謝鳳梅

摘要：在日常行政工作中，總是無(wú)法避免重復(fù)性工作的發(fā)生，相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)總是頻繁引用，對(duì)于普通操作人員來(lái)說(shuō)，如何簡(jiǎn)單高率地實(shí)現(xiàn)多個(gè)工作表、多種數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)篩選與引用，值得探討。Excel中常用函數(shù)Vlookup解決了數(shù)據(jù)查找問(wèn)題，但經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)操作發(fā)生異常等現(xiàn)象，無(wú)法將正確匹配結(jié)果輸出，因此而困擾大家。該文將結(jié)合實(shí)際工作需求分析如何利用數(shù)字格式自定義，提升數(shù)據(jù)錄入與匹配效率。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)匹配;教育信息化;數(shù)字格式自定義

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）14-0124-02

當(dāng)前，“互聯(lián)網(wǎng)+教育”已成為教育領(lǐng)域的熱門話題，為推動(dòng)該計(jì)劃的實(shí)施進(jìn)程，國(guó)家教育部于2018年4月又印發(fā)了《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》。教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃是順應(yīng)智能環(huán)境下教育發(fā)展的必然選擇，是推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的具體實(shí)施計(jì)劃。在這樣的形勢(shì)下，作為教育機(jī)構(gòu)不僅要改變教與學(xué)的方式，還要改變辦學(xué)、教育、管理理念;作為一名普通行政人員，則要改變傳統(tǒng)辦公方式，主動(dòng)養(yǎng)成自動(dòng)化辦公理論，減少人力、耗材方面的支出，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決日常瑣碎的數(shù)據(jù)冗余。Excel作為一款常用的辦公軟件，簡(jiǎn)便靈活，集數(shù)據(jù)表、工作表、VBA開(kāi)發(fā)與報(bào)表功能于一身，易學(xué)難精，單元格數(shù)字格式自定義是難點(diǎn)內(nèi)容之一，利用此功能，可定制、擴(kuò)展單元格的數(shù)字格式、規(guī)范數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)，減少重復(fù)操作，使得數(shù)據(jù)匹配率更高。

1數(shù)字自定義格式模型

通常情況下，單元格內(nèi)容可分為文本和數(shù)字等形式，其中數(shù)字又可分為正數(shù)、負(fù)數(shù)、零。在Excel單元格區(qū)域中創(chuàng)建數(shù)字自定義格式時(shí)，默認(rèn)條件下Excel采用四區(qū)段代碼模型，也可以理解成四個(gè)節(jié)，每個(gè)節(jié)之間用分號(hào)進(jìn)行分隔，例如：222;111;000;AAA。這四個(gè)節(jié)按從左向右的順序分別可以定義正數(shù)、負(fù)數(shù)、零、文本。若指定兩個(gè)節(jié)，則第一部分表示正數(shù)和零，第二部分表示負(fù)數(shù);若指定了一個(gè)節(jié)，則所有數(shù)字都會(huì)使用該格式，即“G/通用格式”;如果要跳過(guò)某一節(jié)，則對(duì)該節(jié)僅使用分號(hào)即可。格式代碼符號(hào)均需在英文狀態(tài)下輸入，單元格默認(rèn)的數(shù)字類型是“常規(guī)”型，與自定義數(shù)字格式“G/通用格式”相同作用。

Excel單元格數(shù)字格式自定義中的格式代碼有很多，比較常見(jiàn)格式代碼及含義分別有以下幾點(diǎn)。

1）數(shù)字占位符：#，？。0。“#”只顯示有意義的零而不顯示無(wú)意義的零，小數(shù)點(diǎn)后數(shù)字如大于“#”的數(shù)量，則按最后“#”的位數(shù)進(jìn)行四舍五入;“？”用于在小數(shù)點(diǎn)兩邊為無(wú)意義的零添加空格，便于當(dāng)單元格按固定寬度時(shí)，小數(shù)點(diǎn)可對(duì)齊;“0”表示如果單元格的數(shù)字位數(shù)大于占位符個(gè)數(shù)時(shí)，則顯示實(shí)際位數(shù)與值，如果小于定義的占位符個(gè)數(shù)時(shí)，則用0補(bǔ)足，特別適合用于規(guī)范前置0的設(shè)置。

