摘要：以探索數(shù)字檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值為重點(diǎn)進(jìn)行闡述，以當(dāng)下學(xué)校檔案管理工作開展的具體情況為依據(jù)，首先分析數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的差異，其次從有助于進(jìn)行辦公文檔管理、人事檔案管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理等幾個(gè)方面深入說明并探討數(shù)字檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，再次介紹檔案管理數(shù)字化制約因素，最后闡述數(shù)字檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用思考，增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的實(shí)效性，旨在為相關(guān)研究提供參考資料。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 學(xué)校檔案 管理 應(yīng)用價(jià)值

中圖分類號(hào)：G27? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1009-5349（2020）12-0221-02

檔案管理是每一所學(xué)校管理體系的重要分支，也是評(píng)價(jià)學(xué)校管理質(zhì)量的參考指標(biāo)。而檔案管理并非被動(dòng)化的項(xiàng)目，卻可以作用在各級(jí)各類管理工作中。也就是說檔案管理能夠促使學(xué)校內(nèi)部其他項(xiàng)目工作的有效開展，也是學(xué)校各項(xiàng)管理工作的重要輔助力量。特別是在信息化社會(huì)，信息逐步發(fā)展成為重要的社會(huì)資源，怎樣通過信息資源強(qiáng)化檔案管理，值得管理者深入挖掘研究。新時(shí)期，檔案數(shù)字化成為學(xué)校檔案管理工作的必然趨勢(shì)，數(shù)字檔案對(duì)在管理中的價(jià)值，值得關(guān)注。

一、數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的差異

數(shù)字檔案主要是依托計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)，將以往紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字類型的檔案信息并保存在檔案中。數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的差異是：首先，因?yàn)楸４婷浇椴煌?，?shù)字檔案成本比較低，紙質(zhì)檔案的保存需要大量紙張。以一所擁有32名教職工、500名學(xué)生的學(xué)校為例，該學(xué)校每年需要整理的各類檔案，如教職工的人事檔案、學(xué)生檔案、財(cái)務(wù)檔案、辦公文件檔案等四百余份，按照一份檔案200張紙計(jì)算，400份檔案就是八百余張紙，紙張數(shù)量巨大。紙質(zhì)檔案還要面對(duì)因疏于防潮、防火、防盜、蟲害以及自然災(zāi)害帶來的不可挽回的損失。在單位搬家、整合歸并、轉(zhuǎn)運(yùn)中，有可能丟失紙質(zhì)材料。然而，數(shù)字檔案引入高密度的壓縮類型磁盤，把相關(guān)信息保存在“云”系統(tǒng)內(nèi)，既節(jié)省空間，又節(jié)省管理成本。其次，數(shù)字檔案補(bǔ)充數(shù)據(jù)信息更為便捷，借助計(jì)算機(jī)終端，能夠隨時(shí)記錄數(shù)據(jù)，自動(dòng)完成編目和歸檔，甚至是篩選及加工[1]，確保信息數(shù)據(jù)的完整性，迅速查閱計(jì)算機(jī)檢索流程，提高檔案管理的準(zhǔn)確性。最后，數(shù)字檔案打破紙質(zhì)檔案管理的時(shí)間與空間制約，在終端設(shè)備的支撐之下，不管是計(jì)算機(jī)技術(shù)還是手機(jī)，都能夠隨時(shí)隨地地補(bǔ)充與更換檔案，還能夠在有急迫需求時(shí)調(diào)取檔案;而紙質(zhì)檔案受地域、時(shí)間、空間等方面的限制不能及時(shí)供給所需。

二、數(shù)字檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

一般來講，學(xué)校檔案主要包括辦公文件檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、財(cái)務(wù)后勤檔案，所有的檔案信息都是學(xué)校在前進(jìn)發(fā)展過程中保存下來的，體現(xiàn)了學(xué)校在不同階段管理工作的基本情況。以往的檔案管理只是歸類及存放，在工作中凸顯的意義不夠明顯，而數(shù)字檔案恰恰補(bǔ)上了以往的短板，主要包括以下幾個(gè)方面：

其一，有助于人事檔案管理。大多數(shù)情況下，學(xué)校人事檔案都是保存?zhèn)€人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的[2]，局限在身份檔案之中，然而針對(duì)教學(xué)和工作期間獲得的獎(jiǎng)勵(lì)、成果等，不在檔案信息中，缺少公正、公平性。而數(shù)字檔案可以將其在平時(shí)工作生活中的成就記錄在檔案中，尤其是每年變化情況，設(shè)置相關(guān)的條件檢索，通過數(shù)字檔案加以證明。

