潘永鑫

摘 要：印章的使用管理，關(guān)系著企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展，施印不當(dāng)是引發(fā)企業(yè)經(jīng)濟(jì)糾紛的頻發(fā)點(diǎn)，因此印章管理作為企業(yè)管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，容不得絲毫的懈怠。就目前印章管理體系而言，雖相關(guān)制度、流程已趨于完善，但仍留有部分風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，無(wú)法有效杜絕。筆者根據(jù)對(duì)企業(yè)印章管理風(fēng)險(xiǎn)研究及現(xiàn)有管理方式分析得出，印章信息化管理將有效減少多蓋、錯(cuò)蓋、超權(quán)限用印等管理漏洞，同時(shí)可降低能耗、功耗，提高管理效率，存在可推廣性。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理? 印章? 風(fēng)險(xiǎn)? 信息化

中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2020）04（b）--02

印章是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要憑證，在法律上意味著公司的承諾、認(rèn)可和證明。對(duì)于大型企業(yè)而言，經(jīng)常會(huì)涉及跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)的需要，根據(jù)其性質(zhì)和用途，日常使用的印章大致可以分為四類，即行政公章、業(yè)務(wù)專用章、領(lǐng)導(dǎo)人名章、工程項(xiàng)目部印章。

基于印章類別過(guò)于繁多、管理復(fù)雜、涉及面廣等因素，此次印章信息化管理初探主要探索行政公章、工程項(xiàng)目印章信息化建設(shè)管理，以此激發(fā)印章管理的深層次思考。

1 傳統(tǒng)模式印章管理弊端與問(wèn)題分析

1.1 行政公章管理效能還有待進(jìn)一步提高

（1）異地用印經(jīng)濟(jì)效益低，且風(fēng)險(xiǎn)增大。企業(yè)在跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)行為過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)碰到異地招投標(biāo)、銀行開(kāi)戶、簽約、辦理各種手續(xù)等情況，大多需要用到企業(yè)公章。由于當(dāng)前電子印章尚未被市場(chǎng)廣泛接受，許多企業(yè)只能采用“空運(yùn)印章”開(kāi)展異地用印工作，但這直接造成了人力成本和差旅成本的增加。同時(shí)，因公章遠(yuǎn)離常駐地，且一次異地用印往往會(huì)加蓋許多書(shū)面資料，這讓印章主管部門無(wú)法對(duì)印章的使用進(jìn)行有效監(jiān)管，使印章管理存在諸多不可控風(fēng)險(xiǎn)。因此，如何協(xié)調(diào)好異地用章，也是企業(yè)的一個(gè)管理難題。

（2）傳統(tǒng)用印管理矛盾突出。傳統(tǒng)用印管理普遍采用紙質(zhì)用印審批單，報(bào)業(yè)務(wù)分管部門、領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，到印章管理部門用印。用印審批單登記用印原因、用印資料名稱、用印資料關(guān)鍵要素、相關(guān)責(zé)任人簽字等內(nèi)容，存在以下管理矛盾：一是增加紙張使用，能源損耗大，企業(yè)管理需求與環(huán)境保護(hù)相矛盾;二是傳統(tǒng)用印涉及簽字審批，一方面增加辦事人員功耗，另一方面需審批人員外出時(shí)，無(wú)法及時(shí)簽批，導(dǎo)致辦事效率降低;三是用印人合規(guī)性審批缺失，審批人員及施印人員無(wú)法確定用印人是否為公司自有職工，存在一定的管理風(fēng)險(xiǎn);四是用印審批單為紙質(zhì)存檔，易丟失、損毀，且破壞不可逆，一旦被損壞，將可能給公司造成不可預(yù)見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn);五是查找困難。因行政公章使用頻率高，用印審批量大，當(dāng)查找用印審批單時(shí)，需翻閱原始紙質(zhì)用印審批單，難度較大;六是無(wú)法查閱原始用印資料。用印后，用印資料均返還用印人，一旦需要查找原始用印資料時(shí)，將無(wú)法實(shí)現(xiàn);七是偷換用印資料。用印人員送簽的用印資料也是紙質(zhì)版，審批人員簽字審批后，若用印審批單登記不清，用印人偷換用印資料的容易度會(huì)大大增加。

1.2 工程項(xiàng)目印章監(jiān)控難度大

工程項(xiàng)目印章通常授權(quán)項(xiàng)目部自行管理，項(xiàng)目經(jīng)理為第一責(zé)任人，同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理也是最大審批權(quán)人。由于缺少上級(jí)的直接監(jiān)督與管控，加之項(xiàng)目印章管理人員通常為項(xiàng)目經(jīng)理指定，且多為兼職，專業(yè)知識(shí)缺乏，導(dǎo)致可能出現(xiàn)以下問(wèn)題：一是雖然建立了嚴(yán)格的用印審批制度，但是在具體執(zhí)行過(guò)程中不同程度地存在審核把關(guān)不嚴(yán)、印章使用隨意性比較大的現(xiàn)象;二是項(xiàng)目印章管理人員思想認(rèn)識(shí)不足，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，管理技能缺乏，施印隨意;三是超權(quán)限用于簽訂未經(jīng)審批的合同、擔(dān)保文件、承諾或確認(rèn)其他與經(jīng)濟(jì)有關(guān)的事項(xiàng)，給企業(yè)留下經(jīng)濟(jì)隱患;四是因工程項(xiàng)目規(guī)模大，各種不確定因素導(dǎo)致項(xiàng)目印章難以被及時(shí)有效收回、銷毀，易造成印章管理失控、遺失。

