林轉(zhuǎn)新

摘 要：在信息社會發(fā)展過程中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)普及率不斷提升。在此種背景下，社保檔案管理必須全面進(jìn)行信息化建設(shè)，不斷提升檔案管理流程的規(guī)范性，落實(shí)各部門職責(zé)，建立全心全意為人民服務(wù)的目標(biāo)。此次研究主要是基于大數(shù)據(jù)時代，探討分析社保檔案管理問題，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員起到參考性價值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;社保檔案;管理質(zhì)量

在市場經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展下，勞動力水平不斷提升，人員分配不平衡問題不斷加劇。社會保障檔案的信息化管理，既可以有效提高社保檔案的利用效率，又可以為參保人帶來便利，讓參保人少跑腿，輕松辦業(yè)務(wù)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來契機(jī)，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。基于此，能夠?yàn)閯趧?wù)雙方提供便捷通道，方便快捷辦理社保業(yè)務(wù)。檔案信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)勞務(wù)雙方的共贏局面，有助于提高社保服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步提升社會保障水平。

1 社保檔案特點(diǎn)

社保檔案主要是在社保機(jī)構(gòu)辦理社會保險業(yè)務(wù)，所形成的材料信息。通過聲像、圖表、電子文檔等載體記錄。因此，社保檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下方面：

1）內(nèi)容繁雜、數(shù)量多。導(dǎo)致該項(xiàng)特點(diǎn)的原因主要是由于我國人口基數(shù)大，參加社保的人員數(shù)量比較多。再加上人們對社保重視度不斷增加，參加社保的人員數(shù)量日益增加;其次，社保種類繁多。社保主要包括醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險、生育保險、工傷保險與失業(yè)保險，各個險種的業(yè)務(wù)類型也十分繁多。辦理社保都有相應(yīng)的申請材料、佐證材料與繳費(fèi)憑證等。同時，我國勞動人口流動性大，工作地點(diǎn)變化頻繁，轉(zhuǎn)變工作地要辦理相應(yīng)的社保業(yè)務(wù)，因此不斷增加檔案數(shù)量。

2）動態(tài)性、社會性特點(diǎn)。社保能夠?yàn)槿藗兲峁┥鐣Ｕ戏?wù)，所以社保檔案管理具備社會屬性。其次，部分社保業(yè)務(wù)會因參保人提出新的申請，導(dǎo)致檔案資料的變更，如工傷認(rèn)定檔案，因此，需要適時調(diào)整檔案資料，從而保證檔案的準(zhǔn)確性，為參保人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2 社保檔案管理存在的問題分析

1）管理工作水平不一。當(dāng)前，我國各個地區(qū)社保檔案管理工作水平不一致，部分地區(qū)社保辦理機(jī)構(gòu)非常重視社保檔案工作，服務(wù)人員和管理人員配備充足，且經(jīng)費(fèi)充盈，能夠全面提升社保檔案管理水平。部分地區(qū)由于客觀因素影響，人力、物力和財力均不到位，極易導(dǎo)致地區(qū)社保檔案管理工作滯后。如：盡管部分人員已經(jīng)參加社保，但是社保檔案沒有及時更新，無法提供憑證。

2）社保檔案信息化建設(shè)不足?，F(xiàn)階段，基層社保部門檔案管理多集中于紙質(zhì)版檔案管理，且檢索方式仍以手工為主。在辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)時，例如查閱和復(fù)制檔案資料，會明顯延長查閱時間，頻繁進(jìn)行復(fù)印，極易加劇檔案原件磨損。手工檢索方式降低檔案管理效率與利用率，無法滿足社保工作需求。在管理工作中，所應(yīng)用的技術(shù)水平低下，對部門之間的信息傳達(dá)造成極大影響，無法實(shí)現(xiàn)信息共享。同時還會增加業(yè)務(wù)辦理繁瑣性。

3）社保檔案管理人員素質(zhì)水平低下。在部分社保機(jī)構(gòu)工作中，社保檔案管理工作沒有受到相應(yīng)重視，并且多數(shù)檔案管理人員的素質(zhì)水平低下，在實(shí)際工作中缺乏專業(yè)的知識與技術(shù)能力。部分地區(qū)社保部門沒有將檔案管理工作納入日常事務(wù)管理中，所派遣管理檔案的人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，文化水平低下，對社保檔案管理工作效率造成極大影響。

4）缺乏完善的檔案管理制度。由于部分社保部門在管理檔案工作中，缺乏詳細(xì)的規(guī)章制度。同時，當(dāng)前所實(shí)行的制度無法滿足現(xiàn)代化管理要求，因此在開展檔案管理工作時，各項(xiàng)制度規(guī)范僅能夠起到參考價值。其次，社保部門還沒正確認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，所制定的檔案管理制度中，沒有詳細(xì)標(biāo)注檔案管理主體，規(guī)格與形式等。此外，在制定檔案管理制度時，沒有開展檔案實(shí)例分析，存在較多干擾因素，所以無法提升檔案管理工作的實(shí)效性，降低檔案存儲質(zhì)量。