其二，有助于學(xué)生檔案管理。學(xué)校發(fā)展的常態(tài)便是一批學(xué)生走進(jìn)，一批學(xué)生走出，學(xué)校的學(xué)生管理工作千頭萬緒，比較煩瑣，班級(jí)層面、宿舍層面、學(xué)生個(gè)體層面的考評(píng)等，都應(yīng)該歸入學(xué)校管理綜合檔案[3]。然而部分學(xué)校依舊存在問題，總是趨于表面化地記錄檔案信息，學(xué)生畢業(yè)之后這些檔案便消失不見，無法保證學(xué)生自身檔案的完整性，而數(shù)字檔案比較全面的、準(zhǔn)確地保存在了學(xué)生檔案中，對(duì)學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量奠定了一定的基礎(chǔ)。

其三，有助于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理?；A(chǔ)建設(shè)模式的學(xué)校后勤工作檔案也需要關(guān)注，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的檔案管理要彰顯相應(yīng)的技術(shù)規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)，尤其是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類，不同的會(huì)計(jì)檔案有不同的保存年限。有了數(shù)字檔案，財(cái)務(wù)公開獲得了諸多條件的支撐，有助于實(shí)效性的完成學(xué)校財(cái)務(wù)檢查工作[4]。除此之外，檔案管理不應(yīng)該僅是多個(gè)類別的管理，還應(yīng)該彰顯學(xué)校發(fā)展情況，數(shù)字檔案管理起到一定促進(jìn)作用。例如：在上級(jí)檢查或者學(xué)校發(fā)展的整體化評(píng)測(cè)時(shí)，數(shù)字檔案能比較準(zhǔn)確、便捷地提供數(shù)字信息，以PPT的形式展示上級(jí)單位需求的信息，進(jìn)而凸顯數(shù)字檔案管理的效用。

三、檔案管理數(shù)字化制約因素

院校檔案管理中引進(jìn)數(shù)字檔案管理，在具體實(shí)施過程中也陷入一定的困境，多方面制約了數(shù)字檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先在檔案管理思想與方式層面。目前，高校中檔案管理引進(jìn)數(shù)字檔案已成為必然趨勢(shì)，硬件設(shè)備在逐步建設(shè)，但是檔案管理的思想相對(duì)滯后，系統(tǒng)化的工作模式尚未完全突破以往的手工操作局限性，工作模式得不到創(chuàng)新。數(shù)字檔案管理便是通過計(jì)算機(jī)參與信息數(shù)據(jù)的管理[5]，若管理思想不夠新穎，會(huì)影響數(shù)字檔案效用的彰顯。因此，使用數(shù)字檔案要有明確的新的管理思想。

其次在數(shù)字檔案的一體化管理層面。部分高校各個(gè)部門各自為政，設(shè)置特殊的要求，難以保證檔案管理的統(tǒng)一性。各類高校具有相對(duì)獨(dú)立的檔案系統(tǒng)，涉及硬件組成設(shè)備與軟件內(nèi)容，學(xué)校自主購進(jìn)硬件設(shè)施，使軟件隨之產(chǎn)生差異，各個(gè)檔案室的內(nèi)在關(guān)聯(lián)難以被全面了解，也就是說數(shù)字檔案在檔案管理中的應(yīng)用要以數(shù)字化統(tǒng)一性為基礎(chǔ)。

最后是數(shù)字檔案安全性與經(jīng)費(fèi)層面。現(xiàn)階段部分高校的檔案體系通過外包裝加以設(shè)置，在一般情況下，系統(tǒng)會(huì)和校園網(wǎng)及其他類型網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)，大多數(shù)的網(wǎng)絡(luò)病毒會(huì)制約體系的安全性，且部分工作者自身的安全意識(shí)不夠明確[6]，總會(huì)在日常工作中引進(jìn)病毒，不利于數(shù)字檔案的科學(xué)管理。除此之外，檔案數(shù)據(jù)和院校日常工作息息相關(guān)，若被泄露，會(huì)造成無法彌補(bǔ)的損失，管理體系建設(shè)的經(jīng)費(fèi)不夠充足，等等，都會(huì)成為阻礙數(shù)字檔案效用發(fā)揮的重要因素。

四、數(shù)字檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用思考

高校要想最大化地提高數(shù)字檔案在檔案管理中的應(yīng)用效果，勢(shì)必要進(jìn)行有效的方案設(shè)計(jì);通過樹立良好的管理思想，增強(qiáng)工作者的自身素養(yǎng);引進(jìn)檔案安全管理意識(shí)，確保檔案信息的安全可靠性;強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)庫開發(fā)，構(gòu)建檔案管理體系等，給數(shù)字檔案的綜合使用指明方向，致力于院校檔案整體管理質(zhì)量的提升。

