王詠梅 劉方欣

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和教育改革進(jìn)程不斷推進(jìn)，高校儀器設(shè)備的數(shù)量和檔次也不斷提升，設(shè)備檔案管理工作越來(lái)越重要。本文探討了在“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)的時(shí)代，通過(guò)加強(qiáng)制度建設(shè)，提升業(yè)務(wù)水平、提高“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)等，加強(qiáng)高校設(shè)備檔案管理工作，提升設(shè)備檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】設(shè)備檔案;文件管理;信息化建設(shè)

儀器設(shè)備的檔案管理是通過(guò)直接搜集整理所得的關(guān)于儀器設(shè)備的記錄，是高等學(xué)校設(shè)備管理工作的重要組成部分。管好、用好儀器設(shè)備檔案資源，不僅有助于延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命、提高設(shè)備使用效率、擴(kuò)大設(shè)備的使用范圍，也是高校購(gòu)買(mǎi)同類(lèi)設(shè)備的可靠參考和了解設(shè)備資產(chǎn)的詳細(xì)信息來(lái)源，更是提高高校教學(xué)質(zhì)量、提升科研水平的重要保障。隨著國(guó)家對(duì)高等教育資源的投入不斷增加，以及“211”“985”“雙一流”等舉措的有效實(shí)施，各高校儀器設(shè)備的數(shù)量、質(zhì)量均有大幅提高，但這也給高校設(shè)備檔案的管理工作帶來(lái)了極大的困難和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。完善的設(shè)備檔案信息不但有助于高校對(duì)擁有的資產(chǎn)有準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，也可以對(duì)設(shè)備進(jìn)行有效的監(jiān)控和管理。所以，如何有效提高高校設(shè)備檔案管理工作效率，成為當(dāng)前高校設(shè)備管理部門(mén)面臨的重要課題。

一、高校設(shè)備檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）設(shè)備檔案管理工作不規(guī)范。高校設(shè)備管理多實(shí)行使用部門(mén)與設(shè)備管理部門(mén)共同管理的模式，設(shè)備管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)設(shè)備的招標(biāo)、采購(gòu)、驗(yàn)收、安裝等工作，而設(shè)備的日常使用、維護(hù)保養(yǎng)則主要由各使用部門(mén)負(fù)責(zé)。采購(gòu)、管理和使用的分離給設(shè)備檔案管理工作帶來(lái)了一定困難。雖然儀器設(shè)備在采購(gòu)時(shí)即建立了相應(yīng)儀器檔案，但采購(gòu)部門(mén)缺乏設(shè)備的使用經(jīng)驗(yàn)，對(duì)設(shè)備的關(guān)鍵參數(shù)、屬性不夠了解，可能造成檔案資料不詳細(xì)、設(shè)備參數(shù)不準(zhǔn)確等情況。而且儀器設(shè)備使用壽命較長(zhǎng)，從立項(xiàng)到報(bào)廢，設(shè)備檔案保管時(shí)間周期較長(zhǎng)，在后續(xù)使用過(guò)程中儀器設(shè)備的各種信息無(wú)法及時(shí)更新，導(dǎo)致設(shè)備檔案往往無(wú)法反映儀器設(shè)備的真實(shí)情況。此外，很多部門(mén)直接使用和管理設(shè)備的一線科研人員對(duì)設(shè)備檔案管理工作缺乏足夠的重視和認(rèn)知，缺乏檔案管理的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致科研人員對(duì)設(shè)備檔案管理工作重視不足、對(duì)設(shè)備檔案管理工作不積極主動(dòng)，也不會(huì)充分利用設(shè)備檔案資源，造成設(shè)備的使用、保養(yǎng)、維修等關(guān)鍵信息無(wú)法在檔案中得到及時(shí)體現(xiàn)。

