白前永

【摘要】如何在大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能、移動互聯(lián)網等多樣信息化集成手段廣泛應用的時代背景下，通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的廣泛應用，提升民航類公文的規(guī)范化處理水平，具有十分重要的意義。本文從OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的含義、優(yōu)勢和對民航類公文處理的意義進行探析，提出相關實施的應用要求，對于目前高職院校信息化建設具有一定的借鑒意義。

【關鍵詞】OA協(xié)同辦公系統(tǒng);民航;公文處理

在大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能、移動互聯(lián)網等多樣信息化集成手段廣泛應用的時代背景下，利用即時通信技術、網絡互聯(lián)技術、辦公自動化技術更新升級了傳統(tǒng)政府管理和公共事業(yè)服務的辦公方式。其中OA協(xié)同辦公系統(tǒng)作為應用最為廣泛的網絡辦公信息平臺，對民航高職院校的文秘工作者而言，解放了“紙、筆、印”，利用技術手段提升效率、暢通流程、減少人力，降低了失誤率。大力推進OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，推行“電子化”辦公，倡導節(jié)約、精簡、高效的辦公方式，成為當前高校特別是民航高職院校加快智慧校園升級建設的重要舉措之一。

一、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)內涵

從廣義上說，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網絡功能聯(lián)合應用的辦公方式，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種網絡新技術、電子新機器、移動新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。在政府機關中，辦公自動化系統(tǒng)平臺稱作電子政務，企事業(yè)單位稱之為OA，即辦公自動化。目前通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化流程節(jié)點、集約組織結構、調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，最后實現(xiàn)辦公系統(tǒng)的整體高效準確有序運轉。

二、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的主要優(yōu)勢

（一）便于信息溝通、上傳下達。隨著高校規(guī)模的逐步壯大，多校區(qū)辦學甚至異地辦學現(xiàn)象越來越多，辦公覆蓋區(qū)域愈加廣闊。例如筆者所在的上海民航職業(yè)技術學院，其下設徐匯校區(qū)、浦東校區(qū)，兩校區(qū)之間距離約50公里，車程耗時一般在50分鐘。OA協(xié)同辦公的即時性，讓線下“跑腿”變成電腦端口、手機客戶端，有效解決跨校區(qū)辦學所帶來的空間問題，推進各項業(yè)務工作的辦理和跟進，提升了辦公效率。

（二）便于公文流轉、及時處理。傳統(tǒng)公文流轉、批轉通過紙質材料簽字遞交，速度慢、耗時多，需要專人從事高頻次的重復勞動且易出現(xiàn)失誤、遺失現(xiàn)象。而OA協(xié)同辦公從根本上解決了這些問題，從時空、效率上對于公文處理進行了革新，降低了工作量、縮短了流程時間、提高了正確率。

（三）便于明確職責、高效辦事。OA協(xié)同辦公通過系統(tǒng)搭建條理明晰的職責邊界、流程節(jié)點，設定辦結日期并進行留痕處理。使得辦事辦會辦文等諸多事項能夠公開、規(guī)范處理，各個節(jié)點的辦理人員處理工作時間、內容都在網上一目了然，無形間增加了工作監(jiān)督機制，推進工作的順利進行，最大化地實現(xiàn)“一網通辦”，有效杜絕了辦事推諉、“部門官司”的現(xiàn)象發(fā)生。

三、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)對于公文規(guī)范化處理的意義

2012年7月1日起施行修訂的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱“條例”），該《條例》對黨政公文長期以來分離的文種、體例、格式等問題進行了統(tǒng)一的明確與規(guī)范，在黨政公文制度要求十分明確的背景下，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)作為公文規(guī)范處理的主要網絡工具，極大提升了黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化水平。具體表現(xiàn)如下：

（一）OA協(xié)同辦公系統(tǒng)有助于公文文種正確選擇使用?！稐l例》出臺之后，黨政公文文種合并一家，公文文種明確為決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、通知、通報、意見、報告、請示、批復、議案、函、紀要共計15種。公文文種得以明確，但是在實際使用過程中，具體公文處理人員受工作經驗、知識水平、操作能力的影響較大，往往在公文文種選擇上容易出現(xiàn)錯用文種的重大失誤。而OA協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠從文種性質上進行節(jié)點界定，按照上行文（請示、報告）、平行文（函）、下行文（通告、通知、通報）對于單位常用文種進行細化梳理，便于在實際操作中正確選擇。

