需要時(shí)才會(huì)臨時(shí)收集檔案信息。正是因?yàn)閷n案工作的不重視，從而降低了檔案信息的真實(shí)性，在學(xué)校管理中不能充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

2.在學(xué)生檔案管理工作中缺少相應(yīng)的規(guī)章制度

由于高校的檔案管理工作缺少相關(guān)的制度與統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺少標(biāo)準(zhǔn)的檔案建立與回歸的時(shí)間，進(jìn)而無法形成統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理制度，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作成為其他工作的附屬品，學(xué)生檔案管理工作毫無規(guī)律可查。

3.學(xué)生檔案信息不充足

目前高校的學(xué)生檔案信息內(nèi)容上體現(xiàn)的學(xué)生素質(zhì)情況與企業(yè)所需要的學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)新能力等方面的材料比較少，其中針對學(xué)習(xí)情況的評語也相對較少。此外，不同院系班主任提供的評價(jià)也不全面，只是簡單的“同意”“情況屬實(shí)”等評語，缺少客觀真實(shí)的評語。還有些學(xué)校，為了保證學(xué)生的就業(yè)情況，在畢業(yè)前將檔案中所有的批評評語刪掉，無法將學(xué)生在校期間的真實(shí)情況展示出來，更不了解學(xué)生的發(fā)展特征，檔案信息內(nèi)容不完善，信息量不夠，檔案本身的作用得不到充分的發(fā)揮。

4.學(xué)生檔案管理技術(shù)落后

大部分高?，F(xiàn)有的檔案管理模式比較落后，采用的技術(shù)陳舊，檔案管理的方法仍然停留在紙質(zhì)。近幾年，高校擴(kuò)招導(dǎo)致學(xué)校的檔案存放時(shí)間短、流動(dòng)快，傳統(tǒng)落后的管理方式無法滿足其發(fā)展需求。有些高校認(rèn)識到這一點(diǎn)，開始使用計(jì)算機(jī)輔助管理，但也僅僅局限在基本信息的管理上，無法發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理能力，未能實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

四、提高高校學(xué)生檔案管理工作的策略

一份連續(xù)、完整的學(xué)生檔案，可以從側(cè)面反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)能力與水平，了解學(xué)生在校的生活與學(xué)習(xí)情況。因此，做好高校檔案管理工作，就能為用人單位選擇人才時(shí)提供有利參考。為了能快速解決檔案管理工作中存在的弊端，需要提出相應(yīng)的解決措施。

1.加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的意識

首先，從領(lǐng)導(dǎo)層著手，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的意識，轉(zhuǎn)變思想重視檔案管理工作。其次，在校內(nèi)成立專門的檔案管理部門，引進(jìn)更多專業(yè)的檔案管理人才，建立一支專業(yè)技能高的檔案管理隊(duì)伍，專職人員負(fù)責(zé)管理工作，保證檔案管理工作的專業(yè)化流程，及時(shí)收集檔案信息資料，創(chuàng)建全面、連續(xù)、完善的學(xué)生檔案的目標(biāo)。

2.實(shí)現(xiàn)高效管理工作，按照規(guī)定對檔案及時(shí)歸檔

根據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況，出臺(tái)與高校檔案管理有關(guān)的法規(guī)，保證學(xué)生檔案管理工作開展中有所依據(jù)。采用規(guī)范的方式強(qiáng)化人們對檔案管理的意識，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理模式，確保高校學(xué)生檔案管理工作可以順利開展。

3.學(xué)生檔案要及時(shí)調(diào)整

學(xué)生在校期間的生活與學(xué)習(xí)，都會(huì)在檔案中完整的展示出來，可以將學(xué)生所有的成長都記錄在其中。社會(huì)飛速發(fā)展的過程中，社會(huì)上對人才的需求也在發(fā)生變化，傳統(tǒng)歸檔方式與范圍已經(jīng)不能滿足用人單位對畢業(yè)生的需求。在原有的檔案中，沒有記錄學(xué)生創(chuàng)新能力、情商、心理健康以及誠信等內(nèi)容，這些內(nèi)容是學(xué)生在校的真實(shí)表現(xiàn)，反映了學(xué)生個(gè)性化發(fā)展的特征，正是用人單位需要了解的部分。因此，高校學(xué)生檔案管理工作需要緊隨時(shí)代的部分，在不斷地發(fā)展中改進(jìn)自己的工作方式，并且根據(jù)實(shí)際情況擴(kuò)大歸檔的范圍，讓學(xué)生的檔案更具有實(shí)用價(jià)值。

4.促進(jìn)檔案管理工作的自動(dòng)化辦公

在檔案信息管理中不僅要注重信息的完整性，還要使檔案信息數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)讓高校檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公流程。目前，高校會(huì)通過網(wǎng)上招來大量的學(xué)生，在高校中會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式，在高校原有的管理信息系統(tǒng)中，可以開發(fā)出檔案管理的功能，讓學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)將自己在學(xué)校的生活與學(xué)習(xí)經(jīng)歷都記錄在上面，之后利用信息系統(tǒng)原有的功能進(jìn)行操作與管理，將學(xué)生記錄好的檔案信息，進(jìn)而建立一套網(wǎng)絡(luò)化的管理體系，按照步驟對學(xué)生的信息內(nèi)容分類與整理，當(dāng)進(jìn)入到系統(tǒng)之后就會(huì)出現(xiàn)學(xué)生的檔案內(nèi)容。通過這樣的方式，減輕了檔案管理工作人員的任務(wù)，提升了學(xué)生檔案的利用率，只要在網(wǎng)絡(luò)上輸入信息，就會(huì)馬上出現(xiàn)要查到的檔案內(nèi)容，同時(shí)針對原有的紙質(zhì)檔案需要不斷的整理與跟蹤，建立完整的檔案管理新模式，保證學(xué)生的檔案內(nèi)容具有真實(shí)性與完整性。

5.借助科學(xué)技術(shù)手段，提高檔案管理工作效率

在高校檔案管理過程中，可以借助先進(jìn)的軟件與硬件設(shè)備，加大資金投入，適當(dāng)?shù)脑黾痈咝n案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與發(fā)展，已經(jīng)成為檔案管理工作順利開展的前提條件。所以，為了提高高校檔案管理工作效率，高校需要結(jié)合實(shí)際辦公情況，適當(dāng)?shù)脑黾佑布c軟件的投入，建立檔案管理專屬的數(shù)據(jù)庫。例如，在高校檔案管理過程中，針對內(nèi)容出發(fā)，利用數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢，將學(xué)生檔案信息進(jìn)行分類，從檔案類型出發(fā)，可以將檔案分為紙質(zhì)類、照片類以及音頻、視頻類等。

五、結(jié)論

綜上所述，高校學(xué)生檔案管理工作在高校中占據(jù)非常重要的地位，可以將學(xué)生在校的真實(shí)情況詳細(xì)展示出來，成為用人單位的主要參考材料。但是在實(shí)際檔案管理工作過程中仍然存在一定的弊端，然而這些弊端想要徹底解決，最好的辦法就是創(chuàng)新高校檔案管理的方法與模式，加強(qiáng)學(xué)校對學(xué)生檔案管理的重視，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式，促使檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公流程，提高檔案管理工作的效率，針對學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展情況，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整檔案內(nèi)容，促使檔案管理工作為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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（作者單位：武漢理工大學(xué)檔案館）