余菊

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674- 1145（2020）03- 117- 01

摘 要 檔案的真實(shí)性和完整性，決定了檔案的價(jià)值。然而檔案的真實(shí)性、完整性又在一定程度上受到檔案材料收集的工作人員和文件歸檔的管理人員的責(zé)任心和使命感的影響。那么，檔案管理人員該如何在日常工作中最大限度的保持檔案材料的真實(shí)性與完整性呢？接下來(lái)，本文將就針對(duì)如何保持檔案的真實(shí)性與完整性，提出幾點(diǎn)建議，希望對(duì)檔案價(jià)值的保持有所幫助。

關(guān)鍵詞 檔案管理 真實(shí)性 完整性 思考研究

“檔案”作為人們是社會(huì)實(shí)踐中原始的記錄，而非事后編寫(xiě)，隨意收集而存的，這也是所有類(lèi)型檔案的共性，檔案資料的該特征進(jìn)一步深刻表明了檔案的作用與歷史價(jià)值。

一、檔案材料的收集

檔案材料收集和甄別，直接決定了檔案的完整性和真實(shí)性。只有在將一個(gè)人、一件事、一項(xiàng)工程的所有相關(guān)資料，這其中包括文字、圖片、文件、相關(guān)的報(bào)道等收集完整并集中保管了，在對(duì)所收集材料的鑒定時(shí)有選擇的余地，才能初步確保所收集保存檔案的價(jià)值[1]。要做到這一點(diǎn)，需要檔案工作人員在材料的收集、轉(zhuǎn)運(yùn)、儲(chǔ)存等恪盡職守，正直無(wú)私。一旦將檔案的齊備和真?zhèn)瘟舻綑n案歸類(lèi)時(shí)再去甄別，不僅工作量增大，鑒定難度巨大，嚴(yán)重影響了檔案的歷史價(jià)值。

（一）檔案材料的收集范圍

首先明確檔案材料的收集范圍，是順利開(kāi)展檔案材料收集工作的前提。只要是能后真是反映本單位、本部門(mén)工作職能，并且具有保存價(jià)值的材料都應(yīng)該收集，因?yàn)檫@是本單位或本部門(mén)，開(kāi)展工作，履行職能的歷史見(jiàn)證。

（二）檔案材料的收集時(shí)機(jī)

每一項(xiàng)工作完成之時(shí)，就是收集檔案材料搜最佳時(shí)機(jī)。因?yàn)檫@項(xiàng)工作剛剛結(jié)束，所有的文件材料都還未來(lái)得及處理，所有的內(nèi)容是最為齊全的，便于我們的集中收集。如果等到，所有參加該項(xiàng)工作的人都離開(kāi)了，相關(guān)的材料也“下落不明”了，到時(shí)候再去收集、詢問(wèn)、查找，將給檔案材料收集工作增加許多困難和工作量[2]。

（三）檔案材的收集習(xí)慣

檔案管理工作人員要養(yǎng)成“今日事今日畢”的好習(xí)慣。眾所周知，檔案管理工作只基層工作，在工作中不可養(yǎng)成“等靠”的工作思想和工作習(xí)慣，應(yīng)該及時(shí)收集、篩選，保證檔案材料的在數(shù)量上齊全，以及質(zhì)量上的真是，為后面的工作提供充足的材料，保證檔案工作的順利進(jìn)行。

二、檔案材料的分類(lèi)歸檔

對(duì)檔案材料進(jìn)行有序高效地整理、分類(lèi)、歸檔，有助于將來(lái)更好的對(duì)檔案材料進(jìn)行管理、查找和利用。在對(duì)檔案材料的分類(lèi)歸檔前，還需要檔案材料的收集人員對(duì)所提供材料的完整性、真實(shí)性確認(rèn)無(wú)誤后，交給檔案管理人員進(jìn)行復(fù)核把關(guān)，檔案管理人員還應(yīng)完成以下工作，確保檔案管理的真實(shí)性、完整性。

（一）清理材料，文件分類(lèi)

檔案管理人員首先需要對(duì)所收集的材料進(jìn)行清理，剔除重復(fù)材料，然后剩余的材料進(jìn)行排序分類(lèi)，對(duì)所收集的材料按照其產(chǎn)生的流程和時(shí)間順序進(jìn)行有規(guī)律的分類(lèi)，將保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系作為分類(lèi)的大原則；其次，按照文件材料的性質(zhì)，對(duì)文件進(jìn)行合理的排序，一般按照文件材料的重要性，材料產(chǎn)生的時(shí)間先后順序進(jìn)行排序[3]。

（二）文件內(nèi)容檢查

檔案管理人員在完成了對(duì)前期收集材料的清理、分類(lèi)、排序等工作流程后，還需要對(duì)文件材料進(jìn)行細(xì)致的清點(diǎn)，檢查文件種類(lèi)是否齊全、材料內(nèi)容是否準(zhǔn)確、操作流程是否符合規(guī)范，對(duì)于不符合存檔要求的材料、文件，檔案管理工作人員要及時(shí)糾正、聯(lián)系相關(guān)人員就是不齊，否則不予以存檔。

（三）目錄與頁(yè)碼的編寫(xiě)

檔案管理人員要對(duì)有頁(yè)碼的文件進(jìn)行編號(hào)，頁(yè)號(hào)要按照自然頁(yè)數(shù)進(jìn)行編寫(xiě)，并且采用阿拉伯?dāng)?shù)字依次在裝訂線的另一側(cè)右下角編號(hào)，不允許出現(xiàn)重號(hào)，或者空號(hào)。完成編號(hào)后，檔案管理工作人員，還需要對(duì)文件進(jìn)行目錄編寫(xiě)，要求檔案管理人員對(duì)每一份文件都需要按照原文標(biāo)題進(jìn)行標(biāo)注，對(duì)于沒(méi)有題目的材料，可以根據(jù)文件的內(nèi)容進(jìn)自擬題名，并編寫(xiě)在目錄。

檔案管理人員在完成上述工作后，在對(duì)全部的檔案材料、文件進(jìn)行封面、裝訂、歸檔保存，然后在檔案管理系統(tǒng)中編制檢索工具，進(jìn)一步確保檔案材料的真實(shí)性、完整性，同時(shí)便于日后的查找和利用。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案是個(gè)人、單位成長(zhǎng)歷史的全部、真實(shí)的體現(xiàn)，也是一個(gè)國(guó)家、民族一路走來(lái)，開(kāi)拓進(jìn)取的歷史見(jiàn)證，是一個(gè)單位進(jìn)行人員管理的基礎(chǔ)，也是一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行審核驗(yàn)收的憑證，更是我國(guó)生產(chǎn)發(fā)展的歷史依據(jù)，還是文化發(fā)展、繁榮的思想源泉，與我們的日常生活息息相關(guān)，因此保持檔案的真實(shí)性、完整性，能夠最大程度的保持檔案的價(jià)值與意義，更是在保存一個(gè)個(gè)體的真實(shí)的回憶，一個(gè)民族的完整的歷史。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜建民.淺談加強(qiáng)電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性管理問(wèn)題[J].內(nèi)蒙古水利，2014（3）：177-178.

[2]肖婉麗.如何提高項(xiàng)目檔案的真實(shí)性和完整性[J].蘭臺(tái)世界，2012（z4）：17.

[3]彭杰.如何確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和完整性[J].內(nèi)蒙古統(tǒng)計(jì)，2011（6）：24.