（二）OA協(xié)同辦公系統(tǒng)有助于公文行文格式規(guī)范化。個別黨政機關及企事業(yè)單位存在公文格式及公文起草、審核、簽發(fā)等程序不規(guī)范甚至錯誤之處。而OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可以通過表格模板網絡程序編輯，對于公文的標題、文號、密級、主送、抄送、格式、字體等具體易錯格式要素進行統(tǒng)一設定。讓公文寫作有了一個可供參照的固定模板。當文秘工作人員實際選擇文種、擬定標題、排版布局當中，在基本格式方向上不易出現(xiàn)較大錯誤，使得文件擬制愈加規(guī)范、普及，使得格式規(guī)范意識得以提升。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)將《條例》中制度內容還原到了網上實際操作上，使得公文管理制度的明確規(guī)定得到有效落實，同時也提升了文秘工作人員的工作規(guī)范意識和實際操作能力。

（三）OA協(xié)同辦公系統(tǒng)有助于公文實際處理流程規(guī)范化。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)不但設定公文格式模板，同時也對公文收發(fā)流轉從程序、時限、節(jié)點進行了明確限定。例如上海民航職業(yè)技術學院作為地處上海的民航局部屬院校，其上級主管部門是中國民用航空局，但同時又受到上海市教委的業(yè)務指導，在收文發(fā)文當中面臨“兩條線走路”的現(xiàn)象。由于國家部委和地方教育行政部門在公文流轉處理上還有所不同，所以以前處理流程需要分別進行手動擬定，造成了十分繁巨的文書工作量、且在實際處理中容易出現(xiàn)錯誤。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的運用徹底解決了這樣的問題，依據(jù)學院特殊情況，事先設計符合工作需求的工作流程模板，在“收、發(fā)、傳、閱、歸”等各個節(jié)點進行限定，從程序上保障的公文處理規(guī)范、有序、高效、無誤。其次，公文處理過程同時也蘊含著事務呈報、交辦、閱辦、督辦等各個工作節(jié)點任務要求，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)上可以清晰顯示責任人、處置時限和完成情況，并能夠長期客觀保存，這對于工作效率效果督查及責任追溯提供了客觀事實依據(jù)，真正實現(xiàn)網上留痕、不易遺失。再者，上海民航職業(yè)技術學院實施同其他高校類似的二級內設部門管理體制，而且是一套班子、兩個校區(qū)。紙質公文時代，各部門公文格式及流轉方式不統(tǒng)一，導致文件往來溝通不暢，極大地影響行政管理的合規(guī)性。而OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可以對二級部門的公文格式、行文規(guī)則等也能做出明確的規(guī)定，使得基層公文處理時嚴格規(guī)范，真正建立起了橫向到邊、縱向到底的公文規(guī)范化處理體系。

（四）OA協(xié)同辦公系統(tǒng)能有效提升黨政公文處理的靈活性、時效性。隨著移動互聯(lián)網和智能設備的普及應用，與傳統(tǒng)紙質媒介平臺相比，優(yōu)勢明顯：一是OA協(xié)同辦公系統(tǒng)打破了時間、地域、機構的界限，使得文秘工作人員從“文山會海、車馬勞頓”當中明顯“減負”，改變以往需面對面?zhèn)鬏敼牡默F(xiàn)狀，實現(xiàn)了公文處理的網絡化、瞬時化，特別是呈報領導、上級部門的公文可以及時查看辦理。二是作為一個電子化文檔處理系統(tǒng)，其公文辦理全過程實現(xiàn)了流程化，擬稿、審核、套紅、用印、流轉及歸檔均可以進行網上流轉及管理，提升效率的同時，也降低了辦公用紙、辦公印刷的實體成本。三是重點提升了急辦公文事務的辦結速度，特別民航類公文作為行業(yè)內重點事務的公務信息載體，有時候交辦辦結時間特別緊急且重要，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)作為文秘工作人員的有力助手，提升了其處理緊急公文事務的能力。

