王悅超

【摘要】在醫(yī)院的管理工作中，醫(yī)用耗材的管理有著重要的作用，關(guān)系著醫(yī)療工作的安全問題。由于醫(yī)用耗材的種類繁多、數(shù)量大以及規(guī)格復(fù)雜，所以對(duì)醫(yī)用耗材的檔案管理尤其重要，其貫穿于醫(yī)用耗材整個(gè)管理過程，而傳統(tǒng)的管理方式無(wú)法滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的要求，這就要求醫(yī)院要加強(qiáng)醫(yī)用耗材的信息化管理。基于此，本文簡(jiǎn)要說(shuō)明了醫(yī)院耗材檔案管理的內(nèi)容，對(duì)當(dāng)前醫(yī)院耗材檔案管理情況進(jìn)行分析，并探討了高值醫(yī)用耗材的檔案管理，希望給有關(guān)部門提供一些參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;醫(yī)用耗材;檔案管理

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，越來(lái)越多高新技術(shù)的設(shè)備材料被普遍應(yīng)用于醫(yī)院的醫(yī)療工作中，這也使得醫(yī)院對(duì)醫(yī)院耗材的需求量日益增加。在這樣的情況下，醫(yī)用耗材的質(zhì)量及應(yīng)用安全問題成了相關(guān)部門和患者重點(diǎn)關(guān)注的問題。在醫(yī)院現(xiàn)代化管理中，對(duì)醫(yī)用耗材進(jìn)行管理是必不可少的一項(xiàng)工作，而且規(guī)范化的醫(yī)用耗材管理可以有效提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。而在醫(yī)用耗材的管理中，醫(yī)用耗材的檔案管理工作是重點(diǎn)內(nèi)容，是醫(yī)用耗材安全、有效使用的重要保障。所以，在醫(yī)院的管理工作中，必須要注重醫(yī)用耗材的檔案管理工作。

一、高值醫(yī)用耗材檔案管理的內(nèi)容

在醫(yī)院的高值醫(yī)用耗材檔案管理中，其管理的內(nèi)容主要涉及申購(gòu)審批、采購(gòu)、驗(yàn)收保管和使用等環(huán)節(jié)，以下具體從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行闡述。

（一）申購(gòu)審批。在高值醫(yī)用耗材申購(gòu)審批環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行檔案管理的范圍主要包括需要購(gòu)買的高值醫(yī)用耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、生產(chǎn)的企業(yè)、申購(gòu)的數(shù)量、經(jīng)銷商名稱、價(jià)格、論證報(bào)告、申購(gòu)負(fù)責(zé)人簽字、審批文件等等。

（二）采購(gòu)。在高值醫(yī)用耗材采購(gòu)環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行檔案管理的范圍主要有兩個(gè)：一個(gè)是招標(biāo)采購(gòu)的資料，另一個(gè)是購(gòu)銷合同。招標(biāo)采購(gòu)的資料涉及比較多，主要包括供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)、采購(gòu)記錄單以及實(shí)物樣本。購(gòu)銷合同涉及的內(nèi)容也較多，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、金額、數(shù)量、生產(chǎn)企業(yè)、供銷商、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、供貨和驗(yàn)貨要求、支付方式、技術(shù)要求等等方面。

（三）驗(yàn)收保管。驗(yàn)收保管環(huán)節(jié)需要進(jìn)行檔案管理內(nèi)容，包括查驗(yàn)產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、檢驗(yàn)合格證、生產(chǎn)批號(hào)、生產(chǎn)日期、使用日期、滅菌日期和方法等，這些內(nèi)容都要制作成驗(yàn)收單，驗(yàn)收人員簽字并進(jìn)行歸檔。

（四）使用。在高值醫(yī)用耗材使用環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行檔案管理的范圍包括領(lǐng)用情況、庫(kù)存情況、滅菌情況、質(zhì)量情況、積壓情況、浪費(fèi)情況、監(jiān)測(cè)記錄等等。其中，對(duì)于正在使用的高值醫(yī)用耗材的質(zhì)量情況要進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)處理不良的高值醫(yī)用耗材并做好相應(yīng)記錄，再做好相應(yīng)的檢驗(yàn)合格工作后方可發(fā)放使用，同時(shí)將監(jiān)測(cè)記錄進(jìn)行歸檔。

