摘 要:高校成人教育行政事務(wù)檔案、教學(xué)檔案等的管理活動,呈現(xiàn)出一定的海量化、周期化與復(fù)雜化特征,且隨著成人教育專業(yè)招生人數(shù)的不斷增加,為檔案部門的多元化信息管理工作帶來困難?;诖?,互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展背景下,高校應(yīng)對傳統(tǒng)人力資源為主的紙質(zhì)化成教檔案管理模式,作出檔案管理、管理方式的改革創(chuàng)新,規(guī)范海量檔案資源的搜集、篩選分類、統(tǒng)計分析與存儲流程,從而提高成人教育檔案管理效率、管理質(zhì)量和服務(wù)水平。
關(guān)鍵詞:高校;成人教育;檔案;規(guī)范管理
成人教育教學(xué)檔案包括在整個成教活動開展過程中,存在的行政事務(wù)材料、教學(xué)檔案材料等,其能夠準(zhǔn)確反映出高等院校在某一時期內(nèi),所進行的一系列教育教學(xué)、行政管理活動。這一情況下,借助于大數(shù)據(jù)及云計算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理平臺,更新高校領(lǐng)導(dǎo)的成人教育檔案管理理念,構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)分布式并行計算、分類存儲管理的云資源數(shù)據(jù)庫,可以實現(xiàn)對海量成教檔案信息的掃描錄入、動態(tài)資源分配與管理,解決成人教育紙質(zhì)化檔案管理的檢索、統(tǒng)計分類與存儲難題。
1 高校加強成人教育檔案管理的重要意義
1.1 落實國家教育教學(xué)改革的基本要求
當(dāng)前不同高等院校成人教育的檔案管理,包含一系列招生指標(biāo)、入學(xué)成績、人事信息登記、財務(wù)資金核算,以及專業(yè)教學(xué)大綱、教學(xué)內(nèi)容規(guī)劃、畢業(yè)設(shè)計論文、學(xué)籍與學(xué)位統(tǒng)計表等檔案內(nèi)容,不同成人教育檔案信息需要系統(tǒng)化歸檔整理。因而對現(xiàn)有的成教檔案管理內(nèi)容、管理模式作出改革優(yōu)化,主要在于響應(yīng)國家十三五教育信息化建設(shè),以及《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》的基本要求,通過投入部分財政資金,開展校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理設(shè)備、管理人才的添置與修繕,建立高等院校完善的公共檔案信息管理與服務(wù)系統(tǒng),加強數(shù)字化檔案信息內(nèi)容管理,對高校行政事務(wù)、專業(yè)教育教學(xué)活動的支持力度,以保證國家高等教育信息化發(fā)展思路、現(xiàn)代化總體建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)。
1.2 提升成人教育檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性
高校成教學(xué)生行政檔案、教育教學(xué)檔案的管理,對高等院?;?qū)W生都屬于重要的統(tǒng)計管理工作,特別對于那些在企事業(yè)單位工作的人群而言,自身的學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案,在后續(xù)的求職、升遷或工作中的用途非常廣泛。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展背景下,開展高校成人教育檔案信息的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理,將有利于加快高校內(nèi)部行政事務(wù)管理的轉(zhuǎn)型升級,促進成人教育檔案向數(shù)字信息化管理的方向轉(zhuǎn)變,解決紙質(zhì)成教檔案管理的篩選、分類與存儲難題。所以對于非全日制的成人教育,高校更應(yīng)該做好成人教育檔案的錄入登記、信息統(tǒng)計、資料分類、遺漏補辦與存儲管理工資,以便于師生及其他教育人員對檔案內(nèi)容的查看、調(diào)用。
2 高校成人教育檔案管理存在的問題分析
2.1 成人教育檔案管理的服務(wù)意識淡薄
