劉晴

摘? ? 要：本文對企業(yè)印章的涵義與作用進(jìn)行分析，立足于當(dāng)前國企印章管理工作現(xiàn)狀，挖掘管章意識、管理制度、管理風(fēng)險等方面存在的問題，并提出科學(xué)有效的解決對策，力求通過提高管控意識、健全管理體系、加大風(fēng)險防范力度等方式，使印章管理更加規(guī)范可靠，促進(jìn)企業(yè)的健康長久發(fā)展。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);印章管理;有效措施

引言：在企業(yè)管理工作中，印章的地位不容小覷，它具有極高的權(quán)限，許多企業(yè)的重大事情決斷都需要印章的存在才可生效，可見印章的重要作用。但是，當(dāng)前一些國企的印章管理存在諸多問題，主要體現(xiàn)在管章意識、管理制度、管理風(fēng)險等方面。對此，應(yīng)通過發(fā)揮政工工作效力，轉(zhuǎn)變思想，填補(bǔ)缺口與漏洞，使印章管理工作更加科學(xué)妥善。

一、企業(yè)印章

企業(yè)印章是由企業(yè)刻制的，在當(dāng)?shù)毓膊块T備案的、以文字圖形為主體的公章與專用章，它是企業(yè)公務(wù)活動中職權(quán)行使與運(yùn)用的重要工具。蓋有企業(yè)印章的文件是受法律保護(hù)的，說明企業(yè)要對該文件的內(nèi)容負(fù)法律責(zé)任，因此要確保印章安全有效，切實維護(hù)用印的權(quán)威性和法定性。企業(yè)印章一旦被他人盜用或者冒用，很可能為企業(yè)帶來不必要的糾紛，甚至巨大法律責(zé)任。此外，印章的重要性還體現(xiàn)在對社會各界的承擔(dān)主體方面，在法人名義承擔(dān)中，印章是作為代表單位的法人形象而行使權(quán)力的。因此，需要加強(qiáng)印章管理力度，提高領(lǐng)導(dǎo)與員工的法律意識，有效防止濫用和誤用，自覺遵守相關(guān)用印規(guī)定，杜絕違法亂紀(jì)的蓋章行為，這對企業(yè)日常經(jīng)營和服務(wù)具有重要意義，甚至關(guān)系到企業(yè)的生死存亡[1]。

二、企業(yè)印章管理工作存在的問題

（一）印章管控意識淡薄

當(dāng)前，部分國企對印章管理與使用的重視程度不足，在思想意識方面存在些許問題，在一定程度上為企業(yè)帶來了經(jīng)濟(jì)損失與風(fēng)險隱患，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，缺乏專業(yè)的管章人員，雖然一些企業(yè)設(shè)置了專人負(fù)責(zé)管章，但管理人員常常負(fù)責(zé)多項工作，如文秘、辦公室、檔案工作等等，有時多枚公章由不同部門負(fù)責(zé)管理，很容易導(dǎo)致管理混亂;另一方面，登記要素缺失，印章管理責(zé)任不夠清楚。用印登記應(yīng)包括序號、時間、部門、內(nèi)容以及負(fù)責(zé)人等內(nèi)容，但在實際操作中，一些單位存在登記要素不齊全現(xiàn)象，未對相應(yīng)文件嚴(yán)格審查，審批流程的記錄不詳細(xì)，這些都對印章管理與責(zé)任分配起到了負(fù)面作用。

（二）管理制度不健全

部分國企的用印不夠規(guī)范，存在較大的主觀隨意性，相關(guān)管理制度不健全，導(dǎo)致規(guī)范性錯誤時有發(fā)生。例如，一些管章人員單純對一些審批材料與日期加蓋公章，對一些證明材料或者因文字錯誤而更改后的文件卻沒有加蓋公章，很容易引起矛盾糾紛，且部分公章加蓋會標(biāo)注有效期，對于此類公章加蓋，部分企業(yè)認(rèn)為沒有必要。在蓋完章后，一些已經(jīng)失效或者錯誤的文件，沒有及時銷毀，而是隨手丟掉;一些蓋章過的空白紙張也未有效處理，為有心之人提供可乘之機(jī)，引發(fā)違法亂紀(jì)現(xiàn)象，為企業(yè)帶來巨大經(jīng)濟(jì)損失。

