孟嬌

摘 要：分析學(xué)籍管理信息化的現(xiàn)狀能夠明確當(dāng)前信息化背景下學(xué)籍管理中存在的問題，并提出針對(duì)性措施，優(yōu)化學(xué)籍管理模式，提高學(xué)籍管理質(zhì)量。文章通過對(duì)學(xué)籍管理信息化的現(xiàn)狀分析，明確當(dāng)前存在信息化平臺(tái)建設(shè)不到位、學(xué)籍管理人員計(jì)算機(jī)水平低、學(xué)籍管理模塊功能性不強(qiáng)等問題，并加大信息化平臺(tái)建設(shè)力度、加強(qiáng)學(xué)籍管理人員計(jì)算機(jī)技能培養(yǎng)、提出完善學(xué)籍管理模塊建設(shè)等針對(duì)性策略，以起到優(yōu)化學(xué)籍管理模式，提高學(xué)籍管理工作質(zhì)量與水平的作用。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理;信息化;對(duì)策

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 收稿日期：2020-11-16 文章編號(hào)：1674-120X（2020）36-0011-02

學(xué)籍管理是學(xué)校建設(shè)的重要組成部分，也是學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容。學(xué)籍管理工作直接影響學(xué)校建設(shè)、教學(xué)管理、教學(xué)秩序等，因而需要不斷創(chuàng)新學(xué)籍管理模式，使其適應(yīng)當(dāng)前信息化社會(huì)的基本需求，以信息化平臺(tái)建設(shè)、學(xué)籍管理模塊建設(shè)提高學(xué)籍管理工作的質(zhì)量與水平。[1]更需要對(duì)學(xué)籍管理信息化的現(xiàn)狀與不足展開分析，為優(yōu)化學(xué)籍管理模式、高效應(yīng)用信息化平臺(tái)與技術(shù)、開展信息化管理提供良好保障。

一、學(xué)籍管理信息化的意義

學(xué)籍管理是對(duì)學(xué)生各類信息進(jìn)行收集、管理的一項(xiàng)重要工作，為學(xué)生管理、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校建設(shè)等提供了基礎(chǔ)信息。[2]但由于每年入學(xué)的學(xué)生人數(shù)較多，學(xué)籍管理工作量較大，因此傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式已經(jīng)難以發(fā)揮管理作用。在信息化社會(huì)背景下，信息技術(shù)與信息平臺(tái)的應(yīng)用很好地為學(xué)籍管理提供了便利，極大地提高了學(xué)籍管理的效率與質(zhì)量，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）節(jié)省人力、物力、財(cái)力

傳統(tǒng)的學(xué)籍管理多采用紙質(zhì)檔案來收集、保存學(xué)籍信息，需要管理人員做好紙質(zhì)檔案的分類、歸檔。這不僅需要管理人員耗費(fèi)較多的時(shí)間進(jìn)行檔案整理，更難以提高檔案的利用效率，何況還可能存在紙質(zhì)檔案丟失、需要補(bǔ)辦的情況，在很大程度上浪費(fèi)了人力、物力與財(cái)力。而在信息化管理模式下，學(xué)籍管理能夠?qū)崿F(xiàn)全面信息化，不僅不需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，還能夠提高管理效率，如通過信息查詢平臺(tái)能夠直接調(diào)取檔案，副本的使用也不會(huì)造成檔案丟失，學(xué)籍管理花費(fèi)的時(shí)間更短，效率更高。[2]

（二）信息更新更及時(shí)

學(xué)籍管理是對(duì)學(xué)生形成的持續(xù)性跟蹤過程，需要收集學(xué)生在校期間的具體情況，如學(xué)生入學(xué)日期、休學(xué)情況、在校處分、學(xué)科成績、榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等。這類信息未及時(shí)更新，可能造成學(xué)籍信息的不真實(shí)，影響學(xué)生的就學(xué)、就業(yè)與發(fā)展。因而在學(xué)籍管理信息化模式下，對(duì)學(xué)生在校情況、畢業(yè)情況相關(guān)信息的及時(shí)獲取與管理，能夠及時(shí)更新學(xué)籍表中的信息。由于學(xué)生人數(shù)多，因此在學(xué)籍管理工作中應(yīng)用信息化管理，能夠提高信息更新的效率，在學(xué)生各類信息變動(dòng)時(shí)及時(shí)進(jìn)行信息的更新與錄入，有利于更好地在短時(shí)間內(nèi)完成更多的工作量，更好地適應(yīng)學(xué)校學(xué)籍管理的需求。