隨著高等院校學(xué)生擴招人數(shù)的不斷增長,以及多種新的學(xué)科專業(yè)的開設(shè),使得高校領(lǐng)導(dǎo)、行政部門與教師主體,將大量精力放在教學(xué)內(nèi)容、教育活動的組織方面,以完成國家規(guī)定的專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo),因而也就大大忽視了成人教育檔案的管理工作?,F(xiàn)階段多數(shù)高校并沒有專業(yè)的檔案管理部門,而是由各院系行政管理人員,對自身院系內(nèi)的教師檔案、學(xué)生檔案作出分類管理,行政人員在成教檔案管理中的服務(wù)意識淡薄。特別部分檔案管理人員認(rèn)為成人教育學(xué)生只需保管好學(xué)歷證、畢業(yè)證即可,而無需對畢業(yè)后的檔案材料作過多關(guān)注,這一思想造成部分學(xué)生檔案資料的遺失問題。
2.2 成教檔案管理缺乏網(wǎng)絡(luò)化信息平臺
雖然近年來我國在成人教育檔案管理中,已經(jīng)逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理,向數(shù)字化、電子化檔案管理方面轉(zhuǎn)型,多數(shù)校內(nèi)行政部門都通過計算機檔案信息掃描、錄入,實現(xiàn)對大量成人教育檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)上傳、存儲管理。但這一數(shù)字化成教檔案管理模式,并非真正意義上的網(wǎng)絡(luò)檔案管理,不同行政部門的檔案內(nèi)容至存在于各自計算機之中,相互之間缺乏有效的網(wǎng)絡(luò)對接平臺、信息共享通道,僅僅依靠微信、QQ等即時社交媒介進行檔案數(shù)據(jù)共享。這樣一旦某一電子計算機出現(xiàn)系統(tǒng)故障、硬件損壞等情況,其內(nèi)部存儲的成人教育檔案資料,就可能面臨損毀或消失的危險狀況。所以缺乏網(wǎng)絡(luò)化云計算檔案管理信息平臺,以及缺少不同行政部門檔案互聯(lián)互通的對接通道,是當(dāng)下高校成人教育檔案管理面臨的主要問題。
2.3 成教檔案管理人員的專業(yè)技能欠缺
在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展情況下,高校行政部門仍舊以紙質(zhì)化檔案管理為主,部分檔案管理人員并非從事行政工作的專業(yè)人員,其在成人教育檔案管理工作中,大多是以手工檔案資料打印、電子檔案信息上傳等為主,缺乏使用網(wǎng)絡(luò)云計算檔案管理平臺的經(jīng)驗,因此會嚴(yán)重影響不同類別成人教育檔案的數(shù)字化、及時化管理水平。所以成教檔案管理人員缺少專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)操作培訓(xùn),在行政或教學(xué)檔案管理中的專業(yè)技能欠缺,將導(dǎo)致成教部門的檔案管理效率低下、管理質(zhì)量不高,從而對學(xué)生檔案資料憑證的調(diào)用、參考等操作造成影響。
3 高校成人教育檔案管理中使用的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)
3.1 大數(shù)據(jù)虛擬化技術(shù)
網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)云計算平臺的虛擬化,是對傳統(tǒng)利用計算機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器,開展海量檔案數(shù)據(jù)信息搜集、統(tǒng)計分析與存儲模式的革新,其通過將多種數(shù)據(jù)運算服務(wù),有選擇的分配到每臺虛擬機、虛擬化操作系統(tǒng)與服務(wù)器中,可以在減少現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器占用的同時,大大提升數(shù)字化檔案信息管理的工作效率。所以借助于大數(shù)據(jù)及云計算技術(shù),在網(wǎng)絡(luò)云平臺中進行虛擬機、操作系統(tǒng)、虛擬內(nèi)存或存儲等軟硬件的虛擬化,再利用這些虛擬化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用程序,展開現(xiàn)有成人教育檔案信息的資源合理配置、并行運算處理,可以滿足不同用戶多元化的任務(wù)請求。當(dāng)前市面上存在VMware、hypervisor、XEN等虛擬化平臺,多種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序在虛擬化環(huán)境中的運行,能夠有效實現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)的批處理、存儲管理。