二、醫(yī)院高值醫(yī)用耗材檔案管理的情況分析

由于大型醫(yī)院的高值醫(yī)用耗材種類繁多、數(shù)量大以及規(guī)格型號(hào)復(fù)雜，所以導(dǎo)致高值醫(yī)用耗材檔案管理工作難度增大，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力對(duì)高值醫(yī)用耗材檔案進(jìn)行收集、記錄、整理和更新，同時(shí)高值醫(yī)用耗材檔案管理又受到多方面因素的影響，歸納總結(jié)起來(lái)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）高值醫(yī)用耗材種類繁多、數(shù)量大、規(guī)格型號(hào)復(fù)雜，且專業(yè)性較強(qiáng)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高值醫(yī)用耗材的種類也隨之增多，其涉及的范圍也越來(lái)越廣，所以使得醫(yī)用耗材檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要注意的事項(xiàng)特別多。這也要求醫(yī)用耗材檔案管理人員要具備較高的專業(yè)水平，不僅能夠充分掌握醫(yī)學(xué)和醫(yī)療機(jī)械設(shè)備等方面的知識(shí)，而且也要具備較高的檔案管理、經(jīng)濟(jì)管理能力。

（二）供應(yīng)商數(shù)量較多，業(yè)務(wù)員素質(zhì)有待提升。隨著醫(yī)院對(duì)高值醫(yī)用耗材的需求增加，而且高值醫(yī)用耗材種類繁多，隨之供應(yīng)商數(shù)量也越來(lái)越多，同時(shí)往往一個(gè)供應(yīng)商供應(yīng)的醫(yī)用耗材即涉及高值醫(yī)用耗材也涉及低值醫(yī)用耗材。但是，部分供應(yīng)商在供應(yīng)高值醫(yī)用耗材時(shí)，往往只是注重業(yè)務(wù)員的銷售業(yè)績(jī)，忽視了對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)醫(yī)用耗材法律法規(guī)的培訓(xùn)，加之業(yè)務(wù)員的流動(dòng)性較強(qiáng)，所以導(dǎo)致業(yè)務(wù)員并不能夠清楚地認(rèn)識(shí)到高值醫(yī)用耗材相關(guān)資質(zhì)證照，醫(yī)院采購(gòu)人員在購(gòu)買高值醫(yī)用耗材時(shí)也就不能及時(shí)提交完整的資料。同時(shí)，有些供應(yīng)商會(huì)因?yàn)槔鎲栴}，企業(yè)名稱經(jīng)常進(jìn)行變更，使得醫(yī)用耗材檔案管理人員需要新建一份檔案，同時(shí)又要保留原有的檔案確保供應(yīng)環(huán)節(jié)資料的連貫性，這樣不僅增加了檔案人員的工作量，而且增加了檔案工作的難度。

（三）缺乏相應(yīng)的監(jiān)管。主要表現(xiàn)在部分臨床科室在未經(jīng)過醫(yī)院審批流程后，便私自使用高值醫(yī)用耗材，醫(yī)用耗材檔案管理部門難以有效收集這些高值醫(yī)用耗材的資質(zhì)，加之缺乏相應(yīng)的監(jiān)管，當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)，沒有檔案資料可查，很大程度上提高了醫(yī)療糾紛發(fā)生的概率。

（四）高值醫(yī)用耗材檔案管理的重視程度不高。雖然國(guó)家頒布了一系列關(guān)于醫(yī)用耗材管理和使用的法律法規(guī)，但是在實(shí)際的執(zhí)行中，仍然有部分醫(yī)院管理人員忽視高值醫(yī)用耗材的管理，只是片面追求高值醫(yī)用耗材的成本效益，對(duì)于高值醫(yī)用耗材的管理力度不足，高值醫(yī)用耗材的檔案管理更是無(wú)從說(shuō)起，相應(yīng)的醫(yī)用耗材檔案管理崗位缺少，往往是醫(yī)院采購(gòu)人員既要負(fù)責(zé)采購(gòu)又要負(fù)責(zé)檔案管理，導(dǎo)致采購(gòu)人員在日常繁瑣的采購(gòu)工作中，容易忽略高值醫(yī)用耗材相關(guān)資質(zhì)的管理和更新，極其容易產(chǎn)生疑慮糾紛，嚴(yán)重?fù)p害醫(yī)院和患者的利益。