（二）設(shè)備檔案管理制度落后，歸檔整理工作滯后。雖然各高校對(duì)國(guó)有資產(chǎn)、大型儀器設(shè)備等均出臺(tái)了相應(yīng)的管理規(guī)章制度，但對(duì)于設(shè)備檔案則大多缺乏完善的管理制度，對(duì)設(shè)備檔案資源的價(jià)值和潛力沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，管理職責(zé)不清晰。不同的二級(jí)單位對(duì)設(shè)備檔案管理規(guī)定、方式、人員不一、缺少協(xié)調(diào)溝通;對(duì)于設(shè)備檔案管理工作沒(méi)有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和制度，設(shè)備檔案建立后，由誰(shuí)來(lái)進(jìn)行設(shè)備檔案的更新維護(hù)職能不明;檔案更新工作流程不明晰、儀器設(shè)備使用過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、原圖像等資料存放不規(guī)范等。目前多數(shù)高校并未配備專(zhuān)職設(shè)備檔案管理人員，設(shè)備檔案管理工作多由設(shè)備管理部門(mén)人員兼職完成。工作人員因事務(wù)繁重、檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏、專(zhuān)業(yè)服務(wù)能力不足、人員流動(dòng)性大等原因，極易造成設(shè)備檔案關(guān)鍵信息缺失、斷檔，無(wú)法形成良好的設(shè)備檔案管理機(jī)制和服務(wù)機(jī)制。

（三）設(shè)備檔案管理信息化程度不高、共享使用效益差。設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)是高校設(shè)備檔案管理的重要手段，可以極大地提高設(shè)備檔案管理工作效率。但目前我國(guó)各高校有的尚未完成設(shè)備檔案信息化建設(shè)工作，仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、設(shè)備卡片等封閉式管理模式，缺乏先進(jìn)的設(shè)備信息化管理平臺(tái)，使得設(shè)備信息無(wú)法及時(shí)交流共享。有的高校雖然已經(jīng)建立了設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)，但仍存在設(shè)備信息滯后、設(shè)備資料不全、設(shè)備信息資料更新不及時(shí)等情況，導(dǎo)致設(shè)備相關(guān)資料不完整、不透明，影響設(shè)備在校內(nèi)各部門(mén)之間甚至校際之間的共享使用，設(shè)備使用效率低下。高校設(shè)備存在數(shù)量大、種類(lèi)多、分布分散等特點(diǎn)，尤其是大型設(shè)備和高端設(shè)備，均存放于不同的二級(jí)部門(mén)，即使校內(nèi)跨部門(mén)使用也需經(jīng)過(guò)申請(qǐng)、批準(zhǔn)、培訓(xùn)、使用等環(huán)節(jié)。由于缺少及時(shí)、完善的設(shè)備檔案信息支持，造成大型設(shè)備的共享使用效率低下、使用流程復(fù)雜、檔案數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)留存等弊端。此外，設(shè)備檔案管理工作滯后、信息化程度低，也會(huì)造成用戶(hù)不能及時(shí)了解設(shè)備信息，影響設(shè)備成果的產(chǎn)出。

二、提高高校設(shè)備檔案管理水平的對(duì)策

（一）加強(qiáng)設(shè)備檔案管理制度建設(shè)，完善管理體制。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷成熟、發(fā)展，高校設(shè)備檔案管理也體現(xiàn)出多元化、開(kāi)放化和信息化的新特點(diǎn)。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)針對(duì)時(shí)代變化和外部環(huán)境改變，充分重視設(shè)備檔案管理工作的制度建設(shè)，針對(duì)性制定切實(shí)可行的設(shè)備檔案管理制度，加強(qiáng)設(shè)備檔案信息的收集、整理、更新、共享利用以及保密等工作，提高儀器利用效率，優(yōu)化設(shè)備檔案管理，創(chuàng)新設(shè)備服務(wù)。設(shè)備主管部門(mén)是設(shè)備檔案管理的主體機(jī)構(gòu)，而各二級(jí)單位是設(shè)備存放和使用的具體部門(mén)，高校應(yīng)著手建立起設(shè)備主管部門(mén)和設(shè)備使用部門(mén)聯(lián)動(dòng)工作機(jī)制，明確設(shè)備檔案管理職責(zé)，提高設(shè)備檔案管理水平和儀器使用效率，確保設(shè)備檔案管理工作為高校“雙一流”建設(shè)發(fā)展提供有效的助力。

