陳張瑩

摘 要：隨著數(shù)字化及AI技術(shù)的廣泛應(yīng)用，并深刻影響著全國(guó)各行各業(yè)，包括對(duì)財(cái)務(wù)工作方式及財(cái)務(wù)行業(yè)帶來(lái)新的思考與考驗(yàn)。本文旨在從提升財(cái)務(wù)信息化水平的角度，提出對(duì)智能財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的建議，助力高校財(cái)務(wù)流程再造，實(shí)現(xiàn)云報(bào)銷，便捷財(cái)務(wù)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：智能報(bào)銷 ?數(shù)字化

財(cái)務(wù)信息化推廣所體現(xiàn)的便利與高效性，正在逐步引起高校財(cái)務(wù)行業(yè)的重視，但距離智能財(cái)務(wù)報(bào)銷與數(shù)字化財(cái)務(wù)服務(wù)，還有一定的差距。本文主要從高校財(cái)務(wù)報(bào)銷目前的現(xiàn)狀、發(fā)展的趨勢(shì)、具體建議及需要提供的保障這幾方面加以論述。

一、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的現(xiàn)狀

財(cái)務(wù)行業(yè)經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，從會(huì)計(jì)電算化已過(guò)渡到財(cái)務(wù)信息化的時(shí)代，很多高校已實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)銷網(wǎng)上預(yù)約、收入申報(bào)線上操作或是系統(tǒng)成功對(duì)接等財(cái)務(wù)報(bào)銷基本配置工作，雖也購(gòu)置了自助投遞設(shè)備，但依舊是線下審批簽字后直接投遞，返單率較高，在給教職工提供一定便利的同時(shí)，極大的增加了財(cái)務(wù)的返工工作量。目前隨著高校事業(yè)發(fā)展，許多高校存在多個(gè)校區(qū)，報(bào)銷單據(jù)經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人跑簽成為困擾教職工的一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。遇到緊急情況，通過(guò)微信截圖或者郵件審批打印作為附件，后續(xù)的整理工作量巨大，非長(zhǎng)久之計(jì)。智能財(cái)務(wù)報(bào)銷雖喊了幾年，未見整體行業(yè)的實(shí)質(zhì)性舉動(dòng)，如遇公共危機(jī)事件，有可能引發(fā)的各種影響，有必要引起財(cái)務(wù)行業(yè)的重視。

二、推行智能財(cái)務(wù)報(bào)銷是高校財(cái)務(wù)事業(yè)發(fā)展的重要方向

隨著數(shù)字化與AI技術(shù)在各行業(yè)的廣泛應(yīng)用，未來(lái)的財(cái)務(wù)事業(yè)發(fā)展方向必然與數(shù)字化和AI智能強(qiáng)相關(guān)。許多建立共享財(cái)務(wù)模式的集團(tuán)或者是跨國(guó)企業(yè)，已在此AI領(lǐng)域率先嘗試，線上傳遞單據(jù)、移動(dòng)審批、銀企直連、財(cái)稅聯(lián)通，無(wú)需面對(duì)面，遠(yuǎn)程一步到位，顯示了智能財(cái)務(wù)報(bào)銷強(qiáng)大的優(yōu)越性。未來(lái)財(cái)務(wù)的發(fā)展，更是不受時(shí)間和空間地理位置的限制，推行智能財(cái)務(wù)報(bào)銷是適應(yīng)這一趨勢(shì)，也是高校財(cái)務(wù)事業(yè)重要發(fā)展方向。

三、推行智能財(cái)務(wù)報(bào)銷的具體舉措

（一）依托信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

線上提交單據(jù)。從面對(duì)面教職工送單據(jù)至財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)，當(dāng)面或者電話溝通問(wèn)題，轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^(guò)延伸網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)功能，將每項(xiàng)報(bào)銷業(yè)務(wù)類型分類，需要哪些附件進(jìn)行類型鎖定，上傳附件照片，手機(jī)終端端或者pc端提交。

線上審批。完成線上單據(jù)提交后，業(yè)務(wù)流程直接轉(zhuǎn)到項(xiàng)目所屬的經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人線上審批流程，這個(gè)流程也需要根據(jù)各個(gè)高校既定的財(cái)務(wù)授權(quán)審批制度結(jié)合內(nèi)部控制制度進(jìn)行合理精準(zhǔn)的設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)從線下轉(zhuǎn)移到線上的高效嚴(yán)格執(zhí)行，這個(gè)環(huán)節(jié)也是需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。

線上財(cái)務(wù)審核。待業(yè)務(wù)審批流程結(jié)束后自動(dòng)跳轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)人員審核流程。從筆者近兩年的具體財(cái)務(wù)實(shí)踐中，這里可以有一個(gè)細(xì)節(jié)的改進(jìn)操作。網(wǎng)上審核系統(tǒng)需要借助AI智能識(shí)別技術(shù)，將上傳的票據(jù)提取關(guān)鍵信息，例如差旅費(fèi)中的機(jī)票行程單，提取乘機(jī)人姓名、人數(shù)、行程、金額。增值稅發(fā)票提取開票信息、開票內(nèi)容及金額等，實(shí)現(xiàn)原始單據(jù)的數(shù)字化，提升財(cái)務(wù)人員審核效率與準(zhǔn)確率。