2 以信息化管理規(guī)避弊端與問(wèn)題

當(dāng)前，越來(lái)越多的信息化手段被運(yùn)用到企業(yè)的合同管理、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)要素管理和日常辦公等領(lǐng)域，但印章管理與信息化、現(xiàn)代化、智能化管理還有很大距離。由于缺乏統(tǒng)一的印章管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)印章的使用狀態(tài)了解不清，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)因用印管理不善，引發(fā)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)事件。

經(jīng)市場(chǎng)調(diào)研，目前市場(chǎng)普遍推廣印章鎖，即將印章鎖進(jìn)儀器中，相當(dāng)于給印章套上一把智能鎖，沒(méi)有授權(quán)無(wú)法打開(kāi)機(jī)器更換印章或拆除印章，蓋章操作也無(wú)法進(jìn)行。若是機(jī)器被強(qiáng)行破壞，會(huì)發(fā)送警報(bào)，印章管理人員及時(shí)得知。印章鎖基本可以實(shí)現(xiàn)以下功能：

（1）24小時(shí)智能鎖定印章。當(dāng)未接收到施印指令或施印結(jié)束后，印章會(huì)被自動(dòng)鎖定，無(wú)需人工鎖入保險(xiǎn)柜中，減少因印章管理人員遺忘而將印章暴露在無(wú)人監(jiān)管環(huán)境中的幾率。即使印章遺失、被盜、被搶，短時(shí)間內(nèi)也無(wú)法施印，給印章管理人員增加應(yīng)急處置時(shí)間。

（2）與辦公信息系統(tǒng)（例如OA系統(tǒng) ）自動(dòng)對(duì)接。經(jīng)辦公信息系統(tǒng)審批的用印，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)同步至印章鎖中，用印時(shí)，印章鎖根據(jù)審批結(jié)果，核定加蓋次數(shù)，對(duì)用印資料進(jìn)行實(shí)時(shí)拍攝，回存至辦公信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)“審批-用印-存底”閉環(huán)管理，同時(shí)建立統(tǒng)一的印章管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，便于信息存檔與查閱，實(shí)現(xiàn)公司全天候監(jiān)控，減少多蓋、錯(cuò)蓋、亂蓋的幾率。

（3）異地用印降低人力成本和差旅成本。因印章鎖已充當(dāng)部分印章管理人員職責(zé)，在需要異地用印時(shí)，印章管理人員可將放入印章鎖的印章交由具體經(jīng)辦人員，具體經(jīng)辦人員攜印章前往異地辦理業(yè)務(wù)，在授權(quán)管理范圍內(nèi)進(jìn)行施印。印章鎖對(duì)用印資料可實(shí)時(shí)監(jiān)控，同時(shí)再增加手機(jī)直播功能，從而保證在無(wú)印章管理人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控的情況下，保障安全用印，節(jié)約印章管理人員出差工時(shí)損耗及差旅成本。

（4）保障用印程序及資料檔案安全。電子檔案易于保存和復(fù)制，減少檔案室存量的同時(shí)，增加檔案的安全性。

（5）加大工程項(xiàng)目印章監(jiān)管力度。企業(yè)可實(shí)現(xiàn)對(duì)工程項(xiàng)目印章遠(yuǎn)程監(jiān)控，隨時(shí)可調(diào)取項(xiàng)目印章加蓋資料，檢查是否有違規(guī)用印行為，及時(shí)糾正、處理。

（6）督促工程項(xiàng)目部及時(shí)交回項(xiàng)目印章。印章鎖設(shè)備及工程項(xiàng)目印章由項(xiàng)目部在印章管理部門購(gòu)置或交押金，在項(xiàng)目完成時(shí)，若項(xiàng)目印章未交還印章管理部門，印章鎖將無(wú)法用于下一個(gè)項(xiàng)目，以此敦促項(xiàng)目部及時(shí)歸還項(xiàng)目印章。

3 印章信息化管理存在的不足

3.1 電子流程需主要審批人員認(rèn)可

印章信息化管理建設(shè)需打破傳統(tǒng)用印固話思維，部分人員對(duì)電子流程及電子簽字持懷疑態(tài)度，特別是在主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子簽字和信息監(jiān)控用印不信任時(shí)，將直接影響印章管理信息化建設(shè)推進(jìn)深度與廣度。

3.2 非印章管理人員施印持疑

采用印章鎖后，可實(shí)現(xiàn)“人章分離”，當(dāng)遇到異地用印或加班封標(biāo)時(shí)，印章管理人員可不用到達(dá)施印現(xiàn)場(chǎng)，采用印章鎖自我監(jiān)控、印章管理人員遠(yuǎn)程監(jiān)控、視頻記錄用印監(jiān)控等方式聯(lián)合監(jiān)管施印資料，可規(guī)避多蓋、亂蓋風(fēng)險(xiǎn)，但受傳統(tǒng)施印思維限制，部分人員會(huì)對(duì)此種無(wú)印章管理人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督施印的方式持懷疑態(tài)度。