1.樹立管理思想，增強(qiáng)工作者的自身素養(yǎng)

明確了數(shù)字檔案的價(jià)值之后，學(xué)校的檔案管理要選擇新穎的先進(jìn)技術(shù)，會(huì)出現(xiàn)諸多新的管理思想與管理方式，這能體現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，也會(huì)帶來一些問題。因此在學(xué)校引進(jìn)數(shù)字檔案管理思想的前提下，管理者要?jiǎng)?chuàng)新工作機(jī)制，確保其有效完成，并將其視為學(xué)校檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵點(diǎn)。檔案管理層自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)會(huì)影響檔案管理效率，因此應(yīng)該組建具備現(xiàn)代化先進(jìn)知識(shí)和技能的檔案管理隊(duì)伍，吸取多元化的知識(shí)要點(diǎn)，不間斷地參與學(xué)習(xí)活動(dòng)，更新檔案管理思維[7]。特別是檔案管理中引進(jìn)的信息技術(shù)，需要安排專業(yè)人員進(jìn)行管理，以今后的學(xué)校發(fā)展趨勢(shì)為目標(biāo)，檔案管理者要深入掌握先進(jìn)技術(shù)，從而強(qiáng)化數(shù)字檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用效果。

2.引進(jìn)檔案安全管理意識(shí)，確保檔案信息的安全可靠性

學(xué)校檔案數(shù)據(jù)是重要的社會(huì)資源，與個(gè)人隱私及國家機(jī)密關(guān)聯(lián)，特別是商業(yè)機(jī)密及行業(yè)數(shù)據(jù)檔案，被利用的概率比較大，因此學(xué)校管理者要引進(jìn)安全管理意識(shí)，提高信息安全素養(yǎng)。也就是說處于網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)中，電子文件、信息的安全意識(shí)和技能要強(qiáng)化，對(duì)部分檔案資料來說，檔案信息安全是信息壽命的保障，若信息泄露，檔案便會(huì)失去保存的價(jià)值。應(yīng)樹立安全管理意識(shí)，提升對(duì)應(yīng)人員的信息安全素質(zhì)，使其意識(shí)到數(shù)字檔案管理的保密性，增強(qiáng)檔案管理安全保障，使信息足夠安全，進(jìn)而體現(xiàn)數(shù)字檔案在學(xué)校管理中的有效性。

3.強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)庫開發(fā)，構(gòu)建檔案管理體系

數(shù)字檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，要以完整的數(shù)字化檔案體系為基礎(chǔ)。處理好電子檔案問題，首先要形成檔案信息庫，把重要資料整理納入數(shù)字檔案體系，加以分類，并且備份處理，以免出現(xiàn)檔案破舊影響完整性的問題，特別是部分檔案被翻閱即將報(bào)廢的現(xiàn)象。對(duì)于部分不能翻閱的檔案資料，可以借助掃描以及拍照等形式，盡可能地保存原有文件信息。除此之外，大力推廣數(shù)字檔案管理軟件，在研發(fā)時(shí)期綜合性地歸納與綜合，積極創(chuàng)新[8]，要考慮到數(shù)字檔案今后的利用效果。需要注意的是，學(xué)校要強(qiáng)化檔案管理體系的建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)將相對(duì)分散的計(jì)算機(jī)體系連接起來，設(shè)置為服務(wù)器區(qū)域及客戶機(jī)，作用在多個(gè)操作體系上，這樣學(xué)校管理者可以任意調(diào)取檔案資料，便于提高檔案管理的質(zhì)量與水平。

五、結(jié)語

綜上所述，在學(xué)校檔案管理工作中，要積極引進(jìn)數(shù)字檔案，賦予檔案管理自動(dòng)化及智能化。每一所學(xué)校都要給予數(shù)字檔案高度關(guān)注，了解數(shù)字檔案的價(jià)值，并且將其巧妙地作用在學(xué)校檔案綜合管理工作中，采取行之有效的措施，健全檔案管理體系，如樹立管理思想，增強(qiáng)工作者的自身素養(yǎng)，引進(jìn)檔案安全管理意識(shí)，確保檔案信息的安全可靠性，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫開發(fā)，構(gòu)建檔案管理體系等，從而為學(xué)校持續(xù)化的發(fā)展與規(guī)模擴(kuò)大提供條件。

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[3]趙洪來.淺談新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理新技術(shù)的發(fā)展以及應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：73-74.

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責(zé)任編輯：趙世鵬

[作者簡(jiǎn)介]王丹，濰坊工程職業(yè)學(xué)院館員，本科，研究方向：檔案管理。