配合自助單據(jù)投遞。待線上財(cái)務(wù)審核無(wú)誤后，方可打印制式審核無(wú)誤確認(rèn)單，將原始單據(jù)一并投遞至自助投遞機(jī)。此確認(rèn)單作為財(cái)務(wù)人員辨識(shí)此單據(jù)前期已經(jīng)過(guò)審核的重要依據(jù)可以有效地與線下單據(jù)作區(qū)分。財(cái)務(wù)人員每天定時(shí)至指定地點(diǎn)領(lǐng)取單據(jù)，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷全程零接觸。

（二）云端操作，簡(jiǎn)化審核與報(bào)銷手續(xù)

云辦公。借助遠(yuǎn)程連接和vpn設(shè)置，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員不受地域限制影響，不在辦公室一樣也能完成財(cái)務(wù)相關(guān)操作。同時(shí)內(nèi)嵌財(cái)務(wù)管理規(guī)則，將標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為程序語(yǔ)言，用系統(tǒng)代替人為判斷，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提單環(huán)節(jié)即設(shè)置“關(guān)卡”，確保單據(jù)的準(zhǔn)確性，提高財(cái)務(wù)人員處理單據(jù)的效率與準(zhǔn)確率。

減業(yè)務(wù)。聯(lián)動(dòng)商旅、采購(gòu)平臺(tái)，從源頭減少審核與報(bào)銷數(shù)量。通過(guò)引入第三方商旅服務(wù)平臺(tái)解決教職工差旅問(wèn)題，引入日常辦公用品及固定資產(chǎn)采購(gòu)平臺(tái)，不再進(jìn)行逐單報(bào)銷付款，采用定期結(jié)算的方式，教職工無(wú)需墊付資金，采用凍結(jié)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)卡的方式，由財(cái)務(wù)處定期與供應(yīng)商結(jié)算，極大的降低業(yè)務(wù)量。

（三）以智能財(cái)務(wù)報(bào)銷為依托，不斷擴(kuò)展外延功能

預(yù)借發(fā)票系統(tǒng)。隨著高校事業(yè)發(fā)展，科研與非科研業(yè)務(wù)對(duì)發(fā)票的需求量劇增，依靠傳統(tǒng)手工開票，無(wú)法再滿足業(yè)務(wù)的需求，教職工的痛點(diǎn)之一也往往來(lái)自于此。使用預(yù)借開票系統(tǒng)，并與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程批量開票。預(yù)借開票系統(tǒng)提供票據(jù)的原始資料上傳，內(nèi)置財(cái)務(wù)和科研院等相關(guān)部門的審核流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)人員零接觸。開票信息使用excel表格導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)批量開票，滿足大型會(huì)議的開票需求量。

合同管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)前端業(yè)務(wù)管控，合同信息對(duì)接財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)，通過(guò)合同號(hào)等字段與財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)關(guān)聯(lián)，免去教職工重復(fù)提交合同等附件。同時(shí)提取合同中關(guān)鍵付款信息，財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)匹配校驗(yàn)報(bào)銷付款數(shù)據(jù)，確保資金安全，降低付款風(fēng)險(xiǎn)。

電子檔案系統(tǒng)。財(cái)務(wù)憑證檔案電子化，為高?？蒲许?xiàng)目結(jié)題審計(jì)、上級(jí)各項(xiàng)檢查提供遠(yuǎn)程線上支持，節(jié)約學(xué)校的時(shí)間和人力。電子檔案分類管理，需要與實(shí)物管理一體化。建議可以由專業(yè)第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)介入，提供憑證電子化的掃描上傳系統(tǒng)并且與實(shí)物的憑證管理。

四、推行財(cái)務(wù)智能報(bào)銷的幾點(diǎn)思考

AI技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化應(yīng)用，就像是一把科技的雙刃劍，在提高財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理效率，享受信息化提供便利的同時(shí)，也需要警惕系統(tǒng)安全等潛在風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

（一）系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性

需要重點(diǎn)考慮系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性以及做好數(shù)據(jù)備份。網(wǎng)上審批系統(tǒng)考慮通過(guò)CA認(rèn)證、短信授權(quán)簽字等方式確保經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人本人授權(quán)使用。紙質(zhì)單據(jù)的簽字應(yīng)考慮水印等不可輕易被仿制的方式杜絕人為造假。

（二）系統(tǒng)配置與穩(wěn)定性

根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行對(duì)服務(wù)器配置，包括存儲(chǔ)空間、內(nèi)存、CPU的需求，提供足夠的高配置與服務(wù)器容量，支持系統(tǒng)的高配置需求，滿足高峰時(shí)段系統(tǒng)的正常運(yùn)行以及系統(tǒng)升級(jí)和數(shù)據(jù)傳輸?shù)男枰瑫r(shí)，密切關(guān)注每一次系統(tǒng)升級(jí)后對(duì)服務(wù)器性能的耗用情況，及時(shí)提升配置。

（三）人員與經(jīng)費(fèi)的持續(xù)投入

財(cái)務(wù)信息化是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要從頂層設(shè)計(jì)進(jìn)行系統(tǒng)化的思考，需要管理者從根本上予以重視，設(shè)備、系統(tǒng)都需要專項(xiàng)資金作保障，同時(shí)建議高校能夠成立信息化科室或者是專項(xiàng)工作小組，專職服務(wù)于高校智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的研究與推進(jìn)。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著數(shù)字化及AI智能的逐步應(yīng)用，使我們更加認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)信息化的重要性。筆者通過(guò)對(duì)智能財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的思考，拋磚引玉，希望有更多財(cái)務(wù)信息化專業(yè)人員投入到此進(jìn)行更加深入的研究與實(shí)踐。

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