（三）提供信息共享機(jī)制

在學(xué)籍管理工作中，不僅需要做好學(xué)籍信息的管理，更需要為學(xué)籍信息的利用提供便利。學(xué)籍管理信息化能夠通過信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)學(xué)生與學(xué)籍管理平臺(tái)中學(xué)籍信息的共享，從而更好地實(shí)現(xiàn)信息溝通，避免信息不對(duì)稱造成的不良影響。[3]例如，在傳統(tǒng)學(xué)籍管理中，對(duì)學(xué)生入學(xué)的主要信息與異常情況進(jìn)行分割管理，學(xué)生難以全面獲取自己的學(xué)籍信息;但在信息化管理模式下，通過數(shù)據(jù)庫管理的方式來提高信息集成水平，提供信息共享機(jī)制，也能夠使學(xué)籍信息的保存、利用更加便捷。

二、學(xué)籍管理信息化的現(xiàn)狀及不足

在信息化時(shí)代背景下，開展學(xué)籍管理工作也能夠以信息化管理的理念來完善學(xué)籍管理模式，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的信息化。近些年來，高校畢業(yè)生的學(xué)歷、學(xué)位信息都以電子化的形式呈現(xiàn)，這不僅能夠使得高校畢業(yè)生通過信息化平臺(tái)、網(wǎng)站查詢獲取自身的學(xué)歷、學(xué)位信息，也是學(xué)籍管理信息化的第一步。而在后續(xù)的信息化管理中，各類制度的推行與改革都使得學(xué)籍管理信息化得以實(shí)現(xiàn)。[4]但需要重視的是，學(xué)籍管理信息化是一個(gè)長期的過程，在信息化平臺(tái)的搭建、信息技術(shù)的應(yīng)用與信息化管理理念的逐漸形成上需要多方配合，不斷完善，因此近些年來學(xué)校在學(xué)籍管理信息化中也花費(fèi)了較多的時(shí)間與精力，以建立適應(yīng)學(xué)校特點(diǎn)的教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理模塊，將學(xué)籍管理納入學(xué)校管理中，并將其作為重要的構(gòu)成部分加以完善。以下就當(dāng)前學(xué)籍管理信息化中存在的一些問題進(jìn)行具體分析。

（一）信息化平臺(tái)建設(shè)不到位

學(xué)籍管理信息化在實(shí)踐中需要依靠信息化平臺(tái)，當(dāng)前學(xué)校在學(xué)籍管理工作中更多的是依靠人工管理。盡管紙質(zhì)檔案的應(yīng)用減少，但很多學(xué)籍信息依舊依靠紙質(zhì)檔案進(jìn)行記錄與管理，信息化技術(shù)的使用還未實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，以致學(xué)籍管理管理工作難以高效完成。學(xué)校信息化平臺(tái)的建設(shè)存在一定的不足，如部分學(xué)校在信息化平臺(tái)建設(shè)中重視硬件設(shè)施的完善，但忽視軟件的應(yīng)用，信息化平臺(tái)在搭建中缺少使用系統(tǒng)，未能夠給學(xué)籍管理工作提供較多的便利。

（二）學(xué)籍管理工作人員計(jì)算機(jī)水平低

學(xué)籍管理在信息化模式下，需要操作者具備較高的計(jì)算機(jī)水平，并熟練應(yīng)用信息技術(shù)來解決學(xué)籍管理中的多種問題。但在當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍管理工作中，相關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)水平還較低，難以在信息平臺(tái)上進(jìn)行高效操作，且對(duì)學(xué)籍管理模塊與信息技術(shù)的利用能力較差，這就造成在應(yīng)用信息化平臺(tái)進(jìn)行學(xué)籍管理的過程中常出現(xiàn)數(shù)據(jù)失誤、程序混亂等情況，不利于學(xué)籍管理的精細(xì)化，還可能造成學(xué)籍信息的丟失與錯(cuò)誤，影響學(xué)籍管理的質(zhì)量。

（三）學(xué)籍管理模塊功能性不強(qiáng)

學(xué)籍管理在信息化平臺(tái)建設(shè)與信息技術(shù)應(yīng)用上需要構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，而這又需要學(xué)校與相關(guān)的軟件平臺(tái)合作，開發(fā)適應(yīng)學(xué)校特點(diǎn)的信息系統(tǒng)。但由于學(xué)籍管理信息化的推行與建設(shè)中還存在較多未落實(shí)之處，因而也造成信息系統(tǒng)建設(shè)中許多標(biāo)準(zhǔn)不明確，給信息系統(tǒng)的實(shí)際使用造成麻煩，如學(xué)籍管理模塊的功能不全面造成在學(xué)籍管理的相關(guān)操作中某些模塊的工作難以有效執(zhí)行。另外，在學(xué)籍管理模塊中共享平臺(tái)的建設(shè)不到位，導(dǎo)致學(xué)校與學(xué)生間的學(xué)籍信息難以實(shí)現(xiàn)有效流通共享，存在學(xué)生信息接收不及時(shí)、信息閉塞的問題。