四、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在工作中的具體要求

（一）編制手冊、加強培訓，努力提升OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的實際操作水平。一是建立系統(tǒng)完善的OA協(xié)同辦公使用計劃和清晰分明的工作手冊，認真梳理該系統(tǒng)收發(fā)文流程當中的每個節(jié)點職責內容和操作要求，確保流程當中的每項工作、每個節(jié)點權責統(tǒng)一。二是強化OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的工作角色認知，OA流程當中的每個節(jié)點對應著具體的某個人。 因此，系統(tǒng)涉及的每個人必須認清OA功能定位，確保流程操作全面到位，辦公室作為OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的主要使用部門，要做好該系統(tǒng)的使用操作和電子公文處理的培訓組織工作，促使系統(tǒng)當中的每個人，無論領導還是普通員工，樹立強烈的責任意識、學習意識，培養(yǎng)強烈的責任感，做好系統(tǒng)的使用推廣工作。三是邀請系統(tǒng)開發(fā)方定期組織系統(tǒng)優(yōu)化、實操培訓工作，民航類高校、民航類公文處理的政策條件和面臨的實際問題都是不斷變化的，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)應當定期組織優(yōu)化工作，讓專業(yè)公司介入，可以不斷改進完善系統(tǒng)、提高系統(tǒng)使用效果。

（二）建章立制、完善機制，加強電子公文規(guī)范處理的制度保障。民航不但是業(yè)務部門、更是政治部門，作為民航高職院校，在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)推廣使用過程中，對于民航類公文規(guī)范處理標準更嚴、要求更高。一是要逐步健全公文處理工作相關制度，特別要完善電子文件處理歸檔、電子公章利用等制度。二是要加強辦公自動化相關軟硬件設備的安全維保能力，加強信息工作人員培訓，分析網絡安全最新形勢，分析關鍵時節(jié)的網絡安全工作要點，部署信息安全工作任務，增強電子公文規(guī)范處理工作的安全系數(shù)。三是建立更為詳細的文秘崗位責任制。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在民航類公文規(guī)范化處理工作中，增加不少需要負責的工作內容，比如該系統(tǒng)的安全賬戶、電子公章秘鑰、運維辦公設備等軟硬件的安全保管工作。一要建立崗位交接制度，確保工作責任到人、無縫對接。二要編制OA協(xié)同辦公系統(tǒng)風險應急預案，防止因系統(tǒng)問題、賬號盜取等問題導致公文處理“真空”狀態(tài)的產生。三要建立民航類公文專門備案渠道，除了網絡資源歸檔，為保障規(guī)范處理，必須線下紙質文檔、電子文檔各留一套，由專門人員進行保管。而且民航類涉密公文應該按照民航局保密公文相關處理規(guī)定，單獨選用場所、媒介進行處理。

（三）夯實基礎、充實內涵，提高民航類公文規(guī)范辦理的信息化水平。目前，OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)基本針對單位組織內部進行使用，主要功能體現(xiàn)在線上流程審批、內部收發(fā)文流轉上，而對外發(fā)送請示、報告、函文，由于系統(tǒng)限制原因，導致還是采用線下紙質報送形式。為了提升公文電子化、規(guī)范化程度，應注重如下環(huán)節(jié)：一是打通上下級單位公文網絡處理壁壘?？梢葬槍膱笏吞幚韺嶋H，在上級單位OA協(xié)同辦公系統(tǒng)當中開設接入端口，實現(xiàn)下級單位電子公文能夠及時、規(guī)范、迅速地通過網絡系統(tǒng)便捷傳輸。二是聯(lián)通關聯(lián)單位公文網絡處理平臺。可充分利用區(qū)域網絡平臺，搭建地區(qū)、行業(yè)、院校、校企互通的電子公文網絡平臺，通過OA協(xié)同功能的區(qū)域拓展，實現(xiàn)高職院校特別是民航類高校與相關企事業(yè)單位的電子化公文系統(tǒng)互認及流轉，真正實現(xiàn)公文處理的“互聯(lián)網+”時代。三是建立電子化公文規(guī)范化標準，以《黨政機關公文處理工作條例》為藍本，從國家、行業(yè)層面，建立電子公文、電子印章、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)等軟硬件的質量體系標準，為民航類公文規(guī)范化處理建立外部良性環(huán)境。想要做到這一步，任重道遠，需要政府、行業(yè)及具體單位共同推進。

【參考文獻】

[1]徐旺全.基于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的高校內控業(yè)務流程控制研究[J].會計師，2019（9）.

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