張曉培

摘 要：檔案利用服務(wù)是《檔案法》所規(guī)定的檔案館向社會(huì)提供的一項(xiàng)公共服務(wù)。做好這項(xiàng)服務(wù)的前提，一是心中有數(shù)，二是態(tài)度端正。同時(shí)須遵循：牢記法律法規(guī)，違法違紀(jì)的事情不能做。明確服務(wù)邊界，超范圍的事情不要做。熟知檔案特性，以信息共性掩蓋檔案特性的事情慎做。認(rèn)同檔案利用的有限性，有違檔案利用規(guī)律的事情不提倡做四項(xiàng)原則。

關(guān)鍵詞：檔案;檔案利用;利用;利用服務(wù);前提;原則

一、前言

檔案利用服務(wù)是《檔案法》所規(guī)定的公共服務(wù)之一，但在我國(guó)現(xiàn)行《檔案法》中并沒(méi)有明確的法律條文規(guī)定。學(xué)界對(duì)此有不同表述，并沒(méi)形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。

在我國(guó)，檔案利用服務(wù)是指“檔案保管部門以所收藏的檔案文化財(cái)富為依據(jù)，通過(guò)一定的方式和方法，直接提供檔案信息為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。”這個(gè)定義強(qiáng)調(diào)的核心要素分別是檔案保管部門、所收藏的檔案、提供檔案信息，為社會(huì)服務(wù)?！霸谖鞣绞侵笝n案工作人員按照利用者的要求以其所管理的檔案提供的各種服務(wù)?！边@個(gè)定義強(qiáng)調(diào)的核心要素則分別是：檔案工作人員、所管理的檔案、按照利用者要求、提供各種服務(wù)。雖然在表述上有所不同，但都對(duì)檔案服務(wù)的主體（檔案保管部門和檔案工作人員）、范圍（所收藏的檔案和所管理的檔案）、類型（提供檔案信息，為社會(huì)服務(wù)、提供各種服務(wù)）進(jìn)行了界定。在檔案利用服務(wù)中，檔案服務(wù)主體檔案保管部門的檔案工作人員居于主導(dǎo)地位，在檔案服務(wù)中起著舉足輕重的作用。而檔案工作人員想做好檔案服務(wù)，需要滿足一定的條件。本文將這些條件歸納為兩個(gè)前提和四個(gè)原則。

二、兩個(gè)前提——心中有數(shù)、態(tài)度端正

如何作好檔案利用服務(wù)，歸根結(jié)底就兩條：一是心中有數(shù)，二是態(tài)度端正。這兩條既是檔案利用服務(wù)的要求，也是做好檔案利用服務(wù)的前提條件。

1.心中有數(shù)。所謂“心中有數(shù)”，專業(yè)術(shù)語(yǔ)謂之“熟悉館藏”，就是指檔案保管機(jī)構(gòu)（檔案館、檔案室、檔案中心等）的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)清楚所在機(jī)構(gòu)保存檔案的情況?！靶闹杏袛?shù)”至少包括三個(gè)內(nèi)容。首先是要清楚機(jī)構(gòu)（檔案館、檔案室、檔案機(jī)構(gòu)）所藏檔案的起止年代與保管范圍。其次是要清楚由于機(jī)構(gòu)改革造成的機(jī)構(gòu)所藏檔案結(jié)構(gòu)變化及流向。這方面又包括外部變化（立檔單位的裁撤、拆分、合并、設(shè)立、更名）和內(nèi)部變化（內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的裁撤、拆分、合并、設(shè)立、更名）。再次是所藏檔案的具體門類、內(nèi)容、庫(kù)房分布、保存位置等等。心中有數(shù)，既是檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備的基本功，也是一名檔案工作人員是否稱職的最低標(biāo)準(zhǔn)。