（二）提高設(shè)備檔案管理工作重視程度，提高管理人員業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員是直接管理設(shè)備文件資料及相關(guān)檔案的重要成員，新時(shí)代的高校設(shè)備檔案管理對(duì)管理人員的管理理念和專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平都提出了更高的要求。高校應(yīng)充分重視設(shè)備檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)引進(jìn)人才、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)等措施，切實(shí)做好隊(duì)伍建設(shè)工作。通過(guò)有組織地開(kāi)展職業(yè)技能培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)講座、進(jìn)修等多樣化手段，轉(zhuǎn)變?cè)O(shè)備檔案管理人員的傳統(tǒng)管理理念，提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，以滿(mǎn)足新時(shí)代設(shè)備檔案管理工作的要求。同時(shí)，也應(yīng)建立針對(duì)設(shè)備檔案管理人員考核和激勵(lì)機(jī)制，將設(shè)備檔案管理工作納入高?？?jī)效考核體系，考核結(jié)果不僅影響人員收入，也可以與人事職務(wù)職稱(chēng)晉升、評(píng)優(yōu)等掛鉤，以激勵(lì)設(shè)備檔案管理人員努力提高自身管理水平，認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成設(shè)備檔案管理工作，提高設(shè)備檔案服務(wù)質(zhì)量。

（三）借助“互聯(lián)網(wǎng)+”，提高設(shè)備檔案管理信息化水平。傳統(tǒng)的設(shè)備檔案管理，從設(shè)備信息錄入、信息更新、信息查閱等都是由人工完成，效率有限。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，使得檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度大大提高。設(shè)備信息的收集、整理、更新均進(jìn)入了智能化、信息化和云計(jì)算時(shí)代。借助云存儲(chǔ)、云共享、智能檢索等相關(guān)信息技術(shù)，能夠大大提升設(shè)備檔案管理工作效率，提高儀器利用率。同時(shí)，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代設(shè)備檔案資源開(kāi)放程度更高，借助互聯(lián)網(wǎng)、微信、微博、自媒體等新媒體平臺(tái)，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)形式，搭建服務(wù)平臺(tái)，更好地適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代信息共享的大趨勢(shì)，是高校設(shè)備檔案管理工作今后面臨的重要課題之一。高校應(yīng)著力打造設(shè)備檔案信息的線上管理平臺(tái)，開(kāi)啟“線上+線下”的協(xié)同管理模式。線上平臺(tái)可用于儀器設(shè)備的宣傳、介紹、查詢(xún)、預(yù)約等，便于使用者及時(shí)了解，同時(shí)可以授權(quán)二級(jí)部門(mén)設(shè)備管理人員通過(guò)線上及時(shí)更新設(shè)備狀態(tài)，保證設(shè)備檔案的時(shí)效性。線下檔案則保證了設(shè)備檔案的唯一性和原始性，線上與線下相結(jié)合，能夠優(yōu)化設(shè)備檔案資源配置，提升設(shè)備檔案管理的科學(xué)化和精細(xì)化。

三、結(jié)語(yǔ)

高等院校儀器設(shè)備種類(lèi)繁多、涉及面廣，設(shè)備檔案的數(shù)字化管理是高校設(shè)備管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，直接關(guān)系到高校設(shè)備管理水平和效率。因此，必須通過(guò)加強(qiáng)制度建設(shè)、提高管理人員業(yè)務(wù)水平、借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等手段，提高高校設(shè)備檔案信息化管理水平，推動(dòng)設(shè)備檔案管理工作高效、快速發(fā)展。

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