2）口中括號(hào)表示條件。例如：[顏色M]，N是指0-56之間的整數(shù)，指調(diào)用調(diào)色板中的顏色，1表示紅色、2表示黑色等，用于設(shè)置單元格內(nèi)容的顏色;[條件]用于在單元格中進(jìn)行內(nèi)容判斷后再設(shè)置格式，此處條件最多只限于三個(gè)條件，其中兩個(gè)條件明確的，另外一個(gè)是“所有的其他”。

3）逗號(hào)“，”，表示千位分隔符，如果在代碼最后使用，則表示將數(shù)字縮小到1/1000。

4）分號(hào)“;”，表示各節(jié)之間的分隔符，末尾可省略。

5）@用于在當(dāng)前輸入的文本前面或后面自動(dòng)添加需要的文本內(nèi)容，相當(dāng)于文本前后的邊接功能。

6）*用于重復(fù)下一個(gè)字符，直到充滿列寬，可用于隱藏敏感數(shù)字，但不干擾正常運(yùn)算。比如常用的密碼，值不變，但顯示內(nèi)容修改了。

7）%用于在輸入的數(shù)字尾部加上“%”符號(hào)。

8）下劃線“一”，用于表示隱藏，使單元格內(nèi)容顯示為空白。

2創(chuàng)建方法

Excel單元格數(shù)字格式自定義的創(chuàng)建途徑有三種：分別是常規(guī)菜單、鼠標(biāo)右鍵下拉菜單、快捷鍵。在Excel2010中各種途徑的具體方法為：1）選擇菜單欄“開(kāi)始——單元格——設(shè)置單元格格式”;2）右鍵單擊，在彈出的下拉菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”;3）在當(dāng)前Excel編輯區(qū)按快捷鍵“ctrl+1”（注意：不是L），即可彈出“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框;在“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框中，“數(shù)字”選項(xiàng)默認(rèn)情況下，提供了11種數(shù)字類型供用戶選擇應(yīng)用，自定義數(shù)字格式則需選中“自定義”后，在右側(cè)的“類型”文本框中輸入或編輯已有的自定義數(shù)字格式模型，單擊“確定”按鈕后，即可將自定義格式應(yīng)用到選中的單元格區(qū)域。在進(jìn)行單元格數(shù)字格式自定義前，都需要先選中單元格區(qū)域，才會(huì)對(duì)該區(qū)域?qū)ο螽a(chǎn)生作用。

3實(shí)例應(yīng)用解析

實(shí)例1：根據(jù)“班主任安排表”完成“學(xué)生基本信息表”中“班主任姓名”列的自動(dòng)填充工作，則需結(jié)合函數(shù)VlookupO完成數(shù)據(jù)匹配工作。要完成該操作，需保證兩表中數(shù)據(jù)列“班級(jí)號(hào)”數(shù)字格式一致方可。為了數(shù)字格式一致，先將兩表中的“班級(jí)號(hào)”轉(zhuǎn)換成“數(shù)字”型，然后再分別選中數(shù)字區(qū)域，單擊右鍵，在彈出的下拉菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈出的對(duì)話框中選擇“自定義”，并自定義格式為“0000000”，并單擊“確定”按鈕。兩表中的“班級(jí)號(hào)”數(shù)字格式統(tǒng)一后，在“學(xué)生基本信息表”E3中輸入“=VLOOKUP（D3，班主任安排表！$A$2：$B$25，2，F(xiàn)ALSE）”并回車，得出E3匹配結(jié)果，通過(guò)填充柄將其余單元格執(zhí)行自動(dòng)填充操作，便可得出結(jié)果。通過(guò)以上操作，實(shí)現(xiàn)了快速匹配數(shù)據(jù)的效果，避免了手工錄入操作，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，可以更加高效地實(shí)現(xiàn)跨表之間各類數(shù)據(jù)的重復(fù)引用工作。