但長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，在檔案利用服務(wù)研究中，熟悉館藏，作到心中有數(shù)的占位一直不夠高。作者對(duì)1980～2019年知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)全文涉及熟悉館藏、態(tài)度、端正態(tài)度文獻(xiàn)數(shù)量與檔案利用服務(wù)文獻(xiàn)數(shù)量和占比進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，其中熟悉館藏文獻(xiàn)與檔案利用服務(wù)的年占比最高15.38%，平均只占3.17%。從熟悉館藏、態(tài)度、端正態(tài)度文獻(xiàn)與檔案利用服務(wù)文獻(xiàn)占比趨勢(shì)（見(jiàn)圖1）看，這是一條明顯的下滑線，呈萎縮之勢(shì)。這表明30年來(lái)，檔案利用服務(wù)研究中涉及熟悉館藏的內(nèi)容呈現(xiàn)明顯的下降趨勢(shì)。這種趨勢(shì)對(duì)檔案利用服務(wù)產(chǎn)生的負(fù)面影響沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。

2.態(tài)度端正

所謂“態(tài)度端正”，專業(yè)術(shù)語(yǔ)謂之“明確職責(zé)”。這里沒(méi)有用常用的態(tài)度要好，而用“態(tài)度端正”。是因?yàn)閼B(tài)度好的“好”是個(gè)相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)，并沒(méi)有可以度量的恒定標(biāo)準(zhǔn)。而態(tài)度端正的“正”，是有標(biāo)準(zhǔn)有度量的。態(tài)度好強(qiáng)調(diào)的是感官舒適，而態(tài)度端正，不僅包括了感官舒適，還強(qiáng)調(diào)從內(nèi)心明白檔案工作者為利用者服務(wù)的初心與本分。如果說(shuō)，態(tài)度好是為了提高“查詢率”，用舒適的感官體驗(yàn)吸引更多的利用者來(lái)查檔，那么態(tài)度端正則是為了提高“查準(zhǔn)率”、“查到率”，用高效準(zhǔn)確的查詢完成和滿足“利用者的要求”。

表1可見(jiàn)，全文中涉及態(tài)度的文獻(xiàn)數(shù)量遠(yuǎn)高于涉及熟悉館藏文獻(xiàn)的數(shù)量，規(guī)模上是熟悉館藏文獻(xiàn)的8倍多，數(shù)量總體上呈擴(kuò)張型。趨勢(shì)上從圖1中的趨勢(shì)線看，是一個(gè)上升趨勢(shì)，與熟悉館藏趨勢(shì)正好相反。這說(shuō)明在檔案利用服務(wù)研究上，研究者對(duì)服務(wù)態(tài)度的關(guān)注要高于對(duì)熟悉館藏的關(guān)注。

進(jìn)一步觀察表1中的數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，涉及“態(tài)度端正”的文獻(xiàn)數(shù)量，與涉及“態(tài)度”的文獻(xiàn)數(shù)量相差較大，總量還不及涉及“態(tài)度”文獻(xiàn)的零頭。說(shuō)明研究者對(duì)檔案利用服務(wù)“態(tài)度”的關(guān)注度高，而對(duì)檔案利用服務(wù)“態(tài)度端正”的關(guān)注度不高。雖然說(shuō)研究文獻(xiàn)中反映出的傾向，未必能完全反映實(shí)際工作的情況，但至少這種研究導(dǎo)向，應(yīng)當(dāng)引起我們的注意。檔案工作者應(yīng)當(dāng)將“端正態(tài)度”放在檔案利用服務(wù)的重要位置。

三、檔案利用服務(wù)應(yīng)遵循的四項(xiàng)原則

檔案利用服務(wù)有四項(xiàng)原則必須遵循。這四項(xiàng)原則是：明確法律邊界，違反法律法規(guī)的事情不能做。牢記職責(zé)范圍，超越職權(quán)的事情不能做。熟知檔案特性，以信息共性掩蓋檔案特性的事情慎做。認(rèn)同檔案利用的有限性，有背檔案利用規(guī)律的事情不提倡做。