3 大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理

1）提升對社保檔案管理的重要性認(rèn)識。第一，強(qiáng)化檔案意識。為了全面做好社保檔案管理工作，必須確保部門管理人員具備檔案意識，不斷提升對社保檔案管理的重要性認(rèn)識。第二，正確認(rèn)識到信息化建設(shè)對社保檔案管理的重要性，并且檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)的信息知識和技術(shù)能力。第三，將檔案管理納入重點(diǎn)工作中，聽取群眾的意見，對現(xiàn)有社保檔案管理工作進(jìn)行完善。

2）建立社保檔案管理制度。通過建設(shè)制度，能夠?qū)ι绫n案管理工作進(jìn)行規(guī)范。所以，社保部門要重新梳理和更新現(xiàn)有制度，同時建立數(shù)字化檔案管理制度規(guī)范，并不斷更新檔案制度，確保檔案管理人員在開展工作時有章可循。此外，還應(yīng)當(dāng)建立激勵機(jī)制、考核機(jī)制，有助于提升員工的創(chuàng)造性和積極性，落實(shí)崗位職責(zé)，從根本上提升工作效率。

3）注重檔案管理人員的培訓(xùn)與教育。社保檔案管理人員必須定期參加思想教育、職業(yè)技能培訓(xùn)，全面提升政治敏感度。在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)處理技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠全面發(fā)揮出檔案價值。對于社保檔案管理人員來說，必須深刻認(rèn)識和掌握數(shù)據(jù)處理技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。同時，社保部門應(yīng)當(dāng)定期組織人員開展技能培訓(xùn)，不斷提升社保檔案管理人員的技術(shù)水平，確保管理工作的有效開展。

4）社保檔案的信息化建設(shè)。第一，注重社保檔案的電子化轉(zhuǎn)換，通過外部機(jī)構(gòu)將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化社保檔案。同時需要重新分配和編碼電子檔案，為每個檔案配置二維碼，將檔案中的關(guān)鍵信息融入到二維碼中，實(shí)現(xiàn)檔案的全程化編碼管理，便于檢索和應(yīng)用，還能夠確保檔案檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性。第二，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版檔案和電子檔案，管理服務(wù)一體化，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立智能化社保檔案信息平臺，同時建立檔案資源數(shù)據(jù)庫。此外，不同地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)共享，全面展現(xiàn)出社保檔案的作用和價值。第三，盡量實(shí)行無紙化檔案存儲，應(yīng)用計算機(jī)和掃描儀及時更新檔案內(nèi)容，做好圖片資料，音頻資料和視頻資料存儲工作，解決檔案庫房空間不足問題。

5）加大基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入力度。為了實(shí)現(xiàn)社保檔案信息化管理，首先應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)版材料的完整性，并且大力建設(shè)配套的基礎(chǔ)設(shè)施。在社保檔案管理工作中，必須對檔案管理的投入進(jìn)行調(diào)整，設(shè)置專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，不斷完善和優(yōu)化檔案室建設(shè)。在提升檔案信息化管理力度的同時，應(yīng)當(dāng)全面認(rèn)識到檔案實(shí)體管理的重要性。同時，在實(shí)行檔案信息化管理時，必須保證紙質(zhì)版信息錄入的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，及時進(jìn)行軟件設(shè)備與硬件設(shè)備的更新升級，不斷提升信息化管理水平。在社保檔案管理工作中，需要應(yīng)用到網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲硬盤與服務(wù)器等硬件設(shè)備，同時需要應(yīng)用到檢索系統(tǒng)、信息輸入系統(tǒng)等軟件設(shè)備。為確保不同系統(tǒng)設(shè)備的安全穩(wěn)定運(yùn)行，還應(yīng)當(dāng)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全問題。

6）注重檔案信息安全性。在社保檔案信息化管理過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)具備安全意識，全面提升檔案信息的安全性。在實(shí)際管理工作中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到信息安全管理的重要性，通過各項(xiàng)措施消除安全隱患。通過分析社保檔案管理特點(diǎn)，提出有效的預(yù)防控制措施。管理人員可以采用信息審查、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等方式，加大檔案信息安全力度。合理應(yīng)用信息化技術(shù)，提升檔案管理工作的技術(shù)水平。同時，為了確保社保檔案管理的安全性，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理人員的預(yù)控能力，通過各項(xiàng)技術(shù)措施開展安全化管理。

4 結(jié)束語

綜上所述，社保檔案管理工作會對廣大群眾的社會保障產(chǎn)生重要影響作用，并且直接關(guān)聯(lián)到社會保障水平。在大數(shù)據(jù)時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)影響了各行業(yè)領(lǐng)域。所以，社保檔案管理也必須滿足大數(shù)據(jù)時代發(fā)展特點(diǎn)，注重信息化建設(shè)、建立和完善社保檔案管理制度，注重檔案信息安全性，這樣才能夠從根本上提升社保檔案管理的實(shí)效性。

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