3.2 數(shù)據(jù)分析與可視化技術(shù)
利用大數(shù)據(jù)技術(shù),對高校成人教育檔案信息作出處理分析,是指通過響應(yīng)不同用戶的檔案數(shù)據(jù)分析請求,在云計算系統(tǒng)內(nèi)開展虛擬資源節(jié)點分配、動態(tài)任務(wù)調(diào)度,以完成海量化的檔案數(shù)據(jù)資源服務(wù)請求。而且與傳統(tǒng)計算機檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)相比,大數(shù)據(jù)云計算的機器學(xué)習(xí)模型更智能化,可以針對不同的數(shù)據(jù)處理需求,對虛擬機服務(wù)器進行動態(tài)的資源調(diào)用、任務(wù)分配,以保證大規(guī)模虛擬化服務(wù)器集群的充分利用。在完成成人教育檔案信息的分析處理后,將其存儲于數(shù)據(jù)倉庫之中,之后再使用ER建模、關(guān)系建?;蚓S度建模技術(shù),展開數(shù)字成教檔案信息的可視化展示,幫助用戶更加快速進行檔案資源的檢索、瀏覽與下載操作。
3.3 數(shù)據(jù)存儲與能耗管理技術(shù)
云計算服務(wù)的數(shù)據(jù)存儲、資源管理技術(shù),主要借助于網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、應(yīng)用程序、Web資源等軟硬件,以及可擴展的功能服務(wù)軟件,對電子化檔案數(shù)據(jù)作出抽取、清洗、轉(zhuǎn)換、加載(ETL),并在不同虛擬資源節(jié)點中實現(xiàn)任務(wù)動態(tài)分配、并行計算,其在檔案數(shù)據(jù)處理、資源存儲及管理方面更加方便快捷,不同類別的檔案數(shù)據(jù)被存儲于獨立網(wǎng)絡(luò)單元。因而相比于傳統(tǒng)計算機的檔案數(shù)據(jù)分類歸檔、存儲管理模式而言,大數(shù)據(jù)云服務(wù)存儲技術(shù)在軟硬件虛擬化、資源整合與任務(wù)調(diào)度中,其有著更大的靈活性、動態(tài)性,可以保證某一云服務(wù)器發(fā)生故障后,仍能維持后臺數(shù)據(jù)庫信息處理、存儲的正常運行。而大數(shù)據(jù)云計算平臺的能耗管理,則是根據(jù)用戶差異化的信息處理請求,對現(xiàn)有虛擬機服務(wù)器進行資源池分區(qū)、并行運算,以降低虛擬環(huán)境中的系統(tǒng)資源利用率,大大降低網(wǎng)絡(luò)云計算平臺的能耗。
4 高校成人教育檔案規(guī)范化管理策略研究
4.1 加強成教檔案規(guī)范化管理的服務(wù)理念
隨著高等院校成人教育專業(yè)學(xué)生的不斷增多,多種不同類別、數(shù)量龐大的檔案材料內(nèi)容,開始出現(xiàn)在院系的行政管理部門,包括招生指標(biāo)、入學(xué)成績、人事信息登記、財務(wù)核算,以及教師教學(xué)大綱、學(xué)生學(xué)習(xí)與考試內(nèi)容、畢業(yè)或退學(xué)證明、就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)等檔案資料信息。面對海量化的成人教育檔案資源,高校領(lǐng)導(dǎo)要對行政管理人員展開培訓(xùn)教育,培養(yǎng)相關(guān)檔案管理人員專業(yè)的服務(wù)理念,不僅要做好最基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案搜集、統(tǒng)計分類、上傳存儲,還要根據(jù)不同校內(nèi)用戶的實際成教檔案需求,提供檔案信息登記、資源檢索、調(diào)入調(diào)出、查閱復(fù)制等多方面的服務(wù)。特別對于成人教育學(xué)生群體的檔案管理服務(wù),高??梢酝ㄟ^實地行政事務(wù)辦理、網(wǎng)絡(luò)遠程在線服務(wù),對學(xué)生開展學(xué)籍證明、畢業(yè)證書或?qū)W位證書,以及其他檔案資料的調(diào)取、管理服務(wù)。