三、高值醫(yī)用耗材檔案管理的方法

高值醫(yī)用耗材指的是安全性要求較高、直接使用人體、?？剖褂靡约皟r(jià)值較高的醫(yī)用材料，與患者的健康和安全有著重要的關(guān)系。因此，醫(yī)院必須重視高值醫(yī)用耗材的檔案管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)全部高值醫(yī)用耗材檔案進(jìn)行建檔，包括產(chǎn)品資質(zhì)證照、供應(yīng)商的檔案、采購(gòu)合同和訂單、出入庫(kù)記錄、使用記錄等，以此確保高值醫(yī)用耗材檔案能夠有效使用，從而促進(jìn)臨床醫(yī)療水平的提升。以下主要從資質(zhì)證照管理以及物流檔案管理兩個(gè)方面闡述高值醫(yī)用耗材的檔案管理。

（一）高值醫(yī)用耗材資質(zhì)證照管理。面對(duì)層出不窮的高值醫(yī)用耗材，以往傳統(tǒng)的手工錄入方式已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。對(duì)此，為了有效節(jié)約成本，降低管理錯(cuò)誤，醫(yī)院可以在原有的資源計(jì)劃基礎(chǔ)上積極引進(jìn)供應(yīng)寶軟件系統(tǒng)，借助這一系統(tǒng)強(qiáng)大的檔案管理功能進(jìn)行管理，同時(shí)也要注重加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，要充分利用信息化手段，以此確保采購(gòu)人員能夠?qū)崟r(shí)地掌握醫(yī)院中高值醫(yī)用耗材資質(zhì)證照情況。此外，為了有效提高檔案管理的效率，應(yīng)當(dāng)將供應(yīng)寶系統(tǒng)與醫(yī)院企業(yè)資源計(jì)劃進(jìn)行同步，要求供應(yīng)商根據(jù)醫(yī)院提供的供應(yīng)商編碼在供應(yīng)寶系統(tǒng)中進(jìn)行注冊(cè)，然后在經(jīng)過審批之后上傳合同產(chǎn)品內(nèi)的資質(zhì)證照，并且明確標(biāo)注有效期，以此確保供應(yīng)商可以及時(shí)更新和維護(hù)證照信息，一旦資質(zhì)證照過期，則系統(tǒng)自動(dòng)提示醫(yī)院停止購(gòu)買相關(guān)的醫(yī)用耗材。

（二）高值醫(yī)用耗材物流檔案管理。具體的操作方式是供應(yīng)商要對(duì)可能使用到的高值醫(yī)用耗材在醫(yī)院庫(kù)房存放時(shí)，要完成相應(yīng)的條碼掃描工作后方可辦理入庫(kù)手續(xù)，然后系統(tǒng)由此自動(dòng)產(chǎn)生入庫(kù)記錄。對(duì)于高值醫(yī)用耗材的使用，相關(guān)的護(hù)理人員要在患者使用之后，在系統(tǒng)中提取出相應(yīng)的生產(chǎn)廠家、供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)等信息，同時(shí)還有患者信息、醫(yī)師和手術(shù)護(hù)士等信息，全面記錄在電子檔案系統(tǒng)中。在完成高值醫(yī)用耗材使用信息記錄之后，要將其錄入醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)的管理模塊中，之后再辦理出入庫(kù)的調(diào)撥手續(xù)。此外，相關(guān)的供應(yīng)商也要及時(shí)登錄供應(yīng)寶系統(tǒng)進(jìn)行貨源補(bǔ)充工作，以此滿足醫(yī)院臨床使用需求。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高值醫(yī)用耗材的檔案管理是醫(yī)院醫(yī)用耗材質(zhì)量管理和監(jiān)督的重點(diǎn)，尤其是高值醫(yī)用耗材的資質(zhì)證照管理和實(shí)時(shí)監(jiān)管。對(duì)此，醫(yī)院可通過引進(jìn)供應(yīng)寶系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)高值醫(yī)用耗材資質(zhì)證照的實(shí)施監(jiān)管，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，讓供應(yīng)商參與到醫(yī)院高值醫(yī)用耗材的檔案管理中，這樣不僅能夠有效減輕醫(yī)院采購(gòu)人員的工作壓力，而且能夠有利于實(shí)現(xiàn)高值醫(yī)用耗材檔案的精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化管理，有效改善傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端。同時(shí)，也要注重醫(yī)院企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)的使用，以此對(duì)高值醫(yī)用耗材從入庫(kù)到出庫(kù)的全過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，降低高值醫(yī)用耗材的使用風(fēng)險(xiǎn)，使醫(yī)用高值耗材的管理更加精細(xì)化、規(guī)范化和合法化。

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