3.3 信息系統(tǒng)安全性缺乏保障

（1）信息系統(tǒng)面臨網(wǎng)絡(luò)攻擊。就近兩年頻發(fā)的網(wǎng)絡(luò)攻擊和遭受勒索病毒事件來(lái)看，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全隨時(shí)面臨風(fēng)險(xiǎn)，且具有修復(fù)滯后性、風(fēng)險(xiǎn)不確定性、后果嚴(yán)重性、損壞不可逆性等風(fēng)險(xiǎn)，儲(chǔ)存在印章管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的審批流程及資料需要附加安全措施。

（2）賬號(hào)盜用風(fēng)險(xiǎn)。辦公信息系統(tǒng)需用賬號(hào)密碼登錄，但存在部分人員賬號(hào)密碼保密性不夠，且隨意授權(quán)他人使用的情況，易造成非印章審批人意志簽批，存在一定程序風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 不可實(shí)現(xiàn)100%自動(dòng)無(wú)誤匹配識(shí)別

就目前信息技術(shù)而言，實(shí)現(xiàn)用印資料紙質(zhì)版與辦公信息系統(tǒng)中簽批用印資料電子版的100%自動(dòng)無(wú)誤匹配識(shí)別還無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)，依然存在“偷梁換柱”的可能，即用印人已打印用印資料與上傳的電子用印資料不一致的可能，需要印章管理人員人工核對(duì)，無(wú)法規(guī)避誤差。

3.5 增加企業(yè)管理成本

就市場(chǎng)初步調(diào)研得出，即使工程項(xiàng)目部使用最初級(jí)功能的印章鎖，其費(fèi)用也將上萬(wàn)元，大型企業(yè)項(xiàng)目部眾多，將增加一大筆開(kāi)銷。

4 印章信息化管理不足的應(yīng)對(duì)措施

4.1 針對(duì)3.1和3.2的應(yīng)對(duì)措施

一是提出切實(shí)可行的印章信息化管理實(shí)施方案，選用可靠印章鎖供應(yīng)商;二是選用與現(xiàn)行已布置辦公信息系統(tǒng)兼容性良好的印章鎖供應(yīng)商，避免兩套系統(tǒng)銜接不暢給人帶來(lái)的不可靠感;三是選取單位試點(diǎn)，讓人們逐步習(xí)慣管理新模式;四是做好思想工作，充分答疑解惑，打消持疑人顧慮。

4.2 針對(duì)信息系統(tǒng)面臨網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

一是定期維護(hù)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，加大信息系統(tǒng)安全可靠度;二是可采取線上、線下存檔同步進(jìn)行措施，即每次用印后均打印用印審批流程，由印章管理人員施行紙質(zhì)留存，1月或1季度歸一次檔案室。三是一年或半年，采用異地存儲(chǔ)方式，將重要已用印程序及資料數(shù)據(jù)下載到不聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)設(shè)備中保存。

4.3 針對(duì)審批賬號(hào)盜用風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

一是加大賬號(hào)管理風(fēng)險(xiǎn)宣傳教育，不斷提高賬號(hào)管理人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，杜絕隨意設(shè)置密碼或隨意授權(quán)他人使用的行為;二是鎖定賬號(hào)登錄設(shè)備，關(guān)鍵審批人員的賬號(hào)要限制其登錄設(shè)備，僅能在關(guān)鍵人員專屬終端設(shè)備使用，其他設(shè)備均不能登錄使用。

4.4 針對(duì)不可實(shí)現(xiàn)100%自動(dòng)無(wú)誤匹配識(shí)別的應(yīng)對(duì)措施

一是用印資料均由施印人從辦公信息系統(tǒng)中下載打印，非施印人打印資料不予施印;二是特殊資料無(wú)法從辦公信息系統(tǒng)中下載打印施印的，僅能由印章管理人員對(duì)關(guān)鍵要素進(jìn)行人工核對(duì)。

4.5 針對(duì)企業(yè)管理成本的應(yīng)對(duì)措施

印章管理無(wú)小事，因印章管理不善，給企業(yè)造成的損失將是不可估量的，印章信息化管理將大幅度降低此類風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，采用印章信息化管理，將節(jié)約印章管理人異地用印所產(chǎn)生的人工成本和差旅成本。故印章信息化管理在規(guī)范管理和成本集約矛盾時(shí)，宜更重視規(guī)范管理。

綜合評(píng)價(jià)分析，企業(yè)印章信息化管理還處于推廣階段，存在一定技術(shù)難題無(wú)法解決，但在一定程度推動(dòng)印章規(guī)范化管理，規(guī)避了大部分已知風(fēng)險(xiǎn)，存在推廣的可能性。

參考文獻(xiàn)

陳昕.運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)新印章管理新方法[J].中國(guó)建設(shè)信息化，2017（06）.