實(shí)例2：限制單元格只能錄入正數(shù)的數(shù)字。選擇規(guī)范錄入數(shù)字的單元格區(qū)域，右鍵單擊，在彈出的下拉菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈出的對(duì)話框中進(jìn)行格式自定義，在“類型”框中輸入“#;“負(fù)數(shù)無(wú)效”;“不可以輸入0”;“請(qǐng)輸人數(shù)字””，單擊“確定”。在之后的單元格數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，若遇見(jiàn)負(fù)數(shù)、0、文本，則分別會(huì)出現(xiàn)對(duì)應(yīng)的報(bào)錯(cuò)信息，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一。若要限制單元格只能錄入負(fù)數(shù)的數(shù)字，方法一致，只需將自定義類型修改為““正數(shù)無(wú)效”;-#;“不可以輸入0”;“請(qǐng)輸人數(shù)字””即可。

實(shí)例3：規(guī)范文本錄入格式。將自定義數(shù)字類型修改為“;;;“中國(guó)移動(dòng)”@“分公司””，在單元格中輸入“江西”回車，則顯示結(jié)果為“中國(guó)移動(dòng)江西分公司”。該類型適合用于規(guī)范一些有規(guī)律的單位名稱、地址等數(shù)據(jù)的規(guī)則錄入。

實(shí)例4：統(tǒng)一電話號(hào)碼錄入格式。將自定義數(shù)字類型修改為““0086”-0000-0000000”，在單元格中輸入07978306558后回車，則單元格顯示結(jié)果為“0086-0797-8306558”，該格式包含了預(yù)設(shè)的文本、0、特殊字符一等。

實(shí)例5：在數(shù)據(jù)后添加單位。對(duì)于常用的銷售情況表、工資表、訂單表等，在不影響正常運(yùn)算的情況下，需要在匯總數(shù)據(jù)后端加上合適的單位，將自定義數(shù)字類型改為““#元””，就可以在單元格中顯示新添加的單位。

實(shí)例6：自動(dòng)添加特殊字符“√”與“×”。將選定區(qū)域的自定義數(shù)字類型修改為“[=1]”√”;[=2]“×””，則在單元格中輸入“1”回車，得到的結(jié)果是“√”;輸入“2”回車，得到的結(jié)果是“×”，這樣避免了重復(fù)操作“插入——特殊符號(hào)”，有效提高了錄入效率。

實(shí)例7：常用的日期與時(shí)間格式。其中，“YYYY”或“YY”：按四位或兩位顯示年;“MM”或“M”按兩位或一位顯示月;“DD”或“D”按兩位或一位顯示天;“mmmm”用英文顯示月;“dddd”用英文顯示星期幾;“AAAA”將日期顯示為中文星期;“H”或“HH”用一位或兩位顯示時(shí);“M”或“MM”用一位或兩位顯示分鐘;“S”或“SS”用一位或兩位表示秒。

實(shí)例8：設(shè)置小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊與控制數(shù)值位數(shù)。小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊自定義格式為“0.？？？？？”，采用“？”作為占位符，它的個(gè)數(shù)代表有效性數(shù)字的位數(shù)，最好根據(jù)需要不多不少，太少了會(huì)把多余的位數(shù)顯示成四舍五入的狀態(tài)，但不影響實(shí)際數(shù)值;以規(guī)定位數(shù)的形式表示數(shù)值自定義格式為“00000”，一個(gè)“0”表示占一位，多余的位數(shù)部分顯示為四舍五入狀態(tài)。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，僅介紹了常見(jiàn)的幾種應(yīng)用類型，而對(duì)于數(shù)字格式自定義的應(yīng)用非常廣泛，給廣大用戶帶來(lái)了極大的便利。數(shù)字自定義格式只改變數(shù)據(jù)顯示的外觀，而不改變數(shù)據(jù)的值，不影響數(shù)據(jù)表的各種計(jì)算，看起來(lái)很復(fù)雜，用起來(lái)非常的靈活、方便。通過(guò)應(yīng)用數(shù)字自定義格式不僅保證了數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一，還可避免數(shù)據(jù)匹配過(guò)程中存在的各種異常現(xiàn)象，同時(shí)提升了數(shù)據(jù)表中各類數(shù)據(jù)的錄人效率。

[通聯(lián)編輯：謝媛媛]