1.依法-牢記法律法規(guī)，違法違紀(jì)的事情不能做

檔案利用服務(wù)是由《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案館工作通則》等法律法規(guī)，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等部門規(guī)章以及各項(xiàng)地方檔案法規(guī)、各級(jí)人民政府規(guī)范性文件所規(guī)定的檔案服務(wù)行為。這一行為，具有法定性。因此，檔案利用服務(wù)必須在法律法規(guī)規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，不得隨意和超范圍提供服務(wù)。做到這一點(diǎn)，其實(shí)就是要求我們?cè)跈n案利用服務(wù)中“守法”。要“守法”就先要知法、懂法，熟悉檔案利用服務(wù)中的相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章及各級(jí)政府及上級(jí)本級(jí)的規(guī)范性文件，在檔案利用服務(wù)工作中，時(shí)時(shí)刻刻提醒自己遵紀(jì)守法。

2.有度-明確服務(wù)邊界，超范圍的事情不要做

抽象的檔案利用服務(wù)可以是無(wú)限的，但具體的檔案利用服務(wù)是有限的。具體到某一個(gè)檔案保管機(jī)構(gòu)，其所能提供的檔案利用服務(wù)邊界就是“其所管理的檔案”所涉及的范圍。

3.檔本-熟知檔案特性，以信息共性掩蓋檔案特性的事情慎做

當(dāng)前有一種以信息共性替代檔案特性，進(jìn)而將用于其他信息集合體的利用方式、方法，盲目地應(yīng)用到檔案利用上的傾向。最典型的就是將一般信息利用規(guī)律搬到檔案利用服務(wù)上。理由一：信息就要利用，利用越多，信息就越有價(jià)值。檔案信息是信息，所以檔案利用越多越有價(jià)值。這種觀點(diǎn)實(shí)質(zhì)上是一種基于圖書館思維的觀點(diǎn)——傳播的越廣越好。理由二：信息越開放，信息就越有價(jià)值。檔案是信息，檔案也應(yīng)該開放，檔案越開放，就越有價(jià)值。這種觀點(diǎn)實(shí)質(zhì)上是一種基于情報(bào)學(xué)思維的觀點(diǎn)——獲取越便利越好。理由三：政府信息必需公開，文件是政府信息，檔案又是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，所以檔案應(yīng)當(dāng)公開。這種觀點(diǎn)實(shí)質(zhì)上是一種基于邏輯混亂的觀點(diǎn)——隨意偷換概念。這些觀點(diǎn)，如果僅僅作為個(gè)人學(xué)術(shù)觀點(diǎn)，是可以存在和討論的。但是，如果要運(yùn)用到檔案利用服務(wù)中，就必須謹(jǐn)慎對(duì)待。不可以盲目采信，更不可以將學(xué)術(shù)觀點(diǎn)當(dāng)作操作規(guī)范。必須將學(xué)術(shù)研究、學(xué)術(shù)討論與具體工作規(guī)范嚴(yán)格區(qū)分開來(lái)。以檔為本，堅(jiān)持“檔本”是每個(gè)檔案工作者都要謹(jǐn)記在心的。

4.科學(xué)-認(rèn)同檔案利用的有限性，有違檔案利用規(guī)律的事情不提倡做

抽象的檔案利用服務(wù)可以是越多越好，服務(wù)范圍越大越好，利用率越高越好。但具體的檔案利用服務(wù)并不是這樣。檔案既不是利用越多越好，服務(wù)范圍也未必是越大越好，利用率也不一定就是越高越好。檔案利用有其內(nèi)在規(guī)律，這些規(guī)律歸納越來(lái)就是劉東斌提出的檔案利用五定律。既檔案利用的用少性、時(shí)效性、區(qū)域性、專一性和一次性。這“五性”，概括成一句話就是：特定檔案館的利用范圍是有限的，通過(guò)改變利用方式及利用手段無(wú)助于提高檔案利用率。期望通過(guò)改變利用方式、方法、手段提高檔案保管機(jī)構(gòu)所保管檔案的利用率，有違檔案利用規(guī)律，也無(wú)法達(dá)到提高檔案利用效率的目的。因此，這種有違檔案利用規(guī)律的事不提倡做。

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[3]劉東斌.檔案利用和檔案價(jià)值的反思[J].檔案管理，2004

（作者單位：鄭州大學(xué)檔案與校史館）