（三）印章管理風(fēng)險存在

由于企業(yè)或人員忽視印章管理的重要性，導(dǎo)致印章管理存在諸多風(fēng)險，主要體現(xiàn)在以下方面。一是印章濫用，印章管理者借助職位便利使用印章與第三方進(jìn)行交易，從中謀取私利，在無形中對企業(yè)造成損失;二是印章盜用，部分企業(yè)對行政章的保管較為嚴(yán)格，很少出現(xiàn)大問題，而對于非法人單位印章來說，則經(jīng)常出現(xiàn)被盜用或擅自使用等情況，需要引起企業(yè)高度重視;三是印章偽造，由于印章的備案期為兩年，超過兩年的印章將無從查證，為不法分子提供了可乘之機(jī)，通過偽造企業(yè)印章敲詐勒索，加上違法成本較低，此類現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生;四是印章監(jiān)管不到位，一些企業(yè)綜合檢查的中心側(cè)重于項目進(jìn)展，忽視了印章使用方面的監(jiān)督檢查，問題發(fā)現(xiàn)與整改不及時，不利于風(fēng)險防控與管理效率的提升[2]。

三、企業(yè)印章管理的有效措施

為了盡量減少和避免企業(yè)因用印管理不當(dāng)影響自身正常運(yùn)行，應(yīng)針對當(dāng)前企業(yè)用印管理方面存在的問題，采取科學(xué)有效的管理措施，通過提高管控意識、健全管理體系、加大風(fēng)險防范力度等方式，使印章管理更加規(guī)范可靠。

（一）加大宣傳，提高管控意識

在新時期背景下，外界環(huán)境紛亂錯雜，人們面臨的誘惑增加。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)思想觀念教育，選擇具有較強(qiáng)職責(zé)操守與責(zé)任意識的同志管理印章;并定期舉辦培訓(xùn)教育活動，向全體員工宣傳印章管理的重要意義和價值，提高員工的印章管控意識，使大家能夠自覺按照印章管理辦法辦事。針對違法用印的情況應(yīng)提高警惕，加大宣傳教育，使員工清楚認(rèn)識到濫用、盜用、偽造印章的嚴(yán)重性以及需要承擔(dān)的法律責(zé)任，不要被一時的利益蒙蔽雙眼，觸犯法律走上不歸路;還應(yīng)鼓勵大家自覺參與到用印監(jiān)督工作中，針對違法用印行為積極舉報，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動營造良好的環(huán)境。此外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以身作則，積極響應(yīng)印章規(guī)范化管理的號召，合理合法的使用印章，維護(hù)企業(yè)利益，將印章管理在各項工作中貫徹落實，從根本上杜絕風(fēng)險問題產(chǎn)生。

（二）完善制度，健全管理體系

1.健全印章管理制度。企業(yè)上下應(yīng)深刻認(rèn)識到制度是執(zhí)行的基礎(chǔ)，在日常工作中應(yīng)嚴(yán)格按照印章審批登記制度合理用印，對于需要用印的文件，必須走審批程度后才可使用;

2.落實管章責(zé)任制度。國企印章數(shù)量眾多，種類多樣，應(yīng)為各類印章配備專人負(fù)責(zé)保管，在使用、移交、歸檔等各個環(huán)節(jié)均可能發(fā)生風(fēng)險，應(yīng)切實做到“章在人在”;由于非法人印章的使用相對頻率，風(fēng)險因素更多，應(yīng)加強(qiáng)對此類用章的審批和使用，明確責(zé)任人員，在每次用章前都要請示和登記，做好各類審核單據(jù)的移交工作，定期檢查和不定期抽查相結(jié)合，提高管章效率;

3.制定授權(quán)制度。對于授權(quán)委托書加蓋印章形式確定的授權(quán)事項與范圍，并以合同附件形式發(fā)送給單位的，一定要求保留簽收記錄。將不適宜授權(quán)的內(nèi)容剔除，防止被授權(quán)者擅自承諾為企業(yè)帶來風(fēng)險;部分國企經(jīng)常對外投標(biāo)，需要管章人員帶章出差的，管理者應(yīng)做到章不離手，時刻保障用印安全;