三、學(xué)籍管理信息化的改進(jìn)措施

在信息化社會(huì)背景下，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為學(xué)籍管理提供了新的技術(shù)手段，也提供了新的管理模式，學(xué)籍管理信息化的推行需要不斷加強(qiáng)信息平臺(tái)建設(shè)，優(yōu)化學(xué)籍管理模塊，提高信息技術(shù)應(yīng)用技能，進(jìn)而提高學(xué)籍管理質(zhì)量。

（一）加大信息化平臺(tái)建設(shè)力度

學(xué)籍管理信息化的推行需要有良好的平臺(tái)基礎(chǔ)，因此在信息化平臺(tái)的建設(shè)上，學(xué)校一方面需要加深理解認(rèn)識(shí)，另一方面需要加大信息化平臺(tái)的建設(shè)投入。首先，學(xué)校需重視信息化平臺(tái)建設(shè)，能夠統(tǒng)一思想，加大對(duì)學(xué)籍管理信息化建設(shè)的宣傳力度，使得學(xué)籍管理工作人員能夠更重視信息平臺(tái)的應(yīng)用，為學(xué)校推進(jìn)信息化平臺(tái)的建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。[5]其次，學(xué)校需增加信息化平臺(tái)建設(shè)投入，如在一些軟硬件設(shè)施的采購上投入必要的資金，為信息化平臺(tái)建設(shè)提供資金保障。再次，學(xué)校需完善學(xué)籍管理信息化體制，明確信息化學(xué)籍管理的方向，使得學(xué)籍管理工作能夠有章可循，在信息化平臺(tái)的搭建與信息技術(shù)的利用上更具體、客觀。這樣才能夠更加貼合當(dāng)前的學(xué)籍管理信息化模式，適應(yīng)學(xué)籍管理的需求，不斷完善與改進(jìn)，提高學(xué)籍管理質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)學(xué)籍管理人員計(jì)算機(jī)技能培養(yǎng)

計(jì)算機(jī)技能在信息化社會(huì)背景下已經(jīng)成為一種基礎(chǔ)性技能，現(xiàn)代教育中也將計(jì)算機(jī)技能作為必要技能，因此在學(xué)籍管理工作中，提高管理人員的計(jì)算機(jī)技能，不僅能提高其工作能力，也能提高其專業(yè)技能。在對(duì)管理人員計(jì)算機(jī)技能的培養(yǎng)過程中，應(yīng)做好兩方面的工作：一是學(xué)校需為學(xué)籍管理人員技能的培養(yǎng)提供平臺(tái)與機(jī)會(huì)，如通過集中開展技能培訓(xùn)的方式，提高管理人員的技能水平，并在培訓(xùn)中引用學(xué)籍管理工作中信息技術(shù)應(yīng)用的內(nèi)容，進(jìn)而促進(jìn)管理人員熟悉業(yè)務(wù)，使其能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技能解決學(xué)籍管理問題。二是管理人員需要轉(zhuǎn)變管理理念，培養(yǎng)自身的創(chuàng)新意識(shí)，在學(xué)籍管理工作中也需要不斷創(chuàng)新，以提高學(xué)籍管理工作水平為目的，不斷創(chuàng)新學(xué)籍管理的技術(shù)手段，為學(xué)籍管理信息化奠定基礎(chǔ)。

（三）完善學(xué)籍管理模塊建設(shè)

在學(xué)籍管理中，構(gòu)建完善的管理模塊能夠?yàn)閷W(xué)籍管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容提供操作依據(jù)，因此在軟件方面需提高其實(shí)用性。學(xué)校可以通過與專業(yè)軟件公司合作開發(fā)軟件的方式，根據(jù)學(xué)籍管理工作中的實(shí)際需求進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)，提高軟件實(shí)用性，為學(xué)籍管理模塊建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。[6]同時(shí)，需要建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，這樣才能為繁雜的學(xué)籍信息提供信息共享的基本渠道。學(xué)校在管理模塊建設(shè)中可以引入JSP技術(shù)，使學(xué)籍信息的查找、流通更加便捷，能夠在各個(gè)部門、學(xué)校與學(xué)生間建立信息流通渠道，提高信息共享水平。

四、結(jié)語

學(xué)籍管理作為學(xué)校管理工作中的一個(gè)重要組成部分，需要適應(yīng)現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)與信息管理需求。將信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)籍管理工作中能夠提高管理信息化水平，進(jìn)而為學(xué)籍管理信息化的全面推行奠定良好的基礎(chǔ)。當(dāng)前學(xué)籍管理信息化中還存在信息平臺(tái)建設(shè)不充分、管理模塊構(gòu)建不完善、管理人員計(jì)算機(jī)水平低等問題，需要學(xué)校提高對(duì)學(xué)籍管理信息化的重視程度、投入更多的資金、建立完善的管理制度、加大人員的培訓(xùn)力度、設(shè)計(jì)開發(fā)應(yīng)用軟件、構(gòu)建與完善信息庫、提高信息共享水平，為學(xué)籍管理信息化提供必要的支持。

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