4.2 搭建網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)成教檔案管理信息平臺
大數(shù)據(jù)及云計算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息軟件等的快速發(fā)展,為新時期成教檔案管理提供改革創(chuàng)新機遇,數(shù)字化、信息化成為高校成教檔案管理的發(fā)展趨勢。因此依托于國家財政下?lián)艿慕逃虒W(xué)資金,對高校現(xiàn)有的檔案管理網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、檔案管理人員進行完善,構(gòu)建大數(shù)據(jù)云服務(wù)成教檔案管理平臺,可以最大程度優(yōu)化成人教育的檔案管理流程。如在高校學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中,通過聘請專業(yè)的網(wǎng)站開發(fā)與運維人員,對不同院系的成教學(xué)藉檔案管理頁面進行開發(fā)建設(shè),包括其中各項系統(tǒng)功能模塊、服務(wù)頁面的完善。之后將構(gòu)建好的成教學(xué)藉檔案管理軟件,與網(wǎng)絡(luò)云計算平臺形成對接,由大數(shù)據(jù)云服務(wù)平臺為其提供任務(wù)請求、數(shù)據(jù)信息處理、檔案資料存儲等服務(wù),并由專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)云平臺運營維護人員,定期對整個成人教育檔案管理系統(tǒng)作出維護,以保證數(shù)字化成教檔案的規(guī)范管理。
4.3 完善成教檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力
在成人教育檔案管理不斷規(guī)范化的形勢下,高校也應(yīng)圍繞檔案管理人員的專業(yè)教育,對其進行大數(shù)據(jù)云平臺檔案管理方式、網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件的操控培訓(xùn)。首先,要根據(jù)教師、學(xué)生有關(guān)成人教育檔案資源的服務(wù)需求,對其中檔案數(shù)據(jù)信息的搜集、統(tǒng)計分析、調(diào)入調(diào)出與存儲等流程,作出科學(xué)化、規(guī)范化的操作培訓(xùn),培養(yǎng)學(xué)生在參與成教檔案管理中的責(zé)任意識、專業(yè)素質(zhì)。其次,面對海量化的行政檔案、教育教學(xué)檔案管理任務(wù),高校領(lǐng)導(dǎo)要對不同部門的檔案管理職責(zé)作出劃分,建構(gòu)層級式的檔案管理服務(wù)體系,引導(dǎo)檔案管理人員協(xié)同合作,開展不同院系專業(yè)、不同類目的檔案信息管理活動,切實提升成人教育檔案管理效率和管理質(zhì)量,滿足廣大師生群體多樣化、個性化的檔案管理服務(wù)需求。
5 結(jié)語
高校成人教育檔案管理,與全日制教育的檔案管理之間存在差別,其中最重要一點是應(yīng)改革傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式。通過引入行政管理的財政建設(shè)資金,搭建網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理的云計算平臺,開發(fā)行政檔案、教育教學(xué)檔案一體化的網(wǎng)絡(luò)管理軟件,可以減少檔案信息管理中的人力資源、財政資金支出,實現(xiàn)對海量成教檔案數(shù)據(jù)的即時搜集、統(tǒng)計運算與維護管理,逐步推進不同類別成人教育檔案的信息自動化、規(guī)范化管理。
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作者簡介
黃澤晶(1977-),女,苗族,湖南懷化市人,碩士,湖南醫(yī)藥學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院檔案員,研究方向:檔案管理。