4.明確電子印章使用規(guī)范。在信息時代背景下，許多企業(yè)采用網(wǎng)上辦公的方式，對于電子版的文件則需要加蓋電子印章。在規(guī)章制度制定時應(yīng)與時俱進(jìn)，與企業(yè)實際情況相結(jié)合，明確電子章的使用規(guī)范。在使用時應(yīng)與信息管理部門積極溝通，確保在安全的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下使用，以免產(chǎn)生風(fēng)險和損失。

（三）多管齊下，抵御管理風(fēng)險

1.構(gòu)建印章專用系統(tǒng)

對于大型國有企業(yè)來說，各類印章數(shù)量眾多，一般會超過100枚。要想加強(qiáng)印章的規(guī)范化、透明化管理，單純依靠人工力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，還要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，通過構(gòu)建印章專用系統(tǒng)的方式來實現(xiàn)。由于該系統(tǒng)中涉及的內(nèi)容與部門眾多，構(gòu)建難度相對較大，需要多個部門的協(xié)調(diào)配合，落實相關(guān)人員的職責(zé)，對現(xiàn)有印章管理體系進(jìn)行梳理后，將數(shù)據(jù)信息錄入到印章管理系統(tǒng)中，要切實做到無疏漏、不瞞報，各企業(yè)根據(jù)自身實際情況構(gòu)建印章專用系統(tǒng)，確保管章工作的高效合理，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

2.強(qiáng)化印章風(fēng)險防范

對企業(yè)現(xiàn)有印章使用情況進(jìn)行綜合調(diào)查與分析，實現(xiàn)全面摸底，包括用印情況、審批環(huán)節(jié)、保管情況等等，經(jīng)過全面調(diào)查后對現(xiàn)有印章進(jìn)行規(guī)劃和整理，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，定期對用章情況進(jìn)行檢查，確保不留死角。當(dāng)印章受損、被盜或者遺失時，應(yīng)立即保護(hù)現(xiàn)場，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。如若是企業(yè)公章被盜或者遺失，應(yīng)立即向公安部門和公章刻制機(jī)構(gòu)反映情況，及時采取有效的補(bǔ)救措施，盡量將損失降到最低。此外，還應(yīng)構(gòu)建印章監(jiān)管制度，定期檢查和不定期抽查，構(gòu)建追責(zé)制度，對于利用企業(yè)公章謀取私利的情況，一概從嚴(yán)處理，追究其法律責(zé)任[3]。

3.注重作廢印章管理

在企業(yè)運(yùn)行過程中，有時會因人員流動、樣式變更或者受損等因素導(dǎo)致印章無法使用而作廢，需要企業(yè)派遣專人負(fù)責(zé)管理此事，并嚴(yán)格按照相關(guān)流程辦理手續(xù)。針對作廢印章，應(yīng)及時公示，可通過主流媒體進(jìn)行公示，并通知相關(guān)業(yè)務(wù)單位知曉;科學(xué)有效的對作廢印章進(jìn)行處理，嚴(yán)格按照國家法律規(guī)定將其銷毀，以免產(chǎn)生風(fēng)險;部分印章可以回收，例如機(jī)構(gòu)注銷、企業(yè)或部門變化、原印章丟失等等。當(dāng)印章作廢后，印章使用者應(yīng)及時將其上繳給檔案管理部門對其進(jìn)行封存管理;對于丟失或者被盜的印章，應(yīng)在企業(yè)內(nèi)外進(jìn)行公示后，重新辦理審批刻制，以免影響相關(guān)業(yè)務(wù)的開展。

結(jié)論：綜上所述，在國企經(jīng)營與發(fā)展中，印章管理的作用不容忽視，應(yīng)采取多樣化措施加強(qiáng)印章內(nèi)部管理力度，并通過制定完善相關(guān)制度，對全體員工的用章行為進(jìn)行約束，提高領(lǐng)導(dǎo)與員工的法律意識，有效防止濫用和誤用，自覺遵守相關(guān)用印規(guī)定，杜絕違法亂紀(jì)的蓋章行為，實現(xiàn)印章管理的規(guī)范化、透明化。

參考文獻(xiàn)：

[1]雷玉文.加強(qiáng)印章管理規(guī)范化及對策分析[J].管理觀察，2019，000（006）：174-175.

[2]劉敬琳.企業(yè)印章管理中的法律風(fēng)險防范[J].經(jīng)營管理者，2019（6）.

[3]魏兆兵，魏夢雅.企業(yè)印章管理中的法律風(fēng)險防范[J].秘書之友，2019（7）：12-13.